Verksamhetsberättelse 2013

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2013 Miljö och Byggnämnden Verksamheten har 2013 genomgått ett antal utmaningar där den största varit fortsatt personalomsättning med rekrytering och nyanställningar inklusive utbildning av ny personal. Verksamheten har för att klara verksamheten tvingats anlita (ej budgeterade) externa konsulter. Samtidigt har utvecklingen lett till att den samlade kompetens breddats i form av nyrekrytering med skapande av nya tjänster. Beaktat ovanstående har verksamheten hanterat och klarat sina utmaningar väl. Verksamhet Händelser av betydelse Stor personalomsättning inom förvaltningen Kompetensbreddning, nya tjänster har skapats och/eller omdefinierats i samband med nyrekrytering Tillfällig sammanslagning av plan kart och bygg (permanentad 2014) Jobbar aktivt med tillsyn enligt Plan och Bygglagen Utökad GIS samverkan inom norra Bohuslän Krisledningsövning på scenariot brand i köpcenter genomfördes med flera externa aktörer Räddningstjänsten hanterar fortsatt fler larm (jmfr budgeterat) Kvalitet och prestationer I samband med den stora personalomsättningen vi haft under året, har förvaltningen fokuserat på samsyn, samverkan och rutiner. Detta medför att avdelningarna i nuläget jobbar mer effektivt tillsammans. Trotts detta har förvaltningen svårt att upprätthålla handläggningstider och service på grund av den ökade volymen. Ärendemängden växer, antalet nämndsbeslut och antalet delegationsbeslut har ökat under året, detta har medfört att lagstyrd verksamhet har prioriterats före service. Verksamheten i siffror Verksamheten ökar i omfång. Välfärdsredovisning

2 Förvaltningen har genom Miljö och hälsoskyddsavdelningen deltagit i ett projekt för jämställdhetsintegrering tillsammans med Lerums och Halmstads miljökontor. Genom att bland annat skugga varandra i möten med kunder och genom att granska fattade beslut vill man kontrollera att verksamheten bedrivs så att alla kunder bemöts lika oavsett kön. Jämställdhetsintegrering kommer fortsättningsvis vara en del av avdelningens kvalitetsarbete. Miljöredovisning Förvaltningen har varit aktiv med att använda sig av teknik för resefria möten. Vi har bland annat deltagit på ett antal webseminarier.

3 Måluppföljning av nämndsmålen kopplat till fullmäktigemålen BOENDE KF mål Ökat antal invånare Alla nya detaljplaner ska kräva helårsstandard i bostäder Skapa förutsättning för att uppfylla målsättningen i kommunens Strategiska Boendeplan NATUR 100 procent Målet har delvis uppnåtts. Antal producerade byggrätter i detaljplan, eller förhandsbesked/ bygglov Vi har lämnat förutsättningar för byggnation av nya bostäder i detaljplaner och förhandsbesked. Målet har delvis uppnåtts. KF mål Värna och utveckla de höga natur och friluftsvärden som gör Strömstad unik Ökad andel kommunal mark med områdesskydd Klara rutiner för tillsyn i MKB*) och detaljplaner, exploateringsavtal etc. Tydlig kommunal naturvårdsorganisation MILJÖ & ENERGI KF mål En tydlig miljöprofil Ökning, med prioritering på höga naturvärden höga friluftsvärden Klara rutiner och arbetssätt Beslut om antagen organisation Arbete pågår med att ta fram ett nytt kommunalt naturreservat. Målet har delvis uppnåtts. Arbete pågår. Målet har delvis uppnåtts. Målet har uppnåtts. Uppfylla redan beslutade miljömål Uppfylla åtaganden från handlingsplanen i kommunens energieffektiviseringsstrategi TRYGGHET & HÄLSA Miljömålen Energieffektiviseringsstrategi (handlingsplanen bör uppdateras för att målet ska vara relevant) Målet har uppnåtts Målet har uppnåtts. KF mål Delaktiga medborgare/barnperspektivet ska ingå vid all planering Miljö och byggdagar ska ordnas 2 ggr/mandatperiod Arbeta med referensgrupper i olika projekt Barnperspektivet ska ingå vid all planering Riktad brandskyddsutbildning (mot skola) EKONOMIMÅL Två dagar Referensgrupper Barnchecklista Antal utbildade elever Målet har inte uppnåtts Målet har inte uppnåtts Ingår i kravspecifikation för detaljplanering. Målet har delvis uppnåtts Målet har ej uppnåtts

4 KF mål Välskött kommunal ekonomi Ekonomi i balans En effektiv förvaltning God intern kontroll MEDARBETARMÅL Varje verksamhet ska vara i balans Tre beslutade nyckeltal/avdelning, basår 2008 Enligt upprättad internkontrollplan KF mål Engagerade och motiverade medarbetare Vissa verksamheter är i obalans Målet har delvis uppnåtts Målet har delvis uppnåtts Målet har uppnåtts Gemensam syn Två samverkansdagar Målet har uppnåtts. Kompetensutveckling ska prioriteras (utbildning, utvärdering, samarbete, handledning) Skapa ett ökat vi tänk genom samarbete Bibehållet Nöjd Medarbetar Index jämfört med föregående år Enligt utbildningsplanerna Finns vi tänk? NMI 3,62 (minskning 0,22) Arbete är påbörjat. Målet har ej uppnåtts Målet har uppnåtts Målet har ej uppnåtts

5 Ekonomi Förvaltningens nettokostnad 2013 är 1,5 Mkr högre jämfört med 2012 års nettokostnad. Intäkterna är 0,8 Mkr högre jämfört med 2012, på grund av ökade intäkter utspritt över hela förvaltningen. Verksamhetens kostnader har ökat 2,3 jämfört med 2012 samtidigt som personalkostnaderna bara ökat med 0,7 Mkr. Underskottet beror på svårigheter att rekrytera varför förvaltning tillfälligt tvingats hyra in kostnadsdrivande konsulter istället för egen personal. Kostnadstäckningsgraden för lagstadgad myndighetsutövning har överlag utvecklats positivt. På byggsidan har ej budgeterade utgifter för konsulter bidragit till att sänka kostnadstäckningsgraden. Personalomsättningen bidrar samtidigt till att effektiviteten sjunker. Målet har delvis uppnåtts. Kostnadstäckningsgrad Kostnad/kommuninvånare miljö- och hälsoskyddsavdelningen Intäkt/bruttokostnad för hela miljö- och hälsoskyddsavdelningen ,62 0,59 Intäkt/bruttokostnad för livsmedel 0,72 1,01 Intäkt/bruttokostnad för miljö och hälsoskydd 0,56 0,42 Intäkt/bruttokostnad för miljöövervakning 0,93 0,86 Intäkt/bruttokostnad byggavdelningen 0,80 1,01 Kostnad Räddningstjänsten exkl. lokalkostnader/kommuninvånare Budgetavvikelse Semesterlöneskulden uppgår till knappa 0,08 om vi lyfter ut den så är nämndens resultat på närmare 0,2 Mkr jämfört med budget. Det beror på händelser som resulterat i avvikelser både på kostnads och intäktssidan Personalomsättning med medföljande personalbrist har gjort att byggavdelningen tvingats nyttja externa konsulter, detta har lett till att kostnaderna ökat samtidigt som effektiviteten minskat. Planavdelningen har stöttat upp och resurser har lagts på rekrytering av vakanser på byggavdelningen i syfte att öka produktionen och säkerställa förväntade intäkter. Budgetavvikelsen inom planverksamheten beror på minskade intäkter eftersom planarbetet går något trögt(flera detaljplaner väntar på att startas upp) samt att arbete med vissa gamla planer med fast planavgift kvarstår. I samband med detta har avdelningen valt att inte ta in vikarier för att ersätta tjänstledig personal. Räddningstjänsten har svårigheter att rekrytera och behålla deltidspersonal samtidigt som antalet larm ligger över budgeterat antal och antalet arbetstimmar ökar. Räddningstjänsten har fått budget tillskott inför 2014 för en utökad dagstyrka kostnaderna förväntas bli högre än budgettillskottet. I övrigt råder återhållsamhet på kostnadssidan inom samtliga av förvaltningens verksamheter.

6 Effektiviseringsåtgärder Årets budgeterade effektiviseringar uppgår till 0,3 Mkr och innefattar följande. Förvaltningen fortsätter det under 2012 påbörjat arbete med rätt taxor vilket förväntas ge bättre extern finansieringsgrad. Syns ännu så länge tydligast inom nämndsverksamheten och miljö och hälsoskyddsavdelningens verksamhetsområden. En övergång till timdebitering från fastpris på planavdelningen, detta kommer att ge resultat framöver när de gamla planerna är färdigställda. Det pågår arbete med It/GIS, rutiner och kvalitetssäkring som förväntas bidra till en löpande effektivisering. Ytterligare ej budgeterade åtgärder, i form av rekrytering och kompetensutveckling inom plan och bygglagens tillsynsområde, har tillsammans med en tillfällig sammanslagning av ledningsfunktionen för planavdelningen och byggavdelningen genererat ökade intäkter. Investeringsverksamhet Räddningstjänsten har under året slutfört investeringen av ny brandbil på nordkoster, ledningsfordon samt oljeskyddsmaterial dessa kostade mindre än förväntat vilket resulterar i ett positivt resultat på 66 tkr Årets räddningsmaterialinvestering visar ett negativ resultat på 20 tkr. Kartering och flygfotografering har skett över Rossö. Förvaltningen önskar en omdisponering och överföring av vissa investeringsmedel inför Kartering/flygfotografering, Totalstation, programvara konsekvens plan och programvara konsekvens övergång GFA föreslås att under år 2014 få användas till investering för att slutföra konvertering av all mätdata till GFA så att all data överförs till den nya databasen, totalt 346 Tkr. Förvaltningen önskar flytta ej ännu investerade medel för ärendehanteringssystem och Motorspruta till år 2014, totalt 560 Tkr. Personal Personalstruktur Antalet anställda ligger på samma nivå som föregående år men skillnaden mellan antalet anställda kvinnor och män har minskat. Antal årsarbetare har ökat på grund av att viss personal gått upp i tid. Personalkostnaderna har bara ökat med 0,7 i år detta beror på att förvaltningen haft vakanser och nyanställningar skett senare och på att vi har haft inhyrda konsulter istället för full personalstyrka. Vi förväntar oss att de en större ökning nästa år. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har tillfälligt ökat under året, orsakerna är kända. Övrigt Förvaltningen upplevs som trångbodd vilket i vissa fall kan påverka det dagliga arbetet negativt. Framtiden på kort och lång sikt

7 Från och med årsskiftet 2013/2014 har Plan kart och Bygg avdelningarna slagits ihop till en Plan och byggavdelning. Räddningstjänsten kommer att utökas med dagtidstjänster under 2014 som förstärker såväl förebyggande som operativ organisation. Under 2014 utökas resurserna för natur och friluftsliv strategi. Förvaltningen ser fortsatta bekymmer med hög personalomsättning svårt att rekrytera och behålla personal.