Centrum OK styrelsemöte 9 juni Protokoll

Transkript

1 Närvarande vid mötet: Oskar Karlin (Ordförande) Lotta Magnusson (Kassör) Mette Petersson (Ledamot) Fredrik Holmström (Ledamot) Joel Berring (Ledamot) Josefina Ekström (Sekreterare) Plats: hemma hos Lotta Inledning: Mötets öppnande Val av mötesordförande: Fredrik Val av mötessekreterare: Josefina Centrum OK styrelsemöte 9 juni 2009 Protokoll Nedanstående punkter och frågor fanns på agendan och togs upp till diskussion: Genomgång av ekonomin I korthet så ser klubbens ekonomi bra ut just nu (positivt resultat, och mycket bra i förhållande till budget). Det är dock viktigt att alla medlemsavgifter betalas in! Tävlingsanmälan Styrelsen diskuterade hur klubben ska agera vid stafetter som vi själva deltar i. Nu finns en känsla av att det är panik varje gång klubben ska delta i en större tävling; medlemmar får ligga ute med pengar osv Just det ekonomiska bör dock inte vara något problem nu då klubbkassan är förhållandevis välfylld. Dock saknas struktur för hur klubben ska anmälas osv. Styrelsen anser att tävlingsansvariga, dvs tävlingskommittén, bör tar hand om anmälningar och ansvara för att anmälan kommer in i tid. Tävlingskommittén ska också stämma av med kassören angående det ekonomiska läget innan en anmälan görs. Kassören behöver sedan även ett bra (redovisnings)underlag för att göra betalningar. Stafetter Frågan kom upp vem som står för kostnaderna vid deltagande i en stafett. Det är beslutat att alla betalar sin egen del av tävlingsavgiften, resor, boende etc. Om laget blir tvunget att kalla in någon som reserv (som ej anmält intresse av att vara med och som inkallas med kort varsel) till exempel på grund av sjukdom eller liknande så betalar klubben reservens kostnader för ovanstående.

2 4. Rutiner för åtaganden av klubben (hjälp vid arrangemang, egna mindre arrangemang typ sommarserien) Styrelsen anser att klubben under året ska fokusera på sådana arrangemang som fastlagts i tävlingskalendern. Klubben ska i första hand ägna sig åt orienteringsrelaterade event (som tex Världscupen i sprint nästa år), men om tid och intresse finns kan det vara aktuellt med andra arrangemang (tex Lidingöloppet, Blomdomloppet m.m.). Undantag i år som klubben redan bundit sig till är Lidingöloppet. Så fort det är fastlagt att klubben ska ordna/delta i ett arrangemang bör planering av arrangemanget starta (informationsmöten, arbetsgrupper, intresse av att hjälpa till i klubben etc) Introduktion för nya medlemmar Då det kommit mycket förfrågningar angående medlemskap och träningar samt tillkommit ganska många medlemmar under året diskuterades det om det kanske finns behov av någon typ av introduktion för nya medlemmar. Förslag: vid ett träningstillfälle varje vår samt höst ordnas en introträff/träning för nya medlemmar med mer information om klubben etc. Ansvarig: Fredrik och Oskar. Försöker ordna ett första tillfälle efter sommaren/i höst Behov av en ny omgång av en nybörjarkurs diskuterade också. Oskar undersöker om intresse finns för en ny kurs under hösten. Teknikträningar Oskar tog upp att klubben borde ha bättre framförhållning med träningar, speciellt teknikträningarna, då de går på olika platser runt om stan, och att minst varannan teknikträning bör hållas närsocknes för att öka tillgängligheten för slöfockar. Styrelsen kom fram till att man bör utse en teknikträningsansvarig och Oskar stämmer av med Frida om hon vill fortsätta att vara det. Styrelsen anser också att det bör läggas träningar närmare stan, minst varannan vecka. Detta skulle även vara bra med tanke på kartor osv. Oskar tog här även upp frågan om kartor och möjligheten att få tillgång till samt finansiera dessa: det kostar ca om året för att få fri tillgång till norr- eller söderkartor (två olika system). Det går även att söka kartbidrag. Oskar kollar upp hur det här fungerar och frågan bordlades till senare möte. Världscupen i sprint juni 2010 Klubben har via Oskar fått en förfrågan om att hjälpa till som funktionärer (inget

3 arrangörsansvar), och det här är förmodligen ett spännande event som klubben borde vara med vid. Centrum Team Sprint 2010 Diskussion om vilket datum som tävlingen bör gå av stapeln: fredag 13 augusti eller lördag14 augusti. På lördagen skulle CTS krocka med en stor tävling i närheten och det är därför beslutat att vi kör på fredagen. Diskuterades om det eventuellt skulle kunna bli problem att hitta funktionärer samt planera tävlingen då den kommer att ligga efter semestertider etc Beslutade dock att det blir fredagen och att vi nu får jobba efter de förutsättningar vi har. Ett event kommer att läggas upp på hemsidan angående ett uppstartsmöte. Friskvårdsbidrag Carin Sjölin skulle undersöka huruvida man kan använda friskvårdsbidraget till Centrum på något sätt. Frågan bordläggs till nästa möte då Carin inte haft möjlighet att göra detta. Kläder Aija (klädansvarig) har fått förfrågan från en klädleverantör (Ullmax) om klubben vill agera återförsäljare (och i så fall tjäna lite pengar). Styrelsen beslutade att avstå. Klädläget just nu: Frågan om klubben skulle kunna ha ett lager av kläder för försäljning togs upp. Det skulle kunna fungera längre fram när klubben förhoppningsvis har en mer stabil kassa. Som situationen är nu är kommunikationen mellan kassan och det lager som finns inte särskilt bra; det är svårt att veta när kläder tagits ur lagret och vem som sedan ska faktureras för dessa. Styrelsen diskuterade vad som bör ingå i ansvarsområdet och rollen som klädansvarig och vilka riktlinjer som borde sättas upp. Generellt så bör allt som rör kläder bli tydligare. Styrelsen rekommenderade följande: 2009: nya medlemmar får köpa egna plagg och sen kontakta Aija för att köpa tryck (som redan finns i lager). När de tryck som finns i lager tagit slut bör klubben köpa tryck från samma leverantör som Klas har använt för hoodsen. 2010: målet är att kunna köpa in ett lager av kläder. Dock bör intresse kollas av först. Vilken typ av kläder klubben bör ha diskuterades också. Klas har föreslagit fyra plagg: orienteringskläder (under-och överdel), hood, funktionst-shirt. Styrelsen tycker att förslaget är bra och att klubben bör gå på det. Klädfrågan måste tas upp till diskussion igen.

4 Fråga till styrelsemötet från Peter H Kartorna för linje-ol i Vagnhärad och lång-km kostade 350:- totalt. Jag skulle vilja be klubben betala detta men har glömt att fråga i förväg. Frågar nu istället... Styrelsen beslutade att bifalla Peters fråga. Uppmaning från Klas Diskutera hur Tågkompaniets sponsring (resegaranti-pengarna från Orsa-resan, typ 1800 kr) ska disponeras för att gynna så många medlemmar som möjligt! Styrelsen beslutade att pengarna går till vårfesten! Bra jobbat Klas! Klubbmaskoten - fråga från Propagandakommittén Vi vill ha ett beslut kring vem som anskaffar materiel och syr, samt vad det får kosta. Förutsatt att schablon finns så kostar riktigt bra och slitstarkt tryck kr/tryck. Styrelsen beslutade att klubben betalar mot kvitto.

5 14. Övriga frågor icke-medlemmar med på träningarna Diskussion om hur vi gör med t.ex. kartkostnad när det kommer icke-medlemmar på träningar. Styrelsen anser att klubben ej ska ta betalt för det här men att man vid upprepade gästträningar kan påpeka att personen kanske bör bli medlem. Se även punkt om introträffar/provträningar. Nästa möte: 10 september Mötets avslutande