Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: , kl Plats: IKDC Ordförande: Astrid Sjögren, TM13 Sekreterare: Elin Lindqvist, TM13 Övriga närvarande: Shahad Mohammed, TM13 Johan Sterner, TM13 Melissa Denbaum, TM13 Kajsa Brange, TM13 Jimmy Andersson, TM13 Siri Hönig, TM13 Sammanfattning Det var styrelsens sista möte innan stämman och de sista förberedelserna gjordes samtidigt som de avträdande styrelsemedlemmarna fick feedback från det gångna året. Även en gemensam utvärdering av styrelsearbetet gjordes där förbättringsmöjligheter och nyckelinsikter utgjorde fokus. Under mötet beslutade styrelsen att införa ett CRM-system till en kostnad av 5000 kr per år, vilket skall användas av samtliga utskott i TMS. Styrelsen godkände även propositionerna och verksamhetsplanen, vilka nu är färdiga för att skickas ut till samtliga i föreningen inför höstens stämma den 14/11. Datumet för styrelseskiftet är bestämt till den 15/11. Johan redogjorde för halvårsbokslutet under mötet, vilket även finns sammanfattat i en ekonomisk verksamhetsberättelse som skall presenteras på stämman. Då detta visade ett negativt resultat förklarade Johan mer ingående om vad som låg bakom siffrorna. De främsta förklaringarna till att resultatet ej är rättvisande, är kontantprincipen som bokföringsmetod samt att TM Advisorys intäkter först bokförs under hösten istället för under våren.

2 1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK (Tas ej upp på dagens möte) CRM-system 5. Godkännande av propositioner (beslut) 6. Godkännande av verksamhetsplan (beslut) 7. Datum för skifte (diskussion och beslut) 8. Information från Ordförande (information) 9. Information från TM Advisory (information) 10. Information från TM-dagen (information) 11. Information från Ekonomiansvarig (information) 12. Information från TM Marknadsföring (information) 13. Information från TM IT (information) 14. Information från TM Utbildning (information) 15. Information från TM Social (information) 16. Information från TM Alumni (information) 17. Information från Sekreterare (information) 18. Övriga frågor 19. Utvärdering av terminens arbete samt feedback kring avgående poster. Endast en sammanfattning av denna punkt kommer protokollföras. (diskussion) 20. Utvärdering av dagens möte 21. OFMA

3 1 OFMÖ Ordförande förklarar möte öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen väljer Kajsa Brange och Shahad Mohammed som justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. 4 Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK (Tas ej upp på dagens möte) CRM-system Jimmy har haft ett möte med Johanna Leonard och hon var positivt överraskad till funktionaliteten i det CRM-system som Jimmy tagit fram. Tillsammans kom de fram till att det behövs 15 användare och detta kostar 50 dollar per månad. Kostnaden är detsamma som det förslag det nybildade Advisory utskottet hade. Vi kan testa att ha den i några månader då det ej är någon bindningstid utan villkoren kan ändras under årets gång. CRM-verktyget skall kunna användas av hela TMS och särskilt inom ett framtida näringslivsutskott. Enligt Johan är 5000 kr per år rimligt, ur ett ekonomiskt perspektiv, då hela organisationen kan nyttja systemet och samtliga gagnas av det. Denna kostnad får därför dras från TMS då det täcker flera utskott. Jimmy ska hjälpa till med att få in all gammal data och sedan får nästa IT-ansvarige ta vid. CRM-verktyget skall även kontinuerligt utvärderas för att se om det faktiskt används. Beslut: Ja, för att införa ett CRM-verktyg till en kostnad av 5000 kr per år 5 Godkännande av propositioner (beslut) Ett förtydligande gällande TMS och TMS styrelse bör göras då TMS syftar på föreningen i stort medan TMS styrelse avser styrelsen, där det senare bör användas vid skrivandet av propositioner. Två kommentarer gällande propositionerna kvarstod att reda ut sedan styrelsemedlemmarna gjort en sista korrigering. Den första kommentaren gällde valet av ambassadörer, där det nu står att valberedningen utlyser posterna medan styrelsen väljer vem som tillsätts posterna, vilket inte ändrades. Den andra kommentaren avser att avkastningen för näringslivsutskottet bör vara procentuell, men frågan är vad som är rimligt.

4 Efter diskussioner kom styrelsen fram till att det borde stå att det ska finnas ett avkastningskrav, men ej mer specificerat än så. Beslut: Propositionerna godkändes av styrelsen 6 Godkännande av verksamhetsplan (beslut) Ändrade verksamhetsplanen till att gälla för vintern 2012 och fram till vårterminens stämma i februari Beslut: Verksamhetsplanen godkändes av styrelsen. 7 Datum för skifte Behåller datumet den 15/11 och då är det först en brainstorming som står på agendan följt av en middag. Astrid mailar alla som blir nominerade till poster om att spara detta datum. 8 Information från Ordförande (information) Astrid har sedan senaste mötet lagt ner tid på att planera inför stämman vad gäller att ordna med maten, färdigställa propositioner och en verksamhetsplan. Utöver det förberedde Astrid även ett tal som hölls på alumnieventet i förra veckan samt arbetar nu med förberedelser inför det kommande E.ON-eventet den 4/12. 9 Information från TM Advisory (information) Ej närvarande på mötet. 10 Information från TM-dagen (information) Alla företag är nu bestämda och det sista blir Capgemini då flera utav de stora industriföretagen tackade nej. Dock är det fortfarande nya företag som är med på TM-dagen 2013, vilket utskottet strävat efter. Utskottet har än så länge haft ett stormöte med alla utskottsmedlemmar samlade och de har också en kick-off inplanerat till den 15:e november. Melissa har även haft individuella samtal med de som är dags- och kvällsansvariga. Som det ser ut nu, saknar utskottet fortfarande en inspirationsföreläsare så Melissa uppmanar styrelsemedlemmarna att kontakta TMD-utskottet om de har ett förslag eller en kontakt gällande gästföreläsare.

5 11 Information från Ekonomiansvarig (information) Johan har gjort klart halvårsbokslutet för våren 2012 och resultatet är negativt (drygt kronor), vilket delvis förklaras av att bokförföringen sker enligt kontantprincipen samt att avkastningen från Advisory infaller under hösten i år istället för under våren såsom i vanliga fall. Dock är styrelsens resultat positivt. Johan har även skrivit en ekonomisk rapport som förklarar varför resultatet är negativt såsom att bokförinföringen inte är rättvisande. Uppföljningen av budgetar kan däremot förbättras i framtiden och det kommer Johan även att förmedla till sin efterträdare. Det har varit en del oklarheter kring hur mycket fikapengar utskotten har kvar, där Johan understryker att TMS avsätter 20 kr per person per månad till fikabudget. Från och med våren 2013 kommer detta att räknas på terminsbasis istället för årsbasis för att det ska bli mer rättvisande. Accenture-eventet är nu spikat till den 30/11 och Johan har fått in en del återbud, men antar att de flesta i klassen kan närvara. Johan har kollat upp en lokal för eventet samt kostnaderna för fika och lunch. Ett förslag om att det bör finnas en bindande anmälan till eventet samt information om att det är viktigt att alla deltar uppkom under mötet. Johan frågar styrelsen om de är rimligt att lägga på detta. Svaret är att det egentligen inte är rimligt och därför borde vi fråga Accenture om de möjligtvis har tillgång till en lokal. Om så ej är fallet, bokar Johan en lokal på Ideon. 12 Information från TM Marknadsföring (information) Siri informerar styrelsen om att utskottet har fått fem nya medlemmar från TM14 och Siri har haft ett möte med dessa fem för att diskutera hur de uppfattar marknadsföringen. De insikter Siri fick från mötet är att många studenter inte vågar söka sig till TM då det verkar vara svårt att komma in och det finns en otydlig ansökningsprocess. Ett exempel på otydligheten gällde huruvida strategi och styrsystemkursen verkligen är ett krav för ekonomer. Siri har nu satt i gång en projektgrupp som ansvarar för en kväll med TM den 5/12 och de behöver även deltagare från TM13 så att studenterna kan få en så bra och tydligt bild som möjligt av mastersprogrammet. Därför uppmanar Siri styrelsen att komma till informationskvällen. I veckan är det dags för ARKAD och dessvärre är infomaterialet detsamma som tidigare arbetsmarknadsmässor, dock kommer detta material att uppdateras tillsammans med programledningen nu efter Kina. TMS är nu även anmälda till alla teknologarbetsmarknadsdagar förutom data och elektro vars arbetsmarknadsdagar är samtidigt som eee. Vad gäller media, har Siri ordnat så att vi får skriva en artikel i Nådiga Lundatan (Lundaekonomernas kårtidning) som kommer att handla om globalisering, där ett uppslag om TM i Kina med en faktaruta om TM inför ansökningen i januari gör sig bra. Utskottet arbetar även vidare med ekonomihögskolorna i Uppsala och Linköping för att sprida information om

6 TM. Ännu en omfattande informationsspridning som når ekonomer i hela Sverige, är ett utskick till alla ekonomer i 4potentials efter samtal med deras VD. Det händer även mycket inom sociala medier, där målet för Twitter-kontot är att få 1000 följare innan jul. Siri gör ett förtydligande gällande språket för sociala medier, där Twitter ska vara på engelska medan facebook är på svenska. Siri frågar styrelsen om programledningen får ha tillgång till vårt Twitter-konto. Svaret på denna fråga är ja, de får ha tillgång till TM:s Twitter-konto. 13 Information från TM IT (information) Har hjälpt till med Twitter samt utvärderat CRM-systemet. Jimmy ska kolla med alla på föreläsningen imorgon om de har bilder från Kina som de vill dela. 14 Information från TM Utbildning (information) Anton Torstensson, Viktor Svanström och Erik Lissinger vill vara med i ett utvärderingsutskott och de har en inplanerad träff. I övrigt försöker Shahad även planera in utvärderingar av TSS och PL från våren Kajsa lyfte en bra fråga under mötet gällande utvärderingen av Chinese Culture som bör ske separat då detta inte ingår i den sedvanliga enkäten eftersom den ryms inom imde. 15 Information från TM Social (information) AW på Myntha på fredag den 9/11 kl och nästa lördag är det sittning, där det än så länge saknar en del betalningar som förhoppningsvis kommer i dagarna. Alla behöver påminnas om dessa aktiviteter genom exempelvis ett veckobrev. 16 Information från TM Alumni (information) Ej närvarande på mötet. 17 Information från Sekreterare (information) Elin kommer att skicka ut ett veckobrev imorgon med information om de kommande sociala aktiviteterna. 18 Övriga frågor o Elin och Siri skall skriva en verksamhetsberättelse och rollbeskrivning tills onsdag lunch.

7 o Det framkom även önskemål om att sätta upp en del grundkriterier så att rollbeskrivningen blir enhetlig. Några grundkriterier som nämndes är: - Inga jag - TMS styrelse ej TMS när det syftar på styrelsen - En sammanfattande inledning till alla roller - Frivilligt med rubriker o Johan flaggar för att han kan behöva hjälp till eventet med Accenture kan vända sig till Kajsa eller Matilda som är deras studentambassadörer. 19 Utvärdering av terminens arbete samt feedback kring avgående poster. Endast en sammanfattning av denna punkt kommer protokollföras (diskussion). Förbättringsmöjligheter för styrelsearbetet samt nyckelinsikter: - Budgetarbete samt uppföljning inom styrelsen - Rollen som vice ordförande är oklar, borde vara mer aktiv - Tiden på möten upplevs som stressig om andra tycker det - Får vara med och påverka långsiktiga beslut som inverkar TM i stort - Olika behov i styrelsen bör uppmärksammas - Lägger ner mer tid på mötena eftersom styrelsen är ambitiös - Lunchmötena är onödiga då det ej har dragit ner tiden på mötena - Ordförande borde gå ut med en bättre uppskattning på tiden för mötena så att det ej känns som att det drar över varje gång - Marknadsföringsposten har varit otydlig - Infopunkter viktiga för att alla aktiviteter utskotten gör ska protokollföras och synliggöras i motivationssyfte samt för att få använda styrelsen som bollplank - Ett förslag är att dela upp mötena på två där infopunkter kommer på ett möte och det övriga arbetet kommer på ett annat. - Några riktlinjer för vad som ska ingå i infopunkter är ett förslag och där större frågor ska skickas in till ordföranden som en övrig punkt. - För att öka medvetenheten om vad utskotten gör, skulle utskotten kunna skriva ner i punktform till veckobreven om de vill berätta för studenterna om arbetet. - Bör kompromissa allas förväntningar om tid och information - Bra inslag att ha feedback vid sista styrelsemöten dock bör det vara vid ett enskilt tillfälle och ej i samband med ett styrelsemöte. 20 Utvärdering av dagens möte Det tog lång tid, men var ett givande möte.

8 21 OFMA Ordförande förklarar mötet avslutat.

9 Sekreterare Ordförande Elin Lindqvist Astrid Sjögren Justerat Kajsa Brange Shahad Mohammed