Portva v k a t k en e s S am f l ä ligh g et

Transkript

1 Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2013

2 Presentation av Styrelsen Mikael Gisslegård, ordförande Leif Sandlert, kassör Ann Weidensjö, sekreterare Emelie Nordenhök, ledamot Göran Baurén, ledamot Maï Vodinh, suppleant Åse Vollbrecht, suppleant

3 Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.

4 Förvaltningsberättelse 2012 / 2013 Styrelsen har under det gångna räkenskapsåret fortsatt att arbeta med ändamålet att förvalta gemensamma områden samt tillvarata medlemmarnas intressen. Styrelsen har under året haft sju protokollförda styrelsemöten. Protokollen finns tillgängliga på föreningens hemsida. Styrelsen har under räkenskapsåret bestått av följande personer: Ledamöter: Mikael Gisslegård, ordförande, Eldarstigen 5 Leif Sandlert, kassör, Kokerskestigen 32 Ann Weidensjö, sekreterare, Kokerskestigen 6 Göran Baurén, Kontaktperson snöröjning, Söderby torgs allé 47 Emelie Nordenhök, webbansvarig, Kuskstigen 3 Suppleanter: Maï Vodinh, Söderby torgs allé 46 Åse Vollbrecht, Portvaktsstigen 17 Revisorer: Sten Garpenquist, revisor, Eldarstigen 14 Ulrika Wiklander, revisorssuppleant, Eldarstigen 3

5 Ekonomi och förvaltning När det gäller årets resultat och bokslut hänvisar till resultatrapporten och balansrapport. Resultaträkning Budget Bgt Utfall Intäkter 3 Medlemsavgifter kr kr Medlemsavgifter 2000 kr / fastighet Kostnader 6 Elförbrukning kr ,00 kr Belysningen Väg & gatuunderhåll kr ,00 kr Snöröjning & sopning av vägar-asfaltrep-eld kr 5130 Rågångarna kr 5130 Rep av asfalt Försäkring kr kr Trygg Hansa försäkring Lokalhyra kr 500 kr Hyra Pysslingen Skötsel och förvaltning kr kr Lekplatserna Bogfelds El Frakter & transporter kr kr Container städdag Kontorsmateriel kr Patroner-papper-kuvert Övriga kostnader kr kr Kaffe-korv mm städdag,årsmöte Bankkostnader kr 765 kr Bankkostnader Programvaror/service kr kr Hemsida-Vismaservice Inkassokostnad kr Kundförluster Oförutsedda utg kr Oförutsedda utgifter Summa kr kr 20 Ränteintäkter kr Resultat kr kr 22 Avsättning till reparationsfond kr kr Reparationsfond 500 kr /fastighet

6 Balansrapport Styrelsen föreslår att kr avsätts av årets resultat till reparations- och underhållsfond. Kassören har fortsatt att arbeta med vårt bokföringsprogram för att underlätta bokföring, fakturering, bokslut, etc. Vi har även förlängt företagsförsäkringen av gemensamhetsanläggningarna hos Trygg Hansa.

7 Under året har styrelsen haft problem med indrivningen av årsavgifterna från två medlemmar. Detta har lett till att inkassoföretag har anlitats. Efter detta har en medlem fullföljt sitt åtagande medan den andra kommer att drivas till utmätning via kronofogden. Denna utveckling tycker styrelsen är mycket ledsam samt att det genererar extra arbete för styrelse och framför allt kassören.

8 Snöröjning Vi har använt NON Farmartjänst, som plogar, sandar och sopar våra vägar. Styrelsen har under säsongen fört en kontinuerlig dialog med NON Farmartjänst för att få bästa möjliga service. Vi har också fått ett skriftligt kontrakt med NON Farmartjänst. Servicenivån är bra och styrelsen är överlag mycket nöjda med utfallet. Städdag Även i år under våren arrangerade vi en städdag. Efter kort generell information så delade vi in oss i grupper, så att vi städade vårt närområde, och utförde allehanda olika uppgifter. Dagen avslutades med gemensam korvgrillning. Styrelsen vill tacka alla medlemmar som deltog i arbetet. Underhåll av belysningsanläggningen Styrelsen har under året kontakterat Bogfelts Installation och Entreprenad för underhåll och service. Eventuella fel eller skador på belysningsanläggningen skall anmälas till styrelsen. Lekplatserna Den övre lekplatsen är nu färdigställd med en klätterställning och ett bollplank. Styrelsen är mycket nöjd med resultatet. Styrelsen vill också framföra ett tack till Stefan och Robert för deras ihärdiga arbete med offerter och kontakt med leverantörer. När det gäller den nedre lekplatsen blev den i stort sett färdigställd under föregående år utom staketet runt gungan. Styrelsen har under året försökt att få kontakt med entreprenören som skall färdigställa lekplatsen under augusti.

9 Vändzonen vid Eldarstigen och Portvaktstigen Ett dialog har först med fastighetsägarna och en märkbar förbättring har skett. Styrelsen vill dock poängtera att parkering är förbjuden i vändzonerna. Nya medlemmar Portvaktsstigen 5, Alida och Edmond Lutaj Kokerskestigen 15, Fredrik Karlsson och Marie-Louise Åkerman Kokerskestigen 4, Annica Hallgren och Magnus Eldberg

10 Revisorernas berättelse Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2012

11 Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt. Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2012

12 Ersättning till styrelse och revisorer Styrelsen och revisorerna har inte haft någon ersättning. Styrelsen har dock det senaste året haft en trivselkassa på 2000kr som fritt har disponerats. Under 2012/2013 har dessa pengar använts till en grillfest som hölls i Juni. Förslag till beslut Styrelsen föreslår att 2000 kr avsätts till trivselkassan som fritt disponeras av styrelsen. Beslut

13 Agenda 1 Val av ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelse. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. 6 Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 9 Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård 10 Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.

14 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Debiteringslängd per fastighet Medlemsavgift Avsättning till reparationsfond Totalt kr 500 kr kr Budget Bgt Utfall Bgt Intäkter 3 Medlemsavgifter kr kr kr Medlemsavgifter 2000 kr / fastighet Kostnader 6 Elförbrukning kr ,00 kr kr Belysningen Väg & gatuunderhåll kr ,00 kr kr Snöröjning & sopning av vägar-asfaltrep-eld kr 5130 Rågångarna kr 5130 Rep av asfalt Försäkring kr kr kr Trygg Hansa försäkring Lokalhyra kr 500 kr 500 kr Hyra Pysslingen Skötsel och förvaltning kr kr kr Lekplatserna Bogfelds El Frakter & transporter kr kr kr Container städdag Kontorsmateriel kr kr Patroner-papper-kuvert Övriga kostnader kr kr kr Kaffe-korv mm städdag,årsmöte Bankkostnader kr 765 kr kr Bankkostnader Programvaror/service kr kr kr Hemsida-Vismaservice Inkassokostnad kr Kundförluster Oförutsedda utg kr kr Oförutsedda utgifter Summa kr kr kr 20 Ränteintäkter kr Resultat kr kr kr 22 Avsättning till reparationsfond kr kr kr Reparationsfond 500 kr /fastighet Beslut

15 Agenda Val av ordförande för stämman. Val av sekreterare för stämman. Val av två justeringsmän. Styrelsens och revisorernas berättelse. Ansvarsfrihet för styrelsen. Motioner från medlemmarna. (Inga inkomna) Ersättning till styrelsen och revisorerna. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. Val av styrelse. Val av tre ordinarie ledamöter på två år. Avgående ordinarie ledamöter; Mikael Gisslegård, Ann Weidensjö, Emelie Nordenhök (går i förtid) Val av två suppleanter på ett år. Avgående suppleanter, Mai Vodinh och Åse Vollbrecht Val av ordförande på två år Avgående ordförande, Mikael Gisslegård Val av en revisor och en revisorsuppleant på ett år. I tur att avgå som revisor; Sten Garpenquist och som revisorsuppleant; Ulrika Wiklander. Val av valberedningen på ett år. I tur att avgå; Cecilia Melander, Maria Valenzuela Cortez och Magnus Eriksson. Övriga frågor Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.

16 Föreningens hemsida Hemsidans adress är, portvaktensalem.se Bilder från Lekplatsen Se hemsida

17 Portvaktens Samfällighet Årsstämma 2013