Protokoll för Catahyas årsmöte Skövde, 6 mars.

Transkript

1 .. 1. Mötet förklarades öppnat av ordförande Martin Nässil. 2. På uppmaning från ordförande stängdes mobiltelefoner av. 3. Inga adjungeringar behövdes och samtliga närvarande (se bilaga I) hade rösträtt. 4. Årsmötet förklarades behörigt. 5. Dagordningen godkändes utan ändringar. Se bilaga II. 6. a) Till mötesordförande valdes Martin Nässil. b) Till mötessekreterare valdes. c-d) Axel Aubert och Nina Högberg valdes till rösträknare tillika justerare. 7. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret lästes upp av Martin Nässil. Se bilaga III. b) Nina Högberg informerade i korthet om de träffar som arrangerats av föreningen under det gångna året. c) Axel Aubert informerade om lajvgruppens förberedelser inför höstens planerade lajv. (Grunden är klar, men datum för lajvet är ännu ej fastställt). 8. Kassör Anders Larsen informerade om hur föreningens ekonomi sett ut för år Se bilaga IV. 9. Martin Nässil läste i revisor Yenie Hanssons frånvaro upp revisionsberättelsen för det gångna året. Se bilaga V. 10. Styrelsen beviljades full ansvarsfrihet för det gångna året. 11. Styrelsens förslag på 2004 års verksamhetsplan antogs. Catahya ska anordna ett lajv i Skillingaryd i oktober. anordna ett minikonvent i Göteborg under nationella spelveckan. anordna ett flertal LAN runtom i Sverige. Sidan 1 av 12

2 anordna regelbundna IRL-träffar i alla större städer. anordna maximalt med aktiviteter runtom i Sverige under Nationella spelveckan. anordna spelträffar med bl.a. Sagan om Ringen-risk som sponsras av Catahya. släppa en novellsamling under sommaren. 12. Samtliga motioner (se bilaga VI) antogs enligt motionärernas yrkanden. d) Diskussion: Föreningen ansåg att moderatorernas huvudsakliga uppgift skall vara att se till att de för forumen gällande reglerna följs. Det föreslogs att vid radering av trådar i forumen skall meddelande automatiskt skickas till trådens skapare, med en motivering av varför tråden raderats. För att forumansvarig skall kunna besvara frågor om vart en tråd tagit vägen bör även i fortsättningen rapporteras i därför avsedd tråd (tillgängligt för medlemmar med vissa ansvarsområden i föreningen) att och varför en tråd raderats; detta gäller främst stora trådar. Årsmötet ansåg att språkligt inkorrekta trådnamn bör korrigeras, då trådarnas namn är den del av forumen som syns mest utåt. Årsmötet var av den uppfattningen att maktmissbruk från moderators sida bör tas upp med forumansvarig. 13. Det beslöts efter diskussion att medlemskap i föreningen skall inledas av en prövotid på en månad. När denna månad är över krävs en bekräftelse av medlemmen att hon/han vill vara medlem i föreningen. Är så inte fallet förlorar användaren sitt användarkonto på hemsidan. Medlemsavgiften för 2004 fastställdes till noll (0) kronor. 14. Styrelsens budgetförslag antogs, med tillägg att i händelse av att faktisk inkomst överstiger beräknad inkomst anpassas budgeten därefter. Webbhotell Lajv IRL-träff LAN Göteborgsträff kr kr kr kr kr. 15. I enlighet med valberedningens förslag valdes Johan Jönsson till föreningens nye ordförande. Sidan 2 av 12

3 16. Styrelsen valdes enligt valberedningens förslag. Se bilaga VII. Protokoll för Catahyas årsmöte Till valberedare valdes enligt valberedningens förslag Patrik Karlsson, Anna Svensson och Elin Willborg. 18. Till ekonomisk revisor valdes Yenie Hansson och till verksamhetsrevisor Sebastian Olsson. 19. Det föreslogs (med anledning av det beslut om prövotid som fattades under punkt 13 på dagordningen och för att möjliggöra en gallring av inaktiva medlemmar) att nuvarande medlemmar skall bekräfta sitt medlemskap i föreningen, minst en gång om året. Ekonomiutskottet föreslogs söka bidrag för föreningens arrangemang i så stor utsträckning som möjligt. Information om situationen med Catahyas tekniska administratörer (TA) efterlystes. 20. Mötet avslutades av mötesordförande Martin Nässil. Mötessekreterare Mötesordförande Martin Nässil Justerare Axel Aubert Justerare Nina Högberg Sidan 3 av 12

4 Bilaga I. Närvarande vid mötet, 32 personer. Emil Andersson Axel Aubert Rebecka Bandy Jonatan Berggren Tommy Brandt Therese Danielsen Teodor Dufva Jens Eriksson Peter Eriksson Emma Fagerholm Jimmy Gladh Beatrice Granström Tommie Hjerén Nina Högberg Johan Jönsson Patrik Karlsson Anders Larsen Daniel Mauritzson Amelie Nordlander Linnéa Nordlund Martin Nässil Alfred Olsson Sebastian Olsson Jonatan Pöljö Peter Sköld Ida Svensson Dennis Tabula Felicia Wassberg Christian Wennberg Christian Wiklund Elin Willborg Sidan 4 av 12

5 Bilaga II. Dagordning för Catahyas årsmöte 6/ Mötets öppnande 2. Avstängning av mobiltelefoner 3. Fastställande av röstlängd samt ev. adjungeringar 4. Mötets behörighet 5. Fastställande av dagordning 6. Mötestekniska val a) Val av mötesordförande b) Val av mötessekreterare c) Val av rösträknare d) Val av justerare 7. Verksamhetsberättelse a) Martin Nässil rapporterar föreningens verksamhet. b) Nina Högberg rapporterar om träffar. c) Axel Aubert rapporterar om lajvgruppens arbete. 8. Ekonomisk berättelse 9. Revisionsberättelse 10. Frågan om ansvarsfrihet 11. Verksamhetsplan 12. Motioner a) Poströsta. b) Införande av utskott. c) Säkrare medlemsanmälan. d) Moderatorernas befogenheter. 13. Medlemsavgift 14. Budget 15. Val av ordförande 16. Val av styrelse 17. Val av valberedare 18. Val av revisorer 19. Övriga frågor 20. Mötets avslutande Sidan 5 av 12

6 Bilaga III. Verksamhetsberättelse 2003 Styrelsen för Catahya avger härmed följande verksamhetsberättelse med avseende på tiden 7/10-31/ Föreningen är ansluten till Riksorganisationen SVEROK och har sitt säte i Stockholm. Föreningen bildades den sjunde oktober och antogs av SVEROK i slutet av december. Årsmötet hölls på irc.sorcery.net i kanal #catahya den sjunde oktober Styrelsen har varit, ordinarie: Martin Nässil Daniel Andersson Therese Danielsen Patrik Gunnarsson Anders Larsen Tommy Brandt Alfred Olsson Dennis Tabula Ordförande Vice Ordförande Sekreterare Vice Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Ledamot Revisor: Yenie Hansson Suppleant: Axel Aubert. Valberedning: Elin Willborg, Therese Nilsson, och Thomas Mårtensson. Hösten 2003 Vi har under höstens lopp arrangerat IRL-träffar i Stockholm och Göteborg samt i samband med biljettköerna till Sagan om konungens återkomst-biopremiären. Styrelsen har aktivt haft möten i genomsnitt fyra gånger per månad och har ibland med medlemmarna genomdrivit små förändringar på sidan. Ett förslag om att publicera en novellsamling av medlemmarnas inskickade bidrag har genomdrivits och påbörjats; likaså idén om ett kommande lajv har under hösten planerats och utarbetats. Dessa två projekt bearbetas fortfarande. Sidan 6 av 12

7 Bilaga IV. Sidan 7 av 12

8 Bilaga V. Sidan 8 av 12

9 Bilaga VI. Motion nr 1, angående poströstning Catahya har medlemmar från Skåne i söder till Lappland i norr. Det är fullt förståeligt att medlemmar i t.ex. Kiruna inte har samma möjlighet som medlemmar i sydligare delar av landet att bege sig till Skövde för att delta i föreningens årsmöte. Dessutom har inte alla medlemmar ekonomiska förutsättningar att resa iväg en helg för att närvara på ett årsmöte. Därför föreslår vi följande: Styrelsen uppdrages att utarbeta ett system som gör det möjligt, för de av föreningens medlemmar som inte ämnar närvara vid årsmötet, att i förväg kunna lämna sina röster inför de val som behandlas på årsmötet (val av ordförande, styrelse, valberedning och revisor) och därmed vara delaktiga i besluten i dessa frågor. Valberedningen skall minst en månad innan årsmötet vara klar med sitt förslag till föreningens val som behandlas på årsmötet (val av ordförande, styrelse, valberedning och revisor) och presentera nomineringarna på Catahya, så att medlemmar som inte ämnar närvara på årsmötet, men vill ha möjlighet att påverka de nämnda valen, i god tid skall kunna bilda sig en uppfattning om valberedningens förslag, och med detta som grund rösta i förväg, enligt förslag ovan. Med anledning av ovanstående yrkar vi: * att årsmötet antar motionen i sin helhet. Daniel Andersson Motion nr 2, angående införandet av utskott Catahya växer konstant. Med inträdet i Sverok öppnade sig en helt ny värld för Catahya då den förbättrade ekonomin gav helt nya möjligheter till evenemang utanför hemsidan. Bland annat så har under ett halvårs tid planeringen inför ett lajv pågått, som planeras ta plats i Skillingaryd under hösten. Ett minikonvent i Göteborg finns i skrivande stund på den sittande styrelsens förslag till verksamhetsplan, tillsammans med flera andra förslag på aktiviteter. Detta är möjligt, men inte som det är nu. De aktiva i styrelsen är kraftigt överarbetade och även om en ny fräsch styrelse tillsätts kommer det inte räcka till, av både tidsmässiga och geografiska skäl. Därför föreslår vi följande: Utskott bildas med en styrelsemedlem som ordförande. Ordföranden är fri från detta arbete och kassören är fast för ekonomiutskottet. Var sjätte vecka rapporterar utskottet till styrelsen, dvs. en rapport per möte. Ekonomiutskottet. Ansvarigt för budgeten, kontot och liknande samt för annonsörer på sidan. IRL-utskottet. Ansvarigt för att IRL-träffar arrangeras runtom i landet. Novellutskottet. Ansvarigt för insamling, gallrande, redigerande och utformning av noveller, och sedan utgivandet. Hemsideutskottet. Ansvarigt för föreningens tekniska bit. Publicitetsutskottet. Ansvarigt för att Catahya syns utåt, tröjor osv. Sidan 9 av 12

10 Språkutskottet. Ansvarigt för informationstexterna på hemsidan och stavningen på hela hemsidan, inklusive recensioner. Lajvutskottet. Ansvarigt för att arrangera Catahyas lajv. Spelveckeutskottet. Ansvarigt för att arrangera evenemang i Sverige under den nationella spelveckan. Ett införande av dessa utskott där föreningens medlemmar utanför styrelsen fritt får gå med och verka för att aktiviteter (t.ex. LAN) arrangeras i deras närhet, hjälpa till med att skriva infotexter om den nya avdelningen eller liknande skulle underlätta arbetet enormt för styrelsen och förbättra ekonomin för föreningen. Med anledning av ovanstående yrkar vi: * att årsmötet antar motionen i sin helhet * att styrelsen utser ordförande för respektive utskott vid första styrelsemötet * att utskottsordförandena ges ansvaret för att rekrytera medlemmar till utskotten. Daniel Andersson Motion nr 3, angående säkrare medlemsanmälan Vid en kontroll Sverok (Sveriges roll- och konfliktspelsförbund) gjorde (genom att ringa upp slumpmässigt utvalda medlemmar) visade det sig att så många som sex av elva tillfrågade svarade att de inte visste vad Catahya var. Denna ignorans hos vissa medlemmar beror antagligen på att de registrerats av någon kompis. Detta har lett till att föreningen har ett flertal medlemmar som inte är medvetna om sitt medlemskap. Vidare förekommer det att personer har flera användare, något som naturligtvis inte får förekomma, då detta kan väcka misstankar om försök till bidragsfusk då bidraget baseras på medlemsantalet. Därför föreslår vi följande: Styrelsen får i uppdrag att ansvara för att det regelbundet sker utskick av medlemsbrev (per elektronisk post) till föreningens medlemmar. Detta utskick bör innehålla en uppmaning till de mottagare därav som inte är medlemmar på Catahya att informera styrelsen därom så att dessa kan uteslutas ur föreningen. Styrelsen får i uppdrag att förbättra tillvägagångssättet vid medlemsansökningar för att minimera risken att medlemmar registrerar fler än ett användarnamn. Proceduren för medlemsregistrering ändras på det viset att en ansökande medlem inte längre kan välja sitt lösenord. När ansökan godkänts av behörig person skickas ett lösenord till den ansökande medlemmen, per e-post. I syftet att försöka minska risken för "kompisregistrering" föreslås att ansökningar godkännes tidigast dagen efter att de kommit in. Med anledning av ovanstående yrkar vi: * att årsmötet antar motionen i sin helhet. Daniel Andersson Sidan 10 av 12

11 Motion nr 4 angående moderatorernas befogenheter Enligt styrelsens beslut den 16 februari 2003 skall Ingolmor (Catahyas skribenter) inte längre ha moderatorbefogenheter, utan en ny behörighetsgrad, "Moderator", skall införas. Tidigare har det inte funnits några riktlinjer för vad moderatorerna får och inte får göra. Därför föreslår vi följande: Styrelsen uppdrages att utforma tydliga riktlinjer för moderatorernas befogenheter, med årsmötets diskussion som grund. Med anledning av ovanstående yrkar vi: * att årsmötet antar motionen i sin helhet * att styrelsen uppdrages att snarast tillsätta moderatorer * att årsmötet diskuterar vilka riktlinjer som ska gälla för forumets moderatorer Daniel Andersson Sidan 11 av 12

12 Bilaga VII. Valberedningens förslag inför årsmötets val. Ordförande Johan Jönsson Styrelse Daniel Andersson Axel Aubert David Hammarström Nina Högberg Anders Larsen Martin Nässil Mars Ytterström Valberedning Patrik Karlsson Anna Svensson Elin Willborg Revisor Yenie Hansson Sidan 12 av 12