Salomon Abresparr, Sara Vikström Olsson, Andreas Hansen, Marina Widén och Pontus Johansson

Transkript

1 Närvarande: Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: Salomon Abresparr, Sara Vikström Olsson, Andreas Hansen, Marina Widén och Pontus Johansson Linn Carin Fröjd, Ann-Christine Troberg, Lovisa Nilsson och Hilda Bergström Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Besluts- och Uppdragslista 1 Mötets öppnande Pontus öppnade mötet. 2 Val av mötesfunktionärer Pontus valdes till mötesordförande, Sara till sekreterare och Andreas till justerare. 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes enligt bilaga 2. 4 Mårunda Ej protokollförd. 5 Rapportering En hel del tillägg gjordes i rapporteringen. Då det mest är till för styrelsen finns alla tillägg i råprotokollet. Uppdrog Pontus att ta kontakt med Patrick om formulering i karusellen på hemsidan Uppdrog Marina att ta kontakt med Adam om att ta över lite av Carins anställdaansvar Uppdrog samtliga att skicka stym-tidningar till revisorer, Johan och kansliet 6 Årskomihåg Uppdrog Pontus och Marina att sammanställa en verksamhetsplan från 1 september 31 augusti innan nästa STYM Uppdrog Marina att kontakta Carin angående löneförhandlingen i oktober Uppdrog Sara och Lovisa att ta med sig en punkt om budgeten till nästa telefonmöte Uppdrog Lovisa att undersöka vad som gäller ang. nedskärningarna i ungdomsstyrelsens bidrag för 2013 Uppdrog Lovisa att ännu en gång påminna folk att skicka in verksamhetsberättelse och räkningar innan verksamhetsårets slut Uppdrog Pontus att kolla upp valberedningsutbildning i samråd med Carin Uppdrog Salomon att kontakta Linnea angående årskomihågpunkten Förbered revision: inventarielistan, protokoll och arkivering Uppdrog Lovisa att betala ut 5000kr till de klubbar som skickat in verksamhetsberättelse

2 7 Johans löneförhöjning Johan har kontaktat oss och klagat på att han fortfarande inte har fått Maj månads löneförhöjning och tycker även att vi borde ordna så att timlönen motsvarar månadslönen. Beslutade att höja Johans timlön så att den motsvarar månadslönen Uppdrog Sara och Salomon att fixa Johan och kanslisternas löneförhöjning och ändra timlönen så att den motsvarar månadslönen. Uppdrog Sara att kontakta Johan angående förseningen av löneförhöjningen och ursäkta samt förklara situationen i styrelsen 8 Johans ansökan om tjänsteledighet Johan har skickat in en ansökan om tjänsteledighet under 2013 och vi måste göra upp en plan för anställning av en ny bokförare Diskussion: Måste anställas senast i november. Om vi utlyser tjänsten senast 20 augusti kan vi gå igenom ansökningarna under OktoberSTYM. Utformningen av ansökan utgår från de kriterier Johan tipsat oss om. Uppdrog Sara och Pontus att utlysa bokföraretjänsten senast 20 augusti Uppdrog Sara att meddela Johan om vår plan för att utlysningen av tjänsten. 9 Mötesplats Naturen Mötesplats Naturen har inte fått de pengar de årligen brukar få från --- och för att kunna fortsätta driva projektet till hösten har John därför ansökt om ett lån från på kr. Efter diskussion och överskådning av budgeten ansåg Lovisa att det fanns goda möjligheter att låna ut pengar till Mötesplatsen Vi har räknat med att gå max back i budgeten men som det ser ut nu kommer vi gå mycket plus, vilket innebär att ett lån på inte resulterar i att vi överskrider budgeten. Detta förutsatt att de kan betala tillbaka lånet innan aug För att försäkra oss om att det går att låna ut en så stor icke-budgeterad summa pengar beslutade vi oss för att fråga våra revisorer om rådgivning. Styrelsen uppdrog Lovisa rådfråga Elin och revisorerna ang. att låna ut till Mötesplats Naturen Styrelsen uppdrog Sara att meddela John att vi håller på att undersöka möjligheterna för Mötesplatsen att låna pengar från 10 Föroreningar i Dalsland Styrelsen uppdrog Andreas att mejla Colin och säga att vi tyvärr inte har tid att engagera oss om föroreningarna i Dalsland men tipsa om den lokala Naturskyddsföreningen etc. 11 Brev från Malte

3 Malte håller på att se över arkiveringen och har börjat upprätta ett dokument över vad som ska arkiveras, hur det ska arkiveras och hur länge det ska arkiveras. Nu har han bett styrelsen att se över hans förslag på arkiveringen. Vi delade in oss i två grupper och gick igenom hela arkiveringsplanen och Maltes funderingar. Vi hade några få synpunkter på förändringar men tyckte överlag att underlaget som Malte jobbat fram såg jättebra ut. Uppdrog Sara att sammanställa styrelsens synpunkter ang. arkiveringen och vidarebefordra det till Malte 12 Nya nätverksriktlinjer Vi fortsatte diskussionen från förra STYM om att strukturera upp nätverken och byråkratisera dem. Salomon och Sara hade lagt fram ett förslag på hur de nya nätverken ska se ut och även ett förslag på nätverksstadgar. Alla var positiva till det nya förslaget och menade att det är bra med mer stuktur och byråkrati, då det kommer underlätta för fler att gå med och för styrelsen att delegera saker. Vi diskuterade huruvida det är bra eller dåligt att vissa nätverk inte kommer klara de nya kraven och därmed läggas ned, men konstaterade att det är bättre att bara ha nätverk som är aktiva än att ha vilande. Vi diskuterade också hur det skulle gå till rent praktiskt att bli medlem, hur nätverken ska använda sig av mejllistorna samt ifall de nya nätverken ska ha styrelser eller organisatörer. Här hade vi delade meningar och valde därför att ta fram nytt underlag och fortsätta diskussionen på nästa STYM. Styrelsen uppdrog Pontus och Andreas att fortsätta arbetet med att revidera de föreslagna nätverksstadgarna Styrelsen uppdrog Sara och Lovisa att ta med punkten Nätverkens struktur till nästa STYM 13 Uppdragslistan Hur får vi det att fungera? Uppdragslistan har fungerat dåligt under året, vi har inte fyllt i den samt att många inte har förstått sig på den nya uppdragslistan vi införde tidigare året. Vi kom därför fram till att vi ska gå tillbaka till att ha uppdragslistan som ett worddokument istället för ett exceldokument. Beslutade att uppföra en uppdragsmapp i dropbox där uppdragslistorna från varje styrelsemöte ligger i separata word-dokument Uppdrog Sara uppföra en uppdragsmapp i dropbox där uppdragslistorna från varje styrelsemöte ligger i separata word-dokument samt ta bort uppdragslistan de-luxe 14 Klubborganisering Vi kom fram till att helgen ska hållas den aug eller 7-9 september beroende på vilken helg som passar bäst för klubblagargruppen. Sara skickar ut ett till mejl till de berörda om är lite mer peppigt än det förra. Vem som fixar helgen bestämmer vi på nästa telefonmöte då vi inte är så många på mötet här. Uppdrog Sara att skicka ut ännu ett mejl ang. klubblagarhelg till berörda Uppdrog Sara och Lovisa att ta med punkten klubborganisering till nästa telefonmöte

4 15. Övriga frågor α) Valberedningen Vi hade besök av Linn från valberedningen och vi diskuterade bl.a. riktsstyrelsens roll i föreningen. Då diskussionen mest är till för styrelsen finns diskussionen endast i råprotokollet β) Skogsbruksaktion Vi diskuterade hur skogsbruksaktionen mot landsbygdsdepartementet skulle uppföljas. Vi kom fram till att en debattartikel och aktion redan är pågång och att det i övrigt är en fråga för skogsnätverket. χ) Styrelsens synlighet Många inom föreningen känner inte till vad styrelsen gör, och vi har svårt att få besök av utomstående medlemmar på våra stym. Vi pratade om hur vi ska göra för att folk ska se vad vi jobbar med. Inte så många medlemmar som skickar grejer till styrelselistan. Vore kul att få mer respons och frågor från föreningen. Vet de om vad vi sysslar med? Många i styrelsen som inte har skrivit om sig själva på hemsidan. Förslag på hur vi kan förändra situationen var att vi måste bli bättre på att skicka ut rapportering efter stym på hemsidan och det alltid måste stå på hemsidan att vi ska ha stym. Vi kan även försöka vara med i Fältbiologen som spalten Fråga styrelsen likt Fråga experten δ) Östersjösamarbete Då vi redan diskuterat punkten under rapporteringen beslutade vi att bordlägga punkten. Uppdrog Sara och Lovisa att ta med punkten Östersjöarbete till nästa STYM ε) Verksamhetsplan Vi kollade av vilka aktiviteter som kommer bli av innan verksamhetsårets slut och hur mycket pengar vi har fått över från utgående aktiviteter. Vi kollade upp vilka aktiviteter som kan tänkas behöva extra pengar. 16 Uppdragslista Uppdragslistan skickades ut på mail och lades upp i Dropbox. 17 Kommande möten Kommande möten är följande: Aug, Snesudden. Sara och Lovisa ansvariga - Telefonmöte 19 juli sep, Göteborgstrakten. Marina och Salomon är ansvariga.

5 18 Utvärdering fördes inte. 19. Mötets avslutande Mötesordförande, Pontus Johansson Mötessekreterare, Sara Vikström Olsson Justerare, Andreas Hansen