Praktikrapport. Allmänt om praktikplatsen

Transkript

1 Praktikrapport Praktikant: Linn Trägårdh Praktikplats: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) i Karlstad Ekonomienheten Controllerfunktionen Besöksadress: Norra Klaragatan 6, Karlstad samt Kungsgatan 53, Stockholm Postadress: Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Karlstad Inriktning på masterprogram: Styrning och ledning Allmänt om praktikplatsen MSB bildades 1 januari Det är en sammanslagning av tre tidigare myndigheter; Statens Räddningsverk, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar, som upphörde 31 december Myndigheten har hand om frågor som rör skydd mot olyckor, krisberedskap och civilt försvar. Myndigheten har ca 850 medarbetare, placerade i Karlstad och Stockholm, samt i utbildningsorterna Sandö och Revinge. MSB:s verksamhetsidé innebär att MSB, tillsammans med andra aktörer, ska utveckla individen och samhällets förmåga att förebygga, hantera och lära av olyckor och kriser. MSB:s verksamhet finansieras till största del av anslag, dvs. pengar som myndigheten får från staten. För 2009 uppgick de totala disponibla anslagen till ca 2,7 miljarder kr. Av dem har ca 2,3 miljarder kr förbrukats, och av dem var hälften bidrag till andra myndigheter och organisationer. Verksamhetsområden Myndighetens verksamhet delas in i fyra huvudområden; förebyggande verksamhet (avdelningen för risk- och sårbarhetsreducerande arbete), förberedande verksamhet (avdelningen för utbildning, övning och beredskap), hanterande verksamhet (avdelningen för samordning och insats), samt lärande verksamhet (avdelningen för utvärdering och lärande). Utöver dessa finns även en avdelning för verksamhetsstöd. Varje avdelning är indelad i olika enheter. Syftet med den förebyggande verksamheten är att minska riskerna för att kriser och olyckor ska inträffa. MSB är pådrivande för att andra aktörer, så som kommuner, organisationer, andra myndigheter samt allmänheten, ska arbeta förebyggande och vidta sårbarhetsreducerande åtgärder för att uppfylla syftet. Detta görs bl. a. genom att se till att den enskilde har kunskap om hur olyckor i hem- och fritidsmiljö kan förebyggas och hanteras, vilket kan ske genom ett skolmaterial och/eller arrangemang av temadagar. Bidragsmottagare inom denna verksamhet är Röda Korset, Svenska Brandskyddsföreningen och Svenska Livräddningssällskapet. Myndigheten ska också verka för förebyggande åtgärder av naturolyckor. Bidrag delas ut till kommuner och till områden där t.ex. marken har för låg stabilitet och behöver stärkas, eller områden som behöver skydd mot översvämning. 1

2 Den förberedande verksamheten arbetar för att kunna begränsa omfattning och konsekvenser av olyckor och kriser när de väl inträffar. Det ska ske bl. a. genom bra ledningsförmåga och metoder, samt rätt tekniskt stöd och personal. Arbetet sker över hela hot- och riskskalan, från vardagsolyckan till en omfattande samhällskris. I detta arbete ingår exempelvis att MSB ska samordna räddningstjänsten när det gäller olycks- och skadeförebyggande åtgärder. MSB ansvarar även för att samordna, genomföra och stödja nationella och internationella övningar. Dessutom håller MSB i olika typer av utbildningar, t.ex. en tvåårig Skydd mot olyckor samt olika kurser i krisberedskap hos myndigheter, kommuner och landsting, länsstyrelser och i näringslivet. Den hanterande verksamheten arbetar för att myndigheten när en olycka eller kris väl inträffar ska ha förmågan att bistå med resurser och stödja samordningen av berörda myndigheters arbete. MSB medverkar i Sveriges internationella humanitära verksamhet, i form av räddnings- och katastrofinsatser, minhantering, tidig återuppbyggnad och civil konflikthantering. MSb utbildar också insatspersonal innan de ska åka till drabbade områden. MSB var på plats på Haiti och ansvarade på FN:s uppdrag för logistik och byggde upp en by för de hjälparbetare som fanns där. Ungefär samma uppdrag genomför MSB nu i Pakistan. Den hanterande verksamheten ska också stödja och hjälpa svenska medborgare eller personer med hemvist i Sverige som drabbas av en olycka eller kris utomlands. Den lärande verksamheten ansvarar för att öka kunskapen och ta tillvara på de erfarenheter som kan dras av de olyckor och kriser som drabbat Sverige och övriga världen. MSB ska bl. a. beställa, kvalitetssäkra och förmedla forskning och utvecklingsarbete för skydd mot olyckor, krisberedskap och civilt försvar. MSB utför också arbete med att sammanställa och analysera olycksundersökningar och brandutredningar från kommunerna. De utför även tillsynsuppgifter inom lagen om skydd mot olyckor (LSO), lagen om brandfarliga och explosiva varor (LBE) och lagen om transport av farligt gods, för att nämna några. Slutligen finns också avdelningen för verksamhetsstöd. Avdelningens huvudfokus är att stödja myndighetsledning och sakavdelningar på ett sätt som är effektivt, tydligt, tillgängligt och användarvänligt. Det kan vara att finnas som juridiskt stöd, säkra upp för att datorer och IT fungerar som det ska, personalfrågor, kundtjänst och reception på kontoren som exempel. Min enhet Min praktik har varit förlagd till Ekonomienheten som lyder under verksamhetsstödet. Ekonomienheten ansvarar för myndighetens redovisning, fakturahantering, upphandlingar, löner och reskontra, redovisning av internationella insatser, samt EU-projekt. Under min praktik har jag arbetat närmast myndighetens controllers. De arbetar främst med verksamhetsstyrning, och arbetar mest tillsammans med myndighetsoch avdelningsledning. Controllerfunktionen är med och planerar, strukturerar och effektiviserar verksamheten. De är inblandade i verksamhetsplanering, utformning av 2

3 årsredovisning, budgetunderlag, uppföljning av ekonomi och verksamhet, månadsrapportering, arbetet med regleringsbrev bland mycket annat. Mina arbetsuppgifter Som praktikant på controllerfunktionen har jag i första hand arbetat med controllerrelaterade frågor. Det har varit att delta i den uppföljning som sker löpande under året. Uppföljning av tertial 2 innebar för mig genomläsning och analys av inlämnade underlag från respektive avdelning, samt deltagande vid uppföljningsdialoger och medverkan vid sammanställning av uppföljningen. För kvartal 4 ansvarade jag för att uppföljningsmallar och anvisning inför uppföljningen uppdaterats. Jag har sammanställt, värderat och korrekturläst texter till MSB:s årsredovisning 2010 och budgetunderlag I detta arbete har jag deltagit i de dialoger som skett mellan myndighets-, avdelningsledning och controller för att kunna utforma just årsredovisning, budgetunderlag samt verksamhetsplan. Jag har även gjort en uppföljning av den interna föreskriften för representation, som innebar att jag via ekonomisystem och fakturasystem kontrollerat huruvida myndighetens anställda följer de föreskrifter som finns på området och att representationshandlingarna innehåller de underlag som är beslutade. I övrigt har jag deltagit och haft hand om andra mindre löpande arbetsuppgifter, så som sammanställning av MSB:s synpunkter på nästa års regleringsbrev, sammanställning av lönekostnader för en övning, samt varit engagerad i ett av krisberedskapsanslagets uppföljning och hantering på en av enheterna i Stockholm. Jag har dessutom varit med på enhetens planeringsdagar med övernattning, avdelningens planeringsdag, olika internutbildningar som brandkunskap, hjärt- och lungräddning och PowerPoint-utbildning. Jag deltog på EVS-dagen, som är heldag i Stockholm anordnad av Ekonomistyrningsverket, med olika föreläsningar, där representanter från kommun, landsting, myndigheter m.m från hela Sverige deltar. Jag var också med enheten på ett studiebesök på Skatteverkets administrativa centra. Praktikuppgift Min praktikuppgift var redan vid min intervju på MSB beslutad. Det var att utföra den åtgärdsplan som beslutades efter att MSB:s internrevision genomfört en granskning av MSB:s bidragshantering. Syftet med internrevisionens granskning var att översiktligt bedöma myndighetens bidragshantering från ansökan till beviljande, utbetalning och uppföljning. Internrevisionen redovisade i sin rapport på ett antal brister och rekommendationer till förbättringar. Det skulle jag utföra. Jag har då, tillsammans med en kollega på ekonomienheten, tittat över de bidrag och vissa köpta tjänster, för att definiera bidrag gentemot köpt tjänst, tydliggöra mandat, skapa gemensamma processer genom att kartlägga befintliga processer, risker, avtal och överenskommelser. Arbetet mynnade ut i en rapport samt en bidragsprocess, som presenterades för myndighetsledningen. De hade inga synpunkter på den analys och 3

4 de fortsatta åtgärder som jag föreslog utan detta ska nu implementeras i verksamheten. Detta har jag fått ut av min praktiktid Praktikperioden har helt klart varit den mest givande terminen under min snart femåriga utbildning. Att få praktisera det teoretiska jag lärt mig har varit otroligt lärorikt, intressant och roligt. Jag har fått insikt i hur en statlig myndighet arbetar, vilket är något som utbildningen givit mig en teoretisk bas till. Att få vara med i regleringsbrevets uppbyggnad, sammanställa årsredovisning och verksamhetsplan, att se hur myndigheten samverkar på olika nivåer i samhället har varit väldigt roligt. Jag har med den position jag gjort min praktik på fått vara en del av en av enheterna, samtidigt som jag fått se hur ledningen praktiskt styr myndigheten, hur diskussionerna går bakom stängda dörrar och det har nog gett mig allra mest, med tanke på att inriktningen på utbildningen just är styrning och ledning. Praktikplatsen känns verkligen som handen i handsken för utbildningen. Det har varit vissa rent ekonomiska och redovisningsmässiga delar där jag känt att min kunskap varit lite tunn, men det har ändå gått att genomföra mina uppgifter och jag har lärt mig mycket om detta under praktikens gång. Jag har både fått arbeta självständigt, ta mycket ansvar och ta kontakt med olika personer på inom och utanför myndigheten, men också vara en del av det övriga arbetet tillsammans med myndighetens två controllers. Ofta har det varit flera olika uppgifter och frågor att arbeta med samtidigt. Det har också varit väldigt intressant att få inblick i en relativt nybildad myndighet och de problemområden, men också möjligheter som det innebär. Tre olika myndigheters kulturer har fått fogas samman och det arbetet löper inte på helt friktionsfritt. Jag har från dag ett känt mig väldigt välkommen på myndigheten, och har varit omgiven av väldigt trevliga och kompetenta kollegor. Dessutom har jag fått arbeta tillsammans med myndighetsledningen och lärt mig att man inte behöver vara livrädd för generaldirektörer. Tänk på att du för det första hittar en praktikplats som arbetar med frågor som intresserar dig. Då är det definitivt lättare att ta sig an uppgifter och arbetsplatsen. Försök att redan under intervjun få reda på vad du kommer att få för arbetsuppgifter och praktikuppgift. Det kan underlätta ditt beslut om var du vill göra praktiken. Var orädd, ta egna initiativ, fråga hellre en gång för mycket än en gång för lite. Visa att du kan arbeta självständigt, det uppskattas. Var framåt och fråga, visa dig intresserad, säg att du kan göra vissa saker. Försök att få prova på lite olika uppgifter och vara med olika saker för att få insikt i så mycket som möjligt. Knyt kontakter. 4

5 Var med på så mycket du kan, även om du inte aktivt deltar så lär du dig väldigt mycket av att bara vara med. Slutligen, tänk på att göra praktik, det är värt så otroligt mycket med arbetslivserfarenheten och allt man lär sig. 5