Förvaltningsberättelse

Transkript

1 Styrelsen Sida 1 (9) Förvaltningsberättelse för Krogtäppans samfällighetsförening avseende verksamhetsåret. Styrelse Verksamhetsområde Staffan Sillén 56 Ordförande Birgitta Larsson 116 Sekreterare Ewa Törner 200 Kassör Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Göran Hilmgård 204 VVS Jonas Lind 45 Byggnader/Garagelängor/Trafik/Hemsidan Bert Johansson 140 Mark Bo Samuelsson 158 Mark Revisorer Ordinarie Niclas Lindberg 11 Per-Ivar Wiklund 135 Suppleanter Stefan Strömberg 246 Per Nyberg 47 Valberedning Ingela Sandgren 218 Jan O Lindström 68 Bernt Hagberg 100 (sammankallande) Göte Persson 96 Föreningsfrågor Ordinarie föreningsstämma hölls onsdag den 24 mars i Kvarnbäcksskolan matsal. Deltagande fastigheter uppgick till 63. Totalt antal deltagande personer på mötet var 89 st. Styrelsen har hållit 13 protokollförda sammanträden. Protokollen har lämnats till samtliga medlemmar. Därutöver har arbetsmöten genomförts främst för hemsidan, budget och uhplanen. Delar av styrelsen har även haft möte med revisorerna. Nytt för i år är att ordförandena i de fyra samfälligheterna Krogtäppan, Gräskobben, Segelkobben och Tallkobben regelbundet träffas för att utbyta erfarenheter samt om möjligt genomföra gemensamma upphandlingar för att minimera kostnaderna. Dessa möten har även

2 Styrelsen Sida 2 (9) lett till att övriga styrelsemedlemmar träffat sina motsvarande ansvariga för att utbyta erfarenheter. Styrelsen har även under året konstaterat att den måste förbättra informationen till de boende. Anledningen är att vi har många nya i samfälligheten som behöver få information om vad det innebär att bo i en samfällighet. Samtidigt är det viktigt att alla i samfälligheten delges väsentlig information om samfällighetens ökade behov av reparationer, förnyelse och underhåll och hur detta kommer att påverka samfällighetsavgiften. Styrelsen är även intresserad av att veta på ett tydligt sätt vad medlemmarna tycker och tänker om hur Krogtäppan bör skötas och se ut på längre sikt dvs år. Det är även betydelsefullt om fler medlemmar vill aktivera sig i och delta i styrelsens olika arbetsuppgifter. Styrelsen har regelbundet ca 20 st. arbetsuppgifter på sin aktivitetslista som måste genomföras mellan styrelsens möten tills de blir klara. Med allt detta som bakgrund vill styrelsen därför införa ett årligt informationsmöte med start i okt/nov 2011 för att se om det är en framkomlig väg för dialog och informationsspridning. Ordföranden har under personligen besökt samtliga nyinflyttade i samfälligheten. Styrelsen har under fattat följande policybeslut policybeslut: Om någon i styrelsen åtar sig att utföra ett arbete åt samfälligheten (som ligger utanför ordinarie styrelsearbete) samt fakturerar föreningen via eget företag så skall personen anmäla detta till styrelsen innan beslut tas så att anbud och ekonomiska jämförelser kan göras. Alkoholpolicy gällande för Krogtäppans Samfällighet Vid samtliga av Krogtäppans Samfällighet ordnade sammankomster som ex möten, städdagar så gäller följande avseende alkoholhaltiga drycker. Alkoholhaltiga drycker starköl, vin och starksprit får inköpas med beaktande av att kostnaden skall anses rimlig i förhållande till andra inköp och att det alltid skall beaktas om barn deltar samt att vissa personer har och kan ha alkoholproblem. Detta innebär att stor återhållsamhet med inköp av alkoholhaltiga drycker alltid skall eftersträvas.

3 Styrelsen Sida 3 (9) Verksamhet Under året har följande större underhållsarbeten, reparationer och kompletteringar utförts samt informationshantering. Några värmemängdsmätare har bytts eftersom batteriet slutat att fungera. Skogsvårdsåtgärder har genomförts dvs. nedtagning av träd och stubbfräsning. Underhåll enligt samfällighetens underhållsplan. Hemsidan har kontinuerligt uppdaterats med nytt mtrl. Inkomna mail via hemsidan har besvarats. Styrelsen (el-ansvarig) har följt elprisets utveckling så att vi haft rörligt eller fast pris vid lämpliga perioder. Underhåll av samtliga gräsklippare har skett. Styrelsen (trafik-ansvarig) har arbetat fram en rutin för att få bort långtidsparkerade bilar Relä flyttat på undercentral 1 så att gatulamporna tänds senare. Ny pump i undercentral 1 för att säkerställa ett högre tryck och ett bättre flöde till de boende tillhörande undercentralen. Rondning/kontroll och byte av trasiga lampor på vår gatu & parkeringsbelysning. Information till de boende om att sopkärlet för icke brännbart upphör. Kontroll av läckage i vissa hus utfört av vår leverantör Söderblom. Underhålls- och reparationsplanen har reviderats. Inlett samarbete med HSB avseende underlag till vår underhållsplan eftersom PFU-Teknik blivit uppköpta. Möte med längombud inför vår- respektive höststädningen har genomförts. Vårstädning och höststädningen har genomförts med gott resultat. Föreningen har deltagit i grannsamverkan och grannstöd. 10 fastigheter har bytt ägare under året. Underhållskostnader för samfälligheten Enligt en lagändring 1990 är samfällighetsföreningar skyldiga att ha en underhållsfond. Avsättningen till fonden bestäms med hjälp av en underhållsplan. Avsikten med lagförändringen var att de som bor i samfälligheten och nyttjar anläggningarna (t.ex. värmecentraler, ledningar, vägar, lekplatser etc.) skall vara med och betala det kommande underhållet. Kostnadsberäkningen i underhållsplanen omfattar en 20 års period. Varje ansvarsområde (byggnader / garage i länga / trafik, mark, vvs, el/tele/internet) gör årligen bedömningar av underhållsbehovet inom sitt ansvarsområde. Därefter bedömer styrelsen tillsammans årets avsättningsbehov till fonden samt hur kostnaderna skall finansieras enligt följande alternativ. - Alternativ 1 = hela åtgärden finansieras ur underhållsfonden - Alternativ 2 = åtgärden finansieras dels från underhållsfonden dels genom banklån - Alternativ 3 = hela åtgärden finansieras genom banklån Styrelsen lägger via budgeten förslag till hur underhållskostnaderna skall finansieras.

4 Styrelsen Sida 4 (9) Stämman fattar därefter beslut om budgeten där underhållskostnaderna ingår. Ekonomi Styrelsen konstaterar att behovet av underhåll, reparationer och förnyelse kommer att öka på grund av att den tekniska livslängden för många av föreningens anläggningar ex grönområden, lekplatser nu har passerar 30 år. Föreningens ekonomiska ställning framgår av nedanstående resultat- och balansräkningar. Den individuella slutregleringen av värme och vatten för kommer att ske i samband med utdebiteringen i maj 2011 på sedvanligt sätt.

5 Styrelsen Sida 5 (9) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING INTÄKTER Värme Vatten El Kabel-TV Övrig Samfällighetsavgift Slutregl värme och vatten Öresutjämning 1 87 SUMMA INTÄKTER DRIFTSKOSTNADER Värme Vatten El Kabel-TV drift Vår- och höststädning Markförbättringar Snöröjning Containerhyra Gräsklippare Trivselåtgärder Styrelsekostnader Årsstämma Administrativa kostnader Kopiering Underhållspärm Medl.skap Villaägarna El (förbrukningsmateriel) Internet och tele Värmeanläggning drift Ledningar Fastigheter (vvs) Byggnader (hus) Styrelsearvode Revisionsarvode Sociala kostnader SUMMA DRIFTSKOSTNADER

6 Styrelsen Sida 6 (9) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING RESULTATRÄKNING UNDERHÅLLSKOSTNADER Gräs och mark Lekytor Byggnader 0 0 Värmeanläggning Kabel-TV 0 0 SUMMA UNDERHÅLLSKOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning värmemätare Resultat efter avskrivningar FINANSIELLA INTÄKTER OCH KOSTNADER Ränteintäkter Räntekostnader Bankkostnader Resultat före bokslutsdispositioner Avsättning underhållsfond Utnyttjad underhållsfond 0 0 Resultat Krogtäppans samfällighet

7 Styrelsen Sida 7 (9) KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kassa 0 0 Bank Specialinlån Nordea Fordringar andelsägare Kabel-TV Interimsfordringar Skattekonto Summa omsättningstillgångar Anläggningstillgångar Värmemätare Avskrivning Summa anläggningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Skuld till andelsägare, slutavräkning Skuld garagesamfälligheten Upplupna sociala kostnader Övriga interimsskulder Källskatter Låneskulder Summa kortfristiga skulder Eget kapital Insatskapital Rep.fond gemensamt Bal. resultat stora samfälligheten Årets resultat stora samfälligheten Summa eget kapital SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Till samfällighetens disposition Balanserat resultat Årets resultat Summa Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning KROGTÄPPANS GARAGESAMFÄLLIGHET

8 Styrelsen Sida 8 (9) RESULTATRÄKNING INTÄKTER Avgifter El SUMMA INTÄKTER KOSTNADER El Garage, utvändigt 0 0 SUMMA KOSTNADER Resultat före avskrivningar Avskrivning garageportar Resultat efter avskrivningar Räntekostnader Resultat efter bokslutsdispositioner Avsättning underhållsfond Utnyttjande underhållsfond 0 Resultat garagesamfälligheten BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Fordran stora samfälligheten Garageportar Avskrivningar Summa tillgångar SKULDER OCH EGET KAPITAL Lån Nordea Underhållsfond Balanserat resultat Årets resultat Summa skulder Till garagesamfällighetens disposition Balanserat resultat Årets resultat Summa Styrelsen föreslår att resultatet balanseras i ny räkning Haninge som ovan

9 Styrelsen Sida 9 (9) Staffan Sillén Peter Eriksson Göran Hilmgård Jonas Lind Bert Johansson Bo Samuelsson Birgitta Larsson Ewa Törner