Protokoll fört vid konstituerande styrelsemöte med Figeholms samhällsförening

Transkript

1 Protokoll fört vid konstituerande styrelsemöte med Figeholms samhällsförening Närvarande: Katarina Odéhn, Gunilla Forsberg, Claes Zachrison, Inger Nicklagård, Disa Carlsson, Ann Barnekow, Maja Hansson, Lennart Eriksson, Annika Wirsén. Frånvarande: Ingen 1 Mötet öppnas Ordförande hälsade den nya styrelsen välkommen och förklarade mötet öppnat. 2 Kort presentation av styrelsemedlemmarna En presentationsrunda genomfördes där samtliga medlemmar kort presenterade sig själva. 3 Fastställande av dagordning Två frågor anmäldes som tillägg till dagordningen. Beslut: Den föreslagna dagordningen fastställdes med följande tillägg ; 8 kassörens förslag om nytt lån, 18 fråga från Inger N. 4 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll blev av misstag feldaterat. Mötet hölls den 11 februari, ej 15 jan som står angivet på det justerade protokollet. Ordförande ändrar datum på protokollet för hand. Beslut: Med ovanstående ändring godkändes protokollet och lades till handlingarna. 5 Konstituering av styrelsen Styrelsen har att inom sig välja vice ordförande, sekreterare och kassör. Beslut: Efter genomförda val av ovanstående poster ser styrelsen ut på följande sätt: Katarina Odéhn ordförande Ann Barnekow vice ordförande Gunilla Forsberg kassör Maja Hansson sekreterare Claes Zachrison ledamot Inger Nicklagård ledamot Disa Carlsson ledamot Lennart Ericsson suppleant Annika Wirsén - suppleant 6 Val av föreningens firmatecknare Beslut: Mötet beslöt att ordförande och kassör tecknar föreningen var för sig. 7 Inkommande post Beviljat bygglov har inkommit för den planerade förrådsutbyggnaden. Från samhällsbyggnadsnämnden har kommit en kallelse till möte ang kvarteret Ador. Fastigheterna Ador 3, 4 och 5 ägs av Oskarshamns kommun. Tekniska kontoret avser att se över arrendeavgifterna i området. I samband med detta har förfrågan kommit från arrendatorerna om att få köpa loss sitt arrende. Beslut: Lennart fick i uppdrag att reda ut hur Kurran berörs av detta. Föreningen har fått en skriftlig uppsägning från medlem om utträde ur föreningen.

2 Inkommande mail till samhällsföreningen tas om hand av ordförande och kassör. Mail som berör uthyrning av lokalen hanteras av Maud för lokalkommittén. 8 Ekonomisk rapport samt behov av lån Kassören presenterade en ekonomisk rapport för perioden Rapporten gicks igenom och förklarades av kassören. Inget fanns att anmärka. Beslut: Styrelsen beslöt att de ekonomiska rapporterna fortsättningsvis ej ska läggas in i protokollen. Kassören påpekade att likvida medel saknas för utbyggnad av lokalen samt inköp av scen. Detta pga. att utbetalning av beviljat bidrag från Boverket sker senare. Beslut: Styrelsen gav kassören i uppdrag att ta ett kortfristigt lån på kr för att lösa den uppkomna situationen. 9 Fastställande av pris vid uthyrning av Höganäslokalen Vid nästa styrelsemöte presenterar lokalkommittén ett förslag till ny policy och nya priser för lokaluthyrning. Beslut: Fram till dess att ny prislista utkommer gäller nuvarande priser vid uthyrning. Beslut: All bokning av lokalen ska ske genom lokalkommittén. Den kalender där styrelsen tidigare kunnat boka lokalen skrotas. 10 Information om prishöjning från Ha-Ren Städföretaget Ha-Ren har höjt priset för städning till 360 kr/tim (inkl moms).för helger gäller ett högre pris viket vi ännu inte fått. Föreningen har extra arbete i samband med bokning av städning och avsyning av lokalen. Beslut: För att i någon mån få betalt för vårt extra arbete beslöts att pris för städning ut till kund alltid ska ligga minst 15 kr över det pris Ha-Ren debiterar oss. Fr.o.m. 1/ debiterar vi 375 kr/tim för städning vardagar. Bokning av städning via städfirma sker alltid av lokalkommittén, inte av kunden. 11 Information om KSRR och samarbetet mellan föreningar gällande ÅVC och ÅVS Disa ingår i en referensgrupp som har till uppdrag att föra dialog med kommunens politiker angående utformning och service vid återvinningscentralerna och återvinningsstationerna i Oskarshamns ytterområden. Beslut: Disa fick styrelsens mandat att i referensgruppen driva linjen att politikerna ska utfrågas angående vad de anser vara en rimlig nivå på service vid dessa ÅVS och ÅVC.. 12 Rapport från fastighetskommittén inkl renovering av Höganäs Boverket meddelar i brev att de utser Hans Wimelius som besiktningsman och Ingela Ganslandt som kostnadsgranskare av fastigheten Tapperheten 2 i Oskarshamns kommun. Boverket har svarat nekande på vår förfrågan att utnyttja ev. överskott vid renoveringen till inköp av radiatorer. Läckan i taket i lilla konferenslokalen är under kontroll. Försäkringsbolaget kommer att besiktiga skadan fredag 13/3.

3 Lennart presenterade en sammanställning av dagsläget i renovering och tillbyggnad av Höganäslokalen. Scenen är beställd. Den planerade utbyggnaden kommer att utföras av firman Bygg Team. Startdatum för byggnationen kommer att mailas ut till styrelsen av projektgruppen. En OH-kanon sitter nu på plats i taket på Höganäslokalen. 13 Hemsidor, social medier och marknadsföringskanaler Disa föreslog att styrelsen själva skall sköta hemsidan och andra sociala medier och vid behov utbilda sig. Beslut: Styrelsen beslutade enligt Disas förslag. Annika anmälde sig att tillsammans med Disa arbeta med detta, fler medlemmar får gärna delta. Skulle vi få direkt ställda meddelanden via facebook behandlar vi dem som inkommande post. 14 Kultur och trivselaktiviteter Följande arr. är vid dags datum klara: - 29 mars, Slöjdcafé - 15 april, Leonard Cohen på svenska - 21 november, Teater, Cecilia och Magnus Vasa 15 Kommande aktiviteter Valborg Inger rapporterade från gruppen som arbetar med Valborgsmässofirandet. Arbetsuppgifter delades ut till styrelsens medlemmar. Turista hemma Gruppen efterlyser styrelsemedlemmar som kan tänka sig att arbeta söndagen den 24 maj. Diverse arbetsuppgifter finns i samband med arrangemanget Turista hemma. Meddela Katarina eller Ann senast nästa styrelsemöte om du kan hjälpa till. 16 Övrigt Fanhanteringsgrupp Disa fick i uppdrag att på facebook efterlysa hjälp att sköta flaggning på de två flaggstänger i Figeholm som föreningen ansvarar för. Misterhults Socialdemokraters önskan om att få träffa styrelsen Katarina kontaktar Misterhults socialdemokrater i detta ärende. Fråga från Inger Nicklagård Vet någon vad som hänt med det erbjudande om coacher till styrelsen som lämnats vidare till MIF? Anne frågar MIF om detta. Fiber Ärendet sköts till nästa möte.

4 17 Kick off för styrelsen (Katarina) Kick off för styrelsen blir onsdag 1 april kl 17:30 i Höganäslokalen. Kallelse kommer från Katarina per mail. 18 Avisering inför nästa möte a)policy för uthyrning (Claes +?) b)verksamhetsplan (Claes och alla) c) Fiber (Claes) 19 Nästa möte Datum för tre kommande styrelsemöten fastställdes. tisdag 14 april kl 18:00 onsdag 6 maj kl 18:00 onsdag 10 juni kl 18:00 Disa bokar lokalen för dessa möten samt för Kick off. 20 Avslutning Ordförande avslutade mötet. Figeholm dag som ovan Katarina Odéhn Maja Hansson Inger Nicklagård ordförande sekreterare justerare

5