Protokoll vid styrelsesammanträde / konstituerande möte i Torslanda Tennisklubb

Transkript

1 Protokoll vid styrelsesammanträde / konstituerande möte i Torslanda Tennisklubb Klubbhuset, Torslanda IK Tisdagen den 27 mars 2012 Närvarande: Katarina Foxenius (ordf.), Nicolas Lopez, Elise Orderud, Thomas Rozman, Magnus Larsson, Karl-Ove Vagelin, Dennis Samuelsson. Adjungerad: Henrik Ekersund Anmält förhinder: Peter Abrahamsson 1 Mötets öppnande Katarina Foxenius öppnade mötet och hälsade den nya styrelsen välkomna. 2 Fastställande av dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes. 3 Val av sekreterare för mötet Henrik Ekersund valdes till sekreterare. 4 Val av protokolljusterare Till protokolljusterare valdes ordförande Katarina Foxenius och Dennis Samuelsson. 5 Konstituering av styrelsen att utse Thomas Rozman till vice ordförande. att utse Elise Orderud till kassör och att övriga roller och ansvarsområden successivt skulle fördelas i styrelsen mellan de olika ledamöterna. Förslagsvis efter det att en mer tydlig avgränsning har gjorts mellan vilka uppgifter som skall skötas av styrelsen samt vilket ansvar som faller på den operativa personalen. Tillsvidare beslutades: att Magnus Larsson tar över hallansvaret efter Anders Karlsson att Nicolas Lopez ansvarar för informationsfrågor att Dennis Samuelsson ansvarar för sponsring och marknadsföring

2 6 Firmateckning / Attestordning att ordförande Katarina Foxenius och kassör Elise Orderud var för sig tecknar föreningens firma. att föreningen också tecknas av styrelsen i sin helhet. att verksamhetschefen har mandat att på egen hand fatta beslut om inköp och investeringar upp till ett belopp av 5000 kr. att beslut om större investeringar än 5000 kr skall fattas av styrelsen. att föreningens bankonto i Swedbank inklusive bankgiro (uttag och självbetjäningstjänster via internetbank) tecknas av ordförande Katarina Foxenius och kassör Elise Orderud var för sig. 7 Föregående mötes protokoll att godkänna och lägga till handlingarna. 8 Ekonomi Henrik Ekersund gick igenom balans och resultaträkning för 2011 samt 2012 års budget. Poster som markant skiljer sig från 2011 års utfall är bl.a. intäkterna för tennisverksamheten som beräknas öka samt sponsorintäkterna, som i enlighet med försiktighetsprincipen, har skrivits ner till blygsamma kr. På kostnadssidan är det framförallt kostnaden för personal som förväntas bli högre än tidigare då klubben redan från årets början, till skillnad från 2011, har full bemanning. att godkänna den föreslagna budgeten. att uppdra åt verksamhetschefen att inför kommande möten presentera utfall för perioden samt en aktuell prognos gentemot budget. En framtida lösning av ekonomifunktionen diskuterades och den allmänna uppfattningen var att en eftersträvansvärd lösning är ett delat ansvar mellan kassör, operativ personal med stöd av en extern bokföringsbyrå.

3 att uppdra åt Elise Orderud, Katarina Foxenius, Karl-Ove Vagelin och Henrik Ekersund att träffa den avgående kassören för ett överlämnande av klubbens ekonomiska redovisning. att Elise Orderud och Katarina Foxenius med stöd av detta protokoll kontaktar Swedbank för att få tillgång till föreningens konton. att ovanstående grupp till nästa möte arbetar fram ett förslag på framtida rutiner för fakturering, kontanthantering, löneutbetalningar och övriga transaktioner. att kassören tillsammans med verksamhetschefen skall etablera en kontakt med en bokföringsbyrå som kan vara föreningen behjälplig. 9 Rapporter Tennisverksamheten Henrik Ekersund gjorde en kort presentation av vårens och sommarens aktiviteter. Information går ut i medlemsutskick, anslås i hallen och på hemsidan inom den närmaste veckan. Karl-Ove Vagelin är tränarna behjälplig i distributionen av nyhetsbrevet. Styrelsen efterfrågade generellt en framförhållning och bättre rutiner för informationsspridningen till spelare och föräldrar. Dennis Samuelsson lyfte också frågan om bristen på tävlingsspelare och svårigheten med att komma igång med tävlingsspel för de barn som saknar föräldrar med tennisbakgrund. Förslag på hur tennisverksamheten skulle kunna utvecklas genom vissa planeringsförändringar diskuterades också. Styrelsen var överens om att helger bör utnyttjas mer frekvent till tävlingar och andra aktiviteter samt att träningstiderna på sikt bör justeras så att de äldre ungdomarna fick de tidigare träningstiderna och att de yngre, som ofta behöver hjälp med skjuts osv., kan träna på de något senare kvällstiderna. att uppdra åt Henrik Ekersund att tillsammans med övriga tränare arbeta fram ett förslag på hur tävlingsfrågan skall hanteras framöver. Administration, drift mm Efter en allmän diskussion om tennishallen och dess drift, klubbens administrativa rutiner samt de förfallna utomhusbanorna fattade styrelsen nedanstående beslut.

4 att uppdra åt Henrik Ekersund att undersöka möjligheten för föreningen att kunna anställa en lönebidragsanställd vaktmästare. att uppdra åt Magnus Larsson att sätta upp nät på de två asfaltsbanorna vid skolan samt att kontakta rektor för att etablera ett samarbete. att uppdrag åt Henrik Ekersund att se över städrutinerna för tennishallen samt eventuellt göra kompletterande inköp av städutrustning. 10 Styrelsens arbetsätt Efter en diskussion om styrelsens framtida arbetssätt föreslogs att ett av de närmast kommande mötena skulle vikas åt att arbeta fram en verksamhetsplan och att detta möte skulle förläggas till en helg då mer tid också kan avsättas. att uppdra åt Henrik Ekersund att kontakta SISU Idrottsutbildarna (VSIF) i syfte att engagera en processledare samt att återkomma med förslag på datum för ovanstående aktivitet. 11 Tillsättandet av kommittéer Inga kommittéer tillsattes däremot fördes långa diskussioner om vilka kommittéer som skulle behövas för att på bästa sätt avlasta och komplettera styrelsen i sitt arbete. Några förslag var bl.a. att tillsätta kommittéer för nedanstående områden: - Hallkommitté - med uppdraget att driva frågan om utbyggnad. - Sponsor-/Marknads kommitté - med uppdraget att generera mer intäkter. - Juniorkommitté - med uppdraget att vara tränarna behjälpliga i utvecklingen av barn- och ungdomsverksamheten. - Tävlingskommitté - med uppdraget att arrangera tävlingar och andra evenemang för klubbens medlemmar. 12 Information från intresseorganisationerna Henrik Ekersund berättade att klubben, p.g.a. fjolårets kraftiga ökningen av aktiviteter, har tagits ut för granskning av LOK-stödet. Daniel Kumlin och Johan Rönnung är Henrik behjälplig i arbetet med att sammanställa alla handlingar som skall rapporteras in till Göteborgs kommun.

5 13 Övriga frågor Bingotillstånd att ansöka om tillstånd att fortsätta bedriva bingospel inom Göteborgs Bingoallians. 14 Nästa möte Onsdagen den 2 maj kl Vid protokollet Henrik Ekersund