PROTOKOLL ORDINARIE ÅRSSTÄMMA. 1 Öppnande av stämman Stämman öppnades av föreningens ordförande Johan Berglund.

Transkript

1 PROTOKOLL ORDINARIE ÅRSSTÄMMA SAMMANTRÄDESDAG: 20 mars 2017 TID: 19:00 21:00 PLATS: Missionskyrkan, Citrusgatan NÄRVARANDE: 36 fastighetsägare FULLMAKT: Noll fullmakter lämnades in Dagordning 1 Öppnande av stämman Stämman öppnades av föreningens ordförande Johan Berglund. 2 Fastställande av dagordning Utsänt förslag till dagordning fastställdes. 3 Val av ordförande för stämma Till ordförande för stämman valdes Johan Berglund. 4 Val av sekreterare för stämma Till sekreterare för stämman valdes Johanna Jubell. 5 Val av två justerare att jämte ordförande justera protokollet Till justerare valdes Eva Gadelii och Anders Anderberg. 6 Beslut om huruvida stämman är behörigen utlyst. De närvarande förklarade stämman behörigen utlyst. 7 Fastställande av röstlängd Påtecknad närvarolista godkändes som röstlängd med förutsättningen en röst per fastighet. Inga inlämnade fullmakter. 8 Styrelsens berättelser för 2016 Styrelsens verksamhetsberättelse antecknades till protokollet. 9 Revisorernas berättelse för 2016 Revisionsberättelsen föredrogs och antecknades till protokollet. Resultat och balansräkningen fastställdes av stämman. 10 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för 2016 Stämman beslutade att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret. 1 (6)

2 11 Val av styrelseledamöter 11.1 Val av en styrelseledamot på två år Enligt valberedningens förslag omvaldes Thomas Floberg Val av styrelseordförande för 2017 (väljs bland ordinarie ledamöter) Johan Berglund omvaldes till ordförande Val av tre suppleanter på ett år Enligt valberedningens förslag omvaldes Mats Odhagen, Anders Bergström och Christin Jernberg. 12 Val av två revisorer och en revisorssuppleant på ett år Enligt valberedningens förslag omvaldes Inger Samuelsson och Anders Anderberg till revisorer och Erik Anderberg omvaldes till revisorsuppleant. 13 Val av valberedning Till valberedning omvaldes Martin Gerre och valdes Mattias Jonasson. 14 Styrelsens förslag till stämman 1. STÄDDAGAR En justering gjordes jämte utskicket av vårens städdag då den tidigare föreslagna dagen skulle infalla i samband med en helgdag. Stämman beslutade enligt styrelsens justerade förslag om följande städdagar: Vårstädning den 13 maj Höststädning den 14 oktober 2. STÄDLEDARE Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att nuvarande städledare i respektive städlag lämnar över stafettpinnen till ny städledare för 2017 enligt principen nästkommande husnummer. 3. CONTAINRAR Stämman beslutade enligt styrelsens förslag (med ändring av datum inför vårens städdag) att containrar ska beställas följande datum: Utsättning Borttagning Antal 12 maj 15 maj 2 st 13 oktober 16 oktober 2 st 13 januari januari st (norra parkeringen) 4. FRIKÖPSAVGIFT Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att friköpsavgiften vid frånvaro på städdag fortsatt ska vara 500 kr per städtillfälle. 2 (6)

3 5. UTHYRNING Stämman beslutade enligt styrelsens förslag att hyran per cykelplats ligger kvar på 350 kr per år och 700 kr för motorcykelplats att hyran för varmgaraget ligger kvar på 700 kr per månad att hyran för övernattningslägenheten ligger kvar på 200 kr per dygn. (Punkt 6 saknas) 7. ARVODEN Styrelsens förslag godtogs. D.v.s. att arvodena ligger kvar på förra årets nivåer för ordförande, kassör och sekreterare som får vardera 5000 kr. Arvodet för styrelsesuppleanter ligger kvar på 2500 kr. Till detta tillkommer ett mötesarvode á 200 kronor per person och tillfälle. Vidare ligger revisorernas arvode kvar på 995 kr. Ersättningarna är skattepliktiga för mottagarna och samfällighetsföreningen har att erlägga sociala avgifter på ersättningar som överstiger 1000 kr. 15 Styrelses förslag till inkomst- respektive utgiftsstat samt utdebiteringslängd för Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt utdebiteringsbelopp och datum framgår av upprättat budgetförslag och debiteringslängd, som skickats ut innan stämman. Styrelsen föreslog vidare att dröjsmålsränta uttas med 400 kr per påbörjad förseningsmånad. Styrelsen föreslog att 2016 års resultat överförs i ny räkning. Styrelsen föreslog att debiteringslängden ändras till tre gånger per år. Poängen med det är att utdebiteringen före årsstämman tas bort och därmed får vi en mer korrekt debiteringslängd. Eftersom en utdebitering redan skett under 2017 (31 januari, beslutat vid årsstämman 2016) kommer förändringen att få fullt genomslag under Datum för utdebitering blir följande datum: 30 april 31 augusti 31 december Styrelsen föreslog i budgeten att utöka skötselavtalet med Roger Borggren AB till klippning av samfällda häckar, rensning i rabatter och på parkeringen mm. Stämman beslutade att godkänna samtliga styrelsens förslag. 3 (6)

4 16 Förslag från medlemmar Bo Wallmark hade lämnat in en motion om att styrelsens budgetförslag för kommande verksamhetsår ska göras tillgänglig för medlemmarna innan motionstidens slut. Styrelsen föreslog avslag på motionen. Stämman fattade beslut om att avslå motionen. Bo undrar, som ett tillägg, om styrelsen kan lämna en avsiktsförklaring till medlemmarna i januari om budgeten för året avseende större planerade kostnader som till exempel renoveringar. Detta för att kunna engagera medlemmarna samt att det ges en uppfattning om hur styrelsen tänker i budgetarbetet. Styrelsen svarade att en ambition kan finnas om att leverera en avsiktsförklaring från styrelsen gällande underhållsplanen. Denna skulle i så fall skickas ut i samband med inbjudan att inkomma med motioner som delas ut vid årsskiftet. Helena Rydén har lämnat in en motion ang. norra lekplatsen och rabatt vid vändzon. Styrelsen föreslog att vissa åtgärder, så som att utöka skötsel av området som det berör inklusive en kompletterande plantering så att det blir lättare att sköta under städdagarna, kommer att genomföras. Målning av lekoch gungställning kommer att ske under vårens städdag. Gällande att omvandla nuvarande plantering i "vändzon" till gräsyta så kommer detta troligtvis att bli bättre efter det utökade skötselavtalet. Styrelsen kommer även att begära in ett kostnadsförslag och om det inte blir bättre efter utökad skötsel, åtgärda planteringen i den mån det under året blir en positiv budgetavvikelse. Stämman fattade beslut om att hantera detta enligt styrelsens förslag. 17 Styrelsen informerar Förvaltning av samfällighetens kapital Under förra stämman beslutades att öka fonderingen i föreningen. På sikt bygger vi upp ett kapital och styrelsen fick i uppdrag att se över hur vi skulle förvalta samfällighetens kapital. Rekommendationer som styrelsen fått från banken och Primär fastighetsförvaltning är att man inte ska spekulera med medlemmarnas pengar utan att ha dem på ett vanligt bankkonto. SBAB har ett konto som ger en ränta på 0,24 %. Insättnings-garantin är på kr. Om vi investerar i aktier eller fonder och får en avkastning så blir varje fastighetsägare deklarationsskyldig. Bo Wallmark vill att vi undersöker saker ytterligare och återkommer med en skrivelse. Bo kan tänka sig att hjälpa styrelsen med detta. Garagen Det har kommit en fråga till styrelsen om vad som får förvaras i garagelängan. Thomas Floberg har varit i kontakt med vårt försäkringsbolag TryggHansa. De har inga åsikter om vad vi har i garagen då vi är försäkrade mot stöld, brand mm. Självrisken är på 8900 kr. Räddningstjänsten säger att vi får ha en uppsättning däck, bensinen i bilen samt en extra dunk. Brandfarliga gaser så 4 (6)

5 som gasol och acetylen får inte förvaras i ett gemensamhetsgarage. Inbrott i garagen Det har varit några inbrott i garagen under den senaste tiden. En elport står emot bättre än ett lås vid inbrottsförsök. Thomas Floberg har fått ett erbjudande från Västsvenska port och el AB om att de kan installera detta för kr/port om de har minst 10 portar, annars ca kr. Detta är en kostnad som fastighetsägaren står för själv. Kontakta Thomas för mer information. Diskussion om att det är dåliga garageportar till garagen. Thomas har fått ett kostnadsförslag på ett serviceavtal där de går igenom varje port och smörjer upp. Fråga från medlem om det finns en huvudnyckel till garagen som inbrottstjuvar har fått tag på? Thomas har varit med i styrelsen de senaste 12 åren och inte hört talas om en huvudnyckel. Diskussion om att bygga mellanväggar i garagen istället för nät. Thomas har kollat kostnaden för detta och en uppskattad kostnad för material ligger på kr samt arbetskostnad på kr. Vi har ventilation i garagen och då är det inte är så bra med mellanväggar enligt medlem. Önskemål från medlem att lampor med rörelsedetektorer sätts upp vid garagen. Kameraövervakning är inte godkänt från Länsstyrelsen vi skulle kunna sätta upp skyltar att området är videoövervakat för att skrämma bort inbrottstjuvar. Vem ska laga stängslet vid inbrott? Kontakta styrelsen som får ordna detta. Laddning av elbilar En fråga om laddning av elbilar kom till styrelsen under 2015 och diskuterades under årsstämman Frågan var om man har en elbil, får man ladda den i garaget. Svaret var då, och är fortfarande, nej. Styrelsen har börjat undersöka detta mer ingående men är inte framme vid ett färdigt förslag. Styrelsen har haft besök av Ströms el och diskuterat våra befintliga eluttag i garagen samt varit i kontakt med Göteborg Energi som är en möjlig leverantör. Genomgång om vad styrelsen fått för information. Styrelsen kommer att titta mer på detta under året. Ingen laddning av elbil i garagen är godkänd med de befintliga eluttagen då dessa inte är dimensionerade för detta ändamål och brandrisk kan föreligga. Övriga frågor Återvinningsstationen En medlem påpekar att den blir full väldigt snabbt. Hur kan vi komma tillrätta med detta? Detta är kommunens återvinningsstation. När det är fullt så är det viktigt att vi ringer kommunen och klagar, då kommer de snabbt dit och åtgärdar. Man kan även maila. Telefonnr för klagomål: (6)

6 Bygglovsfrågor För två år sedan hade styrelsen uppe på årsstämman att de ville att det skulle finnas en policy om hur vi ska hantera bygglovsfrågor för Attefallshus. Det blev avslag på Styrelsens förslag och sedan dess har styrelsen inte velat uttala sig i dessa frågor. Vid bygglovsärende innebär det att om styrelsen inte uttalar sig så tar bygglovsenheten det som ett passivt godkännande. När det gäller Attefallshus så lämnar man istället in en bygglovsanmälan och då är det byggherren som samlar in godkännande från närmsta grannar. I gavelhus är ofta samfälligheten en av de närmsta grannarna. I och med att styrelsen inte yttrar sig i frågan så tar bygglovsenheten detta som ett nej. Styrelsen önskar att riktlinjer tas fram och att styrelsen får mandat att hantera dessa frågor. Diskussion om detta och att frågan diskuteras med Kent Lindgren som inte är närvarande men som har tagit reda på mycket information om detta vid tidigare årsstämma. Vem bör uttala sig eller får överklaga i dessa frågor? En medlem påpekar att det kan vara de som äger sina egna tomter samt kommunen som äger de arrenderade tomterna. I samfällighetens anläggningsbeslut framgår vad samfälligheten ska göra, detta ska undersökas. Sittbänk önskas Sittbänk önskas vid gaveln på garaget för de som använder sig av flexlinjen så att man kan sitta och vänta på flexlinjen. Gäller främst den norra parkeringen. Eventuellt kan man bygga en sådan vid vårstädningen. Göteborg Vid tangenterna Justerare Johanna Jubell Eva Gadelii Justerare Justerare Johan Berglund, ordförande Anders Anderberg 6 (6)