Kallelse till årsstämma

Transkript

1 Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämma Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 21 mars 2018 kl i Lillsjöskolans matsal Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar bifogas Styrelsen 1

2 Dagordning för årsstämman den 21 mars Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Fastställande av resultat- och balansräkning 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Motioner från medlemmarna. 12. Laddning av elbilar bilaga Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 3 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2018 bilaga Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2018 bilaga Val av funktionärer för år 2018 bilaga 7 Ordförande mandattid Tre ordinarie medlemmar 2 år Två styrelsesuppleanter Två revisorer Två revisorssuppleanter Val av maskinister Valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 19. Avslutning av stämman 2

3 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2017 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Liselott Bernberg Ledamöter Linda Arijoensuu Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Elin Lilly Stefan Timber Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. Markarbeten Två parkeringsplatser vid östra parkeringen har asfalterats och 10 nya parkeringsplatser har anlagts vid västra garagen med infart från Mineralvägen. Från parkeringen har en grusad gångväg byggts fram till den befintliga parkeringen. En boulebana har anlagts vid östra änden av Malmstigen. Parkeringen vid molokerna har lagts igen och besåtts. Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Markeringskäppar har satts ut för att underlätta för snöröjarna att avgöra var kantstenar och andra hinder finns. Speciellt har boulebanan markerats för att hindra snöupplag på den. 3

4 Parkeringen i området Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2017 varit lägre än budgeterat bland annat på tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Med tanke på att det förmodligen kommer en större andel elbilar eller hybrider i vårt område med krav på laddning planerar styrelsen en utredning av behovet av att rusta upp elanläggningarna i våra garage. Informationsbrev Under året har 7 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår-sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 2 Laddning av elbilar och hybrider Med tanke på de utveckling som sker inom elbilssektorn är det en del problem som vi måste hantera. I dag får man nyttja den gemensamma elen i garagen till motorvärmare, kompletterande belysning vid smärre reparationer mm. Några frågeställningar: 1. Ska möjligheten att ladda sin bil från det gemensamma nätet finnas? Ska den enskilda betala elförbrukningen? Hur separerar vi uttagen? 2. Ska det finnas laddningsuttag i garagen? Hur många? 3. Kan vi avsätta några utomhusparkeringar för laddning från särskilda uttag? Finansiering? Enskild betalning? I dagsläget vet vi att det nuvarande elnätet inte håller för laddning av fler bilar samtidigt. I sommar kommer även en ny lag träda i kraft som kräver kompletterande installation för laddning av alla typer av elbilar. Det finns säkert fler frågor att ta ställning till. Styrelsens förslag är att årsstämman avsätter kr ur fonden med uppdrag åt styrelsen att tillsammans med någon sakkunnig att utreda olika lösningar och deras konsekvenser och att styrelsen i god tid före årsstämman 2019 redovisar olika alternativ för beslut av stämman. 9

10 Underhållsfondens utveckling 2017 Bilaga 3 Ingående värde Insättning Summa Kostnader 2017 Ny parkering, västra garagen Amortering Ränta Boulebana Summa Kostnader, enligt beslut på stämman Överföring av 2016 år resultat Utgående saldo kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 10

11 Fonden 2018 Bilaga 4 Ingående värde Tillkommande insättning Summa kr kr kr Kostnader 2018 Amortering G+P kr Ränta G+ P kr Utredning elladning i garagen kr Oförutsett kr Summa kr Utgående värde Överföring av 2017 års resultat ca kr kr kr 11

12 Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 5 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2017 ligger kostnader för snöröjningen något under budget tack vare det varma vädret under hösten För år 2018 har styrelsen i budgeten räknat med samma kostnader som 2017 men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha samma möjligheter som de senaste åren att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten. 12

13 Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 6 Budget 2018 Utfall Förslag Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond Räntor Parkeringstillstånd+elbil Summa intäkter Kostnader Städ och underhåll Fonden Gräsklippning Övrigt Elförbrukning Comhem TV Comhem Bredband Snöröjning Försäkringar Förvaltning redovisning Fonden Diff. årlig avsättn Avbetalning Räntekostnad Styrelsearvoden inkl. soc. avg Sophämtning Medlemsinfo/Verksamhet Parkering Övriga kostnader Summa kostnader Årets resultat Kassaflöde Styrelsen föreslår att årsavgiften 2018 blir 7600 kr som betalas med kr senast den 30/ och med kr senast den 31/

14 Samfälligheten Porfyren Bilaga 7 Valberedningens förslag till val av funktionärer 2018 Styrelseledamöter Ordf. Pär Söderblom Ord. Liselott Bernberg Ord Jesper Sjöholm Ord Elin Lilly Suppl. Charles Kridiotis Suppl. Gun Zebühr Revisorer Ord. Anders Eklöf Ord. Göran Zebühr Suppl. Astrid Thorin Suppl. Göran Inestam Maskinist Stefan Timber Antal år 2 år 2 år 2 år Valberedning 2018 Ekkehart Lötzsch sammankallande Roger Gerdin Urban Karlsson 14