Skolförvaltningen - Uppföljning

Transkript

1 1(4) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Skolförvaltningen RS Anders Hallberg, ekonomichef Regionstyrelsen Skolförvaltningen - Uppföljning Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslås besluta godkänna resultatet efter tre månader och lägga ärendet till handlingarna. Sammanfattning Resultatet för skolförvaltning efter tre månader 2012 uppgår till minus 3,5 mnkr. Budgeterat resultat efter tre månader är minus 1,8 mnkr. Resultatet efter tre månader innebär en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 1,6 mnkr. Förvaltningen som helhet arbetar aktivt med olika handlingsplaner för att nå en ekonomi i balans. Dessa behöver fördjupas under året. Delar av de planerade åtgärderna ger endast halvårseffekt. De investeringar som beviljats genomförs enligt plan. Delar av investeringsutrymmet för utrustning och maskiner utnyttjas för anpassning av utbildningslokaler. Detta har varit föremål för särskilt beslut i Regionstyrelsen. Möjligheten att nå två av driftnämnden tre definierade mål bedöms som goda. Möjligheten att nå det tredje målet - höja andelen godkända betyg - kan för närvarande inte bedömas. Inom detta sista mål ska skolförvaltningen nå måluppfyllelse inom endast fem månader. Omställning av resurserna för att nå målet uppfattas som en extraordinär utmaning. En utredning avseende IT-verksamheten inom skolförvaltningen är under genomförande. Resultatet kan komma att påverka skolans nuvarande drift- och utvecklingsansvar. Innebörden presenteras under våren Personalläget avviker inte från det normala avseende sjukfrånvaro eller andra uppföljande parametrar. Mer utförligt underlag framgår av bilaga 1. Det pågår ett långsiktigt arbete inom förvaltningen att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet.

2 2(4 ) I övrigt inga verksamhetsmässiga avvikelser i förhållande till gällande verksamhetsplaner. Prognosen för 2012 är ett nollresultat. Kostnads- och intäktsutveckling Förvaltningens kostnadsutveckling är positiv efter tre månader vilket innebär att kostnaderna är lägre än budget. De största avvikelserna har personalkostnaderna 0,3 mnkr, tjänster och material 0,8 mnkr och avgifter, ersättningar och bidrag 0,5 mnkr. Intäktsutvecklingen är negativ efter tre månader vilket innebär att intäkterna är lägre än budget. Detta förklaras av att stor del av intäkterna från produktionen i Naturbruk Halland kommer oregelbundet under året, och att folkhögskolorna har upplupna intäkter som inflyter i slutet av vårterminen. Avvikelsen kommer till stor del att plana ut under första halvåret, därför redovisar skolförvaltningen ett nollresultat Figur 1. Sammanfattning budget, ekonomiskt resultat och prognos för skolförvaltningen, mnkr. Naturbruk Resultatet för Naturbruk efter tre månader 2012 uppgår till minus 2,1 mnkr. Budgeterat resultat efter tre månader är minus 0,8 mnkr. Resultatet efter tre månader innebär alltså en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 1,2 mnkr. Avvikelserna beror i huvudsak på att intäkterna från växt- och djurproduktionen kommer oregelbundet under året samt att verksamhetens kostnader koncentreras till perioden januari-maj samt september-december. Avvikelsen kommer att plana ut under första halvåret.

3 3(4 ) Vårterminens elevunderlag vid avstämning är sämre än budgeterat. Naturbruk Hallands ledningsgrupp har därför beslutat om åtgärder för att ekonomin ska komma i balans. Färre antal elever påverkar bemanningen, då lärartätheten är kopplad till elevantalet. Ledningen följer också höstterminens ansökningssiffror och om det blir nödvändigt måste bemanningen ses över igen då ansökningssiffrorna efter omvalsperioden har fastslagits. Slutligt underlag för start på höstterminen föreligger först i mitten av juli. En utredning avseende boendeförhållanden för internatelever är initierad och kommer att presenteras under våren Resultatet av utredningen kan endast i mindre delar påverka verksamheten med början från höstterminen I övrigt inga verksamhetsmässiga avvikelser i förhållande till gällande verksamhetsplaner. Prognosen för 2012 är ett nollresultat. Folkhögskolor Resultatet för folkhögskolorna efter tre månader 2012 uppgår till minus 1,4 mnkr. Budgeterat resultat efter tre månader är minus 1,0 mnkr. Resultatet efter tre månader innebär alltså en avvikelse mot budgeterat resultat på minus 0,4 mnkr. En orsak till det negativa resultatet efter tre månader beror på att budgeten inte är periodiserad. En annan orsak är att budgeten vid en folkhögskola vid ingången till året inte hade realistiska förväntningar på intäktssidan. Därför arbetas det med åtgärdsplaner på såväl intäktssidan som på kostnadssidan. Aktuell skola har sammantaget få internatelever och för få interna, Region Halland, konferensdeltagare vilket betyder att skolorna har rum som inte genererar intäkt. Vissa av åtgärderna kommer bara att få halvårseffekt under 2012 och full effekt För att inte nå ytterligare försämrat resultat på helårsbasis kommer bland annat aktiv marknadsföring genomföras för att öka intäktssidan på kursverksamheten framförallt avseende internatdelen. I övrigt inga verksamhetsmässiga avvikelser i förhållande till gällande verksamhetsplaner. Prognosen för 2012 är ett nollresultat.

4 4(4 ) Bilagor Bilaga 1 Personal Bilaga 2 Åtgärdsplan Skolförvaltningen Torbjörn Svanberg Förvaltningschef

5 1(4) Monika Sjögren Personalstrateg Datum Bilaga 1 Personal Sammanfattning Skolförvaltningen har 279 medarbetare med månadslön den 31 mars 2012 vilket är i nivå med personalbudgeten. Efter tre månader så finns en budget-avvikelse på tkr för personalkostnader. Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 4,21 procent beräknat på de senaste 12 månaderna. Förvaltningens sjukfrånvaro har minskat något över tid. Vissa svårigheter att göra jämförelser med hänsyn till gjorda omorganisationer. Skolförvaltningen Inom Skolförvaltningen finns två folkhögskolor, Löftadalens folkhögskola och Katrinebergs folkhögskola samt Naturbruk Halland där de två naturbruksgymnasierna, Plönningegymnasiet och Munkagårdsgymnasiet, ingår. Den 1 januari 2012 fick Skolförvaltningen en ny förvaltningschef. Ett av fokus-områdena för förvaltningschefen är att leda och styra skolorna så att de blir en del av den regionala utvecklingen. Personalstruktur Skolförvaltningen har 279 medarbetare med månadslön den 31 mars Av dessa var 180 kvinnor (64,5 procent) och 99 män (35,5 procent).252 medarbetare är tillsvidareanställda och 27 medarbetare är visstidsanställda. Av de tillsvidareanställda arbetar 92 kvinnor heltid (56,8 procent) och 70 kvinnor deltid (43,2 procent). Skolförvaltningen har en relativt låg andel kvinnor som arbetar heltid trots att samtliga medarbetare i Region Halland under 2011 fick möjlighet att begära att arbeta heltid. Tillsvidare Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Administration-Ledning Ekonomi- och transportpersonal Hälso- och sjukvård 2 2 Lärare Rehab/Paramedicin 2 2 Teknisk personal Sum:

6 2(4) Visstidsanställda Heltid Heltid Deltid Deltid K M K M Totalt Ekonomi- och transportpersonal Lärare Rehab/Paramedicin 1 1 Teknisk personal Sum: Antalet månadsanställda föregående år var 264. Detta innebär en ökning med 15 medarbetare. Ökningen ligger inom grupperna Lärare och Administration-Ledning. Förvaltningen återkommer med analys av orsaken. Antal tjänster är dock i nivå med budget för Efter tre månader finns en budgetavvikelse på tkr för personalkostnader. På helår beräknas personalbudgeten vara i balans. Genomsnittligt antal anställda Genomsnittligt antal anställda under perioden var 271 personer (246 tillsvidareanställda och 22 visstidsanställda). I sysselsättningsgrad motsvarar det 244 heltidstjänster. Förklaringen till att snittanställda är många fler än antal anställda under rubriken Personalstruktur är att det här är ett mått på genomsnittligt antal anställda under perioden, medan föregående rubrik behandlade antal anställda ett visst datum. Rapporten beräknar antalet anställningsdagar och jämför det med antal dagar i perioden. Om perioden är och en person har haft en anställning under perioden får den personen 31/365 = 0,08. Rapporten körs på samtliga anställda med månadsanställning, både tillsvidare och vikarier. Snittanställda fördelar sig på utvalda grupper på följande sätt. Genomsnittligt anställda K M Summa: Administration-Ledning 26,33 16,18 42,51 Ekonomi- och transportpersonal 40,01 5,00 45,01 HoS sjuksköterskor mfl 2,75 2,75 Lärare 90,57 50,43 141,01 Rehab/Paramed 3,61 3,61 Teknisk personal 8,70 27,46 36,15 Summa: 171,96 99,07 271,04

7 3(4) Snittanställda per anställningstyp Anställningstyp Antal snittanställda Motsvarande heltidstjänster Tillsvidare 246,38 223,45 Visstid 21,51 18,42 Övrigt 3,14 2,49 Totalt 271,03 244,36 Sjukfrånvaro Skolförvaltningens sjukfrånvaro är 4,21 procent beräknat på de senaste 12 månaderna (mätperiod ). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 5,02 procent och 3,14 procent för män. Från mars 2011 till juli sjönk sjukfrånvaron varje månad för att åter vända uppåt igen fram till september månad. Förvaltningens sjukfrånvaro har minskat något över tid. Vissa svårigheter att göra jämförelser med hänsyn till gjorda omorganisationer. Sjukfrånvarons utveckling mars april maj Juni juli aug sept okt nov dec jan febr 6,08 4,56 3,98 3,11 2,01 3,47 4,87 4,76 4,14 3,91 5,09 4,56 Tidsanvändning Antal närvarotimmar inom Skolförvaltningen under de senaste 12 månaderna är timmar, vilket motsvarar 82,2 procent av den totala tiden (närvaro plus frånvaro). Mätperioden är , registreringen släpar efter en månad. Antal frånvarotimmar är timmar, vilket motsvarar 17,8 procent av total tid. Orsak - Huvudgrupp Arbetade timmar Procentandel Närvaro ,60 82,05% Studier med lön/del av lön 605,07 0,13% Totalt antal närvarotimmar ,67 82,18% Semester ,07 6,06% Sjukfrånvaro ,57 3,59% Sjukersättning tillsvidare 640,06 0,14% Lagstadgad ledighet ,13 3,29% Övrig ledighet/komp ,73 4,38% Sjukersättning tidsbegränsad 1 617,20 0,36% Totalt antal frånvarotimmar ,76 17,82% Summa: ,43 100,00%

8 4(4) Timavlönade Under de senaste 12 månaderna har Skolförvaltningen haft timanställningar motsvarande 13,05 helårstjänster. Huvuddelen av dessa anställningar är elever som under sin utbildning tjänstgör på helger i djurstallarna eller har marknadsföringsuppdrag för skolorna Arbetade timmar Antal årsarbetare Mars 1 386,33 0,79 April 1 393,12 0,79 Maj 1 550,75 0,88 Juni 2 932,48 1,67 Juli 4 323,00 2,46 Augusti 2 580,05 1,47 September 1 457,50 0,83 Oktober 1 415,42 0,80 November 1 570,50 0,89 December 1 747,58 0,99 Januari 1 547,00 0,88 Februari 1 061,33 0,60 Summa: ,06 13,05

9 Bilaga 2 - ÅTGÄRDSPLAN Med hänsyn till att Skolförvaltningen vid senaste månadsrapporteringen lämnade in en negativ prognos på 0,3 mnkr på helåret följer här en övergripande åtgärdsplan för att nå ett nollresultat för Nr Åtgärd Beslut fattat* Besparing Ytterl int Fr o m Sannolikhet** Effekt Sänka kostnader för hyra av externa lokaler % Öka intäkter genom fler internatelever % Öka intäkter genom utvecklat samarbete med ABF % Total effekt resultat*** E/A E/A E/A E/A * Innan beslut fattats får inte effekten räknas hem. ** Även om beslut fattats är det inte 100 procent säkert att åtgärden får det genomslag man hoppas på. Precis som vid en riskanalys multipliceras den planerade åtgärdens effekt i kronor med sannolikheten för att åtgärden verkligen ger effekt. Detta gör för alla åtgärder och ger en sammantagen realistisk effekt. *** Effekten av kostnadsminskningar (-) och intäktsökningar (+) räknas samman och skillnaden mellan dessa ger total effekt på resultat.