Mötesanteckningar PULS Styrelsemöte

Transkript

1 Mötesanteckningar PULS Styrelsemöte Tid: , torsdag, Plats: DG35 Närvarande: Emma Rydén, Linnea Fällström, Martina Kraff, Sandra Sjölander, Petra Landestål. Sofia Lindblad samt gästande medlemmar ifrån styrelsen 2015 Dagordning 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av arbetsordningen 3. Val av justerare 4. Inlägg av övriga frågor 5. Fastställande av dagordningen 6. Minutrundan 7. Avbockning åtgärdslistan 8. Tält 9. Årets PULSare och årets pedagog 10. Revisorer till årsmötet 11. PULS bokföring 12. Ekonomi 13. Låskostnad 14. Information PA- programmet 15. Övriga frågor 15.1 SOF 16. Åtgärdslista 17. Feedback 18. Nästa möte 19. Mötet avslutas

2 1. Mötet öppnas Emma öppnar mötet 2. Godkännande av arbetsordningen Mötet godkänner arbetsordningen med en fem minuters paus klockan 17:00 3. Val av justerare Mötet godkänner Evelina Sönnerstedt till justerare av mötesprotokollet 4. Inlägg av övriga frågor Mötet önskar att lägga till 15.1 SOF till punkt 15. Övriga frågor i dagordningen 5. Fastställande av dagordningen Mötet godkänner dagordningen 6. Minutrundan Emma har haft möte med Danne och Peter tillsammans med Jessica angående de förändringar som ska genomföras på programmet. Har skrivit ned förslag gällande motkandidering och entledigande. Har också svarat på mail samt påbörjat texterna till intygen. Linnea har kontinuerligt påmint arbetsgrupperna om vad de ska göra. Ska ha en avslutning med utskottet. Har träffat diplomeringsgruppen som har skickat in verksamhetsplan och budget. Har uppdaterat aktiva- listan. Sofia har haft möte med Emma och Elisabeth gällande budget och verksamhetsplan. Har också haft möte med Cecilia gällande bokföring. Har scannat in fakturor, funderat kring lathundar som ska skrivas gällande ekonomin för att underlätta för sin efterträdare. Martina har kollat tackfestinbjudan, lagt upp dokument på hemsidan, tittat på intyg och ska ha möte i morgon med diplomeringsgruppen för att få igång mailen.

3 Petra har varit i förrådet med Gabriella samt visat sektionsrummet. Har också städat och inventerat förrådet. Intygen måste vara klara den 21/1 och ska då skickas in i PDF- format. Har uppdaterat vice SU och sponsansvariges arbetsbeskrivningar gällande ansvar för förrådet. Sandra har reviderat arbetsbeskrivningarna på hemsidan, skulle ha gått på möte med grön sektion idag men det blev inställt. Har också sammanställt en utvärderingsenkät för PULS och Styrelsen samt en text till mailet som skickats ut till alla medlemmar. Det sista utskottsmötet har dessutom planerats in samt ett möte med efterträdaren. Jessica har haft överlämningsmöte och har utskottsmöte nästa vecka. 7. Avbockning åtgärdslistan - Styrelsen ansvarar för att ge input till Petra om vilket tält som bör köpas in. - Alla ansvariga över en arbetsgrupp ser över och uppdaterar Tackfestinbjudna i dropbox. Det kommer att göras ikväll - Sandra skickar information som ska till Evelina senast måndag. Evelina mailar sedan ut detta till aktiva senast tisdag. Informationen har mailats ut till aktiva i Tisdags - Alla ska skriva på intyg till sina arbetsgrupper. Petra har lagt upp mall i dropbox som ska följas. Petra återkommer med sista- datum. 21/1 är sista datum. - Emma frågar StuFF om intyg gällande de som inte fullgjort sitt verksamhetsår. Detta är gjort. Ett intyg ska skrivas under den tiden som personen i fråga varit aktiv ansåg StuFF. Vi kommer överens på mötet om att kontakta berörda personer som valt att hoppa av sitt uppdrag och skriva ett intyg till dem om de vill det. - Petra och Gabriella inventerar förrådet på styrelsens saker. - Petra ansvarar för att informera HR- dagen, MaxPULS, PAmp och PiLS om att information ifrån inventeringen ska in till Sofia senast 12/12. PiLS hinner inte göra det innan jul men Petra ser till att ta hand om märkena så ordnar PiLS det sista efter jul. 8. Tält Sammanfattad diskussion ifrån mötet: det är dyrare att trycka en logga än vad som befarades på tälten så Sofia mailar P- riks för att se hur detta kan lösas på bästa sätt.

4 Pengarna kommer inte att räcka till både tryck och tält. Det bästa vore om två robusta partytält 4x6 meter med väggar kan köpas in och som då rymmer ca 25 personer. Så fort P- riks har återkommit med svar ska tält köpas in så att verksamhetsbidraget kan nyttjas innan året är slut. 9. Årets PULSare och årets pedagog Förslaget är att informationen går ut på måndag och Jessica ska ansvara för att konstruera en länk till årets pedagog. Martina ansvarar för att konstruera en länk till årets pulsare. Informationen vidarebefordras till Evelina som mailar ut informationen 10. Revisorer till årsmötet Sofia har haft ett möte med Cecilia som ansåg att en revisor bör väljas in redan i början på verksamhetsåret och löpande se att allt går rätt till och sedan i slutet av året se över bokföringen. Sofia ska maila till ELiN för att se om någon ekonomistudent skulle kunna tänka sig att agera revisor för året som gått. Emma och Sofia ska eventuellt agera revisorer för nästkommande styrelse. Den nya styrelsen ska kontaktas angående detta. 11. PULS bokföring PULS i år kommer förmodligen att gå med vinst i kassan, men äskningspotten är tom så det finns relevanta orsaker till att resultatet ser ut som det gör i dagsläget. 13. Låskostnad Det nya låset till sektionsrummet har en leveranstid på ca 4-5 veckor att levereras och därför har köpet skjutits upp till efter jul. Charlie ska efterfråga en närmare kostnadskalkyl idag och så inväntar vi mer exakta siffror. En tanke är att pengar från vinsten ska läggas på lås istället för att ta pengar från sparkontot. 14. Information PA- programmet Emma håller i en informationspunkt om förändringar på PA- programmet. Justeringar kommer att göras för årskurs 1 på PA- programmet och detta kommer ske för nästkommande PA1. Inledningsvis på termin 1 kommer en två veckor lång introduktionskurs och därefter läses kurserna som tidigare för att sedan i slutet knytas ihop med en

5 avslutningskurs där alla kurserna kopplas ihop till varandra och tentas av. I och med detta kan även Nolle- P behöva ändras om med färre dagsaktiviteter då fler föreläsningar kommer att läggas under den första veckan i och med att introduktionskursen endast är tre veckor lång. Även kurserna i PA2 och PA3 finns det planer på att ändra om, men detta är ännu inte bestämt. 15. Övriga frågor 15.1 SOF Styrelsen för SOF har kommit ut med att man kan skicka ansökningar till att vara med i detta evenemang. Fadderister, festerister och andra aktiva har möjlighet att söka till detta. Detta kommer att läggas upp som information på facebook. 16. Åtgärdslista - Martina ansvarar för att göra en länk till årets PULSare och Jessica ansvarar för att göra en länk till årets pedagog. De vidarebefordrar sedan informationen till Evelina som ansvarar för att skicka ut den till medlemmar. - Alla som har personer i sitt utskott som hoppat av ska kontakta dessa och fråga om de vill ha ett intyg gällande den tid de varit aktiva. - Alla ska lägga upp intyg för sina arbetsgrupper i dropboxen senast den 21/1. - Inväntar svar ifrån P- riks gällande verksamhetsbidrag för tält - Tackfestinbjudna har alla uppdaterat denna nu? - PiLS ska inventera klart efter jul 17. Feedback Alla har jobbat på bra nu in i det sista. 18. Nästa möte Onsdag 17/12 klockan 16:00-18:00: alla ska ta med fika! 19. Mötet avslutas Emma avslutar mötet