Underlag avseende MSB:s ekonomi kommande pensionsavgångar och tidsbegränsade anställningar samt användning av konsulter och resekostnader

Transkript

1 samhällsskydd och beredskap PM 1 (16) Ekonomienheten Heléne Östensson HR-enheten Karin Tetzlaff Underlag avseende MSB:s ekonomi kommande pensionsavgångar och tidsbegränsade anställningar samt användning av konsulter och resekostnader Med anledning av att MSB fått sänkt förvaltningsanslag från och med 2015 måste olika åtgärder vidtas och olika analyser göras av myndighetens verksamhet. VS har fått i uppdrag av myndighetsledningen att särskilt titta på kommande pensionsavgångar t o m 2018 samt pågående tidsbegränsade anställningar och räkna på ekonomiska besparingar om ersättningsrekryteringar/förlängningar inte sker. Analysen ska också innehålla en bedömning över vilka verksamhetsmässiga konskevenser en sådan besparing skulle innebära. VS har även fått i uppdrag att särskilt titta på användning av konsulter och resekostnader. Redovisningen ska omfatta utfall 2014 och budget 2015 för förvaltningsanslaget (belopp i tusentals kronor). Kommande pensionsavgångar och tidsbegränsade anställningar Kommande pensionsavgångar Den ekonomiska beräkningen har gjorts utifrån den totala årskostnaden/anställning fr o m året efter fyllda 67 år. Beräkningen har gjorts på aktuell månadslön + 2,5 % löneökning/år fram till avgångsdatum (67 år) + 50 % i sociala avgifter (schablon) x 12 månader. Observera att de sociala avgifterna för anställda över 65 år är ca 20 % lägre, men att beräkningen för utebliven ersättningsrekrytering ändå beräknats på full arbetsgivaravgift. Någon reducering har inte heller gjorts för arbetstidsreducering som nuvarande befattningshavare eventuellt har. Observera också att beräkningarna grundar sig på faktiska löneuppgifter, med en schablon för lönerevision, vilket innebär att en ersättningsrekrytering skulle kunna ha en både högre eller lägre lön. Sammanställningen består av medarbetare/avdelning och år som uppnår 67 års ålder, och besparingen som uppstår året därefter alltså ingen ackumulerad besparing. MSB-51.1

2 samhällsskydd och beredskap PM 2 (16) Sammanställningen innehåller inte pensionsavgångar där ersättningsrekrytering redan skett. Beräkningarna innehåller en rad antaganden exv att personerna kvarstår till 67 års ålder, att en ersättningsrekrytering skulle ske till samma heltidslön samt schabloniserade löneökningar och arbetsgivaravgifter och ska därför hanteras med försiktighet vid underlag för eventuella beslut. Att göra en bedömning vilka verksamhetsmässiga konsekvenser en eventuell utebliven ersättningsrekrytering skulle kunna innebära har visat sig vara svår, men en sammantagen nulägesbild lämnas för varje avdelning. Utfallet från pågående utredningar kan också komma att påverka denna bedömning. Myndighetsledningens stöd Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) kr Hänvisar till B Myrberg kr ROS Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) kr kr kr Bedömning att med ambitionssänkning skulle det vara möjligt att avstå från två ersättningsrekryteringar.

3 samhällsskydd och beredskap PM 3 (16) SI Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) kr kr kr kr Att inte ersättningsrekrytera får en tydlig påverkan på möjligheten att klara verksamheten, både den förvaltningsmässiga och den operativa, händelsestyrda verksamheten. Redan idag är vissa funktioner underbemannade sedan en tid tillbaka. Andra verksamheter och funktioner flaggar också för att personalneddragningar kommer att få konsekvenser för hanteringen av större händelser och att MSB kommer tvingas säga nej till strategiskt viktiga förfrågningar, såväl nationellt som internationellt. Vidare är den internationella verksamheten externfinansierad, vilket innebär att alla direkta kostnader finansieras externt och inte av MSB:s anslag. Flera funktioner kan tidredovisa stora delar av sin arbetstid på externfinansierade insatser. UB Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) (3 Sö, 1 Re) (2 Re) kr kr kr Ser möjlighet att göra vissa omfördelningar internt (möjligtvis tre tjänster) men till övervägande delen bedömer man att det inte går att avstå från

4 samhällsskydd och beredskap PM 4 (16) ersättningsrekrytering, utifrån nuvarande ambitionsnivåer och för uppdragets genomförande. Bland pensionsavgångarna finns både produktionskritiska och strategiskt kritiska kompetenser. UL Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) kr kr kr Ersättningsrekryteringar måste ske, om inte en ambitionssänkning sker. VS Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat) kr kr kr Svårt att göra bedömning i relation till enskilda pensionsavgångar. Kan finnas utrymme för att någon/några ersättningsrekryteringar inte skulle behöva ske, men först efter en helhetsanalys av kompetensbehovet/situationen. Totalt MSB Antal personer som uppnår 67 års ålder och där tjänsten inte redan återbesatts År Besparing/år om ersättningsrekrytering ej sker (ej ackumulerat)

5 samhällsskydd och beredskap PM 5 (16) kr kr kr kr Totalt 38 Totalt kr Tidsbegränsade anställningar Sammanställningen består av allmänna visstidsanställningar (AVA) och vikariat. Observera att underlaget befinner sig i en ständig förändring, vilket gör att uppgifterna till viss del kan vara inaktuella. Arbetsrättsligt går det att säga upp även tidsbegränsade anställningar innan anställningstiden löpt ut om det finns sakliga skäl, exempelvis arbetsbrist. Det kan vara om en vikarie kommer tillbaka i förtid eller att arbetsgivaren har hamnat i ett ekonomiskt läge som föranleder detta (meddelsbrist). Detta kräver dock samma hantering som vid uppsägning av tillsvidareanställd personal. Några ekonomiska beräkningar har inte gjorts eftersom det vid vikariat måste finnas en beredskap för att ordinarie personal kommer åter (ingen besparing) och vad gäller AVA-anställningar så löper de ut vid anställningstidens slut och det är svårt att säga att en besparing uppstår vid detta tillfälle. Myndighetsledningens stöd Antal 0 ROS Antal 1 vikariat 1 AVA = 2 totalt Vikariat ordinarie personal kommer åter i aug. AVA-anställning bedöms kritisk och kan inte avslutas förrän anställningstidens utgång (jan 2016).

6 samhällsskydd och beredskap PM 6 (16) SI Antal 5 vikariat 10 AVA = 15 totalt 7 året ut (2015) 8 fram t o m september Bedömer att verksamheten i nuvarande omfattning behöver dessa tidsbegränsade anställningar, bland annat för att ordinarie personal ska orka med utifrån det hårda tryck som varit på verksamheten under en längre tid. Eftersom den internationella verksamheten är externfinansierad skulle det dessutom innebära att om man avslutar dessa visstidsanställda så förlorar man därmed arbetskraft motsvarande 100 % av en tjänst, men sparar inte in pengar motsvarande detta då externfinansieringen går förlorad. UB Antal 13 vikariat 5 AVA =18 totalt (10 Sö, 3 Re) 2 vikariat ordinarie personal kommer åter Övriga bedöms kritiska för verksamheten och kan inte avslutas före anställningstidens utgång. Sandö valt att ha tidsbegränsade anställningar under utredningstiden, men tjänsterna ingår i nuvarande ordinarie grundbemanning. UL Antal 2 vikariat 5 AVA = 7 totalt Alla anställning året ut, samt en juni 2016

7 samhällsskydd och beredskap PM 7 (16) Vikariat ordinarie personal kommer åter. AVA anställningarna bedöms kritiska för verksamheten VS Antal 2 vikariat 5 AVA = 7 totalt 2 AVA-anställningar kommer att avslutas och ej ersättas. 2 vikariat ett avslutas vid anställningstiden utgång, oklart med det andra. Övriga AVA- anställningar bedöms kritiska för verksamheten och används både för löpande arbete och utvecklingsfrågor. Omfattningen i övriga verksamheter påverkar också VS dimensioneringsbehov. MSB Antal 23 vikariat 26 AVA = 49 totalt 21 anställda året ut eller längre. 28 st har anställningar som löper ut under 2015 obs att vid vikariat så återkommer i regel ordinarie befattningshavare. Överlag bedöms att man har behov av sina tidsbegränsat anställda och inte kan avsluta i förtid, om inte verksamheten förändras. Tidbegränsat anställda används både för löpande arbete, men också för utvecklingsuppdrag eller andra särskilda uppdrag. Handlar till viss del om behov av specifik kompetens, men också om kompetens som finns men där resurserna inte räcker till (exempelvis vikariat). Pågående interna utredningsuppdrag, med eventuellt förändrade verksamhetsprioriteringar, kan komma att påverka bedömningarna.

8 samhällsskydd och beredskap PM 8 (16) Användning av konsulter samt resekostnader Av tabellen nedan framgår det totala utfallet av myndighetens förvaltningsanslag 2014 samt budgeten för 2015 (exklusive den s.k. finansfunktionen): Utfall 2014 Budget 2015 Intäkter avgifter, bidrag mm Personalkostnader Lokalkostnader Resekostnader Varuinköp Tjänster Övriga driftkostnader Räntor, avskrivningar Transfereringar Totalt Enligt uppdraget från myndighetsledningen är det endast posterna resekostnader och tjänster som redovisas mer detaljerat nedan. Vad avser resekostnader kompletteras redovisningen med traktamenten och bilersättningar som ligger i posten personalkostnader. Kostnaderna ska redovisas per anställd och avse enbart förvaltningsanslaget. Myndighetens verksamhet finansieras från olika finansieringskällor, både olika anslag och avgifter men även bidrag. Lönekostnader finansieras antingen av förvaltningsanslaget eller av intäkter i avgiftsbelagd verksamhet. I uppgifterna på antal anställda har ingen hänsyn tagits till om personerna helt eller delvis arbetar i verksamhet finansierad med annat än förvaltningsanslaget. Ingen hänsyn har heller tagits till hur lönekostnader för de anställda är finansierade. I tabeller där kostnader redovisas per avdelning och enhet lämnas en upplysning kring vilka enheter som bedriver avgiftsfinansierad verksamhet. Användning av konsulter Utfall och budget för konsulttjänster omfattar kontoslag 570 Tjänster. Kontoslaget innehåller diverse olika köpta tjänster. I enlighet med uppdraget särredovisas s.k. utbildningstjänster. Även post m.m., telekommunikation m.m. och bevakningstjänster särredovisas eftersom dessa inte är påverkbara på

9 samhällsskydd och beredskap PM 9 (16) samma sätt som andra traditionella konsulttjänster. (I uppdraget framgick att även städ skulle särredovisas, men det ingår inte i kostnadsslaget tjänster utan i lokalkostnader.) För budget 2015 har ett antagande gjorts att utbildningstjänster, post m.m., telekommunikation m.m. och bevakningstjänster ligger på samma nivå som Detta p.g.a. att posterna generellt inte särredovisas vid budgetering och då inte är möjliga att ta fram ur ekonomisystemet. Kostnaderna ska redovisas per avdelning och enhet samt per anställd. Nedan framgår total kostnad 2014 och budget 2015 för tjänster samt fördelning per anställd: Kostnad 2014 Kostnad per anställd Budget 2015 Budget per anställd Utbildningstjänster Post mm Telekommunikation, mobiltelefon mm Bevakningstjänster Övriga tjänster Totalt Det är endast för posten övriga tjänster, utfall tkr och budget tkr, som en mer detaljerad redovisning lämnas. Av tabellen nedan framgår total kostnad 2014 och budget 2015 för övriga tjänster fördelat per avdelning/anställd: Kostnad 2014 Kostnad per anställd/avd Budget 2015 Budget per anställd/avd LED VS ROS UB SI UL Totalt Fördelning av utfall 2014 för övriga tjänster uppdelat på kontogrupper ser ut enligt följande: IT-tjänster, licenser Konferenstjänster Tekniska tjänster Trycktjänst m.m. Övrigt Summa

10 samhällsskydd och beredskap PM 10 (16) Totalt Fördelningen har gjorts utifrån bokföring på kontogruppsnivå, där väsentligt utfall finns. Detta till trots så finns ett högt belopp på tkr redovisat som övrigt. Anledningen till detta är att en stor andel av utfall för tjänster bokförs på konton på övergripande nivå, utan att det särskilt specificeras vilken typ av tjänst det är. Vid den avdelningsvisa redovisningen nedan exemplifieras vad posten Övrigt består av då det är väsentliga belopp. (Någon motsvarande kontogruppsindelning för budget 2015 kan inte göras, då budgeteringen inte sker på kontonivå). (Det finns inga externa krav på att göra en uppdelning mellan s.k. tekniska tjänster kontra övriga tjänster. Det finns heller inga tydliga interna riktlinjer för när kontona ska användas. Vid analys visar det sig att verksamheter använder dessa kontogrupper på olika sätt.) Avdelningsvis redovisning per enhet och anställd övriga tjänster Kostnad och budget för övriga tjänster fördelas per avdelning och enhet samt anställd enligt nedan. För utfall 2014 sker även en fördelning per kontogrupp. Myndighetsledningen Tabellen nedan innehåller utfall 2014och budget 2015 för ledning, internrevision, controllerfunktion och EU-samordning: Kostnad 2014 Kostnad per anställd Budget 2015 Budget per anställd Totalt Fördelning av utfall 2014 övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, licenser Konferenstjänster Tekniska tjänster Trycktjänst m.m. Övrigt Summa Totalt Utfall posten övrigt avser bl.a. förberedelse/genomförande chefsdagar och uppdrag till FOI.

11 samhällsskydd och beredskap PM 11 (16) VS Tabellen nedan innehåller utfall 2014 och budget 2015 för VS, fördelat per enhet och anställd: Kostnad Kostnad per Budget Budget per 2014 anställd/enhet 2015 anställd/enhet Avdelningsledning VS Verksamhetsutvecklingsfunktionen Förvaltningsstödsenheten Rättsenheten Ekonomienheten HR-enheten Kommunikationsenheten IT-enheten Verksamhetsskyddsenheten Totalt Fördelning av utfall 2014 VS övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, Konferenstjänster Tekniska Trycktjänst licenser tjänster m.m. Övrigt Summa Avdelningsledning VS Förvaltningsstödsenheten Rättsenheten Ekonomienheten HR-enheten Kommunikationsenheten IT-enheten Verksamhetsskyddsenheten Totalt Av utfallet övrigt för Förvaltningsstödsenheten avser tkr Securitas bevakningstjänster (har bokförts som övrig tjänst istället för bevakningstjänst). 918 tkr av utfallet avser frakt- och transportkostnader. En del av posten avser även kostnader kopplade till våra lokaler såsom blomskötsel, hyresjuridisk rådgivning och workshops kring eventuell förändring av lokaler i Karlstad. Av Ekonomienhetens utfall på övrigt är merparten kostnader avseende Riksrevisionens granskningar. Kommunikationsenhetens utfall på övrigt avser till största delen tjänsten produktionsledning och en tillfälligt inhyrd kommunikatörstjänst från ett bemanningsföretag.

12 samhällsskydd och beredskap PM 12 (16) ROS Tabellen nedan innehåller utfall 2014 och budget 2015 för ROS, fördelat per enhet och anställd: Kostnad Kostnad per Budget Budget per 2014 anställd/enhet 2015 anställd/enhet Avdelningsledning ROS Enhet Brandskydd och brandfarlig vara Enhet Den enskildes säkerhet Enhet Farliga ämnen Skydd av samhällsviktig verksamhet Enhet Informations- och cybersäkerhet Syst. informationssäkerhetsarbete Cybersäkerhet o skydd kritisk info Operativ cybersäkerhet o it-incident Totalt Enheten för farliga ämnen bedriver avgiftsfinansierad verksamhet, Intyg för förare och säkerhetsrådgivare. Fördelning av utfall 2014 ROS övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, Konferenstjänster Tekniska Trycktjänst licenser tjänster m.m. Övrigt Summa Avdelningsledning ROS Enhet Brandskydd och brandfarlig vara Enhet Den enskildes säkerhet Enhet Farliga ämnen Enhet Skydd av samhällsviktig vsh Enhet Informations- och cybersäkerhet Syst. informationssäkerhetsarbete Cybersäkerhet o skydd kritisk info Operativ cybersäkerhet o it-incident Totalt Merparten av utfallet övrigt för enheten för brandskydd och brandfarlig vara avser uppdrag kring brandskyddsstrategin. Merparten av utfallet övrigt för enheten för skydd av samhällsviktig verksamhet avser brandriskprognoser (SMHI) samt projekt FOI kring värmeböljor. Huvuddelen av övrigt för enheten för informations- och cybersäkerhet avser verksamhetsutveckling operativt koncept.

13 samhällsskydd och beredskap PM 13 (16) UB Tabellen nedan innehåller utfall 2014 och budget 2015 för UB, fördelat per enhet och anställd: Kostnad Kostnad per Budget Budget per 2014 anställd/enhet 2015 anställd/enhet Avdelningsledning, UB ledningsstöd Enheten för utbildningssamordning Övningsenheten System, tjänster, drift mm Rakel Enheten för samverkan och ledning Enheten för räddningstjänst Enheten för beslutstöd Verksamhetsställe Revinge Verksamhetsställe Sandö Totalt Inom UB bedrivs omfattande avgiftsfinansierad verksamhet. Verksamhetsställena Revinge och Sandö (samt del av ledningsstöd) har verksamheterna Tjänsteexport och Uppdragsutbildning m.m. System, tjänster, drift m.m. har både Rakelverksamheten och Drift och förvaltning andras tekniska system. Fördelning av utfall 2014 UB övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, Konferenstjänster Tekniska Trycktjänst licenser tjänster m.m. Övrigt Summa Avdelningsledning, UB ledningsstöd Enheten för utbildningssamordning Övningsenheten System, tjänster, drift mm Rakel Enheten för samverkan och ledning Enheten för räddningstjänst Enheten för beslutstöd Verksamhetsställe Revinge Verksamhetsställe Sandö Totalt Merparten av övrigt på avdelningsledning och UB ledningsstöd avser nödlarmssystemet ecall och samarbete med SIS Swedish Standards Institute. Merparten av kostnaderna övrigt för enheten för system, tjänster, drift mm

14 samhällsskydd och beredskap PM 14 (16) avser systemet WIS. Övrigt för enheten för samverkan och ledning avser till större delen kunskapsöversikt Karlstad universitet och avtal Sveriges Radio (drift, underhåll och kvartalsprov). För enheten för räddningstjänst avser övrigt regionala utvecklare, kemkoordinatorer och kemberedskap (kommuner/räddningstjänster). Merparten av övrigt för enheten för beslutstöd avser avgift geodatasamverkan Lantmäteriet. För Revinge avser övrigt bl.a. utbildning brandingenjörer (347 tkr), resten av utfallet består av många olika småposter. För Sandö är det många olika småposter som tillsammans utgör utfallet på övrigt. (Det totalt höga utfallet på tekniska tjänster kan härledas till bl.a. VMA, 90-sekunder och GIS.) SI Tabellen nedan innehåller utfall 2014 och budget 2015 för SI, fördelat per enhet och anställd: Kostnad 2014 Kostnad per anställd/enhet Budget 2015 Budget per anställd/enhet Avdelningsledning Enheten för insatser Enheten för operativ personal Enheten för logistik och stödresurser Enheten för omvärld och beredskap Enheten för samordning Totalt SI bedriver den avgiftsfinansierade verksamheten internationella insatser. De s.k. URA-anställda ingår inte i uppgiften om antal anställda. SI:s egna anställda kan tidredovisa mot enskilda projekt (direkta kostnader). Fördelning av utfall 2014 SI övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, Konferenstjänster Tekniska Trycktjänst licenser tjänster m.m. Övrigt Summa Avdelningsledning Enheten för insatser Enheten för operativ personal Enheten för logistik och stödresurser Enheten för omvärld och beredskap Enheten för samordning Totalt

15 samhällsskydd och beredskap PM 15 (16) Övrigt för enheten för insatser avser till större delen avtalskostnader ej bistånd. Övrigt för enheten för operativ personal avser bl.a. SNAM. För enheten för logistik och stödresurser avser övrigt bl.a. frakt- och transportkostnader och olika typer av kostnader kopplade till materielhantering, t.ex. återställning av datorer. Merparten av övrigt för enheten för samordning avser samverkansavtal SOS Alarm och advokatkostnader kring skadeståndsärende otillåten direktupphandling (till den del det inte täcks av tidigare uppbokad avsättning). UL Tabellen nedan innehåller utfall 2014 och budget 2015 för UL, fördelat per enhet och anställd: Kostnad Kostnad per Budget Budget per 2014 anställd/enhet 2015 anställd/enhet Avdelningsledning Enheten för inriktning och forskning Enheten för inriktning och planering Enhet lärande av olyckor och kriser Enheten för strategisk analys Tillsynsenheten Totalt Fördelning av utfall 2014 UL övriga tjänster på olika kontogrupper: IT-tjänster, licenser Konferenstjänster Tekniska tjänster Trycktjänst m.m. Övrigt Summa Avdelningsledning Enheten för inriktning och forskning Enheten för inriktning och planering Enhet lärande av olyckor och kriser Enheten för strategisk analys Tillsynsenheten Totalt Av posten övrigt för enheten inriktning och forskning avser 721 tkr en tjänst med placering i Washington. För enheten lärande av olyckor och kriser avser merparten kostnader för regionala samordnare hos räddningstjänsten. För enheten för strategisk analys avser merparten av övrigt kostnader för s.k. studier men även exempelvis språkkurs i engelska.

16 samhällsskydd och beredskap PM 16 (16) Resekostnader Utfall 2014 och budget 2015 avseende resekostnader omfattar slag 551 Resekostnader samt konto för traktamenten och bilersättningar. För budget 2015 har ett genomsnittligt påslag för traktamenten och bilersättningar på 13 % gjorts (samma andel som 2014), då dessa kostnader inte särredovisas på ett särskilt slag vid budgetering. Kostnad för restidsersättning har inte varit möjlig att ta fram, då denna inte särredovisas. Kostnaderna ska enligt uppdraget fördelas per avdelning och anställd, dock ej per enhet. Total resekostnad 2014 och budget 2015 samt fördelning per anställd: Kostnad 2014 Kostnad per anställd Budget 2015 Budget 2015 per anställd Resekostnad Utfall och budget resekostnader fördelade per avdelning samt kostnad per anställd per avdelning: Kostnad per anställd/avd Budget 2015 Budget per anställd/avd Kostnad 2014 LED VS ROS UB SI UL Totalt Inom avdelningarna ROS, UB och SI bedrivs MSB:s avgiftsbelagda verksamhet.