IDROTTSVETENSKAPLIGA FÖRENINGENS ÅRSMÖTE

Transkript

1 IDROTTSVETENSKAPLIGA FÖRENINGENS ÅRSMÖTE Datum: Tid: 17:00 Plats: Tryggheten, plan 1 i Samhällsvetarhuset plan Närvarande med rösträtt (röstlängd): Närvarande utan rösträtt: FORMALIA Punkt Ärende Föredragande & förslag till beslut F1 Mötets öppnande Att ordförande förklarar mötet öppnat F2 Val av mötesordförande Att utse en mötesordförande F3 Val av mötessekreterare Att utse en sekreterare för mötet F4 Val av justeringsperson och rösträknare Att utse en justerare tillika rösträknare för mötet F4 Fastställande av föredragningslistan Att fastställa föredragningslistan

2 F5 Mötets behöriga utlysande Att anse mötet behörigt utlyst Kallelse gick ut 12/5 och handlingar 21/5 F6 Närvaro- och fastställande av röstlängd för mötet Att fastställa mötets närvarande medlemmar och därmed röstlängd. F7 Adjungeringar Att adjungera närvarande tjänstemän med närvaro och yttranderätt. MEDDELANDEN/INFORMATIONSPUNKTER Punkt Ärende Föredragande & förslag till beslut M1 M2 Styrelsens verksamhetsberättelse (kortfattat, godkänns på stormötet ht-16) Genomgång av årets budgetresultat (kortfattat, godkänns på stormötet ht-16) BESLUTSPUNKTER Punkt Ärende Föredragande och förslag till beslut B1 Fastställa förändring av föreningsstadgar Förändringsförslag från styrelsen och valberedningen omfattar paragraferna och beskrivs i bilaga 1 och 2 B2 Fastställa verksamhetsplan 2015/2016 Bilaga 3 B3 Fastställa budgetförslag för 2015/2016 Bilaga 4 B4 B5 B6 B7 Val av revisor Frågor till styrelsen från medlemmar Motioner av medlemmar Propositioner från styrelsen B8 Val av föreningsordförande 2015/2016

3 B9 Val av föreningskassör 2015/2016 B10 B11 Fastställa antalet styrelsemedlemmar Val av styrelsemedlemmar MÖTET AVSLUTAS Justeras av; Mötesordförande Mötessekreterare Justeringsperson

4 Bilaga 1 Propositioner från styrelsen till årsmöte 28/5 - förändring av stadgar för Idrottsvetenskapliga Föreningen. Styrelsen har känt sig begränsade i sitt arbete på grund av att vissa stadgar är gamla eller dåligt formulerade. Förslag till förändring omfattar paragraf 57 & 59. Paragraf 57: Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Ordförande ska kalla till Styrelsemöte om ledamot så begär. Motivering av stadgeförändring: Om det endast är ordförande som kan kalla till möte så kan styrelsen inte kalla till möte om ordföranden exempelvis är sjuk eller bortrest. Därför bör fler personer ha mandat till att göra detta. Dessutom öppnar det nya förslaget upp möjligheten att utveckla sekreterarens roll i styrelsen. Nytt förslag 57: Styrelsen sammanträder på kallelse av presidiet eller sekreteraren. Det ska kallas till styrelsemöte om ledamot så begär. Paragraf 59: Kallelse sker via e post till styrelsens ledamöter. Motivering av stadgeförändring: Att begränsa kallelse till styrelsemöte till bara e-post begränsar de styrelser som hellre kommunicerar via andra kommunikationsverktyg, exempelvis Facebook. Sett att kalla till möte är heller ingenting som behöver regleras genom stadgar utan något som utvald styrelse kan ta beslut om själva. Nytt förslag 59: Stadga tas bort

5 Bilaga 2 Förslag från valberedning till förändring av stadgar för idrottsvetenskapliga föreningen. Omfattar paragraf 49, 54 och 56. Valberedningen föreslår att årsmötet antar förändring av 49 i stadgarna. 49 Valberedningen består av minst tre (3) medlemmar varav en (1) är sammankallande. Valberedningen sammanträder på kallelse av sammankallande. Motivering av stadgeförändring: Valberedningen bör ha vetskap om samtliga klasser inom föreningen för att skapa en stabilare grund och bättre helhetsbild av personer inom föreningen. Valberedningen bör sträva efter att ha representanter från samtliga program. Nytt förslag 49: Valberedningen består av minst tre (3) medlemmar varav en (1) är sammankallande. Valberedningen skall sträva efter att ha representation av varje program inom föreningen. Valberedningen föreslår att årsmötet antar förändring av 54 i stadgarna. 54 Styrelsen består av ordförande, kassör samt elva (11) ledamöter. Varje årskull representeras av minst två (2) ledamöter. Dessutom skall det strävas för att varje inriktning vara representerad av minst en (1) ledamot. Varje kön skall i styrelsen vara representerat med minst 40 %. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och de övriga befattningshavarna som behövs. Motivering av stadgeförändring: Nuvarande styrelse har upplevt att det suttit för många i styrelsen, styrelsen utformning bör därför förändras för att uppnå ett effektivare arbete, smidigare beslutsfattning samt för att ge varje individ mer utrymme och ansvar. Nytt förslag 54: Styrelsen består av ordförande, kassör samt sju (7) ledamöter. Varje klass representeras av minst en (1) ledamot. Varje klass skall sträva efter att ha en (1) suppleant. Styrelsen skall sträva efter att varje kön blir representerat med 40 %. Valberedningen föreslår att årsmötet antar förändring av 56 i stadgarna. 56 (Punkt 5) Planera leda och fördela arbetet inom föreningen. Motivering av stadgeförändring: Stadgarna bör tydliggöra att styrelsen bedriver sin verksamhet genom olika utskott för att förtydliga en ny struktur och funktion inom styrelsen. Nytt förslag 56: (Punkt 5) Planera leda och fördela arbetet inom föreningen, genom förenings olika utskott.

6 Bilaga 3 HANDLINGSPLAN FÖR VERKSAMHETSÅRET 2015/2016 I enlighet med styrelsens önskemål och valberedningens stadgeändringsförslag föreslår 2014/2015 års styrelse att verksamhetens organisering kommande verksamhetsår ska ske genom utskott som omfattar det gångna årets aktiviteter. Varje utskott ska representeras av en styrelseledamot. Det medför en mer överskådlig struktur och underlättar samarbetet mellan styrelsen och medlemmarna som engagerar sig. På så sätt önskar vi ta tillvara på medlemmarnas intressen. Kommunikationsutskottet. Efter en kontinuerlig utveckling av de digitala verktygen har informationsflödets fokus flyttats från föreningens facebook sida till den egna hemsidan och instagram. Nästa steg blir att införa ett nyhetsbrev som uppmärksammar kommande månaders evenemang och händelser som föreningen erbjuder. Det skickas både till medlemmar men även till andra aktörer som samarbetar med föreningen, exempelvis kårerna och idrottshögskolan. Föreningen åläggs att upprätthålla sin egen hemsida, facebooksida, instagram och introducera nyhetsbrev. På så sätt ser föreningen till att information om verksamheten når ut, framförallt till medlemmarna. Festutskottet. Det gångna året har sett en utveckling med ökat intresse för de aktiviteter och fester som arrangerats. Kommande år ska vi fortsätta ta tillvara på möjligheterna att anordna storskaliga fester. Samtidigt är målsättningen att hålla en mer tillåtande hållning till mindre händelser. Festutskottet ansvarar för att det genomförs en höstfest, julavslutning, beer-pong turnering och avslutande gala. Representationsutskottet. Det identitetsskapande profilkläderna medför är en viktig hållpunkt för idrottsvetenskapliga föreningen. På samma sätt är föreningens arbetsmarknadsdagar väldigt inspirerande för studenterna då man får se vilka möjligheter som finns efter sin studietid. Tillsammans är IVP/TP dagen och profilkläderna som båda tas fram på hösten representationsutskottets arbetsuppgifter kommande år. Seriespelen. Genom gemensamma aktiviteter har föreningen lyckats bygga broar program och klasser emellan. Kommande år ska seriespelen fortsätta anordnas för att fortsätta stärka banden både programmen emellan men också banden mellan individerna i varje klass. Målsättningen är att studenterna vid ett tillfälle varje månad ska få träffas vid en gemensam aktivitet för att fortsätta stärka banden dem emellan samtidigt som det får chans att mäta sina färdigheter i en klasskamp. Skidresan. Ett av de mer traditionstyngda aktiviteterna i föreningen där studenterna får stärka gemenskapen utanför de enskilda klasserna. Det är ett av de evenemang som attraherar flest studenter i föreningen och är ett arrangemang som ska anordnas även nästa år. Välgörenhet. Senaste året har IVF lyckats sträcka sig utanför styrelsens gränser och studenterna har fått använda sig av den insamlade kunskapen från programmen för att skapa något större. Kommande år ska välgörenhetsflåset växa, dels genom att integrera med andra

7 aktörer men också genom att involvera fler studenter vid IVF. Välgörenhetsflåset skall med hjälp av IVFs medlemmar anordnas på höstterminen och hela tiden ha ambitionen att växa. Styrelsen. För att ge nya styrelsen en bra start och se till att de känner sig trygga i sin roll bör styrelsen genomgå de utbildningar som genomförs via kåren eller folkuniversitetet. Dessutom är en kick-off och avslutning bra för att stärka gemenskapen vilket underlättar arbetet inom styrelsen framöver. Styrelsens ledamöter ansvarar för de olika aktiviteterna och ska representeras i de olika utskotten vilket underlättar kommunikationen med styrelsen. I utskotten förväntas de stödja andra medlemmar som engagerar sig. Styrelsen åläggs även ansvaret att tillvarata de möjligheter som finns till studentrepresentation för föreningen, exempelvis programrådsrepresentation och betsek. Genom betsek säljs kårmedlemskap vilket är en viktig inkomstkälla för föreningen. Dessutom ska styrelsen göra terminsansökningar, bidragsansökningar och äska pengar att se till att föreningens ekonomi upprätthålls. Valberedning. Styrelsens arbete föregås av hur valberedningen skapat förutsättningar för dem. Det åligger föreningen att tillsätta en valberedning för kommande år. Om stadgeförändringarna inte röstas igenom föreslås handlingsplanen enbart omfatta de aktiviteter styrelsen skrivit fram istället för att även fokusera på hur styrelsen struktureras.

8 Bilaga 4 Budget förslag för IVF läsåret 2015/2016 Intäkter: Försäljning av kläder (3 % påslag) Skidresa (4 % påslag) Medlemsvärvning Umeå studentkår Bidrag Umeå studentkår Bidrag från Medicinskakåren Totala intäkter kr kr kr kr kr kr Utgifter Skidresan kr Kommunikationsutskottet Hemsida, facebook, instagram, nyhetsbrev 500 kr Festutskottet Höstfest, Gala, julavslutning, Beer-pong turnering kr Representationsutskottet Profilkläderna, arbetsmarknadsdagarna Välgörenhetsflåset IVF-spelen kr kr kr Övrigt Styrelse-, års- och stormöten samt kopieringar Totala utgifter kr kr Resultat för 2015/ kr