Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening

Transkript

1 Styrelsemötesprotokoll Technology Management Studenterna Ideella Förening Datum: , kl Plats: Skanörsgården Ordförande: Christer Gerdin, TM08 Sekreterare: Karin Andersson, TM08 Övriga närvarande: Fredrik Swahn, TM08 Mira Singer, TM08 Kristin Skjutar, TM08 Patrik Torstensson, TM08 Isabel Carlebom, TM08 Samuel Sjödin, TM08 Karin Bertelman, TM08 Anton Tornberg, TM07 (adjungerad) Anders Palm, TM07 (adjungerad) Elisabeth Andersson, TM07 (adjungerad) Anna Karlsson, TM07 (adjungerad) Dagordning 1 OFMÖ 2 Val av justerare 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Fråga om adjungering 5 Information från ordförande 6 Information från TMM 7 Information från IT 8 Information från TM-dagen 9 Information från Alumni 10 Information från TMA 11 Information från TM-Social 12 Information från Utbildning 13 Information från Ekonomiansvarig 14 Gemensam strategi för verksamhetsåret Övriga frågor 16 Tidpunkt för nästa möte 17 OFMA

2 1 OFMÖ Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Val av justerare Mira Singer, TM08 och Samuel Sjödin, TM08 väljs till justerare. 3 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkännes. 4 Fråga om adjungering Styrelsen adjungerar Anna Karlsson, Anders Palm, Elisabeth Andersson och Anton Tornberg med närvaro- och yttranderätt. Dock ej rösträtt. 5 Information från ordförande Christer: Överlämning har skett från förra ordföranden Anna Karlsson. Efter ett möte med Katharina Köhler angående de nya förkunskapskraven för teknologer har vi nu fått information om att ett informationsblad i färg om Technology Management är under konstruktion. I detta finns utrymme ägnat till information från TMS. Christer ska göra ett förslag liknande den information som finns på hemsidan, tmonline.se. Anna: TMS är en föreningen som varken är knuten till Ekonomkåren eller Teknologkåren. Detta innebär t.ex. att vi inte har rätt att själva hyra lokaler i AF-borgen. Ett alternativ är att bli en renodlad AF-förening istället vilket innebär att protokoll från två årsstämmor, matrikel samt bokslut måste redovisas. Vi ser det inte som ett alternativ att bara bli medlem i en av kårerna utan bestämmer styrelsen sig för att gå vidare med detta är det viktigt med ett medlemskap i både Ekonomkåren och Teknologkåren. Ett problem är att Teknologkåren, enligt stadgarna, kräver att 75% av medlemmarna är teknologer. Då TMS endast endast har 50% teknologer skulle det krävas att detta krav omprövas. Detta skulle

3 troligtvis inte vara något problem. Historiskt sett har TMS haft en väldigt god kontakt med både Teknologkåren och Ekonomkåren. 6 Information från TMM Patrik: Överlämning har skett från förra TMM Linn Andersson. Det har däremot inte funnits något aktuellt projekt att lämna vidare. En förfrågan om intresse för medverkan i marknadsföringsutskottet ska lämnas ut och det kommer att hållas en idéstuga där TMM:s framtida uppdrag diskuteras. Ett samarbete mellan TMM och TMU har redan upprättas och ett förslag finns på att göra TMM till en stödfunktion till de övriga utskotten. På detta vis skulle all mediakontakt ske via TMM. Anna: Det har sedan tidigare startats ett samarbete med sektionen för Industriell Ekonomi. I-sektionen har uttryckt sin önskan om att fortsätta ett bra samarbete med TMS t.ex. vad det gäller rekryteringsevent och informationskvällar etc. Förslag på att ta upp kontakten och se vilken typ av samarbete som kan vara lämpligt. Vi bör dock vara uppmärksamma så att TM:s varumärke endast nyttjas på ett bra och lämpligt sätt. Beslut: Patrik kontaktar I-sektionens industrikontaktman och diskuterar potentiellt samarbete. 7 Information från IT Kristin: Ett utskott för att sköta hemsidan har skapats och de har bl.a. börjat ta tag i problem med att mail som skickas via tmonline ibland blir halva. Förslag på att TM-IT ska få en egen informationssida på tmonline med kontaktuppgifter mm. Uppdatering av styrelse och övriga kontaktuppgifter har gjorts. Christer: Det är viktigt att de gamla partnerföretagens loggor tas bort från hemsidan.

4 Kristin: Rekryteringen av våra nya partnerföretag har precis börjat och bl.a. Pricewaterhouse Coopers har visat intresse för ett potentiellt partnerskap. Anna: Scania har visat intresse för att ha en Scania-dag. Möjligtvis skulle detta kunna styras till ett partnersamarbete. Detta skulle passa väldigt bra med det faktum att ett alumnievent, som finansieras av partnerföretagen, planeras i Stockholm. Scania har tidigare varit med på TM-dagar och har för tillfället tre par exjobbare. Scania skulle branschmässigt utgöra en bra balans mot Pricewaterhouse Coopers. Samuel: Förslag på att ha ett kalendarium på hemsidan för att få en bättre översikt med t.ex. partnerföretagens event, klassevents mm. Även förslag på att allt marknadsföringsmaterial, t.ex. loggor mm, ska finnas tillgängligt för aktiva studenter på hemsidan så det blir en viss standard som alltid gäller. Beslut: Alla tittar igenom sitt material och vidarebefordrar till Kristin för sammanställning. 8 Information från TM-dagen Fredrik: En mycket lyckad TM-dag genomfördes den 30 januari TM-dagen redovisar ett resultat på 24928:- utöver det förutbestämda avkastningskravet på 12000:-. Utvärderingar med generella frågor kring dagen har skickats ut slumpmässigt till studenter. Samtliga företag har fått utvärdering med den avslutande frågan om de vill komma tillbaks nästa år. Anna: Vi bör fokusera på att ge ett kvitto på studenternas åsikter till företagen. Det är därför viktigt att ha valt ut studenter från samtliga workshops.

5 Fredrik: Mathilda kommer maila ut respektive CV-bild till de studenter som utnyttjade möjligheten att få ett CV-fotografi taget under dagen. Det har över lag varit positiv feedback från studenter på att ändra till tre workshops istället för två. Det största problemet har varit att stämma av mot budget under planeringens gång. Detta mycket på grund av att förutsättningarna ständigt ändrats. Partnerskapet på EHL bidrog med :- till gästföreläsning, Scania drog sig ur i sista stund vilket gav uteblivna intäkter på :- och en summa på 5000:- tillföll TM-dagen på grund av våra partnerskap. Christer: Efter ändringen i stadgarna under vårstämman den 29 januari 2009 sitter Fredrik Swahn kvar på posten till efter vårstämman Förslag på att fyllnadsvälja någon under våren. Det är ett bra helhetskoncept att kombinera TM-dag med vårstämman. Bl.a ger detta bättre uppslutning från exjobbande studenter. TM-dagen ligger också bra med tanke på sommarjobbsansökningar och ansökningar till traineetjänster. 9 Information från Alumni Mira: Överlämning har skett från förra TM-Alumni Anders Palm. Det primära under våren kommer bli anordningen av en alumniträff i Stockholm. De problem som kan uppstå är om vi får svårigheter att skaffa partnerföretag. Christer: Skulle problem uppstå med finansiering från partnerföretag skulle vinsten från TM-dagen kunna användas till anordning av alumniträffen, åtminstone som ett lån, innan partnerföretag ordnats. Detta gör också att vi slipper stressa fram partnerföretag. Mira: Lämpligast är att anordna träffen någon gång efter påsk, i slutet av april. Det är viktigt att vi så snart som möjligt bestämmer ett datum för att säkerställa att träffen blir av.

6 Anna: Café Opera, där träffen anordnades 2007, tar ca :- för lokal, mat och dryck. Ett förslag är att hålla eventet på en onsdag för att hålla nere priserna. Anders: Alumniträffen i höstas i Malmö kostade 200:- per pers för mat och dryck. Beslut: Mira återkommer med förslag om datum och lokal. Elisabeth: Ett förslag är att synkronisera träffen med ett studiebesök på Scania då de visat intresse för att anordna en dag för Technology Management studenterna. Mira: En fråga är hur man ska väga stora och små alumnievent mot varandra. Ett förslag är att försöka anordna studiebesök ute hos alumnis. Anton: Förslag på att skicka ut en barometerundersökning med några få frågor för att se vilken typ av event det finns intresse för. Anna: Det viktigaste är att vi inte tar någon kapitalrisk vid anordnandet av små event. Christer: Förslag på att upprätta ett samarbete mellan TM-social och TM-alumni. På detta vis kan vi synkronisera små träffar som enkla after works mm. 10 Information från TMA Isabel: Det finns nu 18 mentorer till Advisory-programmet. Deadline för önskemål av mentorer är den 9:e februari och sedan kommer arbetet med matchning mellan studenter och mentorer att påbörjas. Kickoffen för mentorsprogrammet kommer att hållas på Grand Hotel den 24:e februari. Alla 38 studenter har tackat ja och alla utom tre eller fyra mentorer kommer.

7 Christer: Förslag på att anordna ett klassmöte för TM08 för att diskutera hur klassen vill att intäkterna från TMA ska spenderas. Så snart som möjligt bör det upprättas en enkel budget om hur TM08 vill väga kostnader för anslutningsfest mot Advisoryaktiviteter. En fråga är hur avkastningskravet bör sättas. Bör det vara proportionellt mot antalet mentorer eller mot intäkterna? Förra året var avkastningskravet :- för 19 mentorer à :-. Beslut: Isabel kollar över siffrorna och ordnar ett klassmöte för att diskutera hur vi vill spendera pengarna. 11 Information från TM-Social Mathilda (via mail): Stämman som hölls den 29 januari gick bra och kostade totalt 2900:-. I mitten av mars kommer en dagsaktivitet med efterföljande sittning på Sydskånska anordnas till självkostnadspris. Förslag på datum är den 14:e mars. Anna: Förslag på att separera dags- och kvällsaktiviteterna. Kristin: Förslag på dagsaktivitet är ett besök på utmaningarnas hus i Malmö. Upplägget liknas vid Fångarna på fortet där olika uppgifter ska lösas i grupp. Mathilda (via mail): Den 20:e maj kommer det att hållas ett heldagsevent för de nyintagna 11:orna. Under förmiddagen finns möjlighet för en aktivitet med TM08 och TM11. Under eftermiddagen kommer ett antal studenter i TM07 presentera sina exjobb och dagen avslutas med en middag med TM07, TM08 och TM11. TM11 kommer direkt delas in i sina TSS-grupper och ett förslag är att skapa faddergrupper mellan respektive TSS-grupper i TM11 och TM08.

8 Kristin: Förslag att inte organisera faddergrupperna efter TSSgrupperna för att de ska få kontakt med så många nya klasskamrater som möjligt. Anna: Psykologiskt sett är det en drivkraft att direkt få bra kontakt med den grupp där den största delen av arbetet kommer att ske. Däremot kan TSS-grupperna senare splittras vid olika sociala event. Karin A: Förslag på att hålla flera aktiviteter i maj. Det är viktigt att TM11 snabbt kommer in i den nya gemenskapen. Det kan röra sig om små aktiviteter, te.x. pubkvällar på nationer. Elisabeth: Förslag på att hålla den årliga brännbollsturneringen den 20:e maj. Samuel: Det är även viktigt att skilja deras klass från de andra klasserna för att de ska få möjlighet att skapa sig en egen klasskänsla. Anna: Den 2:a september kommer ett administrativt möte att hållas för TM11 med kursinformation etc. 12 Information från Utbildning Samuel: De senaste dagarna har flertalet LTH-klasser besökts och informerats om de nya förkunskapskraven till TM. Detta blev väldigt stressigt då vi missat att KA stängde tidigt. Enligt Katharina Köhler har efterfrågan från LTH dock varit stor kring ansökningsprocessen redan under hösten. De ser inga problem med sjunkande söktryck i år. Studenter från TM08 har under de senaste dagarna gått runt på studiecentrum och informerat övriga studenter om TM. Detta året har endast I, M, L och V en grundkurs i ekonomi i sitt grundblock. Då Bolognaprocessen är helt genomförd kommer dock alla program på LTH ha en

9 ekonomigrundkurs i sitt grundblock. Ett häfte som kort sammanfattar Företagsorganisationen, som LTH-studenterna nu inte kommer att läsa inom TM, kommer att sammanställas av Carl- Henric. Denna kommer delas ut till de antagna studenterna för att användas som självstudier under sommaren. Ledningen vill inte rekommendera studenterna att läsa fler kurser inför TM, då de anser att kraven då blir för stora. Däremot kan vi studenter inofficiellt trycka på lämpligheten i att läsa kursen i företagsorganisation. Sista dagen för ansökan är i år den 15:e april. Ekonomerna söker via studera.nu och teknologerna via LTH:s kansli. Katharina Köhler har visitkort som kan hämtas hos henne. Förslag att skriva namn och telefonnummer på dessa och dela ut till studenter som kan tänkas ha frågor inför ansökan till TM. Förslag på att ordna adresser kopplade till TM. Fredrik: Förslag på att kontinuerligt under året stå i ljusgården och informera ekonomistudenter om TM för att öka intresset från ekonomisidan. 13 Information från Ekonomiansvarig Karin B: Praktisk överlämning av bankgiro etc kvarstår. Anton: TM:s postboxen skall flyttas. Denna postbox har tidigare funnits ute på Gunnesbo men ska nu flyttas till Tellusgatan vilket gör den betydligt mer lättåtkomlig. För närvarande finns cirka :- på kontot, exklusive intäkterna från TM-dagen. Beslut: Alla utskott ser över sin ekonomi och gör en överslagsberäkning på vilka intäkter och kostnader som beräknas komma under året för att vi ska kunna göra en gemensam budget för TMS för 2009.

10 14 Gemensam strategi för verksamhetsåret 2009 Christer: Förslag på korta möten, ca 1h-1,5 h ungefär varannan vecka. På detta vis fås enkelt kontinuerlig feedback. Lunchmöten är praktiska då många har möjlighet att närvara vid dessa samt att de blir naturligt tidsbegränsade. Förslag på en fast tid, varannan onsdag. Fredrik: Förslag på en mer ad hoc inställning till möten, dvs att Christer sammankallar när det finns en lämplig mötestid. Målet bör ändå vara varannan vecka. Beslut: Christer sammankallar till möte på lämplig tid med målet att hålla ett möte varannan vecka. Christer: Dagordning kommer att skickas ut i god tid inför möten. Dator bör endast användas av sekreteraren samt den person som för närvarande informerar om sitt utskott. Inga mobiltelefoner bör användas. Om någon räcker upp handen får denna person ordet i första hand. Mathilda (via mail): Styrelsemötena bör ej användas som avstämnings och informationsmöten utan bör vara diskussionsforum idéer kan pratas igenom och beslut tas. Beslut: Ett mail med information från varje utskott samt potentiella diskussionsfrågor mailas till Christer senast två dagar innan styrelsemötet. Alla bör vara delaktiga i diskussionen på varje punkt. Vilken roll bör TMS ha i rekryteringen av nya studenter? Patrik: Det är bra att vi är aktiva i samband med ansökningsperioder och ökar studenternas medvetande om TM. Dessutom vet de då vem de kan vända sig till med frågor mm.

11 Fredrik: Carl-Henric uppskattar vårt engagemang i rekryteringsfrågan och anser att vi studenter är mycket bättre ambassadörer för TM än vad ledningen är. Däremot lyssnar ledningen mycket på oss och tar till sig den feedback vi ger dem. Vi bör sträva efter att kontinuerligt informera studenter om TM och inte endast inför ansökningsprocessen. Förslag att dela upp detta marknadsföringsarbete inom klassen. Det finns ett stort intresse för att engagera sig i dessa frågor. Isabel: Rekryteringen av ekonomistudenter bör börja mycket tidigare än vid kursen Strategi och Styrsystem. Samuel: Det fins ett problem med att få TM-studenter att engagera sig i TMU Fredrik: Intresset och viljan att engagera sig finns men det krävs aktiv rekrytering. Gällande företagsaktiviteter har flertalet företag visat sig intresserade av någon form av samarbete med TM. Utöver de som nämnts ovan har även Vestas, Unilever och Kockums visat sitt intresse. Christer: Det finns två alternativ till typ av protokoll, beslutsprotokoll samt diskussionsprotokoll. Beslut: Diskussionsprotokoll kommer att föras vid mötena. Fredrik: Det finns en för stor separation mellan TMS och klasserna. Förslag på att ha korta, informella möten med klasserna där alla får chans att ta upp idéer och frågor.

12 Christer: Ett sätt att engagera övriga studenter är att ha projektledare utanför styrelsen för att driva olika projekt. Detta engagerar mer och underlättar dessutom för styrelsen. Beslut: Ett utskick kommer att skickas ut till studenterna om vad som för tillfället diskuteras i TMS. Isabel: Förslag att knyta företag till TM på flera plan. T.ex. skulle Hanna Nordgren på E.On kunna fungera som en kontaktperson till TM, då E.On ofta väljer att vara med på flertalet olika TMaktiviteter. Christer: Möjligtvis går det att knyta TMA-mentorer på längre tidsperioder än ett år. Beslut: Isabel lägger fram ett förslag ur TMA-perspektiv och Fredrik och Karin B ur TM-dagsperspektiv. Christer: Företagsregistret som finns på tmonline.se är väldigt rörigt och svårt att hitta i. Beslut: Utskottet för TM-IT ser över möjligheter att strukturera upp företagsregistret. Möjligtvis finns det bättre verktyg att tillgå. Samuel: Bra och enkla regler för styrelseöverlämning bör finnas. Karin A: De viktigaste frågorna enligt Karin A är integrationen av de nya TM-studenterna. Beslut: Karin A samarbetar med TM-social kring dessa frågor. Kristin: Förslag på att ha ett standarddokument, både på engelska och svenska, med information om TM på tmonline.se som skulle kunna användas som bilaga vid jobbansökningar etc.

13 15 Övriga frågor Övriga frågor behandlades under föregående punkt. 16 Tidpunkt för nästa möte 24/ Christer återkommer med plats vid sammankallandet. 17 OFMA Ordförande förklarar mötet avslutat. Sekreterare Ordförande Karin Andersson Christer Gerdin Justerat Mira Singer Samuel Sjödin