1 Dagordning PROTOKOLL (5) Styrelsemöte

Transkript

1 Ärende Styrelsemöte PROTOKOLL (5) SS-PRT Närvarande Olle Samson,, Lars Wellander,, Evert Andersson, Tommy Lilo, Peter Elvingdahl Frånvarande 1 Dagordning Beskrivning 1 Mötets öppnande 2 Genomgång av årsmötesprotokoll 3 Justerare för dagens protokoll utses 4 Fastställande av dagordning 5 Konstituering 6 Kassörens rapport 7 Rapportering avgående vägansvarig 8 Årsavgifter enligt Bokföringsprogram? 10 Sandlåda och skyltar 11 Avtal med Alvar 12 Samgående med Kräggaföreningen 13 Farthämmande åtgärder 14 Adressändringar 15 Åtgärdslista föregående protokoll 16 Övrigt 17 Nästa möte 18 Mötets avslutande C:\Documents and Settings\Lasse Wellander\Skrivbord\SS-PRT doc

2 PROTOKOLL (5) 2 Mötesanteckningar Mötesanteckning 1 Mötet öppnades av ordförande Olle Samson. Ett särskilt välkomnande gavs till vår nye vägansvarig Peter Elvingdal. 2 Årsmötesprotokollet gicks igenom och det konstaterades att det enda utestående ärendet är styrelsens åtagande att söka tillstånd hos Länsstyrelsen att få skylta Segerstavägen med 40 km/h som hastighetsgräns. Ordföranden tar på sig att driva frågan vidare. 3 utsågs att justera protokollet. 4 Dagordningen fastställdes. 5 Konstituering Följande ledamöter och deras befattning valdes enhälligt av styrelsen. Namn Olle Samson Peter Elvingdahl Evert Andersson Lars Wellander Tommy Lilo Roll Ordförande Sekreterare Vägansvarig Kassör Suppleant Suppleant Rep. tomtägarföreningen Som firmatecknare valdes Olle och Tea. De har rätt att var för sig teckna firma. 6 Kassören rapporterar att vi har 258 KSEK i kassan, vilket täcker slutfakturan på 255 KSEK som vi fått från Vägverket Produktion. Arbetet med genomgång av slutgiltig fördelning och fakturering av avgifter för medlemmar kommer att slutföras under veckan. 7 Avgående vägansvarig rapporterar att arbetet med beläggningsarbetet har gått i stort sett som planerat. Ett besiktningsmöte är föreslaget att ske inom de närmsta veckorna. Punkter att beakta på besiktningsmötet: Ska vi belägga anslutningar till Segerstavägen för att reducera risken för skador på huvudvägen? Brunnar i vägen ligger för djupt och måste åtgärdas. Ytterligare bör kostnadsfrågan i detta ärende utredas med Vägverket. Hur mycket extra arbete har brunnarna medför? Har vi eller kommunen stått för kostnaden så här långt? Små skador i vägen. Hur kan vi laga dessa utan att kalla in stora maskinparken?

3 PROTOKOLL (5) Tillträdande vägansvarig, Peter Elvingdal, gavs uppgiften att kalla till möte med Vägverket för att göra en riktig slutbesiktning, samt att reda ut ovanstående punkter. 8 Tea, Olle och Evert går igenom årets medlemsavgifter torsdagen den 16/10 kl. 18:30 hos Tea. Extra avgift för nybyggnation enligt kommer att tas ut fr o m detta år. 9 Beslut fattades att införskaffa ett nytt bokförings- och utdebiteringsprogram. Tea utvärderar REV:s utbud för att finna ett lämpligt alternativ. Investeringskostnaden för mjukvaran bedöms till ca 5000 SEK. 10 Beslut fattades om att införskaffa ny sandlåda. Denna kommer att placeras i anslutning till järnvägsviadukten. Olle har inventerat behovet av nya skyltar. Två nya skyltar behövs för mötesplatser. En ny skylt kommer att sättas upp vid infarten till området där det framgår tydligt att denna vägsträcka bekostas av Segerstavägens Samhällighetsförening. Ytterligare kommer nya skyltar för vägnamn och numrering att köpas in. Beaktande har skett att nya skyltar harmoniserar med befintliga skyltar i angränsande områden. 11 Avtal med Alvar finns idag endast muntligt. Styrelsen beslutade att detta ska formaliseras genom att ett nytt avtal tecknas enligt REV:s avtalsblankett. Olle ansvarar för denna fråga. 12 Samgående med Kräggaföreningen (KTEF) kan vara aktuellt, de avser att bryta ut vägarna och för detta skapa en samfällighet. Detta leder dock till problem eftersom vi får dubbla samfälligheter som går in i varandra, vilket kommer att försvåra arbetet med utdebitering av utgifter etc. KTEF representant,tommy Lilo, får i uppgift att kontakta REV och se över hur en sammanslagning kan ske. Styrelsen ställer sig öppna och positiva till förslaget. 13 Olle har träffat Arne Andersson på kommunen för att diskutera farthinder. Han avråder från vägbulor om vi vill ha kvar busstrafiken. Förslaget är att prova en förträngning med betongsuggor och reflexstolpar. Föreslagen planering är i anslutning till nerfarten till badplatsen. 14 Sekreterare uppmanas att ta fram kontaktlista med namn, roll, adresser, mail och telefon för styrelsens representanter. Kontaktlistan kommuniceras av Tea till följande intressenter: Bussbolag Ledamöter Entreprenör vägskötsel - Alvar Kommunen Riksförbundet Enskilda Vägar, REV Banken Vägverket Produktion

4 PROTOKOLL (5) 15 Åtgärder enligt föregående protokoll gicks igenom och det konstaterades att alla punkter var åtgärdade. 16 Övrigt: Brev från Vanja Svenson har inkommit om krav på ersättning av blomsterlåda, vilken ska ha skadas under beläggningsarbetet. Olle får mandat av styrelsen att bemöta detta krav. Erbjudande om utbildning för styrelseledamöter i vägorganisationer har inkommit. Tea erbjuder sig att deltaga och vidareförmedla dessa kunskaper till resten av styrelsen. Kostnaden för denna utbildning är 450 SEK. Lasse Wellander tar upp frågan om behov av mötesplats på rakan mellan stenstolparna och tallvägen. Beslut fattades att en mötesplats anläggs i vår genom att vi lägger rör mellan infarterna till två tomter. Dikesröjning måste genomföras. Om vädret tillåter genomförs en städdag lördag den 25/10 kl. 10:00, enligt samma upplägg som tidigare år. Olle anslår information om upplägg på anslagstavlor och Lasse lägger ut densamma på hemsidan. I samband med denna sammankomst bör vi slå ett slag för regeln att varje tomtägare ansvarar för att hålla rent fram till väg utanför egen tomt. Lasse informerar om årskostnaden för hemsidan. Webbhotell, domän och funktion för anslagstavla/gästbok kostar 529 SEK. Den tid Lasse lägger ner har varit i form av ideellt arbete. Det beslutades att en symbolisk summa på 1000 SEK/år utbetalas till Lasse i ersättning för den tid han lägger ned. Denna kostnad bör delas mellan intresseföreningen och samfällighetsföreningen. 17 Nästa möte sker torsdagen den 15/ kl. 18:30 hos (Snickarvägen 1) 18 Ordförande avslutar mötet.

5 PROTOKOLL (5) 3 Åtgärder Åtgärdslista Vem? När? Klart! Anm. Driva frågan om 40 km/h på Segerstavägen med länsstyrelsen. Arrangera ett möte med VV Produktion och utreda punkter enl 7 Inköp av nytt bokföringsutdebiteringsprogram Olle Peter Tea Införskaffa ny sandlåda och nya skyltar Olle Upprätta ett formellt avtal med Alvar Olle Utreda förutsättningarna för en sammanslagning mellan samfälligheterna Segerstavägen och KTEF Distribuera kontaktlista till intressenter enligt 14 Tommy Tea Bemöta Vanja Svenssons brev Olle Arrangera städdag den 25/10 Olle Vid pennan Justeringsmän