SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SÖDERHAMNS KOMMUN. Bygg- och miljöförvaltningen, Kungsgatan 6, , kl. 12:00. Kennet Johansson (SD), justerare

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(15) Nämnd Tisdagen den 25 juni 2019 Plats och tid Kungsgatan 6, Grupprum Ek, kl. 09:30 Utses att justera Justeringens plats och tid Paragrafer Kennet Johansson (SD) Bygg- och miljöförvaltningen, Kungsgatan 6,, kl. 12:00 Underskrifter Magnus Ludvigsson (L), ordförande Lena Lemrin, sekreterare Kennet Johansson (SD), justerare ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Tid för anslag Förvaringsplats för protokollet s arkiv Underskrift Lena Lemrin, sekreterare

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(15) Upprop och närvarolista Parti Namn TJG Inte TJG Ledamöter Ja Nej Ja Nej L Magnus Ludvigsson X C Peter Myrasch Regnell X M Per-Yngve Velander X S Lillemor Svensson X S Catherine Maxdotter X S Christer Wannberg X SD Kenneth Johansson X Ersättare C Helena Torstensson C Alvar Magnusson X M Jan-Olof Högqvist X S Christina Andersson X S Eric Johansson V Azad Faruk Aslan X SD Jan-Erik Tynong X Övriga närvarande Herman Claesson, förvaltningschef Jonas Ryberg, tf. verksamhetschef plan- och bygg Lena Lemrin, sekreterare David Jansson 42

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(15) Innehållsförteckning 41 Månadsredovisning 42 DPL Simpan och del av Öster 2:10 - antagande av detaljplan 43 Ändring av datum för bygg- och miljönämndens sammanträde i september Redovisning av delegationsärenden till nämnden Redovisning av inkomna meddelanden till nämnden 2019

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(15) 41 Dnr BMN Månadsredovisning Beslut godkänner maj månads rapport och prognos. Ärendet Ekonomiskt utfall Sammanfattning för nämnden Avvikelsen för januari-maj är ett underskott på 536 tkr mot budget. Underskottet är lägre än tidigare månader i år. Främsta orsakerna till underskottet är att verksamhet 2871 Bostadsanpassning har haft större utbetalningar av bidrag än budgeterat och att intäkterna för verksamhet 8210 Bygglovsverksamhet är lägre än budgeterat för de första fyra månaderna. Kostnader för bostadsanpassning och intäkter för bygglovsansökningar är svåra att förutse. För övrigt har vi lägre personalkostnader än budgeterat då vi haft vakans inom livsmedel en månad samt att vi har en vakans inom miljö- och hälsoskydd. För närvarande är även verksamhetschefstjänsten och tjänst inom kart- och mät vakant. Hyreskostnaden i Lönnen är högre än vad förvaltningen hade i Förvaltningshuset, som låg till grund för budgeten.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(15) Det är fortfarande tidigt att lägga en träffsäker prognos men utifrån utvecklingen inom bostadsanpassningen samt färre ansökningar av bygglov, finns risk för ett underskott vid årets slut. Det har även visat sig att intäkterna i budgeten för Detaljplanering varit för optimistiska. Som det ser ut nu kommer intäkterna att bli avsevärt lägre. Så prognosen för helåret som det ser ut nu är ett underskott för Bostadsanpassningen med 500 tkr, underskott för Bygglovsverksamhet med 300 tkr, underskott för Detaljplanering med 300 tkr samt överskott för GIS med 100 tkr. Totalt underskott uppskattas till 1 mkr. Utmaningar En förvaltningsövergripande utmaning är att arbeta vidare under parollen Sveriges bästa myndighet. En viktig del i detta är hur vi arbetar vidare med digitaliseringen, primärt för att underlätta för medborgarna och samtidigt förenkla våra processer. Fortsatt arbete med lokalanpassningar. En utmaning är rekryteringar där det är svårt att hitta kompetens inom flera av våra områden. Personal I dagsläget har vi två vikarier för föräldralediga handläggare samt en visstidsanställning på administrationen som extra resurs och kompensation för långtidssjukskrivning. Frisk- och sjuktal personal Sjukfrånvaron är sammantaget 5,95 % i april*. Sjukfrånvaron i koncernen som helhet är 8,09 %. *Eftersläpning i systemet för sjukfrånvarostatistik.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(15) Miljö- och hälsoskyddsavdelningen, konsumentvägledningen samt gemensam administration Uppföljning av verksamhetens uppdrag/mål Förekommande diagram nedan, visar indikatorer från några verksamheter för att ge en bild av hur verksamheterna går. Verksamhet 1710 Oförändrad verksamhet. Verksamhet 8122 Verksamheten ligger efter utifrån antal planerade kontroller i år beroende på en vakans en knapp månad samt introduktion av vikarie. Som syns för maj månad har kontrollfrekvensen dock ökat.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(15) Arbete med nya rutiner i ärendehanteringssystemet Vision har också tagit viss tid av verksamheten. I början på juni förstärks verksamheten i och med att ordinarie, föräldraledig medarbetare kommer att arbeta drygt 2,5 månader i sommar. Verksamhet 8124 och 8127 Vi har färre registrerade inspektioner de första fem månaderna än samma period förra året. Detsamma gäller tillsyn B- och C-objekt. Frekvensen har dock ökat och vi har en bra planering för de tillsynsarbeten som ska genomföras under året så det finns goda

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(15) förutsättningar för kommande tillsynsarbete, även om vi inte ser att vi kan genomföra alla uppgifter i tillsynsplanen. B- och C-objekten prioriteras dock. En orsak till lägre antal inspektioner är arbete med avslut av äldre ärenden som exempelvis arbete med avloppsärenden från 2018 års avloppsprojekt samt hälsoskyddstillsyn där ärenden överlappar årsskiftet. Värmepumpsärenden ligger för närvarande bättre till än budget, liksom hantering av köldmedierapporteringen där vi i princip redan är klara med årets arbete och har överskridit årets intäktsbudget. Intäktsbudget för enskilda avlopp kommer sannolikt att hållas eller överskridas. Prognosen är att vi inte kommer att kunna genomföra all planerad tillsyn då vi har en vakans sedan mars månad. Den tjänsten är nu besatt med en ny handläggare som kommer att börja 15 juli. En viss kompensation för vakansen är en sommarvikarie under två månader. *B-objekt: verksamhet som kräver tillstånd av länsstyrelsen. C-objekt: verksamhet som kräver anmälan till kommunen. Verksamhet 8310 Vi ser redan viss förändrad administration tack vare verksamhetssystemet Vision bygg, som vi nu tagit i drift. Vissa moment i ärendehanteringen underlättas. Vi kommer snart att sköta framtagande av alla fakturaunderlag via systemet, vilket kommer att underlätta för verksamheten och frigöra tid på helheten. I maj månad har en av administratörerna arbetat ca 25% med bostadsanpassning, under ordinarie handläggares semester. Resultatprognos Den ekonomiska prognosen för miljö- och hälsoskyddsavdelningen tillsammans med konsumentvägledningen och gemensam administration är att verksamheterna kommer att följa budget. Målsättningen är fortfarande att vi genomför den verksamhet vi planerat för året. Verksamheterna påverkas dock av den personalomsättning som sker.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(15) Plan- och byggavdelningen Uppföljning av verksamhetens uppdrag/mål Rekrytering av verksamhetschef pågår. Efter en första annonsering har vi tyvärr inte någon passande kandidat så rekryteringen fortsätter. För närvarande är en av planingenjörerna tillförordnad verksamhetssamordnare. Diagrammen nedan, visar indikatorer från några verksamheter för att ge en bild av hur verksamheterna går. Verksamhet 2871 Under maj månad har bidragsutbetalningarna varit betydligt lägre än vad som har budgeterats för perioden. Största orsaken till det är att ordinarie handläggare haft en månads semester och verksamheten har bedrivits i lägre omfattning av annan handläggare. Antalet inkomna ärenden under januari till maj är nästan dubbelt så många som motsvarande period Det går inte att förutspå hur prognosen ser ut men bedömningen är att budget kommer att överskridas.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(15) Verksamhet 8210 Intäkterna inom bygglovsverksamheten har varit lägre än förväntat till och med maj månad. Vår och försommar är den period under året då många ansökningar kommer in men antalet ärenden i år är färre än fjolåret. Risken är att budget inte nås. Trots den mindre ärendemängden ligger vi efter med handläggningen, bland annat på grund av byte av system samt viss sjukfrånvaro. Under sommaren kommer en sommarjobbare att tas in för att täcka upp för föräldraledig personal för att verksamheten ska kunna klara de nya reglerna angående handläggningstider. Vi omfördelar också viss administrativ personal i juni för att arbeta ikapp nuvarande ärendemängd och minska risken för överskriden handläggningstid, vilket numera medför att full bygglovavgift inte får tas ut. Verksamhet 8250 Energi- och klimatrådgivningen följer den beslutade budgeten utan större avvikelser. Intäkterna består av bidrag från energimyndigheten och verksamhetens budget har beslutats utifrån detta bidrag. Nuvarande handläggare kommer att vara föräldraledig framöver och förvaltningen har nu (i juni) anställt en vikarie. Verksamhet 0730 Intäkterna för detaljplanearbete har varit lägre än förväntat. Tidpunkten för intäkter är svåra att förutse och större vikt bör därför läggas vid utfall på årsbasis.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(15) Verksamhet 0760 Under perioden är en medarbetare föräldraledig. Nu är även en av de övriga tjänsterna vakant då medarbetare slutat. Rekrytering av ersättare är klar och tjänsten kommer att vara återbesatt i mitten av augusti. Under sommaren är Bollnäs kommun behjälplig med mätarbeten om det uppstår akuta behov. Ingen vikarie och inga konsulttjänster har köpts in vilket medför lägre kostnader för arbetskraft och ett positivt ekonomiskt resultat. Resultatprognos Det ökade behovet av bostadsanpassning kommer med stor sannolikhet att påverka årsresultatet negativt. Prognosen för plan- och byggavdelningens övriga verksamheter är att de förväntas följa årets budget förutom bygglovverksamheten. Beslutet skickas till Ekonomiavdelningen, kommunstyrelseförvaltningen

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(15) 42 Dnr BMN DPL Simpan och del av Öster 2:10 antagande av detaljplan Beslut beslutar i ärende B att anta den av bygg- och miljöförvaltningen upprättade detaljplanen för Simpan 1 m.fl. Ärendet Bygg- och miljöförvaltningen har upprättat förslag på ny detaljplan för Simpan 1 m.fl. I enlighet med PBL 5 kap 27 och Söderhamns kommuns reglemente ska en detaljplan som inte är av principiell betydelse antas av Bygg- och Miljönämnden. Syftet med detaljplanen är att skapa en ny byggrätt för enbostadshus på Simpan 2. Befintliga byggrätter på Simpan 1 och 5 kommer att utökas något mot innergården. I övrigt kommer endast mindre förändringar gällande utformning och omfattning att ske gentemot den nu gällande planen I:359. Tidigare beslut , beslut att påbörja detaljplanearbetet , beslut om samråd , beslut om underrättelse och granskning. Skickas till Söderhamns Byggröjning AB Box Sandarne

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(15) 43 Dnr BMN Ändring av datum för bygg- och miljönämndens sammanträde i september 2019 Beslut beslutar att flytta september månads sammanträde från tisdagen den 24 till måndagen den 23 september. Ärendet Sammanträdet sammanfaller med andra aktiviteter som presidiet vill prioritera och då föreslås det att sammanträdet i september flyttas från tisdagen den 24 till måndagen den 23 september. Skickas till Kommunstyrelsen

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(15) 44 Dnr BMN Redovisning av delegationsärenden till nämnden 2019 Beslut beslutar att godkänna och lägga förteckningen över delegationsbeslut från maj 2019 till handlingarna. Ärendet Delegationsbeslut anmäls i form av; lov och anmälan och dispens från strandskyddet samt tillsyn utifrån Plan- och bygglagen, bidragsbeslut utifrån lagen om bostadsanpassningsbidrag, tillstånd och beslut utifrån tillsyn utifrån miljöbalken och strålskyddslagen, registrering och beslut utifrån livsmedelslagen samt yttranden till Kommunförbundet Södra Hälsingland, polisen, länsstyrelsen, kommunstyrelsen med mera.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(15) 45 Dnr BMN Redovisning av inkomna meddelanden till nämnden 2019 Beslut beslutar att godkänna och lägga förteckningen över inkomna meddelanden från föregående månad till handlingarna. Ärendet Följande meddelanden inkom juni 2019 Nr 1 Beslut Ärende , Inkom Länsstyrelsen Gävleborgs län Länsstyrelsen beslutar att lämna tillstånd till ändring av byggnadsminne avseende demontering av fönster för att ersätta det med ventilationsgaller vid installation av ventilation på Hunden 1. Ärende nr B