Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: , kl Plats: IKDC Ordförande: Olle Eliasson, TM11 Sekreterare: Emelie Gustafsson, TM11 Övriga närvarande: Louise Dahlberg, TM11 Magnus Flodberg, TM11 Ann Sterner, TM11 Erik Almén, TM12 Sofia Elofsson, TM12 Peder Hartman, TM12 Adjungerad: Hannes Ullman, TM11 Sammanfattning Sofia tar över ansvaret för AW. Peder sammanfattar de viktigaste punkterna från skiftet. Olle ser till att dessa överförs till nästa ordförande kr kommer läggas på alumniresan till Stockholm. TMIT-ansvarig tar fram förslag på hur vår mediastrategi för digitala medier ska läggas upp. Quartz får ha ett event med TM. IT-gruppen äskar pengar om det behövs. Magnus ska dela med sig av den marknadsföringstext han har. Temasittning till självkostnadspris i november. Tacksittning hålls till våren som föreningen står för. Olle ska informera TM-advisory om företagsregistret. Nya styrelsemedlemmar ska aktivera sina styrels konton. Erik Almén kollar upp vilka företag TM har haft kontakt med de senaste 5 åren.

2 Dagordning 1. OFMÖ 2. Val av justerare 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll 5. Mailutskick via TMonline.se 6. Företagsregistret 7. Alumnievent 8. Fråga om ansvar för TMS nyhetsflöde 9. ARKAD, TM-närvaro 10. Quartz-event, januari 11. Avstämning hemsidan 12. Information från TM-social 13. Information från TM-dagen 14. Information från TM-advisory 15. Information från TM utbildningsansvarig 16. Information från TMM 17. Information från TM-IT 18. Information från TM-ekonomi 19. Övriga frågor 20. Tidpunkt för nästa möte 21. Utvärdering av dagens möte 22. Avtackning av avgående ledamöter 23. OFMA

3 1. OFMÖ 2. Val av justerare Ordförande förklarade mötet öppnat. Styrelsen valde Erik Almén och Louise Dahlberg till justerare. 3. Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan 4. Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll AW körs en gång i månaden för att öka integrationen mellan klasser. Josefin ansvarar för att maila ut datum för detta. Beslut: Sofia tar över ansvaret för AW. Vi ska påminna vår klass om att de ska prata med sina fadderbarn och göra något med dem. Ann skickar ut denna information. Ann: En påminnelse är utskickad. Olle och Tobias kollar på möjligheter för en TM-lunch. Olle: Detta kommer göras inom kort. TM ska använda MediaPeoples offert som leverantör av hemsidesdesign. TM-IT är kontaktperson åt Lundaekonomerna, denna roll följer med IT-posten. TM-marknadsföring ska ta fram material (PP och pdf) som går att använda för att sälja in TM. Magnus: Det är mycket som händer inom vårt utskott, bl.a. närmar sig ARKAD där vi ska ha en monter. Ann: Maila ut i tid så att alla vet vilka tider de ska stå. Ann, Johan och Olle ska ha möte om budget för TM-dagen. Olle: Vi har ej haft mötet än, med det ska vi ha snart. 5. Avstämning Kick-off, uppföljning Olle: Jag känner att det behöver luftas, för en del blev irriterande att en del av oss drog. Och jag förstår det eftersom det var många av de gamla styrelse medlemmarna som drog.

4 a. Feedback Erik: Alla insåg nog varför ni behövde åka. Det behövs en tydligare tanke med skiftet, vad är syftet med skiftet? Och hitta en tid där alla kan vara med. Dessutom borde visioner prioriteras och därför göras först. b. Vad kom vi fram till? Se protokoll från skiftet. c. Hur går vi vidare med det? Olle: Vi borde sammanfatta våra lärdomar från detta och inte göra det till något byråkratiskt. Är det så att vi ska sätta oss ner och sammanfatta vad som gjorts bättre, jag är gärna med där. Peder: Det finns ju sammanfattat i protokollet. Skiftet handlade inte bara om att folk åkte tidigare utan också att vi inte hade en sekreterare som skrev ner allt vi sa. d. Utskott för att utvärdera Beslut: Peder sammanfattar de viktigaste punkterna från skiftet. Olle ser till att dessa överförs till nästa ordförnade. 6. Mailutskick via TMonline.se 7. Företagsregistret a. Syfte Olle: Det är viktigt att alla i styrelsen sprider till sina utskott att vi inte får lämna ut mailadresser. Det är också viktigt att vi förmedlar hur vi hanterar stor utskick. Emelie: Har det hänt något som föranleder detta? Olle: Ja, det har skickats ut till 400 medlemmar. Louise: Synbarheten är inte så snygg, men det finns även risk för virus etc. Olle: Syftet är proffsighet samt att ta bort dubbelarbete. b. Användningssätt Olle: Det finns många företagskontakter som aldrig bokförts och då är det onödigt att ha detta register. Vi har kommit överens om att detta ska användas. Alla utskottsmedlemmar borde var informerade om detta register och det är viktigt att vi trycker på att

5 detta register ska användas. 8. Alumnievent a. Resa Louise: Det går bra i alumniutskottet. Det är jätteroligt och det är bra utskottsmedlemmar. Se inbjudan till alumni eventen för att se hur dagen är uppbyggd. Aktiviteter i form av speeddejting, och bordplacering, dock ej så uppstyrs bordsplacering - utan man tar ett nummer i en bunke och sprids ut efter detta. Magnus: Ett förslag är en skål för alumni och en för studenter för att sprida ut. Louise: Under middagen i Stockholm är det nästan helt klart att tjejerna som spelade på TM-dagen ska spela akustiskt. Malmö har vi ännu inte något, men vi jobbar på det. Accenture och Eon presenterar i 5 min. Stockholm är en klassresa med mer aktiviteter. Sittningen är det många som kommer på, vilket är mycket kul. b. Studiebesök Olle: Vi kommer ha ett studiebesök på Connecta under denna helgen. De visste inte att vi skulle bli så många, men jag ska prata med dem imorgon för att få ett schema. c. Samarbetsformer med företag Ann: Ida Granqvist från TM08 hörde av sig om att de har kr över från deras examensfest. Var ska vi lägga dessa pengar? Olle: Detta är då pengar från Alumni, därför passar det bra att använda detta för att åka till Stockholm för att träffa alumni. Det är bra att använda detta för integration. Emelie: Finns det några andra event att lägga det på som vi kan sätta som motförslag? Ann: Det är att lägga detta i kassan i så fall. Beslut: kr kommer läggas på alumniresan till Stockholm. Louise: Capgemini ringde till mig och var jätteintresserade av TM, de ville sponsra alumni eventen. De ville vara med på båda eventen. Jag var dock tvungen att kontrollera detta med E.on och Accenture eftersom de är våra partnerföretag. Capgemini ville endast exponera sig mot studenter, och det är ju företag på alumni.

6 Olle: De har alltså hoppat av, men förmodligen blir det ett annat event. 9. Fråga om ansvar för TMS nyhetsflöde Olle: Vi har tagit en diskussion kring hur vi ska synas och hur nyhetsflödet ska gå till. Denna person behöver inte skapa informationen men någon ska äga denna post och ansvara för hur vi syns och att vi gör det mot de som vill följa TM. Magnus: Det är det digitala flödet och tycker då att det ska ligga under IT. Erik: Det jag känner spontant är att det borde finnas någon ansvarig för information i varje utskott som ger mig information. Så uppgiften är alltså att skriva ner en tydlig strategi? Olle: Ja, och att ansvara att alla skriver information om det som händer. Detta innebär att alla kommer få lite mer ansvar att skriva, men vi kommer att synas mer. Beslut: TMIT-ansvarig tar fram förslag på hur vår mediastrategi för digitala medier ska läggas upp. 10. ARKAD, TM-närvaro Magnus: Vi kommer ha en monter under ARKAD en dag - onsdagen den 10 november. Cecilia är ansvarig för detta och kommer göra ett schema. Louise: Kommer vi få gå på gasquen? Emelie: Nej, eftersom vi står gratis och biljetterna kostar över 700kr så är det inte möjligt. Magnus: Vi håller på att göra nya broschyrer, men just nu är det de gamla broschyrernasom gäller. 11. Quartz-event, januari Olle: Johan Persson skulle presenterat Quartz, som är ett management konsultföretag. De vill ha ett event med oss i januari. Vill vi ha detta? Magnus: Är detta något som ger oss något bra så är vi absolut intresserade. Ann: Jag har varit på ett event med detta företaget innan och det var trevligt, så jag tycker det är en bra idé. Beslut: Quartz får ha ett event med TM.

7 12. Avstämning hemsidan Hannes: Det rullar på, andra utkastet av designen är inkommet. De har fått tillgång till en utvecklingsdel hos oss, där kommer de att utveckla vår sida direkt på vår sida. Det kommer inte åt vår databas men de kan ladda upp sidor etc. Vi kommer sitta med texter på torsdag och min förhoppning är att vi har så mycket text då så att vi kan marknadsföra detta senare. Magnus: Vad använder ni för text? Hannes: Dels det vi fått av dig och det gamla. Beslut: Magnus ska dela med sig av den marknadsföringstext han har. Olle: Vill du dela med dig av designförslaget som finns? Hannes: Ja det kan jag göra efter detta möte. Den absolut svåraste pucken just nu är foton på hemsidan. Ska vi proffsiga bilder (köpa eller anlita fotgraf) eller ska vi ta korten? Det är en punkt som vi inte har löst idag. Olle: Vad skulle budgeten ligga på då? Hannes: Den dyraste lösningen är att anlita fotograf, frågan är om det är intressant, blir det för opersonligt? Är vår hemsida i kommersiellt syfte, vi ligger väl i gråzonen där? Olle: Nej vi är en ideell förening så det borde inte vara något problem. Beslut: IT-gruppen äskar pengar om det behövs. 13. Information från TM-social Sofia: Kortfattat jag har bokat en sittning på Ögs-nation. Sen undrar jag om tacksittningen som bruka vara - det blir väldigt tajt om vi ska ha två. Olle: I fjol skulle alla ändå gå på tacksittningen så då körde vi ihop sittningarna, eftersom alla var engagerade. Sofia: Jag har förstått det som att föreningen betalar vid tacksittning och att det är självkostnad om det ej är tacksittning. Beslut: Temasittning till självkostnadspris i november. Tacksittning hålls till våren som föreningen står för. Sofia: Det har varit stor respons på idrottsevenemanget. Vi kommer hyra Viktioriastadion. 14. Information från TM-dagen

8 Olle: Jag vet att allt rullar på och att det mesta är klart. Det var allt. Louise: Har Accenture tagit åt sig av kritiken? Olle: Ja de är väldigt välinformerade. 15. Information från TM-advisory Olle: Henrik kunde inte komma idag, vet någon om han kommit igång? Sofia: Jag är med i utskottet. Vi har haft ett möte och ska ha ett till snart. Vi går igenom vad vi ska säga till företagen så att alla säger samma sak. Magnus: Har ni pratat om företagsregistret? Sofia: Han har en lista med företag. Beslut: Olle ska informera TM-advisory om företagsregistret. 16. Information från TM utbildningsansvarig Peder: Det som har hänt är intressant för TM12 ekonomer. Har pratat med Robert Bjärnemo om schemat och det kommer ske en del ändringar för det sker en del krockar i dagsläget. Erik: Är det någon som har ansvar för googleschemat? Peder: Ja det kommer bli min uppgift. 17. Information från TMM Magnus: Vi gör mycket just nu - ARKAD, Accenture-dagen, broschyrer till företag och student. Ann: Det kommer ut en inbjudan i slutet av veckan. Magnus: Det kommer bli en heldag och sjukt bra. En sånn dag är bra om ni har nästa år. Ett tips är att rodda detta tidigt. 18. Information från TM-IT Erik: Nu har de nya äntligen fått mailadresser. Det har tagit tid för att jag inte följt upp ordentligt och de gamla har inte svarat. Ni nya måste aktivera era mailadresser för det är dit många mail går. Jag måste följa upp mer med Hannes, för att få veta mer om systemet. Louise: Det går att synka dessa mailadresser med er vanliga mail. Beslut: Nya styrelsemedlemmar ska aktivera sina styrels konton. 19. Information från TM-ekonomi

9 20. Övriga frågor Ann: Jag har inget att tillägga. Emelie: Är det någon som kan hjälpa Lotta med att titta på vilka företag vi har haft kontakt med inom Advisory och partnerskapet de senaste 5 åren? Vi ska söka årets teknikutbildning. Beslut: Erik Almén kollar upp vilka företag TM har haft kontakt med de senaste 5 åren. 21. Tidpunkt för nästa möte 9/11 kl , IKDC. 22. Utvärdering av dagens möte OFMA Ordförande förklarade mötet avslutat.

10 Sekreterare Ordförande Emelie Gustafsson Olle Eliasson Justerat Louise Dahlberg Erik Almén