Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenternas Ideella Förening Datum: , kl Plats: Saltholm, Studiecentrum LTH. Ordförande: Christer Gerdin, TM08 Sekreterare: Karin Andersson, TM08 Övriga närvarande: Malin Karlsson, TM11 Fredrik Hansson, TM08 (från 18.15) Karin Bertelman, TM08 Tobias Nordlund, TM11 Mira Singer, TM08 (från 18.15) Hannes Ullman, TM11 Josefin Ejlertsson Torstensson, TM11 Johan Persson, TM11 (adjungerad) Patrik Torstensson, TM08 (från 19.15) Sammanfattning Patrik och Christer ansvarar för att samla in avgift för tröjor på en föreläsning för TM11 och då även medlemsavgiften. Samma gäller mot TM08. Tobias och Christer talar med utbildningsledningen om hur TMS kan marknadsföras redan vid antagningstillfället samt en definition av vilka åtagande som bör ligga hos Katharina. Den utredande sammanställningen om den ekonomiska halvårsredovisningen är färdig. Christer mailar ut denna till samtliga studenter i samband med sammanfattningen från styrelsemötet. Christer kontaktar Tor Blomdell och Viktor Hebrand med tips om Månadens Alumni med forskningsbakgrund Christer bokar Gasquesalens kök hela dagen den 28/1 och Malin ansvarar för matlagningen till stämman. Överlämning från gamla till nya styrelsen planeras preliminärt in den 8-9 februari alternativt 9-10 februari. Christer bokar Skanörsgården och kontaktar Folkes biluthyrning. Maximala antalet deltagare blir 19 personer.

2 Dagordning 1 OFMÖ 2 Val av justerare 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll 5 Information från ordförande 6 Information från TM-Social 7 Information från TM-Utbildning 8 Information från Ekonomiansvarig 9 Information från TM-Alumni 10 Information från TMA 11 Information från TM-dagen 12 Information från TMM 13 Information från IT 14 Justering av gamla protokoll 15 Övriga frågor 16 Tidpunkt för nästa möte 17 OFMA

3 1 OFMÖ Ordförande förklarade mötet öppnat. 2 Val av justerare Styrelsen valde Karin Bertelman och Hannes Ullman till justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Styrelsen godkände föredragningslistan. 4 Genomgång av sammanfattning i föregående protokoll Följande punkter kvarstår till nästa möte: Patrik och Christer ansvarar för att samla in avgift för tröjor på en föreläsning för TM11 och då även medlemsavgiften. Samma gäller mot TM08. Tobias och Christer talar med utbildningssledningen om hur TMS kan marknadsföras redan vid antagningstillfället samt en definition av vilka åtagande som bör ligga hos Katharina. Den utredande sammanställningen om den ekonomiska halvårsredovisningen är färdig. Christer mailar ut denna till samtliga studenter i samband med sammanfattningen från styrelsemötet. Christer kontaktar Tor Blomdell och Viktor Hebrand med tips om Månadens Alumni med forskningsbakgrund. 5 Information från ordförande Christer: Då TM08 har föreläsning i Pepparholm på Studiecentrum precis innan stämman den 28/1, flyttas stämman och efterföljande föreläsning av Claudia Suraga till Pepparholm. Möjligheter finns att laga mat i Gasquesalens kök under dagen. Malin: Enklast att göra kall mat så att den kan förberedas i förväg. Christer: Beräkna mat till ca 60 personer. Beslut: Christer bokar Gasquesalens kök hela dagen och Malin ansvarar för matlagningen till stämman. Christer: Än så länge är det få sökningar till styrelsens poster. Viktigt att utskottsansvariga pratar med sina utskott om vikten av och fördelarna med att söka poster till styrelsen. Christer: Efter stämman håller samtliga avgående styrelsemedlemmar individuella överlämningar med sina efterträdare. Även en stor gemensam överlämning bör planeras in.

4 Tobias: Det är viktigt med en stor gemensam överlämning. Det kommer krävas stora strukturella förändringar då endast en klass på 30 personer kommer vara aktiv under våren. Dessa förändringar kräver diskussioner i storforum. Beslut: Överlämning från gamla till nya styrelsen planeras preliminärt in den 8-9 februari alternativt 9-10 februari. Christer bokar Skanörsgården och kontaktar Folkes biluthyrning. Maximala antalet deltagare blir 19 personer. Christer: Både E.On och Accenture har nu bekräftat partnerskapet muntligen och kontrakten är skickade till dem för underskrift. 6 Information från TM-Social Malin: Planerar en sittning i samband med halvtidsredovisningen för TM08s exjobb kring den 25 mars. 7 Information från TM-utbildning Ingen information 8 Information från Ekonomiansvarig Karin B: Allt underlag för årets verksamhet är skickade till Ida Granqvist, årets revisor. 9 Information från Alumni Ingen information 10 Information från TMA Josefin: Alla 15 mentorer är nu klara, varav 13 är betalande vilket resulterar i :- i intäkter. Den 4 februari har mentorskapsprogrammet kick-off. Träff 2 är planerad till den 15 februari, träff 3 till september och träff 4 till den 25 november. 11 Information från TM-dagen Fredrik: Som planerat har assisterande projektledare, Johan, nu fått en mer operativ roll. Information om workshopsscheman skickas ut under måndagen den 25/1. Endast två av sex företag har betalt än så länge på grund av problem med borttappade fakturor. Budgeten är under kontroll, bidraget från Katharina Köhler var i år :-. Personal från AF kommer att sköta serveringen under middagen medan utskottet dukar för att minska kostnaderna. Unilever återkommer så snart som möjligt med vilka de valt för en första individuell trainee-intervju

5 Johan: Allt inför dagen är nu organiserat, lunch, utrustning till lokaler, fika etc. En bil kommer att hyras under dagen till diverse transporter. Karin B: Alkoholtillståndet har inte kommit ännu. Christer: Problem uppstod med alkoholtillståndet då det blivit ett fel och teknologkåren fått tillståndet istället. Ett nytt är beställt vilket borde vara TMS tillhanda inom kort Fredrik: Namnskyltshållare i plast är inköpta. Dessa ska sparas för återanvändning till kommande aktiviteter både av miljömässiga och ekonomiska skäl. 12 Information från TMM Christer: Triathlon önskar ett eget event under våren, något som kan bli svårt då det endast är en aktiv klass. Även Connecta vill fortsätta kontakten med TM. Båda företagen är tveksamma till partnerskap. Patrik: Triathlon önskar ett rekryteringsevent varför de nu främst är intresserade av TM08. Har föreslagit ett event i samarbete med I-sektionen för att få upp deltagarantalet. Tobias: Inför planeringen av denna typ av småevent är det viktigt att föra en dialog med samtliga studenter om vilka event de är och inte är intresserade av. Josefin: Vill de ha kontakt med TM bör de få ta de erbjudanden vi ger dem som exempelvis partnerskapet. Det är fel att företagen ska få plocka russinen ur kakan. Christer: En stor utmaning kommer varje år att bli att snabbt integrera den nya klassen i TMS och dess verksamhet. Tobias: Förslag på att under våren hålla två möten per månad, ett styrelsemöte och ett klassmöte. Diskussionen om vilka event TM bör anordna med olika företag berör främst TM11. Yrkar därför om bordläggning av frågan. Beslut: Frågan bordlägges tills vidare. 13 Information från TM-IT Hannes: Joakim Olsson är numera med i utskottet. En mindmap är gjord över en potentiell struktur för tmonline.se och tm.lu.se. Förslag på att tm.lu.se ser ut ungefär som nu, möjligtvis med tillägg av någon bild. Gällande tmonline.se saknas information om vad som gör TM unikt och vad som urskiljer TM från andra utbildningar. Förslag på att två personer från varje klass aktivt bloggar på sidan. Om möjligt skulle även en alumni som precis börjat jobba kunna blogga. Texten på sidan bör kortas ner och hänvisning till tm.lu.se göras vid information om

6 ansökningsprocesser etc. Technology Management är nu registrerad som en fan page på Facebook. Under en brainstormingsession i marknadsföringsutskottet kom tankar fram om att göra sidan mer ödmjukt framtonad och att undvika innehåll som förmedlar någon form av elitkänsla. Delade meningar under mötet ledde till ett förslag om att endast ha informativ och objektiv fakta. Subjektiviteten kommer fram genom bloggarna. Tobias: Sidans budskap och image bör bestämmas av styrelsen och inte av marknadsföringsutskottet. Hannes: Ytterligare en fråga är vem sidan i första hand bör rikta sig mot, företag eller studenter. Förslag på att utforma sidan mot studenter, vilket automatiskt kan ge företag den information om utbildningen de behöver. Som komplement kan en flik med nödvändig information och kontaktuppgifter till TM-dagsansvarig, Marknadsföringsansvarig etc finnas. Hannes: En nödvändig förändring är att göra om beskrivningen av TMS verksamhet och betona dess stora del av och betydlese för utbildningen. Förslag på att ta hjälp av en professionell designbyrå då implementering av layout ska ske. 14 Justering av gamla protokoll Höstens samtliga protokoll justerades och skrevs under. 15 Övriga frågor Fredrik: Det bör tydliggöras och beslutas om ifall TMdagsansvarig har en skyldighet att se till att företag som tidigare deltagit på TM-dagen erbjuds en plats. Hannes: Det är viktigt att utförliga utvärderingar görs både riktade till studenterna och till företagen och att samtliga parter får ta del av resultatet vare sig det är positivt eller negativt. Fredrik: En risk finns att relationer skadas om inte en tydlig dialog förs med företagen. Hannes: Rollbeskrivningar med skyldigheter och rättigheter borde finnas för varje post i TMS. Tobias: Vilket förhållande de olika posterna har till varandra borde också finnas beskrivet. Hannes: En bra policy är att kontakta de deltagande företagen efter varje event för att tacka för deltagandet och vidarebefordra kontaktuppgifter till nästa ansvariga person. 16 Tidpunkt för nästa möte

7 TMSs första ordinarie stämma 2010 den 28 januari. Preliminär överlämning till den nya styrelsen den 8 alternativt 9 februari. 17 OFMA Ordförande förklarade mötet avslutat. Sekreterare Ordförande Karin Andersson Christer Gerdin Justerat Hannes Ullman Karin Bertelman