Protokoll från distriktsstyrelsens möte , #695

Transkript

1 Protokoll från distriktsstyrelsens möte , #695 Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Natt och Dag Magnus Bernhardson Jenny Irwert Jan Månsson Pernilla Niemi Micael Andreasson Mathilda Wihlborg Förkortning AGO KN MAG JI JAN PN MAO MAW Frånvarande Alexander Johansson Anton Engström Mikael Johansson Förkortning AJ AE MIJ Mötets öppnande 1. AGO öppnar mötet. 2 Val av mötesordförande att välja AGO till mötesordförande 3. Rapporter Valberedningen har startat upp sitt arbete. De ser inte i dagsläget något behov av en valberedningsutbildning. Vi har en väsentlig fördröjning av att skicka in kvitton, betala räkningar och attestering. Något som vi måste bli bättre på. Ordföranden gör en uppdelning om vem som är på kansliet när för att säkerställa att någon av dem är på kansliet en gång i veckan. PN påminner utskotten om att lämna in kvitton i god tid. PN ska hålla i en halvårsträff med utskotten och diskutera hur deras arbete går samt påminna om hur vi hanterar utlägg. Det är viktigt att vi påminner om vikten av att boka lokal på kansliet.

2 Vi har haft en grillkväll med distriktsledningen. Vilket var väldigt trevligt och uppskattat. En tanke som lyftes var att nästa år kanske ha någon mer aktivitet under kvällen. JI har haft ett möte med Tanums kommun angående Kragenäs. Vilket upplevdes som något som behövs en gång om året. Vi har ett livsmedelstillstånd. Vi har inget användningsförbud på duscharna men uppmanas av kommunen att inte använda dem. Vi har haft ett äskandemöte med stiftelsen och vi har fått vårt äskande inför 2015 beviljat. Distriktets blogg har startat upp och just nu är det AGO och Emil Matsson som administrerar den. Vi måste i år deklarera senast 1 juli för förra året eftersom vår befrielse av att deklarera har gått ut. JAN söker igen om en befrielse från att deklarera. Inget nytt med nytt kansli. 4. Kulturkalaset Planeringsgruppen för Kulturkalaset tycker det går bra. De har en liten oro för antalet funktionärer men det är samtidigt svårt att ha koll på det redan nu. De ska låna tält från Kragenäs. Diskussion om förskott till Kulturkalaset. Ska vi ge ut förskott för luncher för Kulturkalaset? Eller får varje enskild person som är funktionär på Kulturkalaset betala själva och därefter lämna in kvitto för sitt utlägg? att förskott kan delas ut till arrangemangsansvarig efter attest. Förskott delas ut i begränsad omfattning. Förskott ska redovisa snarast möjligt. 5. Anställda MAO rapporterar: Våra anställda mår bra. Susanne anser att det har varit balanserat med arbetsbelastningen. Sandra tycker det har varit väldigt mycket under våren men uttrycker samtidigt lite oro över att det kommer vara lite att göra under hösten. Tanken är att inför varje arrangemang att en från styrelsen och en från arrangemangsgruppen sätta sig ner och diskutera hur mycket Sandra kommer vara involverad i arrangemanget. Samarbetet med Västra kansliet verkar fungera ganska bra just nu. Det kan vara bra att Susanne och ett par från styrelsen sätter sig ner och diskuterar med Kragenäsgruppen samarbete och förväntningar inför 2015 samt gör en utvärdering av denna sommar.

3 Sandra har lyft att hon upplever att hon blir jagad på sin fritid. Vi poängterar att hon får sätta ner foten, vara konsekvent och att vi stöttar henne i detta. 6. Kansli Vi har bytt larmet. Den enda skillnaden är att MAO, MIJ och Mattias Welle är de enda som kan återställa larmet. Månadskostnaden är lägre. Vi behöver ha mer tydlig information om larmet. Instruktionslappen på kansliet bör ändras. att uppdra åt MAO att se till att en ny instruktionslapp skrivs och sätts upp samt att meddela mer information till styrelsen angående det nya larmet. 7. Nytt märke PN har skickat två offertförfrågningar och har fått en offert från BE Reklambyrå. Kostnaden skulle vara (36025 inklusive moms) Det skulle ta ca 2 veckor att få det färdigt inklusive ett uppstartsmöte där han får möjlighet att diskutera våra önskemål och syfte. att anta offerten och att uppdra åt PN att kontakta BE reklambyrå och kontrollera att allt i offertförfrågan ingår i offerten och tar på sig att förhandla om så inte är fallet. JI reserverar sig mot beslutet. Se bilaga 1 att vi utvärderar processen med nytt märke i september. 8. Kragenäs JI rapporterar: Sommaren är här. Första gruppen har anlänt och vi har grupper bokade fram till vecka 33/34. Det kommer bli ca lägernätter i sommar. Vilket är ovanligt mycket. Något som är väldigt roligt. Det är en del saker kvar att fixa inför i sommar. Frysplan har blivit rensat. Kragenäsgruppen har läget under kontroll. Vi har redan fått in bokningar inför nästa sommar. Det är tråkigt att Liv@ inte valde Kragenäs som lägerområde. Det föll på att det inte finns något kök på Kragenäs och att lägerängarna ansågs vara för dåliga. Men det är viktigt att DS och Kragenäsgruppen tänker positivt och att vi nu kan satsa på att bygga upp strukturer och jobba med utvecklingen. DS och Kragenäsgruppen måste bli ännu bättre på att marknadsföra Kragenäs. Det är även bra att vi är tydliga med att visa på den beredskapen med lägerängarna som vi har. Det är viktigt att vi som styrelse har koll på våra egendomar, känner för dem och kan svara på frågor om de ställs.

4 Det behövs en uppdragsbeskrivning för en ordföranderoll för Kragenäs. Kragenäs behöver utvärderas efter sommaren och så tidigt så möjligt så att det går bra samman med äskandeprocessen. 9. Uppdragsbeskrivningar Diskussion om uppdragsbeskrivningar för DS Se bilaga Uppdragsbeskrivning ordförande Kragenäsgruppen Diskussion om denna. Se bilaga Sommarrutiner att godkänna sommarrutinerna. Fördelning av vem som är postansvarig under veckorna gjordes. 12. Distriktsstämma/årsmöte Planeringsgruppen anser att upplägget för stämman förra året var bra. De har kontaktat Fiskebäcks missionskyrka och frågat om vi kan vara där igen. DS diskuterade huruvida det var en bra lokal eller inte. DS vill ha förhandlingarna kring bord. Vi planerar för 200 personer. Det ska gå att äta utan stök. Det ska vara enkelt att ta sig dit med kollektivtrafik. Forum på stämman: DS vill tänka nytt. Kan vi göra stämman på något annorlunda sätt? Kan vi göra plenumförhandlingen på ett nytt sätt? Detta är det enda stora arrangemanget i höst. Hur kan vi göra stämman på ett lyckat sätt och samtidigt få den demokratisk? Hur lockar vi dit fler om vi gör det på ett annat sätt? Nedan följer tankar över hur vi kan tänka nytt kring stämman: - Kan vi ha ett rutarrangemang parallellt? - Klistermärken på påverkanstorget? - Skattjakt? - Hur kan vi göra handlingarna roligare? - Hur kan vi involvera utskotten och råden. Ge de en särskild uppgift? Planeringsgruppen tar tacksamt emot tips på fler förslag. 13. Scouternas stämma DS vill ordna stöd för att underlätta för våra kårer att åka. AGO och PN har pratat med övriga distrikt. Tanken är att vi har gemensamma ombudsträffar med scouter från alla samverkansorganisationer i Göteborg. Det underlättar för att skapa en Göteborgs känsla och knyta kontakter. Samordnare för Scouternas stämma är ännu oklart. AGO frågar runt lite. AGO diskuterar med stiftelsen hur de kan stötta våra kårer att delta på demokratijamboreen.

5 Boende och resa Vad vill ordna? Vi har pengar för buss och ombuden får ordna med sitt eget boende att vi ordnar en buss som är gratis för ombud, subventionerar för observatörer. Vi samordnar ombudsträffar. Ombuden betalar sin avgift att vi säger till utskotten att de får budgetera inom sin budget för att deltaga på scouternas stämma och diskutera syftet med att de åker. att om någon från DS åker som ombud från sin kår så får kåren ta kostnaden och då subventionerar inte distriktet. att vi betalar kostnaden för DS inklusive resa, boende och deltagaravgift. att råden får inkomma med en önskan om subventionering av deltagandet. 14. Styrgruppens uppgift är att stötta och bolla med LÄKO samt att se till att lägret uppfyller det ursprungliga syftet. Vi har i dagsläget en person i styrgruppen. Styrgruppen tar beslut i konsensus. Vi lyfter frågor via AE som diskuterar med styrgruppen och som sedan tar det med LÄKO. Vi är oroade över att det inte finns något dokument över riskfördelning mellan organisationerna. Hur gör vi för att vårt deltagande i styrgruppen ska fungera? Det är något vi måste ta med oss och fundera över. att vi lyfter med styrgruppen att diskutera att hemsidan borde vara tydligare med att det är ett scoutläger. att vår andel i risk är som förslag till styrgruppen. 15. Höstutskick att vi vill göra ett höstutskick till alla våra medlemmar över 15 år. Vilket blir en kostnad på ca :- att vi ska skicka ut en folder till varje kår. att deadline för saker som ska vara med är den 10 juli. att KUT får fria händer att designa utskicket. Mötets avslutande AGO avslutar mötet.

6