Protokoll för Alingsås Discgolfs Årsmöte 2015

Transkript

1 Protokoll för Alingsås Discgolfs Årsmöte 2015 Måndag 9 mars 2015 kl. 19:00 Lokal: Stationshuset, Alingsås Närvarande Mats Hjerpe Stellan Modigh Jonas Thorn Jimmy Svensson Daniel Castor Olle Samuelsson Henrik Bergqvist Oskar Johansson Johan Davidsson Svante Möller 1. Fastställande av röstlängd. Samtliga närvarande är röstberättigade 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. Som mötets ordförande väljs Daniel Castor Som mötets sekreterare väljs Henrik Bergqvist 3. Val av justerare och rösträknare. Stellan Modigh och Svante Möller väljs till justerare Stellan Modigh och Svante Möller väljs till rösträknare 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt Det konstateras att mötet utlysts på rätt sätt 5. Fastställande av föredragningslista. Föredragningslistan godkänns och fastställs Alingsås Discgolf Protokoll årsmöte Sida 1 av 5

2 6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. Verksamhetsberättelse finns inte tillgänglig pga. tekniska problem, styrelsen åläggs att snarast göra den tillgänglig för medlemmarna via föreningens hemsida. Mötets ordförande (Daniel Castor) redogör kortfattat för året som gått Tävlingar som anordnats (DNT, Alingsås Open, KM) Arrendet på för Rolfs kulle-banan sägs upp En ny bana har anlagts i Östadkulle 6. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning för det senaste räkenskapsåret). Föreningens kassör (Mats Hjerpe) går igenom balans- och resultaträkning Det finns en differens mellan lagervärde och försäljning; lagret har minskat med ca kr under perioden medan intäkter från försäljning gett ca 7000 kr. Skillnaden kan delvis förklaras med att lagervärdet räknades för högt förra året i kombination med att det kan missats att ta betalt vid försäljning. Bättre rutiner och bättre koll på att varor betalas önskas i fortsättningen. Det finns innestående pengar från kommunen avsedda åtta nya korgar. Mats betonar vikten av sponsorintäkterna. 7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret. Föreningens revisor (Svante Möller) redogör för revisorernas berättelse Försäljning av discar har under året inbringat ca 6800 kr medan lagret samma tid minskat med motsvarande kr. Bättre ordning på försäljningen önskas i fortsättningen, t.ex. bör efterskottsbetalningar undvikas så långt det är möjligt. Mer detaljerad redovisning för t.ex. DNT önskas i fortsättningen. Svante betonar att kontanter som kommer in till föreningen behöver gå in på klubbens konto för att kunna bokföras på rätt sätt och även att underlag behövs för alla kostnader. Det behöver utredas vem som är ansvarig för redovisningen för tjejsatsningens ekonomi och hur det går till; är det något som rör föreningen? Arrendet för Rolfs Kulle är betalt t.o.m. 30 september 2015, där bör vi kunna få tillbaka pengar för perioden då arrendet sägs upp från och med En utgift saknas det underlag för (hotellnatt i samband med tjejsatsningen). Revisorn föreslår att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet under förutsättning att det saknade kvittot kommer till rätta. Alingsås Discgolf Protokoll årsmöte Sida 2 av 5

3 8. Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. Mötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet under förutsättning att det saknade kvittot kommer till rätta. 9. Fastställande av medlemsavgifter. Det beslutas att lämna medlemsavgifterna oförändrade för 2016, aktuella medlemsavgifter är: - Junior (t.o.m. 20 år): 50 kr/år - Vuxen: 100 kr/år - Familj: 200 kr/år 10. Fastställande av verksamhetsplan sam behandling av budget för kommande verksamhets-/räkenskapsår. Det har inte tagits fram någon verksamhetsplan inför mötet och på grund av det har det heller inte tagits fram någon budget. Det åläggs styrelsen att snarast ta fram verksamhetsplan & budget. Angående eventuellt ny bana på Mariedal eller annan plats rapporterar styrelsen att det inte finns något nytt att rapportera. Olle Samuelsson håller i kommunikationen med kommunen i frågan. 11. Behandlingen av styrelsen förslag och i rätt tid för inkomna Motioner. Förslag på att se över styrelsens storlek, eventuellt lämpligt att minska till 7 eller 5 personer. Styrelsen åläggs att utreda detta och ta fram förslag på stadgeändring till nästa årsmöte. 12. a) Val av föreningens ordförande för en tid av 2 år. Henrik Bergqvist väljs till ordförande på 2 år. Alingsås Discgolf Protokoll årsmöte Sida 3 av 5

4 12. b) Val på två år med växelvis avgång av minst fyra ledamöter i styrelsen. Då ingen fungerande valberedning funnits har styrelsen själv tagit fram ett förslag enligt följande: Mats Hjerpe Jimmy Svensson Oskar Johansson Johan Davidsson Olle Samuelsson (fyllnadsval på 1 år då Henrik Bergqvist lämnar sin ledamotsplats med 1 år kvar) Inga andra kandidater föreslås av mötet. Styrelsens förslag godkänns. 12. c) Val av en revisor för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens medlemmar delta. Svante Möller väljs 12. d) Två ledamöter i valberedningen för en tid av 1 år, av vilka en skall utses till ordförande. Ingen valberedning går att välja. Styrelsen åläggs att till hösten försöka initiera föreningens medlemmar att utse en valberedning. Styrelsen ser därmed ut som följer: Ordförande: Henrik Bergqvist (2 år kvar) Ledamöter: - Mats Hjerpe (2 år kvar) - Oskar Johansson (2 år kvar) - Johan Davidsson (2 år kvar) - Jimmy Svensson (2 år kvar) - Olle Samuelsson (1 år kvar) - Magnus Flank (1 år kvar) - Daniel Castor (1 år kvar) - Linus Elfström (1 år kvar) Revisor: Svante Möller (1 år) Valberedning: (vakant) 13. Övriga frågor Åtta korgar De åtta korgarna som vi ansökt om och fått pengar för har vi fått muntligen godkänt att använda till andra platser än de vi ansökt för, detta behöver följas upp med Peter Lundmark så han vet vad vi har för planer. Olle Samuelsson tar kontakt med Peter. Alingsås Discgolf Protokoll årsmöte Sida 4 av 5

5 Discförsäljning Discförsäljningen i Nolhaga Simhall har upphört. Det kan vara intressant att sälja discar via Lindelövs i Nolhaga Slott, inget beslut taget. Hemsida/Forum mm. Forumet stängs ner då det används ytterst lite och inte läses speciellt frekvent; Svante Möller stänger ner det och tittar på vilken möjlighet det finns att arkivera aktuellt innehåll. Framtida styrelsekommunikation flyttas till Facebook, Daniel Castor ordnar en speciell styrelsegrupp. Städdag(ar) Frågan bordläggs till nästkommande styrelsemöte. Sommartour Olika varianter på sommartourens utformning diskuteras i och med att Rolfs Kulle-banan försvinner. Bland annat föreslås ett roterande schema. Frågan bordläggs till nästkommande styrelsemöte. 14. Mötets avslutande Mötets ordförande förklarar mötet avslutat. Vid protokollet: Henrik Bergqvist, sekreterare. Justeras: Daniel Castor, ordförande. Stellan Modigh, justerare. Svante Möller, justerare. Alingsås Discgolf Protokoll årsmöte Sida 5 av 5