Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: , kl Plats: IKDC Ordförande: Astrid Sjögren, TM13 Sekreterare: Elin Lindqvist, TM13 Övriga närvarande: Ida Johansson, TM13 Johan Sterner, TM13 Siri Hönig, TM13 Shahad Mohammed, TM13 Kajsa Brange, TM13 Melissa Denbaum, TM13 Ewa Holmberg, TM13 Sammanfattning Det fanns mycket att diskutera under det andra styrelsemötet då nya förutsättningar såsom Kina påverkar TMS-arbete framöver samtidigt som det finns flera visioner som vi vill genomföra under året. Samarbetet med andra kårer fortgår, vilket än så länge medfört att TMS får ha en representant med i LTH:s utbildningsnämnd. Styrelsen valde Shahad som representant förutsatt att posten går att överlåta till nästa utbildningsansvarig annars väntar vi med tillsättningen till hösten. Även att TMS i sista minuten får vara med på INKA är ett positivt tecken på ökat samarbete. Diskussionerna om strategier för TMS i Kina fortsatte, där en springande punkt är snabb rekrytering av nya studenter. Styrelsen valde Michaela Wåhlberg och Lannis J.L Zhao som nya studentambassadörer för TMS. Första uppdraget blir att presentera sin roll på en kväll med TM i nästa vecka. Preliminärt är datum för alumniträffen i Malmö satt till den 1/11 och i Stockholm till den 22/11. Upplägget för Stockholmsträffen är, till skillnad från tidigare år, att först ha alumnieventet och sedan ha studiebesöket dagen efter så fler deltar.

2 1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning 5. Genomgång av det visionära dokumentet (diskussion) 6. Fyllnadsval av studentambassadörer (beslut) 7. Utvärdering av facebook-styrelsegruppen (diskussion och beslut) 8. TM-Advisory nästa år (diskussion) 9. Information från Ordförande (information) 10. Information från TM Advisory (information) 11. Information från TM-dagen (information) 12. Information från Ekonomiansvarig (information) 13. Information från TM Marknadsföring (information) 14. Information från TM IT (information) 15. Information från TM Utbildning (information) 16. Information från TM Social (information) 17. Information från TM Alumni (information) 18. Information från Sekreterare (information) 19. Övriga frågor 20. Utvärdering av dagens möte 21. OFMA

3 1. OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2. Val av justerare Styrelsen valde Melissa Denbaum och Shahad Mohammed som justerare. 3. Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. 4. Beslutsuppföljning Samarbete med andra studentkårer (Siri, Johan, Astrid, Melissa och Shahad) Samarbetet avser främst studentkårer. Ett möte med vice ordförande för Lundaekonomerna är bokat till nästa vecka då Astrid, Johan och Siri närvarar. Astrid och Shahad har träffat TLTH, där det diskuterades kring hur strukturen ser ut och vad TMS är i deras organisation. En definition av TMS skall tas fram i form av ett dokument som sedan ska godkännas av fullmäktige, detta görs av Johan, Astrid och Melissa. Syftet med samarbetet är även att lära oss mer om studenträttigheter och därför ska vi nu ha en representant (teknolog) som ska sitta med i utbildningsnämnden där TMS delar post med industri design, vilket ger oss en möjlighet att påverka programledningen. Dock ingår det ett arvode om 5000 kr som vi diskuterar kring erhållandet. Beslut: Arvodet går till TMS och Shahad valdes som representant förutsatt att posten går att överlåta till nästa utbildningsansvarig annars väntar vi med tillsättningen till hösten. Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. Utvärdering av styrelseroller (alla) Punkten kvarstår på beslutuppföljningen tills styrelsemötet den 30/5. Utformande av information till nya studenter (Siri och Shahad) Arbetet med Pay it forward foldern går framåt, de har fått in alla texter utom Jimmys som de får ikväll. Det är även beslutat att informationen skall skickas ut elektroniskt till studenterna som sedan kommer uppdateras varje år. På frågan om bra bilder till foldern gavs förslag på foton över olika aktiviteter från de moment som beskrivs i informationsbladet.

4 Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. Planering inför Kina-resan (Kajsa, Eva, Ida, Melissa och Siri) Gruppen har haft ett möte där det fanns mycket att diskutera gällande utskotten, dock är fokus de som väljs på hösten. Som tidigare konstaterats går det inte att ha en TMS stämma innan Kina, vilket är särskilt problematiskt för Advisory utskottet vars arbete måste komma igång så fort som möjligt. Förslag om att eventuellt sköta nomineringarna från Kina där valberedningen får göra Skype intervjuer lyftes fram, vilket hade påskyndat stämman. Gruppen fick i uppgift att ta fram förslag på datum samt fortsätta diskussionerna för att nästa gång presentera något mer konkret för hur vi marknadsför TMS till nya studenter. Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. Speed-date inför ex-jobbet (Melissa och Ewa) Melissa och Ewa har haft ett snabbt möte och har kommit fram att en speeddate inte är rätt lösning. De föreslår istället ett formulär där preferenser såsom ämne eller geografi kartläggs, vilket sedan skickas ut till alla i klassen. Frågan är dock om styrelsens initiativ verkligen ger något. Beslut: Astrid frågar klassen om det finns ett intresse för ett formulär om exjobb på klassrådet på måndag. Punkten kvarstår på beslutuppföljningen. 5. Genomgång av det visionära dokumentet (diskussion) Denna punkt avser en genomgång av de framtida visioner som framkom under brainstormingen på styrelseskiftet, se styrelsemappen för visionerna. 6. Fyllnadsval av studentambassadörer (beslut) Valberedningen nominerar Michaela Wåhlberg och Lannis J. L Zhao till studentambassadörer. Beslut: Styrelsen beslutar att fyllnadsvälja Michaela Wåhlberg och Lannis J. L Zhao till studentambassadörer. 7. Utvärdering av facebook-styrelsegruppen (diskussion och beslut) Under diskussionen framgick inga invändningar till att styrelsen borde fortsätta att informera varandra genom en facebookgrupp. Beslut: Styrelsen behåller facebookgruppen.

5 8. TM-Advisory nästa år (diskussion) Ida lägger fram tre förslag som kan minska pressen på TMA som i dagsläget är för hög. De svårigheter som bland annat tas upp är att motivera värdet för företagen samt att arbetet ofta sker försent då budgetar redan är satta. Diskussionen berör även huruvida det är rätt att endast ett utskott ansvarar för att inbringa pengar till TMS. Därmed föreslås en förbättring av uppdragsbeskrivningen för Advisory posten samt att styrelsen ändrar upplägget genom att hitta andra sätt att få in pengar. Punkten förs upp på beslutsuppföljningen till nästa styrelsemöte. 9. Information från Ordförande (information) Partnerskapsavtalen är påskrivna, samarbetet med TLTH är igång och sökandet efter ett styrelserum fortgår. 10. Information från TM Advisory (information) Informationen togs upp i Information från TM-dagen (information) Melissa har skickat ut mail för rekrytering av ansvariga för kvällen, dagen och företag till TMD Information från Ekonomiansvarig (information) Informationen kommer på övrigt punkten, se Information från TM Marknadsföring (information) Siri uppmanar alla att delta på en kväll med TM nästa onsdag. De fick sent reda på att de får vara med på INKA så nu behöver Siri hjälp från styrelsen med att stå i vår monter. Även huruvida inköp av andra typer av merchandise bör ligga på marknadsföringsansvariga på grund av rollbytet av vice ordförandeposten diskuteras. Beslut: Vi kör halvtimmespass där TMS tillsammans med marknadsföringsutskottet ställer upp. Inköp av merchandise läggs på vice ordföranden, det vill säga Johan. 14. Information från TM IT (information) Jimmy närvarande ej, men meddelar via facebookgruppen att han sedan senast gjort olika notiser på hemsidan, fixat länkar till bloggar och lagt upp bilder på

6 styrelsen. Tillsammans med Petter har Jimmy även påbörjat arbetet med alumninätverket på LindedIn. 15. Information från TM Utbildning (information) Shahad informerar om att det gjorts kursutvärderingar av MDPU samt IE, där de fick en bra input. 16. Information från TM Social (information) Utskottet har diskuterat om det verkligen finns en poäng med att ha en tackfest i framtiden, vilket för närvarande ingår i testamentet, då alla mer eller mindre är aktiva. Sociala skall ta fram ett förslag som beslutsunderlag för TMS. Även vem ska synas vid eventet, TMS eller sociala, är en fråga som ska diskuteras vidare i utskottet. Punkten förs upp på beslutsuppföljningen till nästa styrelsemöte. 17. Information från TM Alumni (information) Preliminärt är datum för alumniträffen i Malmö satt till den 1/11 och i Stockholm till den 22/11. Upplägget för Stockholmsträffen är, till skillnad från tidigare år, att först ha alumnieventet och sedan ha studiebesöket dagen efter så fler deltar. Det diskuterades även kring vem alumniträffarna är till för då det är två grupper som ska tillfredsställas. Utskottet vill göra det bättre för alumnis genom exempelvis inspirationsföreläsning under middagen, kontaktssamtal, inbjudan till exjobbspresentation, after work samt lunchföredrag. Dock framgick finansieringen som ett dilemma, där ett förslag är att alumnis bör betala och ett annat är att ha sponsorer, vilket inte strider mot partnerskapsavtalen. 18. Information från Sekreterare (information) Arbetar vidare med en kväll med TM tillsammans med marknadsföringsutskottet. 19. Övriga frågor Styrelselunch är bestämt till den 21/3 kl på IKDC. Hur ska budget delas upp mellan Kina och andra aktiviteter? (diskussion) Efter Advisory, avkastningskravet till styrelsen samt event med partnerskapsföretag återstår SEK. Slutsats: Styrelsen tar fram ett förslag till klassrådet den 18:e mars. Övrigt kan öronmärkas till Kina men föreslås bli betalat tillbaka i efterhand då det är en liten summa per person och det är oklart om budgeten för året håller. Johan

7 presenterar finansieringsutskottet på klassrådet och försöker involvera samtliga i företagssponsringen. 20. Utvärdering av dagens möte 21. OFMA Mötet tog längre tid än planerat, dock bör vi utgå ifrån att det tar två timmar istället för en timme då det är mycket att diskutera. I övrigt har det varit bra diskussioner och vi har hunnit gå igenom en hel del. Framöver ska vi även planera in lunchmöten så att en del diskussionerna kan ske innan för att effektivisera mötena. Ordförande förklarar mötet avslutat.

8 Sekreterare Ordförande Elin Lindqvist Astrid Sjögren Justerat Shahad Mohammed Melissa Denbaum