Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 2014

Transkript

1 Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 2014

2 1 Inledning Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund Framtid... 4 Vision... 4 Mission... 4 Allmänt... 4 Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer Nuläge Ledning och samordning Aktiviteter och förslag att genomföra under Personal Styrelse Operativ personal Volontärer Verksamhetsplan 2014 för resp område, finns som bilagor Ekonomi Bilagor... 10

3 1 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Svenskt Projektforum för år Planen har utarbetats av ett arbetsutskott och beslutats i styrelsen den 19 februari Till detta dokument finns sedan en verksamhetsplan för varje delområde Certifiering Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation Marknadsföring De samlade verksamhetsplanerna ligger till grund för Budget Som underlag för verksamhetsplanen har ett visions- och strategiseminarium hållits i juni 2013 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. 2 Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund Svenskt projektforums verksamhet består av 5 områden Certifiering Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation Marknadsföring Till detta kommer 4 stödfunktioner som ur verksamhetsperspektiv i budgeten är integrerade i de 4 ovanstående områdena. Dessa områden är Ekonomi med fakturering Marknadsföring/Försäljning Utveckling/Projekt bla strategi Administration (IT, inköp, kansli) 3(10)

4 2.2 Framtid Svenskt projektforums vision och mission Vision är att vara nummer ett Föreningen SPFs vision är att vara det ledande forumet för alla olika intressenter i projekt, såsom projektägare, projektstyrgrupper, projektledare och projektmedlemmar inom olika branscher. Vi skall vara första val i olika frågeställningar som rör t.ex. certifiering, erfarenhetsutbyte och kompetens-utveckling kring projekt. SPF skall ha positiv medlemstillväxt varje år. Mission SPFs mission är att lyfta fram projektledning som profession och projekt som arbetsform samt verka för att arbetsformen utvecklas och blir alltmer effektiv och professionell. Allmänt Genom att vara medlem i Svenskt Projektforum stödjer och påverkar Du utvecklingen av projekt som arbetsform och därmed också utvecklingen inom många områden. Fakta om Svenskt Projektforum: Ideell förening, grundad Mötesplats för alla som arbetar med och i projekt. Ger ut tidningen Projektvärlden, ordnar konferenser och seminarier, stärker projektverksamhet genom forsknings- och erfarenhetsutbyte m m. Certifierar projektledare enligt IPMA, International Project Management Association. Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer. SPF skall leverera medlemsnytta som gör att alla medlemmar känner att de får valuta för pengarna SPF skall vända sig till alla branscher där projekt används som arbetsform eller är en viktig del i verksamheten. SPF skall påverka och medverka i utvecklingen av projekt som arbetsform inom offentlig och privat sektor samt ta del av vad som händer inom forskningen om projekt/projektformer. Alla SPFs tjänster och aktiviteter skall kännetecknas av kvalitet. SPF styrelse, personal och medlemmar skall behandla varandra med respekt och sträva efter ett öppet och positivt samarbetsklimat. 4(10)

5 SPF skall erbjuda den ledande internationella projektledarcertifieringen i Sverige. SPF skall även se över möjligheten att erbjuda andra IPMA produkter som ger ett mervärde i den svenska projektverksamheten. SPF skall erbjuda minst två stora konferenser per år, kompletterad med andra mindre konferenser och seminarier. SPF skall ha en erkänd och välutvecklad kommunikation med medlemmar och andra. SPF skall genom olika former av undersökningar och dialoger verifiera att SPF verksamhet motsvarar medlemmarnas önskemål. Allmänt om alla större aktiviteter som genomförs så skall de detaljplaneras före start utifrån ett antal parametrar. Man kan säga att Business caset/planeringen lite förenklat svarar på frågorna varför aktiviteten skall genomföras, samt hur, när, kostnader, intäkter och av vem samt vem har ansvaret. 3 Nuläge Föreningens verksamhet har under 2013 präglats av en del personalförändringar både i styrelsen och på kansliet. Styrelse: Vid årsmötet omvaldes ordförande samt fem nya ledamöter nyvaldes. Kansliet: Ny verksamhetschef rekryterades och Pia Lundgren började sin anställning på heltid den 1 oktober Effektiviseringsprojektet som innebar en genomgång av våra processer och rutiner samt utveckling av vårt IT stöd har avslutats under Vi har genomfört ett visions- och stretegiseminarium för att identifiera angelägna aktiviteter som tagits med i denna verksamhetsplan. Vi har under 2013 genomfört en medlemsenkät för att få input från medlemmarna om vad de tycker om verksamheten och önskar få ut ytterligare av sitt medlemskap i SPF. 5(10)

6 3.1 Ledning och samordning Styrelsens arbetsformer uppdateras och utvecklas löpande med fokus på strategi och vision. Inom styrelsen fastslås rollerna, vice ordförande, sekreterare samt kassör på det konstituerande styrelsemötet i anslutning till årsmötet. Detta enligt gällande stadgar. Utöver detta får ledamöterna olika ansvarsområden inom styrelsen. Det finns ansvariga i styrelsen för varje verksamhetsområde. 1. Medlem/Bas 2. Certifiering 3. Internationella kontakter (t ex, Nordnet, IPMA) 4. Konferenser 5. Kommunikation 6. Ekonomi 7. Marknadsföring Den som är ansvarig för ett verksamhetsområde har följande ansvar: Ta fram verksamhetsplan för det egna området tillsammans med Verksamhetschef. Ta fram budget för det egna området tillsammans med Verksamhetschef Driva arbetsmöten för att hantera de frågor/aktiviteter som är planerade för det egna området 6(10)

7 Agera som beställare för de av styrelsen beslutade större aktiviteter inom det egna området. Aktivt säkra att det arbetet fortskrider enligt framtagen plan. Agera sakkunnig inom det egna området i styrelsens arbete Styrelsen har möte 1 gång per månad med undantag för juli månad. Styrelsemötena är alternerande personliga samt telefonmöten enligt framtaget kalendarium. Det finns krav på att styrelseledamöterna deltar i minst 80% av styrelsemötena om inte särskilda skäl föreligger. Har man inte den tiden så bör man ställa sin plats till förfogande. Vid behov kallar ordförande till ett AU möte för att förbereda före styrelsemöte med ordförande, vice ordförande, kassör samt i vissa fall representant från kansliet. Deltagarna i AU-mötena kan även avhandla löpande operativa frågor som kansliet behöver få rådgivning eller beslut i. I de fall som det är frågor som berör de olika ansvarsområden inom styrelsen så ska ansvariga för den aktuella frågeställningen delta på AU-mötena. Minst kvartalsvis följs ekonomi upp mer ingående där värdering sker av utfall mot budget samt inför varje styrelsemöte finns en sammanställning över utfall mot budget samt ev revidering av prognos. 3.2 Aktiviteter och förslag att genomföra under Det har under året och genom visions- och strategiseminariet kommit fram en hel del förslag till aktiviteter som kommer att genomföras under 2014 för att utveckla föreningen samt skapa mer medlemsnytta. Dessa aktiviteter finns inarbetade i resp område och presenteras i separata Verksamhetsplaner. 7(10)

8 4 Personal 4.1 Styrelse Styrelsen är utsedd av föreningens medlemmar och är dess högsta beslutande organ under styrelseåret. Styrelsens fokus ligger på strategi och visionsarbete för föreningen. Styrelsen arbetar även med att följa upp de aktiviteter som beslutas under året och kontrollerar hur föreningen följer lagd verksamhetsplan, budget och de mål som satts för året. Styrelsen ger direktiv och förutsättningar för verksamhetsansvarig som sedan leder och fördelar arbetet till kansliets fast anställda personal samt kontrakterade konsulter och övriga ideellt arbetande grupper inom föreningens verksamhet. 4.2 Operativ personal 4.3 Volontärer SPF har ett kansli med personal för att sköta föreningens löpande verksamhet och att vara kontaktytan gentemot medlemmarna Kansliet består av en verksamhetschef och 4 personer. Certifieringsverksamheten består förutom kansliet av en certifieringsansvarig samt ca 27 assessorer. Föreningen engagerar många volontärer i olika sammanhang, t ex för nätverk, för konferenserna med olika föredragshållare osv. Dessa samordnas av verksamhetsansvarig eller av denna utsedd person. 8(10)

9 5 Verksamhetsplan 2014 för resp område finns separat som bilagaor. 5.1 Certifieringsaktiviteter Separat verksamhetsplan för certifieringsverksamheten 5.2 Medlemsaktiviteter/Basverksamheten Separat verksamhetsplan för medlemssverksamheten. 5.3 Konferenser Separat verksamhetsplan för medlemssverksamheten. 5.4 Kommunikation Separat verksamhetsplan för medlemssverksamheten. 5.5 Marknadsföring Separat verksamhetsplan för medlemssverksamheten. 9(10)

10 6 Ekonomi Föreningens ekonomi har utvecklats positivt under 2013 med ett överskott på kr, efter skatt och avsättning i periodiseringsfond. Detta ger en stabil grund och trygghet för framtida satsningar. Budget för 2014 ger ett överskott på ca kr baserat på en omsättning på kr. I budgeten har hänsyn tagits till alla de satsningar som finns beskrivna i våra verksamhetsplaner. Grovt kan föreningens verksamhet delas in i Certifiering som står för 60% av verksamheten, konferenser för 20% och medlemsavgifter för 20%. De olika aktiviteter som skall genomföras kommer att beslutas löpande av styrelsen för att inte äventyra ekonomin i föreningen. Basen för sådana beslut är alltid ett business case. 7 Bilagor Bilagor för aktiviteter inom 1. Medlem 2. Konferenser 3. IPMA 4. Kommunikation 5. Marknadsföring 6. Årsplanering (10)