Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: kl Plats: Ordförande: Sekreterare: Övriga närvarande: IKDC Astrid Sjögren, TM13 Elin Lindqvist, TM13 Melissa Denbaum, TM13 Jimmy Andersson, TM13 Kajsa Brange, TM13 Ewa Holmberg, TM13 Shahad Mohammed, TM13 Johan Sterner, TM13 Sammanfattning Under vårterminens sista styrelsemöte diskuterades en del inför den kommande höstterminen samtidigt som en del av vårens evenemang utvärderades. Samarbetet med TLTH och Lundaekonomerna har kommit så långt att det nu finns ett gemensamt framtaget dokument som skall skrivas på av respektive styrelse i augusti. Styrelsen tog under mötet fram ett förslag på hur styrelseposterna bör omstruktureras för att bättre möta de behov som TMS har för att bedriva sin verksamhet. Förslaget som kommer att framföras på höstens stämma innebär att marknadsföringsposten blir näringslivsansvarig och sekreteraren blir infoansvarig och därmed ansvarig för rekrytering av studenter tillsammans med studentambassadörerna. Under mötet tillsattes arbetsgrupper för att förbereda propositioner likt den om styrelseposterna till höstens stämma för att effektivisera styrelsearbetet efter Kina. TMD13 kommer gästas av Unilever, Schibsted och Bearing Point, förutom partnerföretagen E.ON och Accenture samt ytterligare två företag som inte är bestämda ännu. Styrelsen tar nu uppehåll under sommaren och laddar upp inför en spännande höst med mottagandet av de nya studenterna i TM14 samt en läsperiod i Kina.

2 1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK Utvärdering av styrelseposter TMS strategi under Kina-resan 5. Propositioner till höstmötet (diskussion) 6. Strategi för prissättning vid reklamutskick (diskussion samt ev. beslut) 7. Information från Ordförande (information) 8. Information från TM Advisory (information) 9. Information från TM-dagen (information) 10. Information från Ekonomiansvarig (information) 11. Information från TM Marknadsföring (information) 12. Information från TM IT (information) 13. Information från TM Utbildning (information) 14. Information från TM Social (information) 15. Information från TM Alumni (information) 16. Information från Sekreterare (information) 17. Övriga frågor 18. Utvärdering av dagens möte 19. OFMA

3 1 OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen väljer Ewa Holmberg och Shahad Mohammed som justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes. Dock ändras ordningen av punkterna så att informationspunkterna 7-16 kommer först och sedan punkt 4-6 och slutligen punkt Beslutsuppföljning Samarbete med TLTH och LEK (Astrid, Johan) Det har gjorts förberedelser med nuvarande styrelser på TLTH och Lundaekonomerna för att underlätta påskrift av handlingen i augusti. Det nya dokumentet som omformats sedan förra styrelsemötet innebär ej en garanterad plats för TMS på Arkad och eee, dock bör en sådan plats fås kostnadsfritt. Andra förändringar är ett tydliggörande av utbildningsbevakningen och i princip har allt godkänts. Punkten står kvar på beslutsuppföljningen Utvärdering av styrelseposter (alla) Astrid har innan mötet skickat ut ett dokument med förslag på omstrukturering av styrelseposterna. Huvudpunkterna i detta dokument är: Marknadsföring kvar eller ej? Näringslivsutskott TMD och TMA? Infoansvarig Utbildningsutskott rekrytering av studenter? Ekonomi + sekreterare + vice Under diskussionens gång framkom att behovet är viktigast då styrelsen inte bör omstruktureras för mycket. Behovet av en näringslivsansvarig framgår dock som gemensamt för samtliga i styrelsen. Diskussionerna sammanfattas till följande två alternativ som utgör grunden för beslutsfattande: Alt 1. rullande sekreterare

4 Näringsliv: TMA och TMD Utbildning: ambassadörer Sekreterare + Ekonomi Alt 2. Näringsliv: TMA och TMD Info-ansvarig: ambassadörer Sekreterare + Ekonomi Beslut: Styrelsen väljer alt 2 till propositionen inför höstens stämma. Slutresultatet i alt 2 är att marknadsföring blir näringslivsansvarig och sekreterare blir infoansvarig och därmed ansvarig för rekrytering av studenter. Punkten stryks från beslutsuppföljningen TMS strategi under Kina-resan Den 3/9 kommer programledningen ha en informationsträff med TM14 och då kan eventuellt även information om TMS ges. En annan möjlighet är att använda nollningen för att sprida information som är planerad till den 1/9. Punkten står kvar på beslutsuppföljningen 5 Propositioner till höstmötet (diskussion) Punkten handlar om att bestämma vilka propositioner som ska göras till höstens stämma för att kunna förbereda detta arbete. Ett antal propositionerna föreslås och förberedelserna av dessa fördelas bland de olika styrelsemedlemmarna. Hittills har vi följande propositioner: proposition om styrelseposter gällande näringsliv och marknadsansvarig (Siri, Astrid) samt infoansvarig och sekreterare (Ewa, Elin), se 4, eventuellt uppdelad i två propositioner, en proposition om ambassadörer (Melissa), en proposition om Advisorys avkastningskrav (Ida), en proposition om valförfarande där alla nominerar och måste aktivt tacka nej till att motkandidera därefter blir de officiella, en proposition om vakant plats vid stämman: nominering på mötet (Shahad, Kajsa), en proposition om införande av styrdokument (Astrid) och slutligen en proposition om avkastningskrav för TMD och näringslivsutskott (Johan). Det framgår även att styrelsen bör ha en diskussion med valberedningen efter sommaren inför höstens rekrytering då en del av propositionerna kan komma att påverka deras arbete.

5 6 Strategi för prissättning vid reklamutskick (diskussion samt ev. beslut) Av diskussioner framgår att det ej finns ett akut behov av att skapa en strategi för prissättning av reklamutskick. Detta kommer snarare att bli en senare fråga för en näringslivsansvarig och kan då överlämnas som en idé från styrelsen. 7 Information från Ordförande (information) Ordförande informerar om att samarbetet med kårerna går framåt där fullmäktige nu bara ska godkänna samarbetsdokumentet. Astrid har även fixat Serendipity eventet som hon har fått bra feedback om. 8 Information från TM Advisory (information) Ej närvarande på mötet. 9 Information från TM-dagen (information) Melissa informerar om att TMD-utskottet har fem företag klara och dessa är: partnerföretagen Eon och Accenture som fått priserna höjda till , samt Unilever, Schibsted och Bearing Point. De två återstående företagen ska vara mer teknikinriktade för att få en bra spridning. Utskottet har även bokat lokaler på EC. Under sommaren fortsätter arbetet genom att tänka på hur de ska informera TM14 och involvera dessa i utskottet. 10 Information från Ekonomiansvarig (information) Johan har kontaktats av Michaela gällande sammanställningen av enkäter som är ett uppdrag i TM13 för att tjäna pengar till Kina. Just sammanställningen har inneburit mycket jobb, vilket Michaela nu frågar TMS om det går att få ersättning för. Enligt TMS är det inget arbete som styrelsen kan betala för då det ej framgick när uppdraget inkom samt att detta är en ideell förening. Johan ringer Michaela och meddelar om detta samt ber henne avbryta arbetet för att istället fördela arbetet på hela klassen, vilket Michaela har fullförståelse för. Johan kommer även med kort information från Kina utskottet, där de nu får tröjor från Pelle P som sponsor, dock ingår ej tryck. Jimmy förmedlar en kontakt till ett tryckföretag. 11 Information från TM Marknadsföring (information) Siri är ej närvarande på mötet men meddelar via facebook vad utskottet gjort sedan senaste styrelsemötet. Efter en diskussion i utskottet kom de fram till att det är lämpligt att införa en marknadsföringsansvarig gentemot företag och en

6 gentemot studenter i höst. Siri kommer rekrytera dessa från TM14 alternativt från det existerande utskottet, och övriga i utskottet kommer att vara behjälpliga. Siri har även anmält TMS till Arkad och fått nästan ett okej på gratisplats, definitivt besked fås i augusti. I övrigt rullar det på och utskottet jobbar med lite aktiviteter som de ännu inte hunnit slutföra. Utskottet konstaterar att det var tråkigt att media inte kom på Pay it forward trots att de kontaktade olika tidningar och tv. Utskottet tar nu nya tag för att försöka få in TM i media till hösten. 12 Information från TM IT (information) IT-ansvarige informerar om att en guide för signaturer för mailkonton är utskickad. Jimmy har även tillsammans med David påbörjat arbetet med att göra om intranätet, ett projekt som sträcker sig över sommaren. Vad gäller varumärkesskyddningen kostar det ett par tusen kronor och Jimmy skulle behöva hjälp med ansökningen, vilket Astrid ställer upp med. Jimmy jobbar även med att lägga in TM14 på intranätet. 13 Information från TM Utbildning (information) Shahad har pratat kursutvärdering med Guggy i projektledningskursen, en kurs som tidigare inte blivit utvärderad. Därmed uppmanas nu alla att svara på den kursutvärdering som skickas ut snart. Shahad ska även fråga om ett mer detaljerat schema över projekt-kursen i augusti så att vi kan planera in projektledningsmöten med företag och annat. 14 Information från TM Social (information) Pay it forward är nu avklarat och utskottet konstaterar att det blev väldigt lyckat då det var bra uppslutning och de har fått en bra respons. I fredags arrangerade utskottet en AW i botaniska trädgården där även där var en bra uppslutning. Imorgon anordnar sociala utskottet en avslutningsgrillning medan den 1/9 planeras en nollning. Kajsa arbetar även vidare med att försöka få in beställningar av tröjor från TM Information från TM Alumni (information) Sedan senaste styrelsemötet har utskottet mest arbetat med LinkedIn, där de bland annat postade om förra veckans AW. Det mesta arbetet med LinkedIn kommer dock att ske i sommar. Ewa och Erik ska även träffa Audi i sommar och planera inför Stockholmseventet. Den svåraste utmaningen för utskottet är att få en lokal till sittningen och få samma upplägg som förra året utan kontakter. Kajsa kollar med en kontakt. Ett alternativ som lyftes fram är att boka ett bord på en restaurang och så har man en gemensam utgång sen.

7 16 Information från Sekreterare (information) I TMS Kina har vi skickat ut ett häfte till klassen med information om Kina, dock är vi i stort behov av rekrytering inför hösten. Sekreteraren har även varit behjälplig med bokning av lokal för examensfesten Övriga frågor - En påminnelse om medlemsavgifter behövs då flertalet studenter fortfarande inte betalat in till TMS. Johan publicerar en lista på de som ej betalat i facebookgruppen för TM13. - Melissa undrar om vad som bör ske med de företag visar intresse av TM men som ej får vara med på TMD. Detta är kontakter som bör förmedlas vidare till Siri och Astrid. Avslutningsvis uppmanas alla att komma med tips på teknikföretag som kan vara intresseranta till TMD. - Lunchmöte den 30/8 kl på IKDC. 18 Utvärdering av dagens möte 19 OFMA Det var bra att vi kom till beslut med en del punkter. I övrigt har vi haft givande diskussioner under dagens möte. Ordförande förklarar mötet avslutat. Sekreterare Ordförande Elin Lindqvist Astrid Sjögren Justerat Ewa Holmberg Shahad Mohammed