PROTOKOLL Konstituerande styrelsemöte Möte nr 1, VÅ 12/13

Transkript

1 wwwjrigga.nu Protokoll från FriggaSamfållighetsfOrenings styrelsemöte nr 1, VÅ 12/13 Sida 1 (5) PROTOKOLL Konstituerande styrelsemöte Möte nr 1, VÅ 12/13 Närvarande: John Mattsson Monika Gullin Christine Sandberg Frånvarande: Mötet avhölls bos: Friggavägen 1F Tid: Torsdagen den 15 november 2012 Kl. 19:30 1. Öppnande Ordföranden öppnade mötet, klockan 19: Val av protokolljusterare att välja Christine Sandberg som protokolljusterare för detta möte. 3. Godkännande av dagordning Punkter lades till enligt följande: Punkt 7 Firmaadress Punkt 8 Ekonomi Punkt 9 Fiberprojektet Punkt 10 Ytterområden Punkt 11 Brandskydd Punkt 12 Hemsida att godkänna dagordningen med tillägg. 4. Föregående mötesprotokoll föredrog föregående mötesprotokoll. Ändring sedan stämmoprotokoll justerats var att både Kanal 5 och kanal 3 som sagts upp kommer att löpa fram till 1 augusti 2014 innan avslut pga uppsägningstid. att lägga föregående mötesprotokoll till handlingarna. 5. Konstituerande Under årsstämman valdes ordföranden, tre ledamöter samt en suppleant. att fördela styrelsens poster enlig följande:

2 wwwjrigga.nu Drg.nr.: Protokoll från FriggaSamfållighetsfårenings styrelsemöte nr 1, VÅ 12/13 Sida 2 (5) Förtroendeuppdrag Namn Roll Ledamot John Mattsson Christine Sandberg Ordförande Kassör Assisterande kassör Sekreterare Suppleant Monika Gullin Ordförande arb: Friggavägen IF hem: Täby mail: mcf.ahlberg@gmail.com Kassör John Mattsson mob: Garmgränd 5B hem: Täby mail: john.mattsson@gmail.com Assisterande kassör Christine Sandberg mob: Friggavägen IC Täby mail: sandberg.christine@gmail.com Sekreterare mob: Friggavägen 2A mail: mariaengestrom@gmail.com Täby Suppleant Monika Gullin mob: II 33 Garmgränd 5D (hem: ) Täby mail: monika.gullin@gmail.com 6. Firmatecknare att välja, Friggavägen IF, och John Mattsson, Garmgränd 5B, att var för sig teckna föreningens firma. 7. Firmaadress att styrelsens firmaadress är: Frigga Samfällighetsförening c/o Friggavägen l F Täby 8. Ekonomi Ansvarsfördelningar i styrelsen gicks igenom.

3 Protokoll från FriggaSamfållighetsfårenings styrelsemöte nr l, VÅ 12/13 Sida 3 (5) att Christine Sandberg ansvarar for foreningens bokforing. att John Mattsson ansvarar for fakturering av uttaxering. att John Mattsson ansvarar för inlämnade av skattedeklaration. Man gick även igenom möjligheten att som forening gå med i Villaägarforeningen for att bland annat kunna få nytta av innefattande tjänster och lösningar så som: -Försäkring for foreningen (innefattar då även ev fiberdragning) -Olycksfallsforsäkring -Olycksfallsforsäkring tredje part -Juridisk rådgivning Kostnad skulle vara en årsavgift om 4000 kr ex moms. Styrelsens medlemskap skulle innebära att man kan säga upp befintlig forsäkring som foreningen tecknat hos Länsforsäkringar då denna blir överflödig. att gå med i Villaägareforeningen genom att betala årsavgiften på 4000 kr ex moms 9. Fiberprojektet Tidigare meddelad lokal for informationsmötet den 22/11 kl gällande fiber i området meddelades utbytt till Byleskolan. Information om lokalbytet kommer att gå ut till alla medlemmar närmast foljande dagar. Christine meddelade att Erik Hanberg fått tag på nya referenser gällande Transit. John Mattsson kommer att ta kontakt med nämnda referens. Extra styrelsemöte efter informationsmötet beslutas om under punkt 14. Kommande möten. 10. Ytterområden Snöröjning - ny prislista meddelades. Plogning kostar 1400kr ex moms per gång och sandning kostar 700 kr ex moms per gång. kollar med kontakt i Vallentuna om billigare priser går att få tag på. Dagvattenbrunnar - då det vuxit igen i dagvattenbrunnar utmed Stenkilsvägen fungerar de ej tillfredsställande. I nästa verksamhetsårs budget bör man ta höjd for utgifter gällande rensning av brunnarna. Takstegar - Infåstningar i fasad samt for1ängning vid övergång till tak bör ses över då det åligger foreningens ansvar att undvika personskador på grund av bristande säkerhet. att Christine Sandberg tar kontakt med lämplig fackman for besiktning av samtliga takstegar i foreningen. Grannsamverkan - kontakt med närpolisen gällande detta sköts enligt numera genom Eva Rojling Friggavägen 2 E enligt beslut från årsstämman. 11. Brandskydd Övervägande del av kvarvarande brandsläckare har löpt över garantitiden 10 år och nuvarande avtal med Hald & Tesch innebär därfor avtalsbunden service av icke garantiomfattade släckare. Detta genererar en omotiverat hög kostnad for ett utdaterat brandskydd.

4 Protokoll från FriggaSamfållighetsf6renings styrelsemöte nr l, VÅ 12/13 Sida 4 (5) att därför säger upp avtalet med Hald & Tesch för att istället se över billigare lösningar för det gemensamma brandskyddet. Sotning - Senast man utförde sotning i området var Detta bör ske igen av brandskyddsskäl. att Christine Sandberg kontaktar sotare för offert gällande sotning av samtliga fastigheter inom samfålligheten. 12. Hemsida Mikael tog upp som förslag att maillistan ska finnas tillgänglig på hemsidan. På detta sätt kan alla löpande gå in för att säkerställa att det finns uppdaterad kontaktinformation på hemsidan. att lägga upp befintlig maillista på hemsidan. 13.Övriga frågor Man diskuterade den dåliga uppslutningen på årsstämman samt vad det beror på och förslag till åtgärder. Följande togs upp: -Trång, omodern och oinspirerande lokal. Man testar för kommande informationsmöte att vara i Byleskolans lokaler som är luftigare samt erbjuder möjlighet till projektor. -Brist på visuell presentation kan göra det långtråkigt på mötet. Nya lokaler kan ge möjlighet till projektor. - Ingen vet vad föreninge gör och vilka ansvarsområden som finns. Monika föreslog att ha med en introducerande text i välkomstbrevet för nyinflyttade. - Man känner ingen samhörighet med resten i området. För att öka samhörighetskänslan för de som vill samt för att få folk att trivas diskuterades evenemang som Earth Hour den 23/9 2013, gemensam kräftskiva hösten 2013, brännbollsturnering under försommaren 2013 samt aktiviteter så som fiskdamm och tipspromenad under vår- och höststädningarna för barnen. Maria åtog sig att med andra styrelsemedlemmars hjälp ansvara för att få igång aktiviteter i området. 14. Nästa möte följande datum för kommande verksamhetsår: Extra styrelsemöte gällande fiber den 27 november 2012 kl Garmgränd 5D Styrelsemöte nr 2 den 26 mars 2013 kl Friggavägen l C Vårstädning den 20 april 2013 kiio.oo Höststädning den 19 oktober 2013 kl Styrelsemöte nr 3 den 12 sept 2013 kl Garmgränd 5 D

5 Protokoll från FriggaSamfållighetsförenings styrelsemöte nr l, VÅ 12/13 Sida 5 (5) Styrelsemöte nr 4 den 3 oktober 2013 kl Friggavägen 2 A Årsstämma den 24 oktober 2013 kl Avslutande förklarade mötet avslutat, klockan Vid protokollet: Sekreterare Justerat: Jt(~~ Ordförande