Josefin Årevall, Patrick Scott Rossi, Salomon Abresparr, Lovisa Nilsson, Carin Fröjd, Hilda Bergström

Transkript

1 Närvarande: Utom styrelsen: Ej närvarande: Bilagor: Josefin Årevall, Patrick Scott Rossi, Salomon Abresparr, Lovisa Nilsson, Carin Fröjd, Hilda Bergström Kleo Bartilsson & John Gustavsson ( 6), Johan Runesson & Patrik Hagman (7) Jakob Andrén, Elsa Sohlberg Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Uppdragslista & Beslutslista Bilaga 4 Ramverk för förtroendevalda 1. Mötets öppnande Josefin öppnade mötet. 2. Val av mötesfunktionärer Josefin och Lovisa valdes till mötesordföranden, Salomon till sekreterare, Klas till justerare och Carin till tidsunderlättare. 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tilläggen c) Domännamnet fältbiologerna.se och d) Arkiveringsutbildning 4. Mårunda fördes ej. 5. Hösten i styrelsen a) Min roll i styrelsen Frågor från Carin: Vad har jag för förväntningar på mig själv i styrelsen? Vad tror jag andra har för förväntningar på mig? Är de förväntningarna realistiska? Hur mycket tid har jag för styrelsen i höst? Vad är min roll i styrelsen? Är vi bekväma med den rollen eller skulle vi vilja ändra den? Vad vi vill prioritera inför hösten och känner oss peppade på. Vi gick en runda men rundan protokollfördes ej. b) Arbetssätt Vi diskuterade de förslag som Carin lyft som idéer på hur man kan underlätta styrelsemötena. Det första förslaget innebär att vid en konflikt bryta mötet och ta upp en konflikt direkt när den uppstår. Det andra var att upprätta en problembox där man kan lägga konflikter som kommer upp och sedan ta tag i dem vid ett bättre tillfälle. De flesta tyckte att förslagen var bra, och att det var värt att testa dem. Vi var överens om att det bästa var att ta upp det på en gång och i andra hand ta upp det vid ett senare tillfälle.

2 beslutade att bryta mötet direkt och reda ut konflikter som uppstår på mötet direkt om det passar, i annat fall lägga det i problemboxdokumentet i dropbox. uppdrog Patrick att lägga upp ett problemboxdokument i dropbox och lägga till en problemboxpunkt i exempelmötesdagordningen. c) Dags att utvärdera våra mötesregler Punkten ströks på grund av tidsbrist. 6. Valberedningen Vi fick en rapport från den närvarande valberedningen om hur arbetet går att hitta passande personer till nästa års förtroendeuppdrag. Vi presenterade det ramverk vi tagit beslut om. Vi pratade om passande revisorer och också om svårigheten med att ha anställda i kansli- och anställdautskottet. beslutade att dela upp kansli- och anställdautskottet till kansliutskottet respektive anställdautskottet. Patrick reserverade sig mot beslutet. uppdrog Salomon att omformulera ramverket för kansli- och anställdautskottet. uppdrog Salomon att sammanställa det nya ramverket. uppdrog Carin och Salomon att gå igenom det nya ramverket med valberedningen. 7. Planering av Monster Patrik och Johan från föreningsutskottet är med på punkten. Monster ska hållas första helgen i november. Föreningsutskottet frågade om vi ska vi ha motionsskrivarpass och föreningsstrukturpass och vi svarade nej. Vi pratade om vad nya Monster skulle innehålla och vem den ska rikta sig till. Vi kom fram till att det ska vara en kurs för de som vill engagera sig mer i föreningen för att underlätta aktiviteten. Det ska vara en kurs för distrikts- och klubbstyrelser och för folk som är intresserade av att starta klubb. Det ska vara en organiseringskurs, en kurs i hur man organiserar sig, hur man driver klubb och distrikt. Vi pratade om att ha ett pass om hemsidan, ett kommunikationspass som Jakob håller i och att gå igenom hur man som ny medlem rör sig genom föreningen. Vi måste vara tydliga med att det är öppet för fler än bara distriktsstyrelserna, men samtidigt ärt det inte en introduktionskurs. Vi pratade om att det ska vara en byråkratikurs, fast att det inte skyltas med det, utan att det är en organiseringskurs som innehåller byråkrati för det behöver man om man ska organisera sig. Patrik gick igenom schemat. Vi pratade om att ha ett anställdapass eller inte och kom fram till att det var en bra idé eftersom det finns anställda i föreningen och att det är en chans att föra den kunskapen vidare. Demokratipasset ska handla om de grundläggande demokratiska värdena vi har i föreningen och om härskartekniker. Klubbstartarpasset är viktigt och det behövs någon stjärna som kan hålla i det på ett inspirerande sätt. Föreningsutskottet sade att de planerar att revidera klubbgalaxen och distriktspärmarna och styrelsen jublade. 8. RÅM (70 min)

3 Lovisa presenterar tankarna bakom schemat och går igenom schemat övergripande, enligt bilaga A. RÅM-show, kan man inte ha den sist, efter mötet? Är det fel att ha ett längre RÅM? Ja, lite för att det var ett årsmötesbeslut att försöka hålla det kortare, och om vi gör det längre i alla fall så måste vi kunna motivera det. uppdrog Lovisa och Salomon att undersöka om det går att lägga RÅM-showen efter årsmötets slut. Mötet ajournerades till nästa dag. Mötet återupptogs. uppdrog Salomon, Carin och Jakob att ta med till motionsinformationsutskicket att ändringar i MPP:n måste lämnas in som motioner senast 1 november. uppdrog Lovisa och Salomon att ansvara för styrelsens del av RÅM-kallelsen. uppdrog Klas att ta hand om inkomna motioner och verksamhetsförslag. uppdrog Salomon, Carin och Jakob att ansvara för att information om motionsstopp når föreningens medlemmar. uppdrog Josefin att fixa ett presidium. uppdrog Jakob att fixa ljudanläggning till plenummötet (mikrofoner + nspelning av remissdebatt) samt projektor/over-head. uppdrog Carin och Salomon att fixa passhållare till motions- och propositionspassen. uppdrog Carin att fixa ett PM för passhållare. uppdrog Carin och Hilda att ansvara för demokratipasset på RÅM. uppdrog Salomon och Lovisa att ansvara för föreningsstrukturpasset/verksamhetsplanpasset på RÅM. uppdrog Josefin och Elsa att ansvara för RÅM-introt. uppdrog Hilda att informera om den levande verksamhetsberättelsen i god tid innan RÅM och se till att det funkar på plats. uppdrog Lovisa och Carin att ansvara för påverkanstorget på RÅM. uppdrog Salomon och Josefin att sammanställa ViktigA Papper. uppdrog Salomon och Lovisa att hitta en ViktigARE Papper redaktion. uppdrog Patrick att ansvara för distansröstningen på RÅM. uppdrog Patrick att ansvara för live-rapportering under RÅM på hemsidan. 9. Rapportering a) Huvudsaklig rapportering Bilaga B i stymtidningen. Vi rapporterade till varnadra om saker som inte fanns med i den skriftliga rapporteringne och fördelad eut uppdrag.

4 uppdrog alla att läsa igenom Jennys förslag på bidrag till Naturskyddsföreningens verksamhetsplan och skicka synpunkter till Josefin. uppdrog Josefin att samansställa ett förslag till bidrag till Verksamhetsplan. uppdrog Lovisa att skriva in i årskomihåget i juni att annonsera om motionsstopp och verksamhetsförslag i Fältbiologen. uppdrog Josefin att än en gång informera om gratis medlemskap uppdrog Lovisa att skriva i årskomihåget under februari att styrelsen ska annonsera ut att man kan ansöka om representantskap i externa föreningar. uppdrog Josefin att hålla kontakten med Västsvenska angående klubbsporreanställningen b) Uppdragslistan Vi kollade gamla uppdragslistan, bilaga C i stymtidningen. Vi gick igenom uppdragslistan och kollade ifall det var några uppdrag vi hade problem med. Det var det inte. 10. Mailbeslut har på mejlen beslutat att ställer sig bakom cykeldemonstrationen i Göteborg den 17 september. beslutade att ställa sig bakom cykeldemonstrationen i Göteborg den 17 september. 11. Årskomihåg Vi gick igenom årskomihåget, pratade om dem och fördelade ut uppdragen mellan oss. uppdrog Lovisa att mejla Håkan och fråga om protokoll och meddela att vi har en ny kanslist. uppdrog Hilda att informera om Olof Palmes minnesfond i nyhetsbrevet. uppdrog Lovisa att omformulera punkten om Organisationsbidrag Friluftsrådet i årskomihåget. uppdrog Lovisa flytta att kolla av hur det går att fixa DÅM till september i årskomihåget. uppdrog Klas att prata med distrikten om att söka bidrag från rix. uppdrog distriktskontakter att höra med distrikten om hur det går att fixa DÅM. uppdrog Lovisa att undersöka vad revisorerna behöver för att göra sitt revisorsutlåtande. uppdrog Klas att göra ett förslag på budget. uppdrog Hilda att ansvara för att informera om att man kan fixa julklappar från förlaget. 12. Ekonomi a) RÅM 2011 har fått ett brev från förra årets RÅM-kommitté. Josefin sammanfattade brevet och Klas svar och frågade om vi hade något att tillägga till den dåvarande RÅMkommittén. RÅM-kommitténs brev har uppstått från en kommentar om budgeten Klas fällde i slutet av ett mejl, och är ingenting hela styrelsen kan stå för. Att den kommentaren skapade så

5 starka reaktioner från RÅM-kommittén förstår vi dock inte. Vi är överens om att RÅMkommittén har gjort ett jättebra jobb och att vi är jättetacksamma för det ansvar de tog, även över ekonomin. Vi blev överraskade av att RÅM kostade så mycket för att vi inte kommunicerat tillräckligt om detta. Vi undrar vad anledningen varit till detta och har nu fått en detaljerad redovisning vi kan dra nytta av till kommande RÅM. Vi kom fram till att vi måste bestämma vad styrelsen och RÅM-kommittén har för förväntningar av varandra redan innan arbetet drar igång. Vi har analyserat vad orsaken till brevet och missförstånden handlat om och tänker ta fram åtgärder för att det inte ska hända igen. beslutade att acceptera att RÅM:s buget överskridits efter att ha sett RÅM-kommitténs redovisning. uppdrog Lovisa att prata med RÅM-kommittén 2012 om budgeten 2011 uppdrog Salomon att skriva ett svar från hela styrelsen till RÅM-kommittén 2011 uppdrog Lovisa att förklara situationen runt RÅM:s budget för revisorerna. 13. Kansli och anställda a) Beslut om nya löner. Josefin läste igenom beslutsunderlaget till punkten. beslutade att godkänna den nya heltidslönen kr efter lönerevision till alla riksanställda i 2011 fram till nästa lönerevision Aktivitetsfonden Det finns aktivitetsbidrag till klubbar som klubbarna får när man skickar in verksamhetsberättelse. Vi diskuterade om några förändringar behöver göras runt de ansökningar som kommer in under året, för att göra det tydligare och lättare för alla att söka dessa pengar.. uppdrog Josefin och Klas att gå vidare med föreningens ansökningssystem och sedan redogöra för styrelsen klart och tydligt vilka ansökningsmöjligheter som finns och om det finns behov föreslå ändringar. 15. SUG SUG:s styrelse vill ha kommentarer och reflektioner på sin proposition. Den geografiska fördelningen är inget vi behöver prata om på RÅM, det är något som de själva bestämmer om. Vi tycker att detta är en fråga som till stor del är upp till dem, och vi tycker att det är roligt att de tar nya initiativ. Vi är dock delade i om det kommer att vara positivt eller negativt för distriktet. Själva grundtanken med distrikt är ju att de ska byggas upp av ett antal klubbar inom ett område, och är det för få klubbar är det mindre vits med ett distrikt. Kan klubbarna i enbart Stockholms län vara nog för att bygga upp ett distrikt?

6 Vi är skeptiska och kanske blir det så att distriktet då bara blir en extra byråkratisk nivå över sträcker sig över i princip samma område som klubben/ klubbarna i Stockholm. Å andra sidan kan koncentreringen av distriktet till Stockholms län göra att man vill satsa mer koncentrerat och att det kan öka aktiviteten i Stockholm. Generellt tycker vi att detta är en fråga för DÅM. Det är viktigt att beslutet är väl förankrat i Uppsala och Gotland, och inte bara i Stockholm. beslutade att låta det vara upp till DÅM att bestämma om distriktets omstrukturering eller inte. uppdrog Josefin att sammanfatta styrelsens diskussion och ge responsen till SUG:s styrelse. 16 Power Shift Power Shift undrar om vi vill stötta dem med några tusen. Det kan vara valfri summa eller på de nivåer de har satt på kr, kr eller kr som man får olika mycket kredd för. beslutade att ge ett bidrag till Power Shift på kr uppdrog Salomon att meddela Power Shift beslutet om vår gåva. uppdrog Lovisa att göra en utbetalningsorder till Johan. 17. Ramverk för förtroendevalda Salomon redogjorde för punkten. Vi gick igenom förslaget på ramverket och kom fram till små ändringar och justeringar. Vi diskuterade även om att ha ett vårteckenutskott. beslutade att anta Ramverk för förtroendevalda enligt bilaga 4. uppdrog Salomon att ta med vårteckenutskottsdiskussionen till nästa möte i oktober. 18. Övriga frågor a) Administration av förnyande av medlemmar mister varje år upp emot en tredjedel av sina medlemmar varje år. Våra kostnader för utskick är ganska höga. Finns det något administrativt vi kan ändra på för att behålla medlemmar? uppdrog Patrick att kika på och ta fram ett förslag till beslut för att förbättra administrationen av nya medlemmar. b) SMS-tjänst Vi röstade senast igenom att kika på vad det innebär med personnummer i registret och med sms där personnummer står, med lagar och administration.

7 Vi behöver inte vända oss till Spar för att hitta de personnummer som är under 15 år, då kan vi ringa Skatteverket. Idag raderas inte uppgifterna efter en viss tid, vi följer alltså inte lagen som det är idag. Vi har ett slutet system med inlogg, så det är lugnt med personnumren. Vi pratade om att ha personnummer + mejladress eller inte i smset man skickar för att bli medlem. beslutade att använda personnummer i sms. beslutade att i välkomstbrevet förmedla om att meddela mejladress till oss. uppdrog Patrick att omforma sms-tjänsten utifrån det beslut vi har tagit. uppdrog Patrick att informera Linnea om att det ska ingå information i välkomstbrevet om att man kan lämna sin mejladress för att få nyhetsbrevet. uppdrog Carin att se till att kanslisterna har skrivit ett avtal om PUL. c) Gnagboken Magnus rapporterar. Det återstår under hösten att göra grovjobbet med boken. Magnus ska ta offerter och se vad det kan kosta och återkomma till oss. d) Värvarmaterialet Magnus rapporterar. Magnus ska göra ett utkast på texter till värvarmaterialet under v 38. Sedan ska ändringar inkomma under v 41. Kanske kan värvarmaterialet vara klart till Monsterkursen. e) Domännamnet fältbiologerna.se Någon har köpt upp domännamnet fältbiologerna.se för att kunna tjäna grova pengar på oss. Ska vi undersöka hur vi kan ta över det och se hur mycket det kostar? uppdrog Patrick att kolla upp vem som köpt upp domännamnet fältbiologerna.se f) Arkiveringskurs Två i kansli- och anställdautskottet vill gå på arkiveringskurs för 4100 kr per person. uppdrog Lovisa att prata med kanli och anställdautksottet att prata om arkiveringskursen och de frågor vi har om varför just de som är så gamla ska gå och hur de tänker att de ska förankra kunskapen i föreningen och ta upp punkten igen som ett mejlbeslut. g) Nya medlemmar När Hilda värvade sina minifältisar i våras, har de inte fått sitt välkomstbrev förrän nu. Det är dåligt!

8 uppdrog Hilda att prata med Linnea om rutinerna kring välkomnandet av nya medlemmar och klaga på det som skett med hennes minifältisar 19. Uppdragslista Uppdragslistan, se bilaga Kommande möten oktober i Örebro Carin och Hilda är fixare. Det är folkmusikfestival där så det är kul om vi är där. Stymtidningsstopp den 5 okt. Telefonmöte den 22 sep kl Telefonmöte den 3 okt kl nov stym Kalmar? 9-11 dec stym RÅM-lokal? 21. Utvärdering Utvärderingen protokollfördes inte. 22. Mötets avslutande Josefin avslutade mötet. Mötesordförande, Josefin Årevall Mötesordförande, Lovisa Nilsson Mötessekreterare, Salomon Abresparr Justerare, Klas Rosenkvist