KALLELSE TILL ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA 23 MARS 2010 KL:19.00 ÖSTRA KVARTERSLOKALEN

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "KALLELSE TILL ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA 23 MARS 2010 KL:19.00 ÖSTRA KVARTERSLOKALEN"

Ulla-Britt Strömberg
för 10 år sedan
Visningar:

1 KALLELSE TILL ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA 23 MARS 2010 KL:19.00 I ÖSTRA KVARTERSLOKALEN

2 DAGORDNING VID ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Mötet äger rum kl 19:00 den 23 Mars 2010 i östra kvarterslokalen. 1 Mötets öppnande. 2 Frågan om kallelse skett i stadgenlig ordning. 3 Fastställande av dagordning. 4 Val av ordförande till stämman. 5 Val av sekreterare till stämman. 6 Val av 2 stycken justeringsmän, tillika rösträknare. 7 Styrelsens verksamhetsberättelse. 8 Revisorernas revisionsberättelse. 9 Ansvarsfrihet för styrelsen. 10 Framställningar från styrelsen eller motioner från föreningsmedlemmar. (se bifogade handlingar) 1. Beslut angående av byte av garageportar 2. Styrelsen förslag 1 på finansierings av garageportsbyte 3. Styrelsen förslag 2 på finansierings av garageportsbyte 4. Förslag om att styrelse får stämmans förtroende för upphandling 5. Motion Parkering 11 Ersättning till styrelsen och revisorerna. 12 Styrelsens förslag till budget samt debiteringslängd. 13 Val av Styrelseledamöter. (4 stycken på 2 år) 14 Val av Ordförande. 15 Val av Styrelsesuppleanter. (3 stycken på 1 år) 16 Val av Revisorer och Revisorsuppleant. 17 Val av Valberedning. 18 Meddelande om plats där stämmoprotokollet kommer att hållas tillgängligt. 19 Övriga frågor. Presentation av medlemmarnas upprustning av parkerna 20 Mötet avslutas. Sida 2 av 7

8 Revisorernas revisionsberättelse. 9 Ansvarsfrihet för styrelsen. 10 Framställningar från styrelsen eller motioner från föreningsmedlemmar. (se bifogade handlingar) 1.

3 BIFOGADE HANDLINGAR 10 punkt 1 till 4 Förslag på finansiering av garageportsbyten i Fjällens Samfällighetsförening. Bakgrund Föreningens garagelängor med portar är nu ca 27 år gamla. Vi har under de senaste åren sett ett ökande antal trasiga garageportar. Detta tillsammans med resultatet av den garagegenomgång som gjordes för ca 1år sedan gör att styrelsen föreslår att all garageportar i föreningen byts ut till nya. Detta för att förekomma ett akut läge inom några år. Ekonomiska förutsättningar Föreningen har under de senare åren medvetet haft ett större överskott varje år för våra garage. Detta gör att vi idag har ca i balanserade och fonderade medel. Med årets beräknade överskott kommer det vid årets slut vara ca En del av dessa pengar avser vi att använda till bytet av garageportar men inte hela summan då vi vill ha kvar pengar för framtida renoveringar. Närmast efter portarna kommer våra tak att behöva läggas om så vi behöver pengar även till detta. Kostnader för byte av portar För att få en god uppfattning om vad ett portbyte skulle kosta så har styrelsen tagit in ett antal offerter. Dessa offerter är inte de slutgiltiga utan endast för att få en uppfattning om prisnivån. Styrelsen gör bedömningen att ett byte av portarna kommer att kosta mellan Miljon kronor beroende på val av port. Utöver själva port kostnaden kan kostnader för iordningställande av betong golv och foder runt portarna tillkomma. Tillvalsmöjligheter Vid bytet av portar kommer varje enskilt hushåll ha möjligheten att göra en tilläggsbeställning av automatisk portöppning. Detta är något som kommer att betalas separat av varje enskilt hushåll som väljer att montera en sådan. Gemensamma garage Föreningen har två gemensamma garage: Garage 1: Används som föreningens förråd, kostnaden kommer för portbyte kommer att tas av föreningen, sektion 1. Dvs den sektion som alla är medlemmar i. Garage 2: Hyrs ut på årsbasis till någon medlem. Intäkten för uthyrningen tillfaller garage sektionen och kostnaden för denna port kommer således tas av garage sektionen. Sida 3 av 7

Detta tillsammans med resultatet av den garagegenomgång som gjordes för ca 1år sedan gör att styrelsen föreslår att all garageportar i föreningen byts ut till nya.

4 Finansieringsförslag 1 Ca kronor tas ur de fonderingar och balanserade vinstmedlen som garage sektionen har. Resterande summa ca för byte av portar lånas upp av föreningens bank, Nordea. Den exakta summan kan inte fastställas fören komplett upphandling skett, mindre justeringar av kostnaderna kan även täckas av föreningen då sektion 2 även efter uttaget på har ca kr kvar. Ränta 12/2 2010: Rörlig 3.8 % 5 år 7.1 % Att räntan är högre än för bolån beror på att en samfällighetsförening jämställs med ett företag när det gäller lån. Återbetalnings tid: Upp till 20 år. Kalkyl: Uttag från fonder kr Lån till rörlig ränta Återbetalnings tid 20 år. Amortering: / 20 = 25000/år Räntekostnader första året med 4% ränta: 0.04 * = Andra året med 4 % ränta: 0.04 * = Osv. Finansieringsförslag 2 Ca kronor tas ur de fonderingar och balanserade vinstmedlen som garage sektionen har. Resterande summa för byte av portar tas in som en extra avgift från medlemmarna i föreningen. Antal portar: 83 st varav 1 st betalas av sektion 1 och 1 st betalas av sektion / 83 = 6024/garage Exakt summa kan inte fastställas fören komplett upphandling skett men summan 6000 skall ses som en mycket god uppskattning av vad det kan tänkas bli. Mindre justeringar i kostnaderna kan även täckas av föreningen själv då vi även efter uttaget av kr från fonderade medel har ca kr för sektion 2. Sida 4 av 7

Den exakta summan kan inte fastställas fören komplett upphandling skett, mindre justeringar av kostnaderna kan även täckas av föreningen då sektion 2 även efter uttaget på 400000 har ca 200000 kr

5 Styrelsens behöver stämmans godkännande att: 1. Genomföra ett byte av föreningens alla garageportar. 2. Finansiera detta byte med finansierings förslag 1. Dvs. låna upp erforderlig summa av Nordea. Med dagens information beräknas vi behöva låna mellan och kr. 3. Om stämman säger nej till punkt 2. genomföra bytet med finansierings förslag 2. Dvs. att via en extra avgift från medlemmarna i sektion 2 ta in erforderlig summa. Med dagens information beräknas denna avgift bli mellan kr. 4. Om stämman sagt ja till byte och finansiering ge styrelsen fria händer att sköta upphandlingen dvs. val av porttyp, färg, entreprenör och övriga detaljer som kan komma ifråga vid bytet av portar. Sida 5 av 7

genomföra bytet med finansierings förslag 2. Dvs. att via en extra avgift från medlemmarna i sektion 2 ta in erforderlig summa.

6 10 punkt 5 Motion Parkering Styrelsens motion Motion om Parkeringsregler FJÄLLENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I JÄRFÄLLA Bakgrund Det råder brist på parkeringsplatser inom Samfälligheten Parkering görs på ej avsedda ytor, tex. på gräsytor, inne i det bilfria området etc Oklarheter om vad som får parkeras och hur länge. Grundförutsättningar Samfälligheten är markägare, och bestämmer därför själv vilka regler som skall gälla. Med fordon avses personbil, lätt lastbil samt MC (som ryms i en parkeringsruta) Parkering av fordon är endast tillåten på avsedda platser. Samtliga parkeringsplatser inom samfälligheten kan nyttjas av alla inom området. Garagen är samfällighetens egendom och är avsedd för uppställning av motorfordon. Garagen är inte avsedda som enbart förråd till fastigheterna. Det är inte tillåtet att konstant ha påsatt el-utrustning som tex kyl och frys i garagen. Det är de boendens ansvar att överenskomna parkeringsregler efterlevs. Regler för gästparkeringarna Fordonet skall vara i bruk, dvs registrerad och inte inneha körförbud Gästparkeringarna är ej avsedda för stadigvarande uppställning av husvagn, båt-trailer, bil+släp eller enbart släp. Om dessa regler inte efterföljs kan styrelsen vidta åtgärder såsom: Brev till fordonsägaren med en uppmaning att flytta sitt fordon. Om fordonet inte flyttas kan efter vis tid, lämnas ett uppdrag till kommunen alt polisen att flytta fordonet. Ev kostnader av detta betalas av fordonsägaren Antagna regler gäller from 1 april Sida 6 av 7

Grundförutsättningar Samfälligheten är markägare, och bestämmer därför själv vilka regler som skall gälla.

7 GARAGE FÖR UTHYRNING Föreningen har två gemensamhetsgarage (Hasselnötsvägen jämna) var av ett uthyrs till medlem i föreningen. Ansökan om att hyra garaget skall vara styrelsen tillhanda senast den 1 mars. Kostnaden för att hyra garaget är satt till 6500/år. Hyr perioden sträcker sig från 1 april 2010 till 31 mars Garaget lottas ut på årsstämman. Endast medlemmar är tillåtna att delta. Anmälan är bindande. HANDLINGAR Nedanstående handlingar finns att tillgå från och med den 23 Februari hos: Ordförande Magnus Bergsten, Valnötsvägen 4 Resultat och balansräkning 2009 Förvaltningsberättelse 2009 Revisionsberättelse 2009 Budget 2010 Hjärtligt välkomna! Styrelsen Fjällens samfällighetsförening den 21 Februari Sida 7 av 7

Hyr perioden sträcker sig från 1 april 2010 till 31 mars 2011. Garaget lottas ut på årsstämman. Endast medlemmar är tillåtna att delta. Anmälan är bindande.

Relevanta dokument

FJÄLLE S SAMFÄLLIGHETSFÖRE I G I JÄRFÄLLA

FJÄLLE S SAMFÄLLIGHETSFÖRE I G I JÄRFÄLLA Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma den 23 mars 2010. 1 Mötets öppnande. Ordförande Magnus Bergsten hälsar alla välkomna och öppnar mötet. 2 Fråga om