PROTOKOLL ORDINARIE ÅRSSTÄMMA. 1 Öppnande av stämman Stämman öppnades av föreningens ordförande Johan Berglund.

Transkript

1 PROTOKOLL ORDINARIE ÅRSSTÄMMA SAMMANTRÄDESDAG: 12 mars 2018 TID: 19:00 21:00 PLATS: Missionskyrkan, Citrusgatan NÄRVARANDE: 34 fastighetsägare FULLMAKT: varav 1 fullmakt lämnades in 1 Öppnande av stämman Stämman öppnades av föreningens ordförande Johan Berglund. 2 Fastställande av dagordning Utsänt förslag till dagordning fastställdes. 3 Val av ordförande för stämma Till ordförande för stämman valdes Johan Berglund. 4 Val av sekreterare för stämma Till sekreterare för stämman valdes Johanna Jubell. 5 Val av två justerare att jämte ordförande justera protokollet Till justerare valdes Caroline Jacobsson och Anders Anderberg 6 Beslut om huruvida stämman är behörigen utlyst. De närvarande förklarade stämman behörigen utlyst. 7 Fastställande av röstlängd Påtecknad närvarolista godkändes som röstlängd med förutsättningen en röst per fastighet. Därtill tillkom en inlämnad fullmakt. 8 Styrelsens berättelser för 2017 Styrelsens verksamhetsberättelse antecknades till protokollet. 9 Revisorernas berättelse för 2017 Revisionsberättelsen föredrogs och antecknades till protokollet. Resultat och balansräkningen fastställdes av stämman. 10 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för 2017 Stämman beslutade att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret. 1 (6)

2 11 Val av styrelseledamöter 11.1 Val av två styrelseledamöter på två år Enligt valberedningens förslag omvaldes Johan Berglund och valdes Lena Widerstrand Val av styrelseordförande för 2018 (väljs bland ordinarie ledamöter) Johan Berglund omvaldes till ordförande Val av tre suppleanter på ett år Enligt valberedningens förslag valdes Fredrik Bartholdsson och omvaldes Mats Odhagen och Christin Jernberg. 12 Val av två revisorer och en revisorssuppleant på ett år Enligt valberedningens förslag valdes Bo Wallmark och omvaldes Anders Anderberg till revisorer och Erik Anderberg omvaldes till revisorsuppleant. 13 Val av valberedning Till valberedning valdes Johanna Jubell och Anders Bergström. 14 Styrelsens förslag till stämman 1. STÄDDAGAR Stämman beslutade enligt styrelsens justerade förslag om följande städdagar: Vårstädning den 26 maj Höststädning den 20 oktober 2. STÄDLEDARE Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att nuvarande städledare i respektive städlag lämnar över stafettpinnen till ny städledare för 2018 enligt principen nästkommande husnummer. 3. CONTAINRAR Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att containrar ska beställas följande datum: Utsättning Borttagning Antal 25 maj 28 maj 2 st 19 oktober 22 oktober 2 st 11 januari januari st (norra parkeringen) 4. FRIKÖPSAVGIFT Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att friköpsavgiften vid frånvaro på städdag fortsatt ska vara 500 kr per städtillfälle. 2 (6)

3 5. UTHYRNING Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att hyran per cykelplats ligger kvar på 350 kr per år och 700 kr för motorcykelplats att hyran för varmgaraget ligger kvar på 700 kr per månad att hyran för övernattningslägenheten ligger kvar på 200 kr per dygn. 6. ARVODEN Styrelsens förslag godtogs. D.v.s. att arvodena ligger kvar på förra årets nivåer för ordförande, kassör och sekreterare som får vardera 5000 kr. Arvodet för styrelsesuppleanter ligger kvar på 2500 kr. Till detta tillkommer ett mötesarvode á 200 kronor per person och tillfälle. Vidare ligger revisorernas arvode kvar på 995 kr. Ersättningarna är skattepliktiga för mottagarna och samfällighetsföreningen har att erlägga sociala avgifter på ersättningar som överstiger 1000 kr. 7. POLICY FÖR FÖRVALTNING AV SAMFÄLLIGHETENS KAPITAL Vi har ökat fonderingen och förra året fick vi i uppdrag hur vi ska förvalta dessa pengar. Styrelsen har tagit hjälp av Bo Wallmark samt banken för att formulera en policy. Policyn innebär att fonderade medel ska placeras enligt följande: -Låg risk -Någon form av avkastning, om möjligt -Hög tillgänglighet Detta innebär att pengarna placeras hos banker som har statlig insättningsgaranti och ev. ränta på insatta medel. I de fall där de fonderade medlen överstiger gränsen för statlig insättningsgaranti fördelas pengarna på flera banker så att alla pengarna är täckta av garantin. Stämman godkänner policyn för placering av fonderade medel. 8. POLICY FÖR BYGGLOVSÄRENDEN, BYGGANMÄLAN OCH MOTSVARANDE Samfällighetsföreningen kan av byggnadsnämnden i Göteborgs Stad bedömas vara sakägare i ärenden beträffande bygglov och därmed beredas tillfälle att inkomma med ett yttrande. Styrelsen i samfälligheten har tidigare inte yttrat sig i sådana ärenden med utgångspunkt från att stämman inte uttryckligen beslutat om att ge styrelsen ett sådant mandat. Styrelsen har fått I uppdrag att inkomma med ett förslag på policy och har två förslag. Av de alternativ som presenteras föreslår styrelsen att alternativ 1. 3 (6)

4 Alternativ 1 är att stämman ger styrelsen mandat att yttra sig i de ärenden där byggnadsnämnden bedömer att samfälligheten anses vara en sakägare. Styrelsen ska då enbart bedöma om aktuell åtgärd innebär en försämrad funktionalitet/användning eller möjlighet till tillsyn, skötsel och underhåll av gemensamhetsanläggningen i någon del. Styrelsen ska protokollföra skälen till sitt ställningstagande samt till stämman I verksamhetsberättelsen kort redovisa antal ärenden och ställningstaganden. Stämman godkänner alternativ 1 som samfällighetens policy för hantering av bygglovsärenden, bygganmälan och motsvarande. 15 Styrelses förslag till inkomst- respektive utgiftsstat samt utdebiteringslängd för Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt utdebiteringsbelopp och datum framgår av upprättat budgetförslag och debiteringslängd, som skickats ut innan stämman. Styrelsen föreslog vidare att dröjsmålsränta uttas med 400 kr per påbörjad förseningsmånad. Styrelsen föreslog att 2017 års resultat överförs i ny räkning. Stämman beslutade att godkänna samtliga styrelsens förslag. 16 Motioner från medlemmar En motion från Anders Anderberg om elbildsladdning i garaget. Styrelsens föreslog avslag på motionen då befintlig eldragning till garagen inte möjliggör detta. Det är inte möjligt att ladda elbil i garagen i dagsläget. Stämman godkänner styrelsens förslag om avslag. 17 Styrelsen informerar Garage och parkeringsplatser Då det är färre parkeringsplatser på den södra parkeringen än den norra, blir det ibland fullt där. Styrelsen föreslår att man parkerar i garaget i möjligaste mån. Bo Wallmark vill att det tas till protokollet att garaget är till för att parkera bilarna då det i några garage används mer som förråd och att det finns brandfarligt material i vissa av garagen. Thomas Floberg har varit i kontakt med försäkringsbolaget som inte har synpunkter på vad vi förvarar i garagen men det får inte förvaras brännbara och explosiva vätskor i garaget, max en dunk med 5 l reservdrivmedel. Det upplevs att det är besökare till fotbollsplanerna som parkerar på våra parkeringsplatser samt längs vägen. Förslag från stämman att vi förstärker med skyltar och att vi pratar med fotbollsklubbarna för att minska obehörig parkering. 4 (6)

5 Laddning av elbilar Styrelsen har diskuterat frågan om att dra fram el till respektive garagelänga som möjliggör att medlemmarna sedan kan investera i en laddbox för laddning av elbil. Detta innebär stora investeringskostnader men får då en hög och likvärdig tillgänglighet. Styrelsen har också diskuterat alternativet att möjliggöra laddning av elbil på ett mindre antal p-platser på den norra parkeringen. Det finns fler kvarstående frågor att behandla, exempel hur stort är intresset är bland samfällighetens medlemmar, möjlighet att få bidrag osv. Styrelsen föreslår att en arbetsgrupp arbetar vidare med frågan och tar fram underlag till styrelsen för vidare diskussion om hantering. Följande ingår i arbetsgruppen: Peter Timar, Bo Wallmark, Anders Anderberg, Patrik Widestrand, Johan Lessmark och Anders Jernberg. Anders Anderberg är sammankallande. Övriga frågor Belysning Förslag att vi ska ha ljusdetektorer mellan kl som lyser upp vid rörelse. För att minska antalet inbrott. Fler lampor behövs i vissa områden som är väldigt mörka. Eventuellt mer belysning på fasaderna. Skyltning/kameraövervakning Önskemål om skyltar att vi har kameraövervakning för att minska antalet inbrott. Det är restriktivt att få skyltar och att ha kameraövervakning enligt samtal med polisen för några år sedan informerar Thomas Floberg. Kan vi endast ha skyltar att vi har kameraövervakning? Styrelsen får kolla vidare på detta. Papperskorgar vid parkeringsplatserna Önskemål om papperskorgar vid parkeringsplatser då det slängs mycket skräp på marken från framförallt besökare till fotbollsklubbarna. Trevligt med julgran En boende har en stor julgran på tomten som har varit belyst. Det är jättetrevligt! Uthyrningslägenheten Hur är statusen för vår uthyrningslägenhet, i vilket skick är den? Det är samma status som tidigare men med en fungerande toalett (den har varit ur funktion ett litet tag). Det finns en våningssäng, en tältsäng, toalett och dusch. Varmgarage Vad är det för varmgarage och vem får hyra det? Det finns ett garage mer än det finns hus och det är ett varmgarage som samfälligheten hyr ut till en medlem. Kontakta styrelsen om för att ställa dig i kö för att hyra efter att nuvarande medlem säger upp garaget. 5 (6)

6 Samfällighetsavgiften Finns det möjligt att få den på autogiro? Nej det finns det inte men det kommunikationen mellan samfälligheten och Primär kommer att förändras inom kort. Eventuell möjlighet till att få avgiften via e-post. Mer information kommer när styrelsen vet mer. Protokoll Protokollet från stämman publiceras på hemsidan senast 26/ Önskas protokollet i pappersform meddela någon i styrelsen. Avtackning Avgående styrelseledamot Johanna Jubell och styrelsesuppleant Anders Bergström avtackades. Göteborg Vid tangenterna Justerare Johanna Jubell Caroline Jacobsson Justerare Justerare Johan Berglund, ordförande Anders Anderberg 6 (6)