Nyhetsbrev och kallelse till årsstämma Björkhaga Samfällighet

Transkript

1 Nyhetsbrev och kallelse till årsstämma Björkhaga Samfällighet Hej! Hoppas sommaren varit skön och vilsam för er alla. Årsstämma September har anlänt och med det Björkhaga samfällighets årsstämma för I år hålls årsstämman den 27 september och kallelse och underlag bifogas detta nyhetsbrev. Inga motioner har kommit in till årsstämman. Denna information kommer även läggas upp på hemsidan, där sker även eventuella kompletteringar innan mötet. Notera att det finns två förslag på årsavgift som styrelsen vill att årsstämman tar ställning till. Asfaltering och farthinder Många har hört av sig under sommaren med frågor gällande framförallt asfalteringen. Tidigare fick vi information från det tidigare konsortiet om att asfalteringen skulle ske nu i sommar, men planeringen har dragit ut rejält på tiden och vi har ännu inte fått en uppdaterad tidsplan. Vi beklagar eventuella problem som det här ställer till med detta var också en av orsakerna till att det dröjde innan farthindren kom på plats igen och vi hoppas på besked innan hösten från konsortiet. Vi är medvetna om att det är stora problem med för höga hastigheter på vägarna i området och efter genomförd asfaltering kommer utvärdering och implementering av fler hastighetssänkande lösningar att kunna genomföras. Styrelsen tar tacksamt emot tips från de boende. Naturvård och skötsel Naturskog har anlitats för att se över och genomföra naturvård och skötsel i området. Vid behov kommer viss avverkning av träd att ske, dock inte för att öka antalet soltimmar utan för att det i så fall behövs för att skydda träd och/eller egendom. Kommande information från styrelsen För er som inte redan gjort det, registrera era mailadresser för nyhetsbrev på hemsidan Detta blir det sista nyhetsbrevet som delas ut i brevlådorna. I framtiden kommer all information (med undantag av kallelse till årsstämma) ske elektroniskt via hemsidan. Vi ses på årsstämman! Vänliga hälsningar / Styrelsen

2 KALLELSE TILL ÅRSMÖTE 2016 BJÖRKHAGA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Plats: Trälhavets båtklubb (TBK) - Båthamnsvägen 18, Åkersberga Datum: Onsdagen 27:e september 2017 kl Agenda - vid ordinarie årsstämma i Björkhaga Samfällighetsförening 1. Stämman öppnas 2. Val av ordförande för mötet 3. Val av sekreterare för mötet 4. Val av två justeringsmän för protokollet 5. Fastställande att stämman blivit behörigen sammankallad 6. Närvaroförteckning upprättades 7. Styrelsens verksamhetsberättelse samt årsredovisning 8. Revisorns berättelse 9. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna 11. Beslut om ersättning till styrelse och revisorer 12. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 13. Valberedningens förslag till val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 14. Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 15. Val av revisorer och revisorssuppleant 16. Val av valberedning 17. Övriga frågor 19. Meddelande av plats där stämmoprotokollet kommer hållas tillgängligt Hjärtligt välkomna! Styrelsen Bilagor Björkhaga samfällighets årsredovisning (punkt 7) Verksamhetsplan (punkt 10) Styrelsens förslag till utgifts och inkomststat (budget), samt förslag kring årsavgift (punkt 12) Valberedningens förslag (punkt 13)

3

4

5

6

7

8

9 Verksamhetsplan Björkhaga Samfällighet Under nästa mandatperiod, oktober 2017-september 2018 föreslås styrelsen jobba med nedanstående punkter (ingen inbördes prioritering i detta dokument). Ytterligare punkter kan tillkomma under mandatperioden. Avtal Se över befintliga avtal och se vad som kan förbättras. Speciellt fokus på de avtal som går ut under mandatperioden. Information till fastighetsägarna Uppdatera och utveckla hemsidan ( då den blir huvudsaklig informationskanal mot de boende. Se över möjlighet till aktivitet på sociala medier som tex Facebook. Etablera och dokumentera rutiner/processer Allt fler rutiner och processer tar form och det är viktigt att dessa dokumenteras för kommande styrelser. Se över var dessa dokument på bästa sätt sparas så de är tillgängliga för alla som behöver tillgång. Konsortiet Säkerställa att konsortiet slutför sitt åtagande gällande asfalteringen. Lista och följ upp andra kvarvarande åtaganden som konsortiet eller dess medlemmar har gentemot samfälligheten. Vägsäkerhet Se över hur vägsäkerheten i området kan förbättras genom bla olika typer av farthinder. Jobba mer aktivt med detta efter avslutad finansiering då vi kan ha mer permanenta lösningar. Naturvård/skötsel Fortsätta arbetet med Naturskog och vidareutveckla arbetet med naturvårdsplanen för området.

10 Budget Björkhaga Samfällighet Förutsättningarna och behoven för Björkhaga Samfällighet har ändrats genom åren valdes den första styrelsen med enbart boende och överlämningen från konsortiet påbörjades, men det finns jobb kvar att göra. Till detta kom att årsavgiften betalades för innestående år, och väldigt sent på året (vanligen helt i efterskott). Detta har kommit att påverka budgeten för samfälligheten på olika sätt. Styrelsen föreslår därför en övergång till att betala i förskott, för att ge en mer sann bild av budgetläget samt för att underlätta planering. Nedan finns en sammanställning av budget och utfall för 2015, 2016 och fram till 31 augusti Det kvarstår alltså kostnader för Nedan finns även budget för 2018 i hela kronor. Budget 2018 Utfall Budget 2017 Utfall 2016 Budget 2016 Utfall 2015 Budget 2015 Drift & underhåll Snöröjning Väg- & trafikavgifter 5 Lekplatser Fondavsättning Bank & försäkringar 11 Konsultkostnader Elbelysning Redovisning & administration Revisor, styrelsearvodering Diverse utgifter Totalt Till och med 31/8 2 Gräsklippning, renhållning, belysning, naturvård/skötselplan (Naturskog), övriga förvaltningskostnader etc 3 Varav nästan kr var för belysning vid lekplatsen på Tjärdalsvägen och reparationer budgeterat till Snöröjning, sandning, sandupptagning, jour- och beredskapsersättning, borttransporter och tippavgift etc 5 Trafikkostnader, slitageavgift Skånsta VF, farthinder etc 6 Underhåll, reparationer, fylla på sand, tidigare lekplatsfond etc 7 Går in under Drift & underhåll samt fondavsättning 8 Här ingår ny belysning vid lekplatsen vid Tjärdalsvägen, är flyttad till Drift & underhåll och utfall Tidigare vägfond, lekplatsfond och underhålls- & förnyelsefond (minst kr/år) som slagits ihop till en gemensam fond med ökad fondavsättning 10 Ökat från tidigare år för att bygga en bra buffert 11 Bankkostnader, VägNu AB medlemskap och försäkring 12 Varav dryga kr var för slutet av 2016, men fakturan kom först i början av Ett prisbasbelopp ( kr för 2017) till styrelsearvodering 14 Hemsida, Vägfas etc

11 Förslag på årsavgift för Björkhaga Samfällighet Tidigare år har årsavgiften gällt innevarande år, och fakturan har skickats ut efter årsmötet. Dock ställer detta till problem. Det är många som inte känner till att årsavgiften gäller innevarande år, så det kommer många frågor på detta till styrelsen. Vi har även problem med att många betalar in årsavgiften för sent. Men det största problemet är att det blir väldigt opraktiskt och svårt att planera budgeten på ett bra sätt då betalningarna kommer in när året är slut i princip, trots att fakturor till samfälligheten har kommit fortlöpande redan från januari. Styrelsen har diskuterat några olika lösningar och har utifrån tidigare års budget och utfall tagit fram nedanstående två alternativ som årsstämman får besluta om. Genom att göra den här ändringen och gå från att betala för innevarande år till förskottsbetalning så kommer budgetarbetet att underlättas avsevärt och det kommer vara lättare att planera framtida ändringar, till exempel om det skulle vara möjligt att ändra årsavgiften. Alternativ 1 Samfälligheten tar inte ut någon årsavgift för 2017, utan istället faktureras årsavgiften för 2018 nu i höst. Dvs fakturorna kommer gå ut i början av oktober och ska vara betalade senast 31 december Årsavgiften föreslås ligga kvar som tidigare på kr (165 andelar i samfälligheten ger då kr som motsvarar lite drygt uppskattad budget för 2018). Fördel: Fastighetsägarna slipper betala en årsavgift (år 2017) och sparar kr per fastighet. Nackdel: Vi minskar den buffert som byggts upp under tidigare år, och kan om något oförutsett händer behöva ta ut en extra kostnad under 2018 då budgeten är en uppskattning. Alternativ 2 Samfälligheten tar ut en halv årsavgift för 2017 för innevarande år, och slår ihop den med förskottsbetalning för Fakturorna går ut i början av oktober och ska vara betalda senast 31 december Den totala avgiften blir då kr (165 andelar i samfälligheten ger då kr). Fördel: Samfälligheten bygger upp en ordentlig buffert för eventuella oförutsedda utgifter, renoveringsbehov och dylikt. Fastighetsägarna sparar kr per fastighet. Nackdel: Det är en större kostnad på en gång för fastighetsägarna.

12 Valberedningens förslag till styrelse Ordförande Cecilia Björkdahl (södra) Ledamöter Sylvia Hassellöf (södra) Jan Storm (övre) Zebastian Berg (övre) Benedicto Bandera (södra) Suppleanter Anna Hellberg (södra) Omid Mokatari (övre) Med vänlig hälsning, Caroline och Bert