Kallelse till årsstämma med Iglatjärns Samfällighetsförening

Transkript

1 Kallelse till årsstämma med Iglatjärns Samfällighetsförening Tid och plats: Tisdag den 3 juni 2014 kl 1900 i församlingshemmet Olofstorp Dagordning, styrelsens förslag och verksamhetsberättelse bifogas. Motioner (skriftliga) till årsstämman skall vara styrelsen tillhanda senast den 28 maj. De kan lämnas i föreningens brevlåda på Iglatjärnsvägen 54 (vid dansbanan). Den som av någon anledning inte kan delta i årsstämman har möjlighet att lämna en fullmakt till en annan medlem i föreningen som ombud. En fullmaktstagare/ett ombud får endast företräda en annan medlem. Fullmakten skall vara styrelsen tillhanda senast i samband med årsstämman. Välkomna! Fullmakt Jag / Vi Fullmaktsgivarens (- nas ) namn (texta) ger härmed. Namn (texta) Adress:. fullmakt att föra min/vår talan och att rösta för vår räkning vid Iglatjärns Samfällighetsförenings årsstämma den 3 juni Underskrift (av fastighetsägaren (ägarna) som lämnar fullmakten: Olofstorp den 2014 och. Namnteckning Namnteckning. och. Namnförtydligande(texta) Namnförtydligande (texta) Fastighetens beteckning:.. Adress:

2 Dagordning vid Iglatjärns Samfällighetsförenings årsstämma den 3 juni Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Fråga om kallelse skett i behörig ordning 5. Godkännande av dagordning 6. Val av två justeringsmän och rösträknare 7. Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret Revisionsberättelse för verksamhetsåret samt fastställande av resultat- och balansräkning 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Beslut om vägavgifter s förslag till budget och framläggande av debiteringslängd 14. Val av representanter till styrelsen 15. Val av revisorer och en revisorssuppleant 16. Val av valberedning 17. Övriga frågor 18. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 19. Årsstämmans avslutning

3 Verksamhetsberättelse för Iglatjärns Samfällighetsförening verksamhetsåret Förtroendevalda m fl har under året haft följande sammansättning: Ordförande Kassör Sekreterare Ledamöter Suppleanter Revisorer Valberedning Stig Herrmann, Iglatjärnsvägen 61 A Margith Randin Myhre, Iglaslänten 3 Vesna Cvetkoska, Iglatjärnsvägen 33 Anders Ekstöm, Iglabacken 5 Anders Terborn, Iglatjärnsvägen 40 Daniel Wetterberg, Iglabranten 9 A Hasse Persson, Iglaslänten 15 Berndt Lindström, Iglakroken 2 Andreas Stenlund, Iglabacken 4 Berndt Lindström, Iglakroken 2 Ordföranden och kassören tecknar firman gemensamt. Verksamhet Vägnätet Under året har i enlighet med fjolårets årsstämma trottoar anlagts längs delar av Iglatjärnsvägen samt Iglatjärnsvägen breddats i höjd med Iglatjärnsvägen 20 och i korsningen med Iglaslänten i enligt med styrelsens förslag vid den ordinarie årsstämman i juni Kostnaderna för entreprenaden uppgick som planerat till 360 kkr. Vidare har underhållsasfaltering (främst lagning av potthål) genomförts enligt plan. I syfte att skapa ett långsiktigt ekonomiskt underlag för underhåll av vägnätet har arbetet med en underhållsplan för vägnätet påbörjats. Trafikverket ger f n föreningen ett årligt fast underhållsbidrag på 4900 kr. I och med att Renova tvingat föreningen att anlägga en ny väg (ca 50 m) i slutet av Iglabranten (strax innan korsningen med Iglabacken) har förutsättningarna för det årliga bidragets storlek förändrats såtillvida att den totala vägsträckan som bör vara bidragsberättigad har ökat. Av denna anledning har föreningen tillskrivit Trafikverket för att härigenom få ett ökat årligt statsbidrag. Bidragets storlek bedöms endast öka marginellt men vad viktigare är att Iglabacken blir en bidragsberättigad väg precis som Iglatjärnsvägen vid t.ex helasfaltering. Övriga vägar är föreningens ansvar. De återkommande översvämningarna vid Iglatjärnsvägen 2 planeras åtgärdas under 2014 sedan avloppsrören från vägbrunnen filmats i syfte att klarlägga varför avrinningen inte fungerar. Vinterväghållningen har under året skötts av Kaj Nevala Transport AB på ett utmärkt sätt även om snöröjningen den gångna vintern har varit mindre omfattande.

4 Administration En ny hemsida med ny logotyp har utarbetats på ett utmärkt sätt av medlemmen Andreas Stenlund. Den nya hemsidan har ingen koppling (länk) till de andra vägföreningarna. Den nya adressen är. s ambition är att så långt som möjligt hålla denna sida aktuell. Arbetet med att utarbeta nya modernare stadgar har påbörjats och kommer att framläggas för årsstämman Under verksamhetsåret har tre protokollförda styrelsemöten genomförts. Vidare har under året avtal ingåtts med Västra Götalandsregionens och Göteborgs stads arkiv att successivt utan kostnad för föreningen arkivhålla föreningens handlingar och hittills har alla handlingar till och med 1999 överlämnats. Ekonomi Föreningen arbetar ständigt med att minska kostnaderna i syfte att inte behöva höja avgifterna. Det arbetet kan snart inte drivas längre. Tyvärr måste vi konstatera att inte alla medlemmar betalar sina avgifter på utsatta tider. F n ligger ett betalningsföreläggande hos kronofogden. Ytterligare några riskerar att hamna där om de inte betalar efter betalningspåminnelse nummer 2. vill därför uppmana de som av något skäl hamnar i ekonomskit trångmål att kontakta styrelsen för att diskutera problemet och hitta en lösning. Det är alltid bättre än att bli ett ärende hos kronofogden.

5 s förslag för verksamhetsåret Förslag Vägavgifternas storlek föreslås oförändrade dvs åretruntboende 2000 kr och fritidsboende 1800 kr. Övrigt I år har styrelsen planerat att utöver att laga uppkomna skador helasfaltera delar av Iglatjärnsvägen, Iglaslänten och Iglabranten och mot den bakgrunden inhämtades offerter. Samtidigt ansökte föreningen om underhållsbidrag hos Trafikverket. har fattat beslut om entreprenör för underhållsarbetet. Trafikverket har i samverkan med styrelsen granskat planen för arbetet och kostnaderna samt godkänt styrelsens ansökan men har också lämnat ett förbehåll att av ekonomiska skäl kan arbetet behöva skjutas på till nästa år. Slutligt besked kommer föreningen att få under maj månad. Trafikverkets ekonomiska bidrag motsvarar 40% av föreningens kostnader. Om arbetet inte kan genomföras i år är detta olyckligt därför att det kommer att betyda att vägskadorna kommer att öka och därmed också kostnaderna. Om föreningen tvingas skjuta på arbetet till nästa år kommer underhållsarbetet att inriktas mot att laga hål och de platser där potthål kommer att uppstå ganska snart. Härutöver kommer delar av planerat underhåll av Iglaslänten och Iglabranten att genomföras eftersom dessa vägar inte ingår i det vägnät som är bidragsberättigat.

6 Iglatjärns Samfällighetsförenining Budget Förslag till budget Intäkter Intäkter Medlemsavgifter Medlemsavgifter Åretruntboende (109 st) Åretruntboende (110 st) Fritidsboende (15 st) Fritidsboende (15 st) Göteborgs kommun 3400 Göteborgs kommun 3400 Ny medlem 5000 Summa Summa Bidrag Bidrag Göteborgs kommun Göteborgs kommun Underhållsbidrag Trafikverket 4900 Trafikverket 4900 Summa Summa Totalt Totalt Kostnader Kostnader Vinterväghållning Vinterväghållning Underhåll av vägar Underhåll av vägar Skötsel (sopning, klippning mm) 5000 Administration 3000 Medlemskap REV 1000 Medlemskap REV 1000 Arvoden inkl skatter och avgifter Arvoden inkl skatter och avgifter Totalt Totalt Resultat Resultat Fondering Fonderat efter verksamhetsåret Fonderade medel efter Fonderat efter verksamhetsåret (prel) Minus resultatet Återstod Totalt