Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll

Transkript

1 Örnsköldsviks Mangaförening (ÖMF) Styrelsemötesprotokoll

2 Dagordningen för mötet 1. Mötets öppnande 2. Protokolljusterare 3. Beslutsförhet 4. Föregående protokoll 5. Dagordning 6. Sverok Nedre Norrland årsmöte Mangamagasinet 8. Ekonomi 9. Nästa års styrelse 10. Årsmöte Uthyrning av lokal 12. Örncon 13. Övriga frågor

3 Styrelsemöte 24/1 15 Närvarande Andreas Gustavsson Sara Öhman Ellen Lindström Lisette Larsson Petra Eidenmark David Wiklund Ulf Jensen Frånvarande Joakim Molin Christina Erixon Åberg 1. Mötets öppnande Mötet förklaras öppnat. 2. Protokolljusterare Ellen Lindström väljs till protokolljusterare. 3. Beslutsförhet Mötet finns vara beslutsför, då en majoritet av styrelsen är närvarande. 4. Föregående protokoll Det föregående protokollet läses upp av David Wiklund. 5. Dagordning Dagordningen för mötet läses upp. Styrelsen godkänner dagordningen. 6. Sverok Nedre Norrland årsmöte 2015 ÖMF får skicka fyra representanter. Sara Öhman och Petra Eidenmark är villiga att åka. Joakim Molin kan tänka sig att fara, vi ska höra efter. Vi ska höra efter med fler utanför styrelsen om det finns de som är intresserade att åka som representanter till årsmötet. 7. Mangamagasinet Ellen har påbörjat arbetet med en intervju samt en artikel.

4 8. Ekonomi Just nu har vi 3000 kr på kontot, vilket innebär att vi behöver 2000 kronor till för att klara hyran. Det är pengar på väg för utbetalning från ABF. Ett alternativ till att klara hyran, är att den som är intresserad, köper ett hjältemedlemskap under de kommande sju dagarna. Ska vi ta bort medlemsavgiften? Skillnaden mellan att ta ut en medlemsavgift för medlemskap eller att låta det vara gratis är väldigt liten när det gäller medlemsbidrag från Sverok. Dock så kan vi inte ta bort medlemsavgiften om kommunen kräver att man som förening har en medlemsavgift, för att kunna få bidrag från kommunen. En risk med att slopa medlemsavgiften, är att vi kan få in för många medlemmar över 25 år som blir vanliga medlemmar. Vilket då kan medföra att vi inte kan uppfylla grundkravet på minst 60% medlemmar under 25 som finns hos både kommunen och Sverok. Styrelsen föreslår att vi slopar medlemsavgiften så länge det inte påverkar de kommunala bidragen. Beslut avvaktas. Diskussion sker om hur vi kan leda in äldre medlemmar i ett annat medlemskap, för att undvika att majoriteten medlemmar i föreningen inte är bidragsgrundande. Stödmedlemskapet kanske bör sänkas till 50 kronor, som en symbolisk summa för medlemmar över 25 år. Vi får återkomma till beslut nästa möte. Styrelsen beslutar enhälligt att behålla hjältemedlemskap på 350 kronor som stödmedlemskap. Möjliga vägar till andra inkomster, utöver det vi redan har diskuterat. Hur skulle de kunna se ut? Det skulle kunna vara att vi exempelvis säljer saker på marknader, ordnar med pysseldagar, driver fler studiecirklar, anordnar fler äggcons. Hur löser vi situationen med studiecirklar? Vi kan komma att behöva köpa in ett bokföringsprogram till föreningen. 9. Nästa års styrelse Nästa års styrelse vill vi se att den minskar, med fler arbetsgrupper utanför styrelsen istället. De som kan tänka sig att sitta kvar i styrelsen för ÖMF under 2015 är följande: Andreas Gustavsson som ordförande Petra Eidenmark som vice ordförande och lokalansvarig Ulf Jensen som kassör Ellen Lindström som konventsgeneral David Wiklund som sekreterare Övriga poster i nuvarande styrelse kan finnas kvar som arbetsgrupper i föreningen, men inte som renodlade styrelseposter. Niklas Sundqvist kan tänka sig att kliva in som suppleant, om vi kan övertyga honom så kanske han även kan ta på sig en roll som ledamot i styrelsen. Möjligheten att ge honom ett större ansvar i föreningen finns oavsett vilket. Även Lisette Larsson är villig att kliva in som suppleant.

5 Styrelsen beslutar enhälligt att lägga fram denna uppställning som förslag till nästa års styrelse inför årsmötet Årsmöte 2015 Tidigast i slutet av februari eller början på mars. Styrelsen beslutar att årsmötet preliminärt ska hållas den sjunde mars 2015, klockan Tankar och förslag nästa verksamhetsår. Cirkelledarutbildning bör ges till styrelsens medlemmar samt övriga intresserade. Aktivitetsgruppen kommer att finnas kvar, men utanför styrelsen. Lokalgruppen har problem att behålla lokalarbetare, då det väldigt ofta inte kommer särskilt mycket folk när det är öppet under vardagar. Animekvällar varje fredag bör kanske minskas till exempelvis varannan fredag. Fasta dagar för styrelsemöte varannan månad att planera efter. 11. Uthyrning av lokal Förslag om hur hyra av lokal ska se ut läggs. Det ser ut som följande: 450 kronor för hyra av lokalen en halv dag med grundläggande utrustning 900 kronor för hyra av lokalen en hel dag med grundläggande utrustning Hyra endast konferensrummet för 70 kr/timmen, men då måste man boka för minst två timmar Hyra endast konferensrummet en hel dag till en kostnad av 300 kronor Vid födelsedagar så kan hyra lokalen till en kostnad av 20 kronor multiplicerat med sin ålder Föreningsaktiviteter har dock alltid prioritet. Vinstdrivande aktiviteter i lokalen är okej, så länge man respekterar föreningens egendom och stadgar. Har man bokat inom två veckor innan så är man garanterad att få nyttja sin bokning. I andra fall går föreningsaktiviteter alltid före. Information om uthyrning ska finnas på hemsidan. Ellen och Andreas gick ut från mötet under diskussionen om hyresnivåer och vilka regler som gäller då de skulle kunna vara jäviga då dom själva är intresserade av att hyra för egna ändamål. Efter diskussion så godkänner styrelsen förslagen, Andreas och Ellen avstod från att delta i beslut. Tre tjejer är intresserade att få intervjua en erfaren cosplayare. Beroende på huruvida vi ska ta ut hyra beror på syftet. Är det ett skolarbete så kanske vi inte ska ta ut hyra för nyttjande av lokalen, då vi kan vinna väldigt mycket bara i marknadsföring. Dock så ska det krävas ett styrelsebeslut om hyra ej ska tas ut. Mer information behövs huruvida de kommer att behöva flera timmar för att ställa i ordning saker, vilket syftet är och liknande saker.

6 12. Örncon Efter styrelsens konferensdag så bestämdes det att Örnconkommittén ska bestå av Ellen som konventsgeneral, Petra och en tredje person som ej har suttit i styrelsen tidigare, men har varit medlem men ej arbetat med Örncon tidigare. Lägg ut på facebook att vi söker en till person till Örnconkommittén. Tidigare kunskap förväntas inte, men ett intresse är önskvärt för konvent. Boka lokal så tidigt som möjlig. Utopia, ett spelkonvent i Örnsköldsvik, är intresserade av att vi deltar i en parad. Alternativt ställa upp ett stånd eller liknande. Lämnas till aktivitetsgruppen för beslut. Andreas ska göra hemsidan till Örncon och fundera på teleföreläsare. 13. Övriga frågor Svårt att få ut personer till skolor för föreläsning, men flyers är helt möjligt. Design av affisch behöver göras. Informationen behöver vara enkel att ta till sig, så designen behöver vara enkel. Till årsmöteskallelsen skulle vi kunna uppmuntra till att komma i cosplay, som vi då kan filma och fota och sedan använda i marknadsföringssyfte. Sara Karlsson har en soffa som hon vill göra sig av med. Vi har möjlighet att ta över den, men hon vill helst ha symbolisk summa för soffan, men kan tänka sig att skänka bort den om vi inte har medel att köpa loss den. Styrelsen är villig att köpa soffan. Mötet avslutas.

7