Kort genomgång av de policyer som finns i nuläget. En del behöver justeras, då de antogs i slutet av 2013.

Transkript

1 Protokoll 2015:1 Närvarande Anna Gottfridsson Pernilla Niemi Karolina Natt och Dag Jenny Irwert Micael Andreasson Magnus Bernhardson Markus Forsgren Tobias Stellert David Udén Frånvarande Panagiotis Jotis Nikolis Förkortning AGO PN KN JI MAO MAG DU Förkortning 1. Mötets öppnande AGO öppnar mötet 2. Val av mötesordförande Att välja AGO till mötesordförande 3. Distriktets policyer Kort genomgång av de policyer som finns i nuläget. En del behöver justeras, då de antogs i slutet av Att och får i uppdrag att ta fram förslag till förändringar som behövs i policyerna till nästa möte. 4. Distriktsstyrelsens deltagande på arrangemang Det är bra om styrelsen i största möjliga mån deltar med någon representant på de största arrangemangen. Vi tar upp inför varje stort arrangemang vem som kan representera. 5. Ansvar för matlagning inför distriktsstyrelsemöten 27/1 Markus 23/2 Anna & Pernilla 18/3 Mikael & Magnus 16/4 David 19/5 Mikael & Magnus 1

2 3/9 Jotis 30/9 Karolina 2/11 Jenny 9/12 Tobias 6. Budget Utifrån den budget som antogs på distriktsstämman gjordes en detaljbudget för styrelsens interna arbete. 7. Kragenäs deltog inte på denna punkten. Diskussion om Kragnässatsning Efter en promenad på Kragenäs diskuterar vi de planer på att utveckla Kragenäs som finns och vad som kommer göras redan till sommaren. Vi måste tillsammans i distriktet komma fram till vad vi vill med Kragenäs och arbeta mot det. Genom Kragenäsgruppen gör vi nu en gemensam satsning och hittar ett gemensamt fokus. Det är svårt att hitta engagerat folk till Kragenäs, då många kårer har egna anläggningar och många engagerar sig i kårens verksamhet. Kragenäsare (funktionärer under sommaren) är förhoppningsvis ett bra sätt att skapa engagemang och kärlek till Kragenäs. När vi börjar få igång det, så kan vi också börja prata mer om vad vi kan bygga för att underlätta ännu mer för kårläger. Första sommaren med Kragenäsare var Egen hemsida till Kragenäs Kragenäsgruppen ser ett behov av att ha en egen hemsida för Kragenäs, vilket de flesta lägerområden har. Detta för att bättre kunna marknadsföra Kragenäs och att alla som är intresserade lättare hittar information. Sidan kommer vara i Scouternas webbmall. Det viktiga med en egen hemsida är att det finns någon ansvarig för att hålla den uppdaterad. I den nya organisationen för Kragenäsgruppen kommer det att finnas en informationsansvarig som har det ansvaret. Även kansliet och kommunikationsutskottet kommer ha möjlighet att uppdatera hemsidan om det skulle behövas, men ansvaret ska ligga på den informationsansvarige i Kragenäsgruppen. Vi har redan webbsidan kragenas.scout.se. Om vi har möjlighet att få tag i kragenas.se är den snygg att kunna trycka på saker, så i så fall är det bra om vi använder den i kommunikationen. Vi skickar med till kommunikationsutskottet att undersöka detta. Styrelsen tycker det är bra att göra en egen hemsida för Kragenäs. Det är viktigt att den är fylld med information innan den publiceras. 8. Kansli och anställda deltog inte på denna punkt. Diskussion utifrån underlaget som beredningsgruppen från föregående möte har förberett. Vilken tjänst behöver vi? Diskussion runt vad som ska ingå i tjänsten och vilka krav vi vill ställa. Att tjänsten är på 50 %. Att söka en kanslist med inriktning mot kommunikation. Någon som kan sälja in distriktet, Scouterna, Kragenäs, skriva säljande texter, jobba med hemsida, blogg och nyhetsmail, sköta myndighetskontakter och vara ett stöd för distriktsledningen i dess arbete. Det kan även finnas möjlighet att stötta kårer med kommunikation. Det vore önskvärt att ha någon som kan tänka sig att jobba på Kragenäs någon vecka under sommaren. 2

3 Rekrytering Frågan kom upp om vi vill ta hjälp av någon i rekryteringen? Det skulle underlätta mycket för oss ideella och ev. kunna leda till en bättre matchning mot villkoren för tjänsten. Att AGO, MAO och undersöker via kontakter vad det finns för möjligheter och vad det kostar samt tar med sig förslag till nästa möte. 9. Trygga Möten deltog inte på den här punkten. Diskussion utifrån underlag om rutiner för att säkerställa att alla aktiva i distriktsstyrelsen, råd och utskott, samt kursoch händelseteam har gjort Trygga Möten. Belsut Att anta en policy för krav på Trygga Möten inom, se bilaga 1. Trygga Möten-utbildning På dsl-träffen i februari håller vi Trygga Möten-utbildning för alla i distriktsledningen. Den fysiska kursen ger mer än webbkursen och vi ska erbjuda en fysisk kurs i mån av möjlighet. Det är viktigt att vi sätter upp ett mål att alla i distriktsledningen ska ha gått Trygga Möten till ett visst datum. Att alla i distriktsledningen, d.v.s. distriktsstyrelsen, råd och utskott, samt kurs- och händelseteam, ska ha gått en Trygga Möten-utbildning senast 1 maj Val till distriktsledningen Rover- och utmanarutskottet Att välja Albert Bratthammar, Masthugget-Majornas scoutkår, till Rover- och utmanarutskottet Skeppsrådet Att i enlighet med förslaget från Skeppsrådskårerna välja följande personer till Skeppsrådet Anders Ejderling och Björn Pontén, Askim Sjöscoutkår. Johan Zachau, Hjälteby Sjöscoutkår. Caroline Grimpe, Peter Björnhage och Roy Tärnberg, Långedrag Sjöscoutkår. Henrik Åsander, Marie Persson och Thomas Forsman, Torslanda Sjöscoutkår. Att i enlighet med förslaget från Skeppsrådskårerna välja Peter Björnhage Långedrag Sjöscoutkår till ordförande för Skeppsrådet Kragenäsgruppen Att välja Patrik Johansson, Hjälteby sjöscoutkår till ordförande för Kragenäsgruppen Att förbereda val till övriga platser i Kragenäsgruppen till nästa möte. 3

4 Kanotrådet Att välja Rolf Melander, Långedrags sjöscoutkår, till Kanotrådet Händelseutskottet (HUT) Vi funderar vidare på personer som skulle passa till detta utskott och tar med oss idéer tills nästa möte. Publika Utskottet (PUT) Vi funderar vidare på personer som skulle passa till detta utskott och tar med oss idéer tills nästa möte. Ansvarig för Äventyrsteamet Att välja Mårten Ahlstrand, Masthugget Majorna Scoutkår, till ansvarig för Äventyrsteamet Att Mårten får mandat att bygga ett team och börja jobba snarast möjligt med Äventyret Fastställande av per-capsulam-beslut 5-6/1 hölls ett per capsulam-beslut via mail där vi beslutade om att välja in följande personer till Göteborgsscouternas Stiftelse, samt revisorer till stiftelsen. 9 ordinarie ledamöter i distriktsstyrelsen var för beslutet. Göteborgsscouternas Stiftelse Pia Wihlborg, Partille Scoutkår, ledamot 2 år. Mikael Carlson, Åsa Scoutkår, ledamot 2 år. Lena Claesson, Landvetter Scoutkår, suppleant 1 år. Revisorer för Göteborgsscouternas Stiftelse Camilla Rahm på KPMG valdes till revisor för Göteborgsscouternas Stiftelse verksamhetsåret 2015 och Anders Olausson valdes till revisorssuppleant. Vi valde också att föreslå Scouterna att välja Gunilla Stenvall på KPMG till revisor och att KPMG tar på sig att vid behov utse en revisorssuppleant inom KPMG. Att fastställa per-capsulam-beslutet. 12. om firmatecknare för 2015 Att utse följande personer som firmatecknare i med organisationsnummer var för sig. Anna Gottfridsson (xxxxxx-xxxx, distriktsordförande), Karolina Natt och Dag (xxxxxx-xxxx, vice distriktsordförande), Pernilla Niemi (xxxxxx-xxxx, vice distriktsordförande) och Jan Månsson (xxxxxx-xxxx, distriktskassör). Att firmatecknarna äger rätt att var för sig kvittera värdehandlingar, initiera och verkställa betalningar från Göteborgs Scoutdistrikts konton. Att firmatecknarna äger rätt att underteckna kontrakt och överenskommelse som understiger ett åtagande för Göteborgs Scoutdistrikt om :-. Alla andra kontrakt, överenskommelser och åtagande till en kostnad överstigande :- skall undertecknas med tre av ovanstående fyra firmatecknare i förening. Att ge Susanne Johansson (xxxxxx-xxxx) fullmakt att kvittera värdeförsändelser. 4

5 Att ge Susanne Johansson (xxxxxx-xxxx) uppdrag att initiera betalningsuppdrag på företagskonto anslutet till betalservice, utan rätt utanordna betalningen. Att återkalla andra tidigare firmatecknings- och fullmaktsbeslut. Att styrelsen finner punkten omedelbart justerad. 13. Kostnadsställen 2015 Vi uppdrar åt JAN att uppdatera kostnadsställena utifrån verksamhetsplanen och med input från detaljplaneringen av budgeten. Attesträtter Ny attestlista upprättas och fastslås enligt bilaga 2, Attestbehörighet Att AGO, KN och PN har attesträtt för samtliga kostnadsställen. Att JI har attesträtt för alla kvitton gällande Kragenäs när detta ryms inom den budget och verksamhetsplan som stämman fastställt. Att de av styrgruppen för utsedda representanterna har attesträtt på kostnadsställen avsedda för lägret. Att inga utlägg äldre än 1 månad från genomfört arrangemang godkänns. Om särskilda skäl föreligger får AGO, PN och KN attestera utläggen även efter 1 månad. 14. Motion 1 från distriktsstämman Genomgång om vad som beslutades och vad vi behöver göra för att kunna verkställa beslutet. Vi går ut via våra marknadsföringskanaler och söker efter personer som är intresserade av att arrangera ett LAN-party. AGO skriver en text och lägger på hemsidan och facebook samt tar med den i nyhetsmailet. 15. Motion 2 från distriktsstämman Genomgång om vad som beslutades och vad vi behöver göra för att kunna verkställa beslutet. Vi går ut via våra marknadsföringskanaler och söker efter personer som är intresserade av att delta i ett projekt på två år och där se över möjligheterna att starta upp scoutverksamhet tillsammans med andra organisationer. AGO skriver en text och lägger på hemsidan och facebook samt tar med den i nyhetsmailet. 16. Motion 3 från distriktsstämman Att godkänna instruktioner för att söka extra lägerbidrag, se bilaga Proposition 1 från distriktsstämman Genomgång om vad som beslutades och vad vi behöver göra för att kunna verkställa beslutet. Vi kontaktar varje aktiv scoutkår i distriktet om intresset för att få en Scouterna-beachflagag. Därefter köper vi in. 5

6 Att AGO tillsammans med kansliet undersöker intresset, samt tar in en ny offert. 18. om ansvarsfördelning inom distriktsstyrelsen Datumbestämda projekt DSL-träff 25/2 Kontakt Äventyret 24-26/4 Inspirationsresa 1-3/5 DSL-fest 21/5 Nedtakt 13-14/6 Kontakt Kulturkalaset 11-16/8 Upptakt 15-16/8 Kontakt paddelhajk 12-13/9 Buss till Scoutforum Distriktsstämma DSL-träff 11/10 Kalendersynk och glöggmys 2/12 Kontaktpersoner Kontakt mot utskotten och DSL-ansvar Kontakt Skeppsrådet Kontakt Husrådet Kontakt Kanotrådet Kontakt Sensus Kontakt Scoutmuseet Valberedningen PN, AGO, MAG PN, KN, MAG, MAO MAG, MAO JI, DU (en till kommer behövas längre fram) KN PN PN, KN (gör intern fördelning och återkommer om den) MAG Jotis AGO KN AGO, KN, PN Löpande projekt Sekreterare på styrelsemöten Styrgruppen för Livat 2015 Arbetsgivar- och arbetsledaransvar Kragenäs styrlse och mandat att inom ramarna för verksamhetsplan och budget fatta beslut som gäller Kragenäs Kansliansvar, samt uppdrag att under våren definiera vilken del av ansvaret som ligger på Husrådet respektive arbetsgivaransvarige Framtagande av krisplan Utdelande av beachflaggor till kårer AGO MAO Ta fram rutiner för Trygga Möten inom distriktet PN Säkerställa att alla gått Trygga Möten JI (en vice kommer behövas) MAG, MAO JI,, AGO, kansliet PN 6

7 Bevaka projektet Nytt kanli MAG 19. Datum för distriktsstämma 2015 I slutet av förra året var förslaget att lägga distriktsstämman i november, som den var Dock finns det vissa utmaningar med att söka bidrag m.m. som gör att kassören föreslår att inte lägga stämman senare än slutet av september. Efter att ha diskuterat för- och nackdelar med flera olika månader på året kom vi fram till att september månad var den bästa för just i år. Fram till dess ska vi fundera på om det kan behövas en förändring för kommande år då det finns många fördelar med att ha stämman på våren. Då behöver styrelsen dock bytas på sittande möte, vilket innebär att det behöver ändras i stadgarna. Den enda helgen som var möjlig i september var sista helgen. Att distriktsstämman kommer att hållas den 26/ Förkortningar på nya i distriktsstyrelsen Att använda följande förkortningar. Tobias Stellert Markus Forsgren David Udén DU Att beslut om förkortning för Jotis tas på nästa möte. 20. Utvärdering av mötet En kort utvärdering av mötet och reflektionsrunda inför året hölls. 21. Mötets avslutande AGO avslutar mötet. 7