Postbeskrivning för Technology Management Studenternas styrelseposter

Transkript

1 Postbeskrivning för Technology Management Studenternas styrelseposter Detta dokument är avsett att vara en guide och en beskrivning av hur tidigare styrelser har arbetat. Det är inte ett regelverk och varje ny styrelse kan utforma sitt arbete efter eget tycke men förhoppningsvis med hjälp från denna dokumentation. Detta dokument är även till för att ge nuvarande och blivande TM- studenter en inblick i hur arbetet ter sig för de olika styrelseposterna. Nedan följer en beskrivning av ansvar och arbetsområden för varje post i TMS styrelse. Utöver dessa utskottsspecifika uppgifter ingår även det generella arbetet inom styrelsen. Denna består i att närvara på styrelsemöten där varje styrelseledamot har ett ansvar att vara aktiv och komma med input för att utveckla TMS verksamhet samt att delta i de projekt som styrelsen genomför. Dessutom har varje ledamot möjlighet att använda styrelsen som ett stöd och bollplank för arbetet i det egna utskottet. 1. Ordförande Ordföranden för TMS är ytterst verkställande och ansvarig för föreningens arbete. Detta innebär att ordförande till stor del arbetar utifrån det stora perspektivet, både internt och externt. Till skillnad från övriga styrelseledamöter har ordförande inte ansvar för ett specifikt verksamhetsområde, utan ansvaret är istället att se till helheten och föreningen i stort. Internt arbete Internt innebär ordförandens ansvar bland annat att vara ett stöd för övriga styrelseledamöter, som kan behöva ett bollplank och lite extra hjälp. Som ansvarig för föreningens verksamhet är det också ordförandens uppgift att följa upp ledamöternas arbete och att ge dem feedback. Det är dessutom upp till ordförande att vara visionären och att föra föreningen framåt genom att både vara lyhörd för styrelsens idéer samt att själv arbeta med framtidsfrågor. Som ordförande ansvarar du också för styrelsemöten och föreningsstämmor. Firmateckning Tillsammans med TM Ekonomiansvarig är ordföranden firmatecknare för TMS. Detta innebär att det är dessa som har rätt att teckna avtal å föreningens vägnar, och det är också dessa som har tillgång till föreningens bankkonton. Mer information om firmateckningsrätten finns i föreningens stadgar. Ordförandens roll som firmatecknare gör samarbetet med TM Ekonomiansvarig viktigt, eftersom det alltså inte bara är ekonomiansvarig, utan också ordförande, som är ansvarig för föreningens ekonomi. Ansikte utåt Ordförande fungerar som föreningens ansikte utåt. Detta innebär att det ofta är denne som uttalar sig å föreningens vägnar, och det är också ofta till ordförande som andra föreningar, företag och framtida samarbetspartners hör av sig. Ordförande har 1

2 också hand om kontakten med ett av TMS två partnerföretag, Accenture eller E.ON. Kontakten med det andra företaget sköts av Vice Ordförande eller TM Marknadsföring. Denna kontakt innebär en kontinuerlig dialog med den på företaget som är ansvarig för relationen till TM, vilket ofta är en trainee och före detta TM:are. Kontakt med programledning Tillsammans med TM Utbildningsansvarig är ordförande den som har mest kontakt med TM:s programledning. Detta innefattar dels kontinuerlig kontakt i aktuella frågor, men också regelbundna möten. Placement Report De två senaste åren har en arbetslivsundersökning, så kallad Placement Report, bland alla hittills examinerade TM:are utförts av TMS. Under 2011 bestämde dåvarande styrelse att det var tillräckligt att utföra en så omfattande undersökning vart tredje år, då risken för lågt deltagarantal annars ansågs stor. Övriga år skulle endast den senast examinerade klassen ingå i undersökningen. Det bestämdes också att undersökningen skulle genomföras under hösten, för att finnas tillgänglig och färsk inför ekonomernas ansökningsdeadline i januari. Ordförande genomför undersökningen själv eller med en tillsatt grupp efter eget tycke. Övrigt Ofta uppstår arbetsuppgifter och problem som styrelsen behöver ta tag i, men som inte uttryckligen ligger under en viss styrelseposts ansvarsområde. Ibland faller det sig naturligt att ordföranden tar sig an dessa uppgifter, men det är viktigt att komma ihåg att hela styrelsen har ett gemensamt ansvar för sådana uppgifter. Med andra ord är det inte ordföranden som alltid ska ansvara för sådana uppgifter och det kan ibland vara på sin plats att delegera ut uppgifter till andra styrelseledamöter. 2. Ekonomiansvarig och Vice ordförande De övergripande ansvarsområdena som TM Ekonomiansvarig innefattar ansvar för TMS:s ekonomi och att vara firmatecknare. Mer konkret sköter ekonomiansvarig budgetering, löpande bokföring samt in- och utbetalningar. Posten innebär också insikt och förståelse för övriga utskott och därmed en delaktighet i deras roliga aktiviteter. Inblicken i de olika utskotten ger följaktligen en helhetsuppfattning av styrelsens arbete och ekonomi. Detta gör att rollen som vice ordförande är relativt naturlig för en ekonomiansvarig. I denna ingår aktivt arbete i styrelsen och påverkan på viktiga beslut som rör TMS:s framtid. Posten är oerhört lärorik och spännande och ger dig chansen att lära dig hur en organisation drivs och samtidigt ha väldigt kul med övriga utskott och styrelsemedlemmar. 3. Marknadsföringsansvarig Rollen som marknadsföringsansvarig består av att marknadsföra TM gentemot studenter och näringsliv. Marknadsföringsarbetet ska utgå från de värderingar som karakteriserar TM och informationen som förmedlas ska ge en rättvisande bild av utbildningen så att både studenter och företag vet vad utbildningen innebär på riktigt. Vad arbetet mer konkret består av är i stor grad upp till den ansvariga att själv utforma tillsammans med sitt utskott. Vad gäller näringslivskontakt har 2

3 Marknadsföringsansvarig regelbunden mailkontakt med intresserade företag, vilka oftast vill anordna event eller skicka ut jobbannonser och dylikt. I marknadsföringsarbetet finns det några övergripande områden som återkommer från år till år: Arbetsmarknadsdagar I rollen ingår att anmäla TM till arbetsmarknadsdagar på EHL och LTH. Planering och genomförande av TM- montern på arbetsmarknadsdagarna ligger också under marknadsföringsutskottet, men hela TM- kullen brukar hjälpa till med bemanningen under själva dagarna. En kväll med TM De senaste åren har det anordnats en informationskväll med syfte att nå ut med information om utbildningen och TMS- verksamhet samt att ge möjlighet till potentiella sökande att få samtala face to face med TM- studenter. Eftersom ansökningstiden ändrats för ekonomerna kommer eventet från och med år 2012 att ordnas både under vårterminen inför teknologernas ansökningsdeadline samt under höstterminen inför ekonomernas ansökningsdeadline. Kvällen planeras och genomförs av marknadsföringsutskottet. Om det behövs kan övriga styrelsemedlemmar ställa upp med extrahjälp, tidigare år har exempelvis sekreteraren varit inblandad i eventet. Föreläsningsindyk Föreläsningsindyk innebär att gå ut i klasser under föreläsningar och kort informera om TM både på EHL och LTH. Aktiviteten genomförs både inför ansökningsdeadline till TM- utbildningen men även inför ekonomernas ansökningsdeadline till Strategic Management- kursen för att säkerställa att alla som vill söka TM fått information kring förkunskapskraven. Traditionella och sociala medier I rollen som marknadsföringsansvarig ingår det att se till att medier, såsom dagstidningar, studenttidningar, facktidningar och TV, blir kontaktade inför olika TM- event samt att jobba för att få uppmärksamhet i media kring TM- utbildningen överlag. TM:s sociala media kanaler består av Facebook, Twitter och Instagram och det är marknadsföringsutskottet som ansvarar både för dess strategiska och operativa arbete. Informationsmaterial Informationsmaterialet som TM använder sig av är framtaget både av marknadsföringsutskottet samt programledningen. Det består av både tryckt samt digitalt material och det ingår i rollen att se till att detta uppdateras vid behov. Studentambassadörer Inom marknadsföringsutskottet finns även de två Studentambassadörerna, vilka är en viktig resurs i att avlasta utskottsordförandes arbete i att vara TM:s ansikte utåt gentemot studenterna. 3

4 4. Utbildningsbevakningsansvarig Rollen som TM Utbildningsbevakningsansvarig (TMU) är ganska flexibel. Den viktigaste uppgiften är att driva på utvärderingen av de gemensamma kurserna på TM. Ibland har posten även inneburit att delta i utvärderingen av de obligatoriska kurserna för ekonomerna. Utvärdering av en kurs sker efter att klassen har svarat på CEQ- enkäter och deras svar har sammanställts. Innan klassens svar sammanställts har TMU ansvaret att läsa studenternas kommentarer och censurera texten om det behövs. Dessutom ska TMU ansvara för att också bevaka studenternas intresse i andra sammanhang, som till exempel i utformningen av kurserna i Kina. TM Utbildning har även ansvaret att representera TM- studenter i utbildningsnämnden på LTH vilket innebär att delta i de möten som TMU kallas till och ta upp studenternas åsikter. TMU har även ansvarat för andra uppgifter under åren som har varierat efter klassens behov. Nu när TM13 åkte till Kina så har TMU varit länken mellan Kina- utskottet och styrelsen. Dessutom har TMU ansvarat för att skapa och uppdatera en gemensam Google- kalender för studenterna. Exempel på andra uppgifter som TMU kan få är att skapa ett infoblad för de nya TM- studenterna samt representera studenterna i programledningsmöten. 5. Socialansvarig Posten som TM- Socialansvarig innebär det roliga ansvaret att förbättra sammanhållningen mellan de båda TM- klasserna genom att anordna olika typer av sociala aktiviteter. Som socialansvarig har du ett utskott, som du själv sätter samman, till din hjälp och tillsammans anordnar ni aktiviteterna under året. Utskottet har en väldigt stor frihet att ordna de aktiviteter som önskas och nya idéer välkomnas alltid! Exempel på aktiviteter som tidigare brukat anordnas under höstterminen är en nollningsdag i september för att välkomna den nya TM- klassen. Därefter brukar höstterminen innehålla ett par after works, en temasittning på nation och ett jul- eller luciamys innan terminsslut. Under vårterminen brukar det anordnas fler after works och sittningar, varav en tacksittning för alla medlemmar som är engagerade i TMS styrelse eller något utskott inom TMS. När vädret tillåter uppskattas det om utskottet också anordnar någon form av utomhusaktivitet, t.ex. grillning eller volleybollturnering. Vårens största event är Pay- it- Forward - en introduktionsdag för den nya TM- klassen (som börjar påföljande höst) med teambuilding- aktiviteter under dagen och avslutande middag och fest på kvällen. Innan sommarlovet brukar sociala utskottet även anordna någon form av sommaravslutning för alla TM- are. Utöver dessa festliga aktiviteter uppmuntras sociala utskottet att arrangera idrottsaktiviteter för TM- klasserna, vilket har resulterat i initiativet TM Goes Sport. Än så länge har detta bland annat inneburit några joggingträffar med efterföljande bastu, men det finns alla möjligheter att utöka idrottsaktiviteterna. 4

5 Det bästa med posten som TM Socialansvarig är att den innehåller stor frihet till egna idéer och att du får ha roligt samtidigt som du ser till att andra på programmet har roligt! 6. TM- Dagenansvarig TM- dagenansvarig är ytterst ansvarig för Technology Managements arbetsmarknadsdag, TM- dagen. I rollen ingår att sätta samman ett utskott som arbetar med planering inför samt genomförande av TM- dagen. Vidare ingår det att värva företag till TM- dagen. Vanligtvis består TM- dagen av en heldag där studenter och företag ges möjlighet att interagera samt en middag/fest på kvällen där både studenter, TM:s programledning samt företagsrepresentanter deltar. Exempel på moment som vanligtvis ingår i förberedelserna inför dagen är boka lokaler, hitta inspirationsföreläsning, planera mat och fika samt matchning av studenter och företag. Exempel på moment som vanligtvis ingår i förberedelserna inför kvällen är boka lokal, planera middag, underhållning och fest. TM- dagen är ett av de tillfällen då TM exponeras mycket mot företag. Resultatet, själva TM- dagen, exponeras även mycket för samtliga studenter och lärare på TM. Att ansvara för TM- dagen är därmed ett uppskattat uppdrag. TM- dagen har ett avkastningskrav på kr till föreningen. TM- dagenansvarig är ytterst ansvarig för att denna summa dras in i samband med TM- dagen. 7. Alumniansvarig Rollen som TM- Alumniansvarig innebär att sköta kontakten med TM- alumner, före detta TM- studenter, samt sammanfoga och utveckla det alumninätverk som finns idag. Arbetet innebär främst att arrangera de två alumniträffar som sker årligen i Stockholm och Malmö samt de aktiviteter som sker runt omkring dessa. Aktiviteter som brukar anordnas i samband med alumniträffen i Stockholm är ett studiebesök och en sittning för studenterna. Utöver alumniträffarna ingår det att publicera en intervju med månadens alumn på tmonline varje månad. Ytterligare en viktig aspekt i rollen som alumniansvarig är att arbeta med att hålla TMS:s nätverk vid liv genom att bland annat ha tillgång till korrekta kontaktuppgifter till alumnerna. LinkedIn är en plattform som kan användas för att ha tillgång till de mest aktuella kontaktuppgifterna och arbetslivserfarenheterna hos alumnerna. 8. Advisoryansvarig TM- Advisoryansvarig (TMA- ansvarig) ansvarar för TM:s årliga mentorsskapsprogram. Mentorsskapsprogrammet syftar till att ge varje student på TM en mentor. Mentorn i sin tur skall vara ett bollplank för studenten och ge tips och råd. Mentorerna bör därav vara personer från näringslivet som har erfarenheter som studenten kan ha nytta av. Normalt sätt har en mentor två studenter som adepter. 5

6 TMA- ansvarig har det yttersta ansvaret att finna lämpliga mentorer varje år, och är den som väljer vilka personer som skall vara mentorer. TMA- ansvarig har även ansvar för att anordna gemensamma aktiviteter för mentorer och studenter för att göra mentorsprogrammet så givande som möjligt för alla parter. Historiskt har TMA- ansvarig haft hjälp av ett utskott med studenter från samma årskurs. Att utskottet kommer från samma årskurs är något som är specifikt för Advisory (TMA), då mentorsprogrammets utformning är upp till varje års advisoryutskott. Sökande efter mentorer En av TMA:s största utmaningar är att finna lämpliga mentorer. Detta arbete kan utformas utefter varje års utskotts tycke men görs lämpligen så tidigt som möjligt. Historiskt har mentorsprogrammet varat i ca ett år (från februari december), men exakt utformning är alltså upp till varje års utskott. Ofta vill en hel del mentorer vara med flera år, vilket är positivt eftersom det erfarenhetsmässigt är bättre med en mentor som varit med tidigare och är testad av andra studenter. Gemensamma aktiviteter Tillsammans med utskottet ansvarar TMA- ansvarig för gemensamma aktiviteter där samtliga mentorer och studenter är med. Dessa aktiviteter brukar vara uppskattade av både studenter och mentorer då det ges chans till att prata med andra mentorer än den egna. Även mentorerna uppskattar att träffa andra mentorer, många använder nämligen TMA till att utvidga sitt eget affärsmässiga kontaktnät. TMA 2012 hade exempelvis 6 gemensamma aktiviteter på våren, en speeddate, en träff för bara mentorerna, en middag på Grand Hotell, två föreläsningar samt en aktivitetsdag med grillning i stadsparken. Övrigt Viktigt att nämna är att även om TMA utformas efter aktuellt års TMA utskott, är det viktigt att hela klassens önskan tas i beaktan när man utformar programmet. Detta eftersom programmet är till för alla studenter. Det kan även nämnas att TMA- ansvarig är en av styrelsens tyngre poster med mycket ansvar och många arbetstimmar, speciellt på hösten. Dock får den som är ansvarig en bra och unik chans till att få kontakt med näringslivet samt att verkligen testa på att leda en grupp andra studenter mot ett klart mål. 9. Sekreterare Sekreterarens uppgift är att sköta protokollföringen vid samtliga styrelsemöten och föreningsstämmor. Efter varje möte ska protokoll skickas ut till justeringsmännen för justering och därefter ska slutligt protokoll publiceras på TMS hemsida. Tillsammans med ordförande ska sekreteraren säkerställa att utskrifter av protokoll skrivs under och arkiveras. I övrigt har rollen varit mycket fri och möjlig att utforma efter personen i frågas önskemål, både vad gäller att utföra arbetsuppgifter som styrelsen gemensamt skall utföra samt att vara behjälplig i projekt med andra utskott. Posten som styrelsemedlem ger en insikt i alla utskott och möjliggör även deltagande i diskussioner som påverkar TM i stort. 6

7 10. IT- ansvarig TM- IT:s ansvarsområde innefattar bland annat de tekniska bitarna bakom tmonline.se, som är ansiktet utåt mot studenter och näringsliv. Vardagliga arbetsuppgifter för IT- ansvarig är att ladda upp de senaste protokollen, godkänna kommentarer på blogginlägg och att hjälpa andra utskott att sprida information på hemsidan. Förutom den publika sidan ansvarar TM- IT också för den interna sidan, det så kallade intranätet. Intranätet är mötesplatsen för alla alumner och lärare. IT- ansvarig ser till att klassen som tar examen blir alumner och att den nya klassen blir införd i systemet. Det är också IT- ansvarigs roll att hjälpa studenter och lärare att ladda upp arbeten eller kursmaterial på sidan. Andra områden av mer teknisk karaktär som IT- ansvarig också ansvarar för är de molntjänster som TMS använder, däribland Google Apps och de sociala nätverken, Twitter, Facebook och Instagram. Det är inte IT- ansvarigs ansvar att vara aktiv på alla dessa kanaler utan istället fungera mer som en stödfunktion till de andra utskotten om dessa behöver råd eller mer teknisk expertis. Som IT- ansvarig är den största arbetsuppgiften att hjälpa studenterna, styrelsen och de andra utskotten med problem som är IT- orienterade. Det kan till exempel innebära att ordna mailadresser till alla i styrelsen, ordna mail- listor till klassen och att förse utskotten med grafiskt material till diverse utskick. Problemen som dyker upp under åren är väldigt olika och det innebär att arbetsuppgifterna för posten är väldigt svårdefinierade. Det finns mycket utrymme för fri utformning av posten och det är upp till IT- ansvarig själv att hitta en form som passar denne. Under årens lopp har olika större projekt påbörjats och avslutats, tmonline.se och intranätet är exempel på större projekt som genomförts via IT- utskottet. Det ställs inget krav på IT- ansvarig att alltid driva projekt i den omfattningen utan den som är ansvarig får själv välja vilka projekt som är lämpliga. 7