GSF: Göteborgs Skateboardförening

Transkript

1 Styrelsemöte: , PROTOKOLL 1. Mötet öppnas Föreningens ordförande Johanna Jonstrand hälsade välkomna och öppnade mötet. 2. Närvarande Närvarande på mötet: Johanna Jonstrand Martin Ohldin Joakim Lundberg Magnus Olsevik Peter Johansson 3. Val av sekreterare Martin Ohldin valdes till mötets sekreterare. 4. Val av justerare Magnus Olsevik och Peter Johansson valdes till justerare. 5. Godkännande av dagordning Dagordning godkändes. 6. Föregående mötesprotokoll Genomgång av protokoll från extra årsmöte Godkändes utan synpunkter. 7. Ekonomi Ekonomin i nuläget: Ungefär :- i tillgångar varav behövs för betalning av räkningar i närtid. Kontakta tidigare kassör, Bernt J, för överlämnande och genomgång av kassörens rutiner och arbetsuppgifter. Ansvar: Joakim L Kommunalt bidrag att söka förfaller i augusti. Kontakta tidigare kassör alternativt Gbg Fritid för uppgifter och dokument. Söks av firmatecknare i föreningen (ordförande eller kassör). Ansvar: Magnus O GSF: Protokoll Styrelsemöte

2 Att undersöka: är elkostnad vidarefakturerad till övriga bergets hyresgäster? Ansvar: Joakim L Avtal mellan GSF och Linda/Peter att driva entré och kafé i berget: Föreningen har ingen ekonomisk möjlighet att ha egna anställda att sitta i entré och kafé Lösningen som använts sedan flera år är att Linda och Peter i föreningens namn driver verksamheten. Föreningen betalar en överenskommen timkostnad och del av försäljning går tillbaka. Avtal för detta skall förnyas, omformuleras och godkännas av styrelsen GSF (Peter J jävig och deltar ej i beslut). Förslag till avtal mellan GSF och Linda/ Peter tas fram. Linda/ Peter skickar underlag till Joakim som gör jämförande kalkyler med alternativet att föreningen har egen anställd personal. Avtalsförslag tas fram till styrelsemöte i september. Ansvar: Joakim L 8. Förslag/ punkter Arbetsformer för styrelse och förening Förslag från Martin O diskurerades med nedanstående resultat. - Funktioner, roller och arbetsområden: Förutom ordförande och kassör bör även sekreterare vara fast. Martin Ohldin utsågs till föreningens sekreterare. Ansvar: Martin O Klart senast: Direkt Arbetsområden för styrelsens medlemmar finns ej tydligt definierade. Lista med arbetsområden för styrelsens medlemmar (vem-gör-vad). Styrelsens medlemmar funderar och återkopplar förslag till Martin O i augusti. Lista redovisas i september. Ansvar: Alla styrelsemedlemmar 2 GSF: Protokoll Styrelsemöte

3 - Agenda och protokoll Ordningsfrågor angående fast dagordning/ agenda och protokollets utseende. Följande beslutades angående agenda och protokoll: - Ta fram förslag till fast agenda. - Beslut markeras med ram i protokoll, ämne, ansvarig person och klart senast. - Beslut loggas och bockas av i slutet av protokoll. Ansvar: Martin O Klart senast: Detta protokoll och augusti - Arbetsgrupper För att avlasta styrelsens arbete och ta tillvara föreningsmedlemmars kreativitet och engagemang bör föreningens arbete utföras i form av arbetsgrupper. Arbetsgrupperna leds av utsedd medlem som själv får organisera och styra arbetet med hjälp av föreningens övriga medlemmar. Medlemmar som vill engagera sig pratar med kontaktpersonen i respektive arbetsgrupp. Följande arbetsgrupper bildades: - Städ och renhållning Ta fram rutiner för medlemsstädning samt organisera städdagar där lokalerna grovrengörs, tex 4 ggr/ år. Kontaktperson :Vakant - Bygg och underhåll Organiserar nybyggnads- och större underhållsarbeten. Kontaktpersoner: Magnus Olsevik, Peter Johansson - Bidrag & stipendier Letar upp lämpliga bidrag och stipendier och formulerar ansökningar, tex Allmänna arvsfonden. Kontaktperson: Martin Ohldin - IT & hemsida Organiserar, utvecklar och underhåller föreningens hemsidor. Kontaktperson: Joakim Lundberg Ansvar: --- Klart senast: Löpande GSF: Protokoll Styrelsemöte

4 - Föreningens kalendarium För att styrelse och föreningens medlemmar skall få överblick över årets arbete skapas et ett kalendarium på GSFs hemsida där vi lägger in datum för styrelsemöten etc. Kalendarium med styrelsens och föreningens aktiviteter läggs in i nya hemsidan. Ansvar: Joakim L, Martin O Klart senast: Hösten - Framtida planer för förening och Area51. Styrelsen bör ägna något av höstens möte att diskutera vad vi har för planer och mål med föreningen. Målsättningen skiljer sig lite i närtid och på längre sikt. Ett styrelsemöte under året viks åt framtida planer och visioner. Ansvar: Johanna J, Martin O Klart senast: Hösten - Övriga frågor för styrelsen att ha koll på: Vilka har berget förutom vi? Via kommunen hyrs del av berget av trailcyklar, musikorkester (Andra Generationen), Berg 211 (festlokal) samt två stycken mindre verkstäder. Ombyggnation, status Peter och Magnus berättade om sommarens arbeten nere i berget: - Verten: Öppning förstorad, coping överallt. - Småsaker på streetytan, diverse målning. - Nya (lilla) miniramp sätts upp innan öppning i höst. Arbetsgrupper Se ovan. Hemsidan Ligger under arbetsgrupp IT & hemsida. Joakim påbörjar och samordnar med Fredrik Brander som är tillfrågad om att bygga hemsida. Hemsida GSF och Area51: - Peter J kontaktar Niklas för överlämnande av domännamn. Joakim påbörjar sätta ihop nya hemsidor. Ansvar: Peter J, Joakim L 4 GSF: Protokoll Styrelsemöte

5 Ansvar för kommunkontakter Vad är kommunens planer och arbetsmetoder angående berget? Johanna kontaktar kommunen angående deras planer och arbetsmetoder, föreningens behov av städning och dagligt underhåll med mera. Kontakta kommunen angående hur kommunen jobbar med berget samt föreningens behov av stöttning med daglig städning och underhåll etc. Ansvar: Johanna J Ansvar för kontakt med polisen / drogpolicyn Formulering av drogpolicy diskuterades. Några justeringar och tillägg i förslag som lagts av Martin. Skrivs rent av Johanna. Justering och omformulering av drogpolicy. Nya versionen + skyltar för uppsättning i berget beslutas på nästa möte. Ansvar: Johanna J Föreningen kontaktar polisen för presentation av drogpolicy, samverkan och förebyggande arbete. Förebyggande samverkan med polisen. Johanna representerar föreningen och kontaktar polismyndigheten i Kortedala. Ansvar: Johanna J 9. Nästa möte Nästa möte onsdag 24/8 kl Övriga frågor System för medlemskort. Joakim berättade att Borås fritidsanläggningar (sim- & idrottsanläggningar) använder ett inpasserings- & eventsystem med medlemskort och streckkoder. Är Borås eventsystem något för Area51 och föreningen? Joakim kontrollerar med leverantör och utvärderar med Peter. Ansvar: Peter J, Joakim L Öppningstider och schema för Area51 diskuterades. Öppnar i september beroende på vädersituationen. Torsdag (hela) och lördag förmiddag reserverad för gubbskate kombinerat med tjej- och juniorskate. GSF: Protokoll Styrelsemöte

6 Ta fram förslag till öppettider och innehåll för Area51. Torsdag (hela) och lördag förmiddag reserverad för gubbskate kombinerat med tjej- och juniorskate. Ansvar: Peter J, Magnus O Area51 har höga energikostnader för belysning. Ventilation saknas då anläggning konstruerats för självdragsventilation. Vilka möjligheter finns att sänka energiförbrukningen? Kontakta konsult som kan ge förslag på utredningsupplägg. Ansvar: Peter J 11. Avslutning Johanna avslutade och tackade för visat intresse och ett givande möte. Mötesordförande Johanna Jonstrand Mötessekreterare Martin Ohldin Justeras Magnus Olsevik Justeras Peter Johansson 6 GSF: Protokoll Styrelsemöte

7 Kontaktlista styrelse Johanna Jonstrand Joakim Lundberg Martin Ohldin Peter Johansson Magnus Olsevik Magnus Hanehöj Rasmus Lindell Jonas Ivarsson Ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Beslutslogg styrelsemöten GFS Mötesdatum Pkt Ämne Ansvarig Klart senast Kontakta tidigare kassör, Bernt J, för Ansvar: augusti överlämnande och genomgång av kassörens Joakim L rutiner och arbetsuppgifter Kommunalt bidrag att söka förfaller i augusti. Magnus O augusti Kontakta tidigare kassör alternativt Gbg Fritid för uppgifter och dokument. Söks av firmatecknare i föreningen (ordförande eller kassör) Att undersöka: är elkostnad vidarefakturerad till Joakim L augusti övriga bergets hyresgäster? Förslag till avtal mellan GSF och Linda/ Peter tas Joakim L september fram. Linda/ Peter skickar underlag till Joakim som gör jämförande kalkyler med alternativet att föreningen har egen anställd personal. Avtalsförslag tas fram till styrelsemöte i september Martin Ohldin utsågs till föreningens Martin O Direkt sekreterare Lista med arbetsområden för styrelsens Alla september medlemmar (vem-gör-vad). Styrelsens medlemmar funderar och återkopplar förslag till Martin O i augusti. Lista redovisas i september Följande beslutades angående agenda och Martin O augusti protokoll: - Ta fram förslag till fast agenda. - Beslut markeras med ram i protokoll, ämne, ansvarig person och klart senast. - Beslut loggas och bockas av i slutet av protokoll Följande arbetsgrupper bildades: ---- Löpande - Städ och renhållning Ta fram rutiner för medlemsstädning samt organisera städdagar där lokalerna grovrengörs, tex 4 ggr/ år. Kontaktperson :Vakant - Bygg och underhåll Ok? GSF: Protokoll Styrelsemöte

8 Organiserar nybyggnads- och större underhållsarbeten. Kontaktpersoner: Magnus Olsevik, Peter Johansson - Bidrag & stipendier Letar upp lämpliga bidrag och stipendier och formulerar ansökningar, tex Allmänna arvsfonden. Kontaktperson: Martin Ohldin - IT & hemsida Organiserar, utvecklar och underhåller föreningens hemsidor. Kontaktperson: Joakim Lundberg Kalendarium med styrelsens och föreningens aktiviteter läggs in i nya hemsidan Ett styrelsemöte under året viks åt framtida planer och visioner Hemsida GSF och Area51: - Peter J kontaktar Niklas för överlämnande av domännamn. Joakim påbörjar sätta ihop nya hemsidor Kontakta kommunen angående hur kommunen jobbar med berget samt föreningens behov av stöttning med daglig städning och underhåll etc Justering och omformulering av drogpolicy. Nya versionen + skyltar för uppsättning i berget beslutas på nästa möte Förebyggande samverkan med polisen. Johanna representerar föreningen och kontaktar polismyndigheten i Kortedala Är Borås eventsystem något för Area51 och föreningen? Joakim kontrollerar med leverantör och utvärderar med Peter Ta fram förslag till öppettider och innehåll för Area51. Torsdag (hela) och lördag förmiddag reserverad för gubbskate kombinerat med tjejoch juniorskate Vilka möjligheter finns att sänka energiförbrukningen? Kontakta konsult som kan ge förslag på utredningsupplägg. Joakim L, Martin O Johanna J, Martin O Peter J, Joakim L Johanna J Johanna J Johanna J Peter J, Joakim L Peter J, Magnus O Peter J Hösten Hösten september september augusti augusti september augusti september 8 GSF: Protokoll Styrelsemöte