Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete

Transkript

1 Praktikrapport Sofia Stoor Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete Kommunikationsavdelningen Kvalificerad yrkespraktik inom samhällsvetenskapliga ämnen- 30 hp Inriktning: Internationella relationer samt medie- och kommunikationsvetenskap Fil. Kand. i medie- och kommunikationsvetenskap, JMG, GU Sida Valhallavägen Stockholm 1

2 Allmän beskrivning av praktikplatsen Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, Sida, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering med att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Regeringens förordningar samt regeringens årliga regleringsbrev beskriver hur Sidas arbete ska utföras. Sida, med sin expertkunskap, ska i sin tur bistå regeringen med bedömningar och underlag för att kunna bedriva biståndspolitik. Anslaget för Sveriges totala bistånd 2013 är 38,2 miljarder kronor. Ungefär hälften av den summan ansvarar Sida för. Där ingår det bilaterala- och humanitära biståndet samt reformsamarbete med Östeuropa. Det multilaterala biståndet däremot ansvarar Utrikesdepartementet för vilka även Sida lyder under. Sveriges organiserade bistånd inleddes 1952 då 44 folkrörelseorganisationer bildade Centralkommittén, CK. CK startade en opinionskampanj i Sverige för att förstatliga biståndet till underutvecklade länder och år 1962 lades den första regeringspropositionen om statligt bistånd. Samma år ersattes CK med det statliga verket Nämnden för internationellt bistånd, NIB. Tre år senare, 1965, ersattes NIB av Sida. Under årens lopp har biståndet förändrats och utvecklats från att svara u-hjälp som skett på givarens villkor till att idag vara ett samarbete som sker på mottagarens villkor. Biståndet hjälper bland annat till att främja fred, demokrati, hälsa, jämställdhet och antikorruption i de 33 samarbetsländer Sida idag bedriver utvecklingssamarbete med. Sida har cirka 730 anställda varav 160 av dem arbetar i fält. Man har även verksamhet lokaliserad till Härnösand och Gotland. Myndigheten består av 10 avdelningar; 5 operativa som arbetar med insatshantering samt 5 stödjande avdelningar som arbetar med just stöd samt styrning. Utöver detta finns även generaldirektörens sekretariat, planeringssekretariat och internrevision. Sida är sedan 2006 beläget i Konstfack gamla byggnad längst söderut på Valhallavägen mot Gärdet. Det är stora ljusa lokaler med fönsterväggar i samtliga väderstreck. Avdelningarna sitter var för sig i stora kontorslandskap. I byggnaden finns även cirka 35 mindre konferensrum, två större lokaler för större evenemang samt en restaurang. De normala arbetstiden på Sida är med en halvtimmes lunch. Man har dock flextid och får själv ta ansvar för att man fullgör sina 40 arbetstimmar i veckan så länge man är på plats på Sida mellan klockan

3 Kommunikationsavdelningen är en av Sidas stödjande avdelningar. Avdelningen är ansvariga för Sidas externa och interna kommunikation och en av avdelningens huvudsakliga uppgift är att ansvara för det särskilda kommunikationsuppdrag regeringen beslutat om. Sida ska verka som en proaktiv kommunikatör genom att vara de som först presenterar information, positiv som negativ, som berör verksamheten. Avdelningen skal även ge stöd till övriga avdelningar inom myndigheten så att kommunikationen bidrar till Sidas verksamhetsmål. Kommunikationsavdelningen ansvarar även för att transparensgarantin för biståndet genomförs. Det innebär att alla som vill kan följa hela biståndskedjan från beslut, till utbetalning och uppföljning. På kommunikationsavdelningen arbetar 12 personer på heltid samt tre konsulter på deltid. På avdelningen finns bland annat pressekreterare, intern- och externkommunikatörer, projektledare, ansvariga för webbsida och intranät samt tre konsulter som arbetar med webbsida och grafik design. Redogörelse av mina arbetsuppgifter Under de 17 veckor som praktiken pågått har jag har fått en god insikt i Sidas extern- och internkommunikation. Jag har haft många varierande arbetsuppgifter så som: Skrivit artiklar och nyheter rörande Sidas verksamhet för intranät och extern webbsida. Jag har skrivit nyheter till Sidas intranät om aktuella händelser inom myndigheten. Jag har även sammanställt biståndsresultat samt skrivit artiklar om nya beslut om biståndsinsatser som gått igenom till Sidas externa webbsida. Publicerat artiklar och nyheter på intranät och extern webbsida. Jag har fått lära mig hur man publicerar artiklar och nyheter på intranätet i webbverktyget SharePoint. På webbsidan har jag publicerat artiklar i EpiServer. Assisterat projektledare i deras arbete med Internationella torget vid Bok- och biblioteksmässan samt med Sverige i världen-torget vid Almedalsveckan. Sida är huvudarrangörer av Internationella torget vid Bok- och biblioteksmässan samt Sverige i världen vid Almedalsvecka. Sida ansvarar därför för att samordna alla de aktörer som medverkar vid dessa event. Jag har medverkat vid ett flertal möten med dessa aktörer 3

4 och har på så sätt sett hur projektledningen av dessa projekt går till. Deltagit i planering och arrangering av olika evenemang. Sida anordnar många evenemang och seminarier för externa gäster. Jag har varit med och planerat och arrangerat några av dessa genom att till exempel skriva målinriktade inbjudningar, gjort praktiskt arbete inför evenemangen, bistått med praktik hjälp under evenemangen. Tagit fram skrivregler och anordnat workshop om detta för ett antal av Sidas anställda från de operativa avdelningarna. Sidas biståndshandläggare använder sig av ett datasystem för att handlägga alla de biståndsinsatser som Sida genomför. Detta insatshanteringssystem, som det så fint kallas, innehåller en hel del hjälptexter som ska underlätta för handläggaren att handlägga biståndsinsatsen på ett korrekt sätt. Dessa hjälptexter har behövt uppdateras och förbättrats och jag har därför tillsammans med en av Sidas kommunikatörer tagit fram skrivregler för de personer på Sida som arbetar med att uppdatera dessa texter. Vi har även anordnat en workshop med praktiska skrivövningar för några av dessa personer. Intervjuat och filmat externa talare som varit på Sida i och med olika evenemang. När större evenemang har ägt rum på Sida har jag vid flera tillfällen intervjuat huvudtalaren/talarna samt skrivit artiklar om dessa event för intranät och extern webbsida. Gjort researcharbete och tagit fram underlag för debattartiklar. Jag har bland annat gjort ett större resercharbete inför en debattartikel som handlade om bilden av Afrika i Sverige. I och med detta ringde jag runt till alla afrikanska ambassader som finns i Stockholm för att få fram underlag till artikeln. Gjort en större undersökning där jag intervjuat 10 anställda på Sida om hur de använder de sociala funktioner som finns på Sidas intranät. På Sidas intranät finns det flera olika sociala funktioner. Exempel på dessa är att alla har en egen profil med bild och information om de arbetsområden man arbetar med, man kan skriva diskussionsinlägg och driva en egen blogg. Jag har intervjuat 7 anställda på Sidas huvudkontor samt 3 anställda som arbetar för Sida i fält på olika ambassader för att 4

5 undersöka om, och hur, de använder sig av dessa funktioner. Jag har även undersökt vilka kommunikationsvägar man använder sig av om man inte använder sig av intranätet för detta. Utöver detta har jag gjort några få administrativa uppgifter som till exempel skrivit protokoll och sammanställt inbjudningslistor till olika evenemang. Då jag inte satt vid min arbetsplats och jobbade medverkade jag vid olika möten och sammanträden med personer från andra avdelningar eller gick på seminarier, frukost- och lunchföreläsningar och andra evenemang. Kommunikationsavdelningen var även en eftermiddag på fortbildningsdag på Utrikespolitiska institutet vilket var väldigt givande. Sidas praktikanter var även på studiebesök en dag på Utrikesdepartementet. Detta arrangerades dock av praktikanterna själva och ingick inte som en obligatorisk del av praktiken. Analys av praktikens värde inom ramen för min utbildning Min examen i medie- och kommunikationsvetenskap består av ett hopplock av fristående kurser. Förutom medie- och kommunikationsvetenskap har jag även läst ett år med kurser inom internationella relationer. Att göra praktik på Sidas kommunikationsavdelning har därför varit väldigt lyckat då jag haft användning av alla de kurser jag läst. Jag tycker det är ovärderligt att få göra praktik som en del av sin utbildning. Äntligen fick jag chansen att omsätta all teoretisk kunskap i praktiken och samtidigt ha tillgång och hjälp av handledare och övriga medarbetare på avdelningen. Den kunskap jag fått genom utbildningen i medie- och kommunikationsvetenskap har varit mycket användbara och de kurser jag läst i internationella relationer har varit till stor hjälp för att förstå Sidas arbetsområde. Under praktikperioden fick jag större förståelse för alla de saker jag lärt mig under min utbildning. Begrepp och teorier fick ny mening då jag såg det praktiska arbete där kunskapen kunde tillämpas. Det är dock flera saker jag läst under utbildningen som inte kom till användning under praktiken. Till exempel så gjorde jag aldrig under praktiken några omvärlds- eller målgruppsanalyser. Jag kan tycka att utbildningen i medie- och kommunikationsvetenskap riktar in sig mycket på arbete inom reklam- och kommunikationsbranschen. Jag hade dock velat få mer kunskap om internkommunikation och dess roll inom en organisation i utbildningen. På Sida arbetade jag mycket med 5

6 internkommunikation och fick lära mig detta på plats men jag tror det hade underlättat om jag hade haft mer förkunskaper inom detta område. Under en stor omorganisering för några år sedan varslades 100 av Sidas anställda. Detta ledde till att arbetsbördan ökade för de som arbetade kvar på Sida. Under praktiken märkte jag att Sidas anställda hade väldigt mycket att göra och arbetsbelastningen var hög. Inte minst märktes det då jag skulle stämma möten med personer från de operativa avdelningarna och det, på grund av deras pressade scheman, var mycket svårt att hitta tider för detta. Som praktikant hade jag det dock aldrig långtråkigt, snarare tvärtom, då det fanns väldigt många varierande arbetsuppgifter att hugga tag i. Att ha praktiserat på Sida ser jag som en stor arbetslivserfarenhet och jag känner mig nu mer redo att ge mig ut i arbetslivet. Jag har fått ett större självförtroende i min yrkesroll som kommunikatör och jag vet att jag har mycket att tillföra en kommunikationsavdelning. Rekommendationer för framtida praktikanter Om man, som jag, har en blandning av kurser inom medie- och kommunikationsvetenskap samt kurser inom andra områden som berör Sidas verksamhet så kan jag verkligen rekommendera att göra praktik på Sidas kommunikationsavdelning. Alla på avdelningen är öppna och hjälpsamma och man kommer snabbt in i arbetsuppgifterna. På Sida sitter alla i öppna kontorslandskap och då kommunikationsavdelningen är liten, i jämförelse med Sidas andra avdelningar, sitter man nära varandra vilket gör det ännu lättare att samarbeta och ställa frågor när så behövs. Då man är på en stödjande avdelningen vilket kommunikationsavdelningen är, kan det i början vara svårt att få ett grepp vad de operativa avdelningarna gör och hur de fungerar. Det är därför bra att så tidigt som möjligt sätta sig in i vad dessa avdelningar gör. Det är även bra att så tidigt som möjligt sätta sig in vilka ansvarsområden de olika personerna på kommunikationsavdelningen samt sätta sig in i avdelningens arbete och roll i organisation. Under vårterminen var vi 15 personer som gjorde praktik på Sidas olika avdelningar. Vi ordnade så att våra olika avdelningschefer under en timme var träffade oss praktikanter för att berätta om sin avdelnings verksamhet. Detta var mycket givande och gav en bra bild av de olika avdelningarna. Praktikanterna försökte även träffas för att äta lunch tillsammans en gång 6

7 i veckan samt fika med varandra lite nu och då. Detta gjorde också att man fick större inblick i det arbete som skedde på Sidas övriga avdelningar då vi ofta pratade jobb när vi sågs. Jag kan rekommendera framtida praktikanter att ha samma upplägg. Det är bra att komma till praktikplatsen med ett öppet sinne och med en vilja att lära sig nya saker. Jag var till exempel inte så insatt i internkommunikation innan praktiken och detta var något jag kom att arbeta mycket med under mina 17 veckor på Sida. Detta var dock en bra erfarenhet och jag lärde mig oerhört mycket. Man är på praktikplatsen för att lära dig så man ska inte rädd för att fråga om man behöver hjälp eller undrar över något. Övriga råd är att vara ute i god tid när man söker praktikplats då praktikplanen ska vara inne relativt tidigt jämfört med hur det är på andra universitet och högskolor för att få praktikplatsen godkänd och bli antagen till kursen. Sen tycker jag även att man ska ta till vara på alla tillfällen som finns att gå på många av Sidas seminarier och evenemang då man lär sig otroligt mycket och träffar medarbetare från andra avdelningar inom organisationen som man inte hinner se eller lära känna annars. Sist men inte minst kan jag varmt rekommendera att göra praktik på Sidas kommunikationsavdelning. 17 veckor går dock snabbare än man tror så passa på att njut av din praktikperiod och ha kul! 7