Kallelse till årsstämma

Transkript

1 Samfälligheten Porfyren Kallelse till årsstämma Styrelsen hälsar medlemmarna Välkomna till ordinarie årsstämma Onsdagen den 16 mars 2016 kl i Lillsjöskolans matsal Verksamhetsberättelse och övriga möteshandlingar bifogas Styrelsen 1

2 Dagordning för årsstämman den 16 mars Stämmans öppnande 2. Godkännande av röstlängd 3. Fastställande av dagordning 4. Stadgeenlig kallelse till stämman 5. Val av funktionärer för stämman Ordförande och sekreterare Två protokolljusterare tillika rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse 7. Styrelsens ekonomiska redovisning 8. Revisorernas berättelse bilaga 1 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Motioner från medlemmarna. bilaga Anläggning av p-platser bilaga Upprustning av lekplatser bilaga Underhållsfond Redovisning av fondens utveckling bilaga 5 Beslut om underhållsinsatser samt kostnadsram 2016 bilaga Fråga om extra utdebitering för snöröjningen bilaga Styrelsens förslag till budget och årsavgift för år 2016 bilaga Val av funktionärer för år 2016 bilaga 9 Ordförande mandattid 1 år Tre ordinarie medlemmar 2 år En ordinarie medlem fyllnadsval 1 år Två styrelsesuppleanter 1 år Två revisorer 1 år Två revisorssuppleanter 1 år Val av maskinister 1 år Valberedning 1 år 17. Övriga frågor 18. Meddelande om hur protokollet från årsstämman kommer att göras tillgängligt 19. Avslutning av stämman 2

3 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2015 Styrelsen för Porfyrens samfällighetsförening får härmed lämna följande verksamhetsberättelse för år Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Pär Söderblom Kassör Hans Söderholm Sekreterare Stefan Timber Ledamöter Sara Ogembo Mohammad Tahwildaran Jesper Sjöholm Gun Zebühr Suppleanter Liselott Bernberg Pierre-Michel Gentile Styrelsen har hållit 8 sammanträden under året. Underhåll De traditionella vår- och höststäddagarna har hållits och våra gemensamma markområden har putsats och fejats under vår- och höststädningarna En arbetsgrupp bestående av medlemmar i samfälligheten har skött sommarens underhåll. En åkgräsklippare har införskaffats för att underlätta skötseln av de stora gräsytorna längs Mineralvägen. Markarbeten I samband med höststädningen avverkades en del av buskaget vid östra parkeringen som förberedelse för eventuell utökning av parkeringen alternativt som föryngring av de gamla buskarna. Lekplatser Vid vårstädningen genomfördes med hjälp av många frivilliga en upprustning av lekplatserna vid Glimmerstigen och Malmstigen. Sargar och lekbord byttes ut respektive förnyades. Parkbänkana vid lekplatsen vid Malmstigen fick nya sittbrädor och ryggstöd. Vid Malmstigen och Marmorstigen byttes skyddsräckena runt gungorna ut. 3

4 Sophantering I och med att hushållssoporna sorteras för sig i särskild behållare har det blivit möjligt att minska tömningen av övriga hushållssopor i molockerna så att den ena bara töms varannan vecka. Snöröjning Samma entreprenör som sedan 2012 har stått för snöröjningen. Tack vare den ringa nederbörden under hösten har det blivit billigare är budgeterat. Parkeringen i området Under året har styrelsen gått ut med informationer om bilar i området för att hindra att hindra parkering innanför grindarna och minska tiden för hur länge man får stå i samband med lastning och lossning. Styrelsen har även skissat på möjlig komplettering av parkeringsplatserna med ytterligare 4 p-platser. Diskussioner har även förts med kommunen om ytterligare möjligheter till parkering i vårt område eller i anslutning till det. Ekonomi Ekonomin är god. Våra utgifter har under 2015 varit lägre än budgeterat bland annat på tack vare minskade kostnader för el och sophämtning. Informationsbrev Under året har 8 informationsbrev sänts ut till samfällighetens medlemmar Till sist Vill styrelsen tacka alla medlemmar för det gångna året och för de arbetsinsatser som gjorts i samband med vår- sommar och höstunderhåll och för alla övriga initiativ som tagits. På styrelsens vägnar Pär Söderblom Ordförande 4

5

6

7

8 Porfyrens Samfälligheten Porfyren Bilaga 4 Upprustning av lekplatser mm. Styrelsen föreslår att : Återstående tre sidor av sargen till sandlådan vid lekplatsen på Malmstigen byts ut Sittbrädor och ryggstöd på bänkarna vid lekplatsen på Marmorstigen 30 byts ut Att detta görs vid vårstädningen av samfällighetens medlemmar Beräknad materialkostnad 5000 kr Porfyrens Samfällighetsförening Org.nr Marmorstigen Kungsängen PG

9 Bilaga 5 Underhållsfondens utveckling 2015 Ingående värde Tillkommande insättning inkl.ränta Summa kr kr kr Kostnader 2015 Ränta och amortering Gräsklippare Lekplatser Förrådsdörr Summa kr kr kr kr kr Utgående värde kr Belopp enligt beslut på stämman Förbrukat kr kr

10 Porfyrens Bilaga 6 Samfällighetsförening Underhållsfonden Beslut om underhållsinsatser Lån Avbetalning Ränta nya parkeringsplatser Lekplatser Oförutsett Totalt Överskott Underhållsfondens utgående värde Ca kr

11 Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 7 Fråga om extra utdebitering för snöröjning För 2015 ligger kostnader för snöröjningen något över budget trots det varma vädret under hösten För år 2016 har styrelsen har i budgeten räknat med något högre kostnader men ett kraftigt snöande under den fortsatta delen av vintern samt i höst kan innebära att det inte räcker. Styrelsen vill därför ha samma möjligheter som de senaste åren att göra en extra utdebitering när vi vet det verkliga utfallet. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar om att en extra utdebitering på maximalt 500 kr får göras om snöröjningskostnaderna överstiger den föreslagna budgeten.

12 Porfyrens Samfällighetsförening Bilaga 8 Budget 2016 Utfall Budget Intäkter Medlemsavgifter inkl. fond Räntor Elbil + parkeringstillstånd Summa intäkter Kostnader Städ och underhåll Fonden Gräsklippning Övrigt Elförbrukning Comhem TV Comhem Bredband Snöröjning Försäkringar Förvaltning redovisning Fonden Diff. årlig avsättn Avbetalning Räntekostnad Styrelsearvoden inkl. soc. avg Sophämtning Medlemsinfo/Verksamhet Parkering Övriga kostnader Summa kostnader Årets resultat Kassaflöde Styrelsen föreslår att årsavgiften 2016 skall vara 7500 kr samma som för föregående år, kr som betalas med kr senast den 30/ samt kr senast den 31/

13 Bilaga 9 Valberedningens förslag till styrelse, revisorer, maskinist 2016 Ordförande 1 år Pär Söderblom Ordinarie ledamöter 2 år Jesper Sjöholm Gun Zebühr Liselott Bernberg Suppleanter 1 år Linda Airijoensuu Daniel Vilhelmsson Revisorer 1 år Göran Zebühr Anders Eklöf Revisorsuppleanter 1 år Astrid Thorin Göran Inestam Maskinist 1 år Stefan Timber Ordinarie ledamöter som är vald för ytterligare 1 år Hans Söderholm Stefan Timber Mohammad Tahwildaran Valberedningen 2015 har bestått av: Ekkehart Lötzsch Roger Gerdin Lennart Arbman

14 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Sparbanken Enköping 4 konton Interimsfordringar Skattekonto Anläggningstillgångar Byggnader, garagereparation Summa SKULDER Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Interimsskuld Underhållsfond Långfristiga skulder Lån Sparbanken Amorteras /år Eget kapital Balanserat resultat från tidigare år Årets resultat Summa

15 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 RESULTATRÄKNING INTÄKTER Medlemsavgifter 7500 x Ränta Avg elbilsplats Parkeringstillstånd Summa intäkter KOSTNADER Städ och underhåll Elförbrukning Medlemsinfo/Verksamhet Com hem kabel TV Com hem bredband Snöröjning Sophämtning Parkering Förvaltning, redovisning Försäkringar Övriga kostnader Arvoden/ Soc avg Styrelsen Arvoden/ Soc avg Underhållsgrupp Underhållsfond Diff avsättning Avskrivning byggnader (25 år) Räntekostnader Summa kostnader Årets resultat

16 PORFYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BOKSLUT 2015 SPECIFIKATION TILL VISSA POSTER I BALANSRÄKNINGEN 1330 Förutbetalda försäkringspremier Villaägarna Förutbetalda avg kabeltv Com hem copyswede avseende jan-mar Förutbetalda avg bredband Com hem avseende jan-mar Summa: Byggnader, garagereparation Anskaffningskostnad Ack Avskrivning, 25 år Bokfört värde Leverantörsskulder Svenska Väg snöröjning (ko 6701) Brunna Svets (ko 4020) Övriga interimsskulder Bokföring Underhållsfond Sparbanken i Enköping Framtida reparationer