2011/10/14-16 Protokoll Nr 680/ :4

Transkript

1 Närvarande: Hilda Bergström, Josefin Årevall, Klas Rosenkvist, Carin Fröjd, Salomon Abresparr, Patrick Scott Rossi, Lovisa Nilsson, Jakob Andrén Utom styrelsen: Linn A n (15c) Ej närvarande: Bilagor: 1. Mötets öppnande Hilda öppnade mötet. Elsa Sohlberg Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Beslutslista Bilaga 4 Uppdragslista 2. Val av mötesfunktionärer Hilda och Carin valdes till mötesordförande, Lovisa till sekreterare och Josefin till justerare. 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes enligt bilaga Mårunda Ej protokollförd. 5. Rapportering Huvudsaklig rapportering se Stymtidning, bilaga 1. a) Rapportering. Carin tillägger till rapporteringen att bokförare Johan kommer att begära tjänstledigt i mitten av våren i tre månader. Så att vi är förberedda på det. Klas föreslår att den nya kassören kanske skulle kunna sköta bokföringen då eftersom det bara handlar om så kort tid. Uppdrog Lovisa att höra av sig till Jenny och be om en rapport från senaste Naturskyddsföreningsstym. Uppdrog Carin att skicka anställningskontrakten till Linnéa. b) Uppdragslistan. Vi kollade på gamla uppdragslistan och undersökte om någon behövde hjälp med något. Uppdrog Salomon att lägga in uppdragen från Tjörn i uppdragslistan. 6 Styrelsens funktion a) Problem Box Vi diskuterar frågor inom styrelsen som vi tycker har varit ett problem. Eftersom vissa saker kan vara känsliga så finns diskussionerna endast i råprotokollet för styrelsemedlemmarna. b) Telefonkompisar Uppdrog Josefin att lotta nya telefonkompisar och uppdatera detta på dropbox. c) Dags att utvärdera våra mötesregler 1 av 6 Justeras

2 Vi pratade två och två utefter diskussionsfrågor som Carin hade gjort hur vi i praktiken efterlever mötesreglerna. Detta sammanställdes och lades i ett dokument i dropbox, för styrelsen. Uppdrog Lovisa att sammanställa diskussionen om mötesreglerna och lägga upp dem i dropboxdokumentet. 7 Årskomihåg Vi gick igenom årskomihåg för september, oktober, november. Uppdrog Klas att hälsa nya Skånestyrelsen välkommen på deras DÅM, samt påminna om att uppdatera välkomstbreven. Uppdrog Hilda att påminna SUG om att uppdatera välkomstbrevet. 8 Ekonomi Klas hade framme bokslutet och kommenterade viktiga siffror. Saker att anmärka på var att vi har förlorat en tredjedel av våra prenumeranter. Detta på grund av att fel inbetalningskort skickats ut. Stora inkomster vi har fått är från BÖS som lagt ner. Kanslikostnaderna har varit fortsatt höga på , värvningskostnader blev bara 7000 av budgeterat, utveckling av hemsidan blev istället för , styrelsen gick på som förra året, avsparken blev betydligt billigare i år (19000 mot 72000) men RÅM väldigt mycket dyrare ( mot ). Utfallet blev väldigt lik budgeten, Målet var att gå back Men det resultatet som blev är bra. Dock hade vi hellre sett att kostnaderna som var spenderades på aktiviteter istället för på hemsida och RÅM. Uppdrog Salomon att se till att de tappade prenumeranterna får rätt inbetalningskort. Uppdrog Josefin att kolla upp varför kostnaderna för hemsidan drog över budget. 9. Kansli och anställda a) Rapportering Carin berättade hur avtackningsträffen för Eva var, samt vad som är aktuellt på kansliet just nu. De vill gärna att vi skickar ut RÅM-kallelsen nu i oktober så att vi hinner skicka ut en till påminnelse innan 31 december. b) Hur ser tjänsterna ut på kansliet i höst? Jennies tjänstledighet är inte jättebråttom nu när hon kommit in i plugget. Men vi satsar på att hitta en vikarie så snart som möjligt. Eva ska få sina 19 sista semesterdagar utbetalda i semesterersättning vilket kommer landa på ca Tjänsteutlysningen har kommit ut internt i föreningen. En kille har ringt och frågat lite med inte skickat in ansökan. Den 14 november är det sista ansökningsdag. c) Minskad arbetstid för Jennie och ökad för Linnéa under november Jennie vill gärna gå ner i arbetstid fram tills vi har en vikare. Linnéa kan tänka sig att gå upp i timmar under samma tid. Vi behöver inte ändra deras anställningsgrad, utan Jennie går ut på tjänstledigt med lite fler undertimmar än hon skulle gjort annars. Vi ger Linnéa mertid på samma sätt som när hon fick tid när hon skulle ringa runt till medlemmar. Styrelsen Beslutade att ge Linnéa 10h/vecka mertid i november. Uppdrog Carin meddela Linnéa att hon fått 10h/vecka mertid i november och Jennie att hon förväntas jobba 10h/vecka mindre i nov, såvida vi inte hittar en ny kanslist. 2 av 6 Justeras

3 10 RÅMplanering. a) Rapportering RÅM kometen12. Lokalen är det som är mest brådskande nu, men RÅM-kommittén är i gång för fullt. Förhoppningar finns på 2 skolor i Stockholm och en i Järna. Idén om att ha gamla fältbiologer som lagar mat verkar kunna funka, många säger att de är intresserade, men ingenting är spikat ännu. Evetuellt kommer en tjej i Uppsala som har en ekologisk catering hjälpa till, men eftersom hon bara är en person så kommer kostnaderna bli mycket lägre än för Organize Organic. Uppdrog Lovisa att maila förslag på RÅM-schema till RÅM-kometen. b) Ansvarsfördelning RÅM kometen/styrelsen Vi gick igenom hur ansvarsfördelningen såg ut mellan kommittén och styrelsen förra året. RÅM-kometen fick komma med frågor på detta och vi frågade om de ville byta plats på något. c) Hur går det med våra utdelade RÅM ansvarsområden internt i styrelsen? Salomon föreslår att göra en film om vad som hänt under året, som verksamhetsberättelse. Vi tycker i grunden att det är en kul idé, men kanske lite mycket för styrelsen. Annars så har folk inte riktigt börjat på sina uppdrag, men det är mest Viktiga Papper som är det mest brådskande just nu. Uppdrog Lovisa och Carin att fila på en tidsplan inför RÅM. d) Propositioner Medlemsavgiftspropositionen Uppdrog Lovisa att meddela Linnéa att vi vill ha med i räkningsbreven att stödmedlemmar kan betala in en extra summa till 77-kontot. Beslutade att anta proposition 1 medlemsavgifter. Val av sekreterare propositionen Diskussionerna kring denna proposition gick som så att det ligger ett ansvar på valberedningen att hitta personer till en styrelse som har kapaciteten. Bara för att vi inte väljer kassör och sekreterare på RÅM så betyder inte det att valberedningen inte har tänkt igenom det. Det var några som tyckte att oskrivna regler inte är bra, att kassör, sekreterare och anställdaansvarig också borde väljas separat. Men sen kom vi på lösningen att vi alla skriver en noggrann beskrivning av vår post så att kommande styrelsemedlemmar vet vad de ger sig in på. Beslutade att anta proposition 2 val av sekreterare i stadgarna. Informatörspropositionen Styrelsen var lite kluven till den här propositionen. Några tyckte att många saker fortfarande är oklara kring hur anställning av informatörer ska gå till. Några tyckte att den var bra, men att den behöver omformas som proposition. Att texten är för lång. Om vi ska ha informatörer tycker vi att det är smart att ha dem där det finns aktivitet, så att man kan falla tillbaka på något. Det ser ut som att vi går vidare med denna propositionen som en motion för de som vill. e) Vem gör vad i: Viktiga papper. 3 av 6 Justeras

4 Styrelsen uppdrog Lovisa att skriva basprogram för RÅM, att ha i Viktiga papper. uppdrog Lovisa att fixa en dagordning för RÅM mötet att ha i Viktiga papper. uppdrog Carin att fixa delen om en demokratisk mötesordning till Viktiga papper. uppdrog Salomon att skriva en verksamhetsberättelse till Viktiga papper. uppdrog Klas att se till att bokslut kommer med i viktiga papper. uppdrog Josefin och Salomon att se till att Proppar kommer med i viktiga papper. uppdrog Klas att se till att Motioner och Verksamhetsförslag kommer med i vitkiga papper. uppdrog Salomon och Josefin att riksföreningens stadgar kommer med i viktiga papper. uppdrog Josefin att en utvärderingssida av mötet kommer med i Viktiga papper. uppdrog Patrick att se till att redovisning och uppföljning av 2011 års RÅM-beslut kommer med i Viktiga papper. uppdrog Patrick att se till att uppföljning av verksamhetsplan kommer med i viktiga papper. uppdrog Salomon att se till att verksamhetsplan kommer med i viktiga papper. uppdrog Salomon och Josefin att se till att information om viktigare papper och yrkandestopp finns med i viktiga papper. Uppdrog Josefin att se till att valberedningens förslag kommer med i viktiga papper. 11 Ungdomsstyrelsens seminarium Uppdrog Hilda att medverka på ungdomsstyrelsens informationsträff. 12 Medlemsantalet a) Statistiken sammanfattning oktober. Information: I oktober hade vi 1722 medlemmar i rätt ålder, 64 plus sen september! b) Hur är våra medlemmar fördelade? Klas påpekar att Sydnärke och Ronneby-Karlskrona har en medlem vardera. Detta borde rättas till genom att lägga ner klubbarna och fördela medlemmarna till klubbar där det finns aktivitet. Beslutade att lägga ner klubben Sydnärke. Beslutade att lägga ner klubben Ronneby-Karlskrona Uppdrog Carin att kontakta Linnéa och se till att de klubblösa medlemmarna blir insorterade i en klubb. Uppdrog Patrick att kolla upp ifall Ronneby-Karlskrona och Sydnärke har något dödsbo som ska överlämnas till Riks. 13 Se över rutinerna för förnyande av medlemskap. a) Intro, bakgrund och generell problembeskrivning Patrick berättar vad punkten handlar om. Det ska passa fler människor att blir medlemmar, på olika sätt. Det ska vara enklare att gå med i. b) Uppdatering av rätt adresser till flyttade personer i medlemsregistret Patrick har kollat upp varianter för olika sätt att uppdatera adresser: SPAR: personnummer för att uppdatera adresser (kan göra om 1-2 månader) för Utan att personnummersätta för per år. Itesco: letar efter personer med hjälp av deras telefonnummer på eniro. Det kostar 3500 kr per gång. Skulle man skicka personnummer till Itesco skulle det bli fler träffar. Infotorg : kan sätta personnummer, adresser, telefonnummer. 4 av 6 Justeras

5 Diskussionerna om detta var att det är ett RÅM beslut. Dels för att det handlar om en känslig sak att personnummersätta samt en kostnad på En enkel lösning som vi kan göra nu är att kanslisterna tar reda på returadresser så att folk får sina utskick. Uppdrog Patrick att se över rutinerna angående felaktiga adresser; hantering av returpost samt undersöka möjlighet för adressändring via sms och informera om adressändring på hemsidan. c) Betalningslösningar intro Patrick ville veta vad vi tyckte om de olika sätten att betala medlemsavgift, samt var det ska informeras om de olika betalningssätten. Att betala via SMS tycker vi är en bra idé, men vi vet inte än hur det ska lösas rent praktiskt. Ska vi använda personnummer, precis som när man blir medlem via SMS, eller medlemsnumret? Autogiro hade folk delade meningar om. Några tyckte att det var för mycket för en förening som. Andra tyckte att det kunde vara bra för stödmedlemmar som vill betala mer än 200 kr, eller som medlemsbetalning över huvud taget. Någon tyckte att vi först skulle skicka SMS till alla som har telefonnummer och få dem att betala via sms, sen skicka ett mail till alla som har mailadresser och sist skicka ett brev. Många tyckte dock att de vanliga räkningsbreven med OCR nummer som vi skickar ut fungerar bra och att vi ska fortsätta med det. När vi vet hur SMS-tjänsten ska utformas exakt vill vi dock skriva med i räkningsbrevet att man kan betala via SMS. Beslutade att skicka ut ett inbetalningskort med OCR-nummer. d) Avslutande del, frågor för framtiden Punkten ströks. 14 Mejl beslut Beslutade att lägga 9000 kr på utskick för nya Monsterkursen till alla medlemmar. 15 Övriga frågor a) Västsvenska Punkten ströks. b) Byte av telefontider Kanslisterna vill byta telefontider för att Jennie pluggar på sin telefontid. Linnéa på tisdagar och Jennie tar på onsdagar. Idag finns inte telefontiderna på hemsidan. Uppdrog Carin att kontakta kanslisterna angående telefontiderna på hemsidan. c) COP17 Vi har fått ett mail från Lorenz, han vill åka till Sydafrika på klimatmöte och undrar om vi kan sponsra hans resa. Vi diskuterade problematiken med att ingen annan har fått chansen att åka till COP17 och att vi borde utlyst detta tidigare på tex nyhetsbrevet. Men nu är det som det är och då tyckte många att vi kan avsätta pengar för att 2 fältbiologer ska få åka. Då kan de dela med sig av sina erfarenheter till föreningen. Linn kjkjjkjjkjk, ekonomiansvarig i klimatnätverket var med och diskuterade. Vi kom fram till att om ingen annan hör av sig efter att vi utlyst möjligheten så här i sista stund så får 5 av 6 Justeras

6 Lorenz åka. Kravet är dock att han representerar och kommer på RÅM och berättar om upplevelsen. Uppdrog Josefin att utlysa resan till COP17 på nyhetsbrevet. Uppdrog Lovisa att framföra till klimatnätverket att de ska budgetera för att skicka folk till COP18 samt ungdomar från utvecklingsländer. Beslutade att lägga på att skicka 2 personer till COP17. d) Värvartävling Alla är jättepeppade på en ny värvartävling eftersom det går så uppåt i medlemsantalet nu. Vi ser det som möjligt att komma upp i 2000 medlemmar nästa år. Uppdrog Josefin och Salomon att utforma en värvartävling. e) Styrelseposter information för valberedning och kommande styrelser Vi tycker att det vore skönt att ha lite handledning för valberedning och nästkommande styrelser på de styrelseposter som har lite speciellt ansvar, utifrån diskussionen om val av sekreterare propositionen. Uppdrog Lovisa att skriva en ordförandetext i punktform. Uppdrog Lovisa och Elsa att skriva en sekreterartext i punktform. Uppdrog Klas att skriva en kassörstext i punktform. Uppdrog Carin att skriva en anställdatext i punktform. Uppdrog Patrick att skriva en vice ordförandetext i punktform. f) Naturskyddsföreningens VP Naturskyddsföreningen har kommit med ett erbjudande att vi skulle kunna sälja våra böcker via deras butik. Men eftersom det är någonting som kommer kosta för dem så måste det med i deras verksamhetsplan. Uppdrog Lovisa att snacka med Karin om bokförsäljning. 16 Uppdragslista Uppdragslistan skickades ut på mail och lades upp i dropbox. 17 Kommande möten Telefonmöte: 26 oktober kl Nästa stym: november (Klas och Salomon) Stym efter det: 9-11 december (Lovisa, Josefin, Jakob) 18 Utvärdering Vi hann tyvärr inte med någon utvärdering. Eventuellt tas den på mail. 20 Mötets anslutande Carin avslutade mötet. Mötesordförande, Carin Fröjd Mötesordförande, Hilda Bergström Mötessekreterare, Lovisa Nilsson Justerare, Josefin Årevall 6 av 6 Justeras