Verksamhetsberättelse 2014

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2014 Miljö- och byggnämnden Året har präglats av hög personalomsättning inom delar av organisationen. Det är svårt att rekrytera rätt kompetens varför det har funnits ett generellt behov av att köpa in extrahjälp i form av konsulter för att klara verksamheten under året. Dessutom har förvaltningen till följd av expansion haft ett stort behov att köpa in nya möbler, nya datorer och arbetskläder, detta på grund av omflyttning till nya kontor efter renoveringen, nyanställdpersonal och efter utbytesplan. MILJÖ- OCH BYGGNÄMND Intäkter Kostnader Nettokostnader Belopp i Tkr Utfall Utfall Utfall Budget Avvikelse 10 Miljö- och byggnadsförvaltningen Planering, granskning, mätning Miljö- och hälsoskydd Räddningstjänst Krisberedskap Bygg Semesterlöneskuldspåverkan Summa Verksamhet 10 Förvaltningsövergripande Hög personalomsättning, personalbrist och svårt rekrytera och behålla kompetens. Fokus på rekrytering och utbildning av nya medarbetare och ny kompetens. Kompetensanalys samt utbildningsplan. Även gamla medarbetare har återanställts. Omorganisation genom att plan och byggavdelningarna slagits samman till en plan- och byggavdelning. Ökad andel fast dagtid inom räddningstjänsten. Omfattande skogsbränder i kommunen och närområdet under sommaren. Översvämningar i området runt Vättlandsån i Skee under hösten. Fr.o.m. halvårsskiftet 2014 har ansvar för serveringstillstånd flyttats över till MBN. Trots de problem som följer av personalbrist har antalet öppna ärenden minskat samtidigt som antal nya ärende fortsätt hat ökat. Fokus på kommunikation och samverkan, delaktighet förbättra helt enkelt, funka.nu, mallar och rutiner i W3D3 samt genomförd behovsutredning för ITutveckling där behoven har identifierats.

2 Välfärdsredovisning Nämnden har lagt extra fokus på tillsyn inom tobaksområdet. Ansvar för prövning och tillsyn av alkoholservering har under året flyttat till miljö- och byggnämnden. Arbete pågår med att bygga upp en effektiv tillsynsverksamhet. Miljöredovisning Miljö- och byggnämnden har inte bedrivit något strategiskt miljöarbete. Miljötillsyn sker utifrån planering kopplad till miljömålen. Verksamhet 11 Plan Omorganisation genom att plan och byggavdelningarna slagits samman till en plan- och byggavdelning. Personal i fokus. Mycket fokus på att jobba med rutiner och kvalitetssäkra vårt arbete. Konverterat hela primärkartan och den avdelningsspecifika mätdatan på kart- och mätenheten till databasen för Geosecma for ArcGIS och samtidigt strukturerat upp denna data ytterligare. Välfärdsredovisning Miljöredovisning Medverkan i arbete inom ramen för Miljösamverkan Väst med att ta fram en handledning för kommunerna i länet för hur man kan detaljplanera förorenade områden. Länsstyrelsens översyn strandskydd - remissvar Medverkan i arbetet med att ta fram en Avfallsplan för Strömstads kommun. Deltagande i arbetsgrupp vid framtagande av miljökonsekvensbeskrivning av Blå ÖP. God bebyggd miljödag - Politikerutbildning Verksamhet 12 Miljö Under året bildades ett nytt kommunalt naturreservat, Kobbungen, i norra delen av kommunen. Det är ett relativt orört skogs- och hällmarksområde samt en bäckravin med anslutande havsvik. Det har bedrivits intensiv tillsyn gällande marknadsföring av tobak. Inventering av Sandödla i kommunen har resulterat i en rapport som blir ett efterlängtat underlag vid samhällsplanering. 2

3 Tillsammans med Tillväxt Bohuslän har avdelningen tagit fram en webbaserad strandstädarkarta som är tänkt att underlätta arbetet med samordning av strandstädningen i våra nordbohuslänska kommuner. Vi har deltagit i ett nationellt tillsynsprojekt med inriktning på städning och ventilation i skolan. Avdelningen arbetar med att förbättra rutiner och öka servicen både gentemot den externa kunden och andra förvaltningar inom den kommunala organisationen. Välfärdsredovisning I arbetet med tillsyn och prövning när det gäller folköl, tobak och servering av alkohol arbetar avdelningen tillsammans med polisen för att få en ansvarsfull försäljning och servering. Verksamhet 15 Räddningstjänsten Ökad andel fast dagtid inom räddningstjänsten. Omfattande skogsbränder i kommunen och närområdet under sommaren. Översvämningar i området runt Vättlandsån i Skee under hösten. Arbete med att ta fram ett nytt verksamhetsstöd för räddningstjänsten har påbörjats pga. nedläggning av det gamla. Utbildning och arbetet med implementering av systemet fortsätter in på Välfärdsredovisning Miljöredovisning Verksamhet 16 Krisberedskap Under 2015 har huvudfokus varit inställt på revideringen av kommunens övergripande Risk- och sårbarhetsanalys inför ny mandatperiod, vilken antogs av KF i oktober. Under hösten har kommunens krisledningsplan för extraordinära händelser uppdaterats inför Tekniska förvaltningens VA-verksamhet har tillsammans med Miljö- och Hälsoskydd och Räddningstjänsten genomfört en krisledningsövning. Kommunen har också deltagit i Color Lines övning Agaton, samt Gränsrådets samverkansövning Sverige/Norge. 3

4 Vi har slutfört krisberedskapsåtgärderna som MSB medfinansierar enligt genomförd ledningsanalys för Stadshuset som ledningsplats. Projektet kommer att ekonomiskt slutredovisas under Kommunen har arrangerat ett oljeskyddssamverkansmöte med ett antal nationella och regionala aktörer. Verksamhet 17 Bygg Personal i fokus. Omorganisation genom att plan och byggavdelningarna slagits samman till en plan- och byggavdelning. Rekryterat nya medarbetare. Anlitat erfaren konsulthjälp. Tillsynsärenden som lett till stora sanktionsavgifter. Handläggningstiderna för förhandsbesked är kortade och det finns ingen kö Antalet öppna bygglovsärenden har minskat under året. Tekniska samråd i balans med rådande efterfrågan Förbättrad sin kvalitet vad gäller rättssäkerheten i beslut. Under perioden har 143 av byggavdelningens beslut överklagats. Av dessa beslut har 124 stått sig efter en överprövning. Välfärdsredovisning Miljöredovisning 4

5 Verksamheten i siffror Antal nämndsbeslut Övriga ärenden, administration Miljöärenden Bygglovsärenden Förhandsbesked Planärenden Räddningstjänsten Antal AU beslut Övriga ärenden, administration Miljöärenden Bygglovsärenden Planärenden Räddningstjänsten Antal delegationsbeslut Varav miljöärenden Byggärenden Planärenden Räddningstjänsten * Tillsynsärenden Varav miljö bygg Räddningstjänsten Räddningsinsatser Räddningsinsattstimmar Kortfattade kommentarer till statistiken i tabellen *Anledning till den minskade siffran är att räddningstjänsten deltar på ärendegenomgången och med det får vi inte lika många ärende som vi behöver svara på. Ärende som nu kommer in till oss är av sådan art att det blir ett yttrande 5

6 Måluppföljning av nämndsmålen (Uppdatera till 2014 års mål enligt struktur nedan) BOENDE KF-mål Ökat antal invånare God bebyggd miljö i Nationella mål. Kompetens finns alla beslut inom plan- Tillgång till och antikvariskkompetens byggområdet Aktivt arbetar med att Planarbete pågår skydda värdefull bebyggelse. 50 procent av bygglovsärendena ska avslutas inom åtta veckor från det att fullständiga ansökningshandlingar föreligger. NATUR KF-mål Värna och utveckla de höga natur- och friluftsvärden som gör Strömstad unik Areal mark i kommunen med områdesskydd ska öka Areal mark inom kommunen med områdesskydd. Arbete pågår Kobbungen reservat fastställt Klara rutiner för tillsyn i MKB*) och detaljplaner, exploateringsavtal etc MILJÖ & ENERGI KF-mål En tydlig miljöprofil Klara rutiner och arbetssätt Beslut om ansvarsfördelning naturvård finns Redovisat miljömålsarbete TRYGGHET & HÄLSA 100% utifrån gällande verksamhetsplanering. Sker helårsvis - uppföljning vsh-plan KF-mål Delaktiga medborgare/barnperspektivet ska ingå vid all planering T1 T2 Helår - Nästan klart - - 6

7 Förebygga olyckor och involvera allmänhet och verksamheter genom aktiva insatser. EKONOMIMÅL Antal utbildade elever 500 Övriga riktade insatser 2 st. KF-mål Välskött kommunal ekonomi Intern & extern utbildning pågår. ON + BUN nu med Ekonomi i balans En effektiv förvaltning God intern kontroll MEDARBETARMÅL Varje verksamhet ska vara i balans *Tre beslutade nyckeltal/avdelning, basår 2008 Enligt upprättad internkontrollplan Nästan KF-mål Engagerade och motiverade medarbetare Prognos T Mäts årsvis - - Målet är uppnått Planera för kompetensutveckling, engagerat ledarskap, kompetensutveckling ska prioriteras (utbildning, utvärdering, samarbete, handledning) Kompetensutveckling s plan Kompetensutveclingsanaly s genomförd. Planering pågår utifrån plan. Bibehållet Nöjd- Medarbetar-Index jämfört med föregående år NMI 3,62 (minskning 0,22) Mäts inte varje år

8 Ekonomi Verksamhetens intäkter, tkr Verksamhetens kostnader, tkr varav personalkostnader*) Verksamhetens nettokostnad, tkr Budget, tkr Budgetavvikelse, tkr *)varav förändring semesterlöneskuld *)varav justering arbetsgivaravgift unga/äldre 221 Nettoinvesteringar, tkr Nettokostnadsutveckling Förvaltningens nettokostnad 2014 är 0,6 Mkr högre jämfört med 2013 års nettokostnad. Intäkterna är 2,6 Mkr högre jämfört med 2013, på grund av ökade intäkter utspritt över hela förvaltningen men främst på plan och byggavdelningen. Verksamhetens kostnader har ökat 3,4 jämfört med 2013 varav personalkostnaderna ökat med 2,4 Mkr. Budgetavvikelse Semesterlöneskulden är på -0,2 om lyfter bort den så är nämndens resultat på knappt 1,2 Mkr plus jämfört med budget. Det beror på händelser som resulterat i avvikelser både på kostnadsoch intäktssidan. Året har präglats av hög personalomsättning inom delar av organisationen. Det är svårt att rekrytera rätt kompetens varför det har funnits ett generellt behov av att köpa in extrahjälp i form av konsulter för att klara verksamheten underåret. Dessutom har förvaltningen till följd av expansion haft ett stort behov att köpa in nya möbler, nya datorer och arbetskläder, detta på grund av omflyttning till nya kontor efter renoveringen, nyanställdpersonal och efter utbytesplan. Budget avvikelsen beror främst på ökade intäkter för tillsyn inom bygg, fler mätuppdrag än väntat samt tillfälliga vakanser, vilket visat sig både på intäkts- och kostnads-sidan. Effektiviseringsåtgärder Miljö- och byggnämndens strategier är långsiktiga och följer tidigare inriktning. All myndighetsverksamhet är lagstyrd. Verksamhetens behov och strategier ställer krav på kommunens centrala stödverksamheter. Effektiviseringsstrategin bygger på systematiskt arbete med planering och uppföljning av verksamheten processer, tekniska lösningar tillsammans med satsningar på personal och kompetens. Det föreligger ett behov av verksamhetsspecifika digitala stödfunktioner då nuvarande mjukvara ej uppfyller förvaltningens kravspecifikation. Nya lösningar ska prövas och undersöks. Investeringsverksamhet Räddningstjänsten har under året delat på Motorspruta-investeringen då det fanns ett större behov av att köpa in pumpar, trafikolyckaskyltning samt utbildningsmateriel. Motorsprutan bedöms vara i gott skick och kan vänta tills nästa planerade utbytes period. 8

9 Miljö och hälsa ärendehanteringssystems investering önskar vi lämna tillbaka då vi funnit att förvaltningen är i behov av ett förvaltningsövergripande ärendehanteringssystem. Detta har vi fått tilldelat i investeringsbudgeten inför Förvaltningen önskar överföra investeringsmedel från 2014 till 2015 som inte kunnat brukas under året, totalt 368 Tkr. 9

10 Personal Antal anställda varav kvinnor varav män Antal årsarbetare 37, Medelålder 45,82 44,28 45,97 Andel heltidsanställda 89,47 87,18 89,74 varav kvinnor 91,67 90,48 89,47 varav män 85,71 83,33 90 Sjukfrånvaro i % av ord. arbetstid 1,71 1,85 3,29 varav kvinnor 1,96 2,64 3,65 varav män 1,39 0,89 3,92 Långtidssjukfrånvaro (andel >59 dgr) 11,03 16,21 35,62 Personalstruktur Antalet anställda har ökat från föregående med 1 person, vi har fortfarande vakanser och förutser en ökning under Skillnaden mellan antalet anställda kvinnor och män har ökat marginellt. Antal årsarbetare ligger kvar på samma nivå. Personalkostnaderna har ökat med 2,7 Mkr i år detta beror på att förvaltningen haft vakanser och nyanställningar skett senare och på att vi har haft inhyrda konsulter istället för full personalstyrka. Vi förväntar oss att de en större ökning nästa år. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har tillfälligt ökat under året, orsakerna är kända. Övrigt Förvaltningen har underåret haft en hög personalomsättning. Förvaltningen upplevs som trångbodd vilket i vissa fall kan påverka det dagliga arbetet negativt. Framtiden på kort och lång sikt Från och med årsskiftet 2013/2014 har Plan kart och Bygg avdelningarna slagits ihop till en Plan och byggavdelning, en utvärdering av detta kommer att genomföras under Räddningstjänsten har utökas med en av två dagtidstjänster under 2014 som förstärker såväl förebyggande som operativ organisation. Under 2015 ska den andra dagstjänsten rekryteras. Förvaltningen ser fortsatta bekymmer med hög personalomsättning svårt att rekrytera och behålla personal. 10