Jakob Andrén, Hilda Bergström, Klas Rosenkvist, Lovisa Nilsson, Carin Fröjd, Patrick Scott Rossi, Salomon Abresparr.

Transkript

1 Närvarande: Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: Jakob Andrén, Hilda Bergström, Klas Rosenkvist, Lovisa Nilsson, Carin Fröjd, Patrick Scott Rossi, Salomon Abresparr. Catarina Antikainen, Johanna Salmi Elsa Sohlberg, Josefin Årevall. Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Beslutslista & uppdragslista 1. Mötets öppnande Jakob öppnade mötet. 2. Val av mötesfunktionärer Jakob och Hilda valdes till mötesordförande, Carin till sekreterare och Salomon till justerare. 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes enligt bilaga 2. Följande punkter utgick 17, 18, 20, 26, 27, 29 Övriga frågor. a) Mysoft offert. b) Attesteringsrätter till kanslikontona till Linnea Andersson. c) Hildas missade tåg. d) Johanna Salmi. 4. Mårunda Ej protokollförd. 5. Rapportering Huvudsaklig rapportering se Stymtidning, bilaga 1. Stymtidning lades till handlingarna med följande tillägg: - Mötesplats: Naturen ska anställa en ny person till hösten, vilket ryms inom deras budget. Vi pratade också specifikt om representantskapet i Färnebo Folkhögskola och hur Marit Tollvik ska representera oss. uppdrog Hilda att sammanfatta 7 (b) från s-stym om hur vi vill att Marit Tollvik ska representera i Färnebo FHSK och föra fram våra åsikter till Marit. 6. Årskomihåg. uppdrog Carin att ta med sig uppgifter om de nya lönerna till nästa STYM till styrelsen för godkännande. 1 av 9 Justeras:

2 7. Ekonomi Klas gav oss en ekonomisk rapport. Vi har inte fått kvartalsbokslutet än, så exakta besked var svåra att ge. I år fick vi mindre av Ungdomsstyrelsen/Svenska Spel. Verksamhetsberättelser måste drivas in och ansökan till Ungdomsstyrelsen skivas. Vi funderar på hur mycket vi har att röra oss med för kostnader som kommer upp innan bokslutet. Utrymmet mellan budgetmålet och budgettaket är Uppdrog Klas att synka budget med kvartalsbokslut och ta med underlag till nästa telefonmöte. 8 Uppdragslistan Vi gick igenom uppdragslistan, bilaga D i stymtidningen, och kommenterade våra pågående uppdrag. 9. Kansli och anställda Den sista arbetsplatsträffen för våren är genomförd och Linnéa är installerad på kansliet. Eva har påbörjat sin andra anställning och finns tillgänglig på telefon. Lönerevision genomförs i juni och Carin har skickat en justering av löner till Johan samt skrivit ut nya löneavtal med korrekta belopp. 10 PR-satsning Se underlag i bilaga 1, stymtidning. Vi gjorde en lista på vad vi vill göra för PR personlig kontakt affischera sociala medier som facebook, twitter hemsidan sökordsoptimering evenemang göra en lista på annonsplatser (så att vi bestämmer var vi vill annonsera) studenttidningar riksinformatörer Naturskyddsföreningens medlemmar ett klick för skogen globalportalen aktions-kit för klubbar uppdrog Jakob att fixa instruktioner för hur en gör plugganonnser. uppdrog Hilda att sprida Jakobs instruktioner om hur man gör plugg-annonser i föreningen! uppdrog Jakob att formulera en ansökan om gratis google annonser och höra efter om vi kvalicicerar oss utan 90-konto. uppdrog Carin att vara bollplank till Jakob för gratis annonserna i google. 2 av 9 Justeras:

3 uppdrog Salomon sammanfatta och lista alla idéer från PR-punkten på stym i i ett dokument och lägga upp på dropbox samt ta med till kommande stym i juli Götebrog. uppdrog Lovisa att fixa en lista på lämpliga annonsplatser och ta ut offerter på det och ta med till Göteborgsstym i juli. uppdrog Hilda att uppmärksamma klubbarna på det nya värvarmaterialet. beslutade att ha en PR kampanj i September/Oktober. 11 Tillvägagångsriktlinjer för inbjudningar Vi får en hel del inbjudningar till aktiviteter och liknande som kommer till kansliet. Vill vi i styrelsen se alla dem eller kan kanslisterna få mandat att välja vad som är intressant? beslutade att låta kanslisterna ha mandat att sålla vart inbjudningar som kommer till info ska gå. uppdrog Patrick att meddela kanslisterna om vårt beslut att de har vårt förtroende och mandat att sålla inbjudningar och fördela dem mellan nätvek, utskott, hemsida, listor, styrelse var de finner bäst. I de fall de är osäkra kan de vända sig till mailansvariga i styrelsen. 12 Öland har fått tid på Öland. Hur vill vi använda den? uppdog Carin och Salomon att fixa en motionsskrivarworkshop och verkamhetsberättelse workshop till Öland. uppdrog Lovisa, Hilda och Jakob att ordna en Mingelkväll med temabord på Öland. uppdrog Salomon och ev Josefin att ordna ett verksamhetsspånarpass till Öland. uppdorg Patrick att sprida information om gratis medlemskap på Öland. uppdrog Hilda att sprida information om att nätverken inte kommer få någon tid på råm och peppa för nätverksmöten på Öland. uppdrog Carin att informera om vår nya kanslist på Öland. uppdrog Salomon och Jakob att vara styrelsens representanter på Jenny Luukkonens pass om distriken på Öland. uppdrog Carin att fixa tider och lokaler till styrelsens pass på Öland via aktivitetsutskottet. 13 YEE Vi har inte betalat vår medlemsavgift i YEE på flera år. Vill vi vara med måste vi betala, och vi måste också vara lite mer delaktiga än tidigare. uppdrog Hilda att höra vad skillnaden är mellan associated member (stödmedlem) och full member (fullvärdig medlem) i YEE och ta med till nästa telefonmöte. 3 av 9 Justeras:

4 14 Mötesregler På stym i Slättaröd kom vi under Frejas normpass fram till några mötesregler som vi vill ha i styrelsen. Vi pratade om vad de reglerna innebär för oss och om v ville ha med fler regler. Sist satt vi tysta en stund och funderade på hur vi själva efterlevde reglerna. Tilllägg: - Utgå främst från dig själv i en runda. beslutade att anta mötesreglerna i 14 från sstym med ett tillägg. beslutade att läsa upp mötesreglerna i 14 från sstym på varje stym. uppdrog Carin att lägga upp mötesreglerna i stym-mappen och exmpeldagordningen. 15 Gratis medlemsavgift för nya medlemmar Kan gratis medlemsavgift vara ett sätt att öka medlemsantalet? Under diskussionen på stym kom det upp många argument både för och emot. Motargumenten var att det kan kännas oseriöst, man funderar inte innan man blir medlem, tydlig med att det kostar andra året, hur gör vi med nytryck av värvarmaterial? Argumenten för var att det blir smidigare att värva medlemmar, fler får möjlighet att gå med, en större bredd på medlemmarna, kanske attrahera minifältisar extra mycket och att det händer för lite förändringar i. beslutade att ha en kampanj med gratis medlemskap för nya medlemmar från och med 1 juni 2011 fram till 31 december beslutade at skriva en proposition till RÅM 2012 för gratis medlemskap för nya medlemmar beslutade att skriva en proposition till RÅM 2012 för gratis medlemskap för nya medlemmar uppdrog Lovisa att skriva medlemsavgiftspropositioner till RÅM uppdrog Patrick att informera föreningen om gratis medlemskap för nya medlemmar när Salomon har kontrollerat så det funkar med gratis medlemskap. uppdrog Patrick att uppdatera dagens hemsida med att det är gratis medlemskap när rutinerna är kollade. uppdrog Salomon och Patrick att kolla upp så medlemsrutinerna kommer att stämma med gratis medlemsavgift för första årsmedlemmar. uppdrog Hilda att informera hemsidegruppen om gratis medlemskap för nya medlemmar fr.o.m 1 juni. uppdrog Patrick att informera värvarmaterialgruppen om gratis medlemskap för nya medlemmar fr.o.m 1 juni. 16 Hur långt RÅM? Se huvudsakligt underlag i stymtidningen, bilaga 1. Det var lite delade åsikter om RÅM skulle vara kortare eller längre, men många 4 av 9 Justeras:

5 kände att lite kan man nog korta av. Vi pratade också om hur man skulle kunna delta på distans, kanske genom skype, blogg osv. Ska alla kunna gå på alla motions- och propositionspass? Ska nätverken få någon tid? Dela upp veckan i två sjok med några dagars läger och några dagar möte. n visionerna lite och slipper stressa! beslutade att inte ge nätverken tid på RÅM någon avsatt egen tid på Råm utan diskutera det innan och lämna in förslag innan 1 november. uppdrog Lovisa att informera via Fältbiologen, nätverkslistor och facebook grupper och om att nätverken inte kommer att få tid på RÅM och samtidigt peppa folk att skriva motioner. uppdrog Lovisa att sammanställa punkten om RÅM upplägg. uppdrog Lovisa att höra av sig till valberedningen och berätta att vi har tankar på ett upplägg på RÅM. 17 Starta klubb instruktioner på hemsidan Punkten utgick. 18 Förändra nätverk För information se stymtidning, bilaga 1. Diskussionerna på den här punkten gick så att vi pratade om problemen med nätverken på Arvikastym och att vi inte behöver ta något mer beslut just nu utöver den policy som beslutades om på RÅM. uppdrog Patrick att fixa ett dokument med kontakter och ekonomiansvariga i nätverken. uppdrog Salomon och Lovisa att formulera ett nätverksåtgärdsplan utifrån disskussionerna i Arvika och. uppdrog Carin att ta med nätverksdisskussionens punkten från Arvika-stym till stym i juli i Göteborg. 19 Webbpublikation av fältbiologen Magnus vill ha en bättre version av en webbpublikation på fältbiologen, så att varje nummer urskiljs bättre. Åsikter fanns om vi har tillräckligt med pengar och att vi redan lagt mycket på hemsidan, men många tyckte att det var värt att lägga pengar på Fältbiologen beslutade att bevilja kr för att få en webbpublikation av Fältbiologen. uppdrog Hilda att meddela Magnus om att vi beviljat hans förslag om Webbbaserad tidningstjänst och be honom kontakta Rabash. 20 Fältbiologen Vi pratade om vad vi i styrelsen vill ha med i Fältbiologen och kommunikationen mellan redaktionen, styrelsen och föreningen. 5 av 9 Justeras:

6 uppdrog Hilda att kommunicera våra tankar om att i Fältbiologen lyfta våra externa representantskap och nätverks verksamhet mer i tidningen. (se 20, stockholmsstym) 21 Massinternkommunikation och medlemsregistret Vi diskuterade hur vi ska utnyttja de kanaler vi har eller skulle vilja ha. Kanalerna är hemsida, brev, sms, mail och sociala medier. Det vi kom fram till i grova drag är att det ska vara enkelt för icke-fältbiologer att tex ta del av ett forum. Vissa var lite tveksamma till att använda SMS i stor omfattning, att det kan beblandas mycket med reklam. Viktigt att ha kvar pappersutskick. En bra hemsida är nyckeln! uppdrog Jakob att sammanfatta punkten om masskommunikation och ta fram ett underlag för fortsatt dikussion om kommunikationsplan till nästa stym i juni. uppdrog Salomon och Patrick att peppa och vara bollplank åt Jakob om massinternkommunikationen. 22 Erixnytt Vi vill inte att det ska heta e-riksnytt. Ett annat förslag är s nyhetsbrev. Vi pratade också om alla ska få brevet automatisk eller inte. beslutade att erixnytt byter namn till s nyhetsbrev. uppdrog Jakob att ta med diskussionen av e-rixnytt från 22 från stym till sammanställningen om massinternkommunikation. 23. SMS-tjänst Vi har nu en SMS-tjänst och klargjorde några saker om det, bland annat hur kanslisterna får in uppgifterna i registret, vad man ska ange när man skickar sms:et, om vi ska använda oss av personnummer eller inte osv. uppdrog Patrick att lära kanslisterna hur de tar ut uppgifterna på SMS medlemmarna och får in det i rutinerna att lägga in medlemmar i medlemsregistret. 24 Kansliet Hur ska kansliets roll se ut? Vi var alla överrens om att vi behöver definiera det. Det kom också upp många saker som kan knytas an till kansliet, till exempel rutiner för att starta klubb. Vi pratade också om ett eventuellt medlemsutskott och vad det skulle kunna ha för uppgifter. uppdrog Lovisa och Hilda att undersöka och utvärdera hur rutinerna för att starta en klubb ser ut idag och vad som skulle kunna göras bättre. 25 Nya, gamla medlemmar 6 av 9 Justeras:

7 beslutade att personer som inte betalt medlemsavgift på 2 år eller mer betalar som förstaårs medlemskap. (gratis fr.o.m 1 juni 2011) uppdrog Patrick att meddela beslutet från 25 om hur tidigare medlemmar efter 2 år ska betala som förstaårsmedlemskap till kansliet konto Punkten utgick. 27 Nästa års styrelse Punkten utgick. 28 Mindre papper Underlaget till punkten var att vi borde erbjuda e-utskick istället för pappersutskick för dem som vill. Till exempel Fältbiologen skulle kunna avbeställas. Detta går att göra idag, men informationen kanske inte framgår så tydligt. beslutade att inte skriva med att Fältbiologen går att avbeställa och läsas i pdf form på hemsidan. 29 Kommunikation Punkten utgick. 30 Hemsidan Vi pratade kort om hemsidan, realeasedatumet är den 13 augusti. Sen redde vi ut några frågor som hur mycket vi kommer att kunna ändra i efterhand, vad som händer om Rabash går i konkurs mm. 31 Hultsfredsfestivalen Några fältbiologer ska kampanja på Hultsfred och behöver pengar till det. Vi tyckte att det är bra att synas mer på festivaler och att det kan vara en del av PR-kampanjen. beslutade att team Hultsfred får i förskott för personer. uppdrog Lovisa att meddela team Hultfred att de fått bidrag för resa, mat och material för sin kampanj på Hultsfred festivalen. 32 Botaniktävling Några gymnasieelever ordnar en tävling i botanik och vill att vi annonserar om det. uppdrog Lovisa att sprida Botaniktävlingen i föreningen. 33 Uppläsning Vi vill ha hemsidan tillgänglig för så många som möjligt, bland annat genomen funktion för uppläsning. Vi har ett förslag men funderar på vad de som är dyslektiker redan har för hjälpmedel. Dock tyckte vi att även de som har svårt att läsa men inte har dessa hjälpmedel ska kunna förstå hemsidan. 7 av 9 Justeras:

8 beslutade att köpa tjänsten ReadSpeaker till nya hemsidan. uppdrog Patrick att teckna ett nytt avtal med readspeaker till nya hemsidan från och med 13 aug och se till att det blir inkluderat i nya hemsidan. 34 Kansli och förlagsutkott I mötesunderlaget var förslaget att slå ihop kansli- och anställdautskottet med förlagsutskottet. Vi hade en diskussion om detta och tyckte bland annat att vi i allmänhet måste konkretisera vad utskotten ska syssla med. Om det är för övergripande så kan det bli väldigt svårt att veta innan vad man ger sig in på. Angående förlagsutskottet kom vi fram till att det alltid finns arbetsuppgifter, det handlar bara om ambitionsnivån. Ett stort problem är att utskotten inte träffas, det måste vi komma runt på något sätt. uppdrog Lovisa och Patrick att förbereda en punkt om hur vi definierar utskottens arbetsuppgifter och ta med till stym i juli utifrån diskussionen i 35 från stockholmsstym. 35. Övriga frågor a) MySoft. Det har kommit en offert på vad det skulle kosta ifall Mysoft skulle ta över driften av vår server i etableringskostnad, 4600kr/månaden. 3 års bindningstid. Vår server är 3 år gammal och Nizze säger att den bör fungera. beslutade att inte köpa Mysofts driftlösning. uppdrog Jakob att höra av sig till Mysfot och tacka nej till Mysofts serverlösning. b) Attesteringsrätt till Linnea beslutade att Linnea Andersson, ( ) att få attesteringsrätt till konto 4310, 4413, och beslutade att Linnea Andersson har rätt att teckna föreningens firma genomemot föreningens kundnummer hos Posten AB samt föreninges postförsändelser. beslutade att kanslist Linnea Andersson har rätt att teckna föreningens firma gentemot föreningens bankfack på Skandinaviska enskilda banken nygatan 15, Gävle. uppdrog Klas att berätta om Linnéas attesteringsrätter för Johan. c) Hildas missade tåg. Hilda försov sig när hon skulle med tåget till Arvika och undrar om hon får reseersättning för det missade tåget. beslutade att ge Hilda reseersättning för det missade tåget till Arvika och den nya biljetten. 8 av 9 Justeras:

9 d) Johanna Salmi. Johanna Salmi som är s representant i vår externa organisation ChemSec kom förbi och hade en rapport och lite frågor om sitt representantskap i ChemSec och rapporterade från FNs kommission om hållbar utveckling. Johanna tog upp en situation då hon kände att hon kanske inte hade mandat att bestämma vad fältbiologerna tyckte i en fråga. Men hon fick inte heller ta det utanför ChemSec styrelsen. Vi pratade om att de externa representanterna i stort sett har obegränsat mandat. uppdrog Patrick att starta ett dropbox konto och en maillista för de externa representanterna så de kan kommunicera med varandra. 36 Uppdragslistan Uppdragslistan finns att läsa som bilaga 3. uppdrog Carin att mejla ut uppdragslistan de kommande dagarna efter stym. 37 Kommande möten uppdorg Josefin och fråga valberedningen om vi kan ha stym den 9-11 September, eller annat datum i september istället för 26-28:e aug på Tjörn. 38 Utvärdering fördes ej. 39 Mötets avslutande Hilda avslutade mötet. Mötesordförande, Jakob Andrén Assisterande Mötesordförande, Hilda Bergström Mötessekreterare, Carin Fröjd Justerare, Salomon Abresparr 9 av 9 Justeras: