Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 2013

Transkript

1 Svenskt Projektforum hela verksamheten Verksamhetsplan 20 Uppgjord: SPF styrelse/rb Datum: Dokumentnr: Version: final

2 1 Inledning Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund Framtid... 3 Vision... 4 Mission... 4 Allmänt... 4 Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer Nuläge Ledning och samordning Aktiviteter och förslag att genomföra under Personal Styrelse Operativ personal Volontärer Verksamhetsplan 20 för resp område, detaljerade planer finns separat Certifieringsaktiviteter Medlemsaktiviteter/Basverksamheten Konferenser Kommunikation Marknadsföring... 6 Ekonomi Övriga aktiviteter Genomförande plan Uppgjord: SPF styrelse/rb Datum: Dokumentnr: Version: final

3 1 Inledning Detta dokument utgör verksamhetsplanen för Svenskt Projektforum för år 20. Planen har utarbetats av ett arbetsutskott och beslutats i styrelsen den 17 december Till detta dokument finns sedan en verksamhetsplan för varje delområde Certifiering Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation De samlade verksamhetsplanerna ligger till grund för Budget 20. Som underlag för verksamhetsplanen har ett affärsmodelleringsseminarium hållits i juni 2012 med styrelsen och kansliet. Output från seminariet är bl. a en lista med förslag på aktiviteter och initiativ som senare prioriterats och nu ligger till grund för verksamhetsplanen. 2 Strategi för Svenskt Projektforum Bakgrund Svenskt projektforums verksamhet består av 4 områden Certifiering Medlem/Bas Konferenser/program Kommunikation Till detta kommer 4 stödfunktioner som ur verksamhetsperspektiv i budgeten är integrerade i de 4 ovanstående områdena. Dessa områden är Ekonomi med fakturering Marknadsföring/Försäljning Utveckling/Projekt bla strategi Administration (IT, inköp, kansli) 2.2 Framtid Svenskt projektforums vision och mission 3(17)

4 Vision Föreningen SPFs vision är att vara det ledande forumet för alla olika intressenter i projekt, såsom projektägare, projektstyrgrupper, projektledare och projektmedlemmar inom olika branscher. Vi skall vara första val i olika frågeställningar som rör t.ex. certifiering, erfarenhetsutbyte och kompetens-utveckling kring projekt. SPF skall ha positiv medlemstillväxt varje år. Mission SPFs mission är att lyfta fram projektledning som profession och projekt som arbetsform samt verka för att arbetsformen utvecklas och blir alltmer effektiv och professionell. Allmänt Genom att vara medlem i Svenskt Projektforum stödjer och påverkar Du utvecklingen av projekt som arbetsform och därmed också utvecklingen inom många områden. Fakta om Svenskt Projektforum: Ideell förening, grundad Mötesplats för alla som arbetar med och i projekt. Ger ut tidningen Projektvärlden, ordnar konferenser och seminarier, stärker projektverksamhet genom forsknings- och erfarenhetsutbyte m m. Certifierar projektledare enligt IPMA, International Project Management Association. Föreningens verksamhet styrs av ett antal bärande principer. SPF skall leverera medlemsnytta som gör att alla medlemmar känner att de får valuta för pengarna SPF skall vända sig till alla branscher där projekt används som arbetsform eller är en viktig del i verksamheten. SPF skall påverka och medverka i utvecklingen av projekt som arbetsform inom offentlig och privat sektor samt ta del av vad som händer inom forskningen om projekt/projektformer. Alla SPFs tjänster och aktiviteter skall kännetecknas av kvalitet. SPF styrelse, personal och medlemmar skall behandla varandra med respekt och sträva efter ett öppet och positivt samarbetsklimat. SPF skall erbjuda den ledande internationella projektledarcertifieringen i Sverige. 4(17)

5 SPF skall även se över möjligheten att erbjuda andra IPMA produkter som ger ett mervärde i den svenska projektverksamheten. SPF skall erbjuda minst två stora konferenser per år, kompletterad med andra mindre konferenser och seminarier. SPF skall ha en erkänd och välutvecklad kommunikation med medlemmar och andra. SPF skall genom olika former av undersökningar och dialoger verifiera att SPF verksamhet motsvarar medlemmarnas önskemål. Allmänt om alla större aktiviteter som genomförs så skall de detaljplaneras före start utifrån ett antal parametrar. Man kan säga att Business caset/planeringen lite förenklat svarar på frågorna varför aktiviteten skall genomföras, samt hur, när, kostnader, intäkter och av vem samt vem har ansvaret. 3 Nuläge Föreningens verksamhet har under 2012 präglats av en hel del personalförändringar både i styrelsen och på kansliet. Styrelse: Vid årsmötet valdes ny ordförande samt fem nya ledamöter. Ganska snabbt valde dock en ordinarie ledamot och två suppleanter att lämna styrelsen. Kansliet: Efter bara sex veckors anställning beslutade den nye verksamhetsansvarige att avsluta sin anställning med följd att föreningen saknade verksamhetsansvarig. Det akuta läget hanterades genom en tillfällig lösning med kombinerad roll av styrelsens ordförande som ordförande och tf verksamhetsansvarig i väntan på rekrytering av en ny verksamhetsansvarig. Till detta har certifieringskoordinator, tidningsredaktör samt kommunikationsansvarig avslutat sina anställningar och ersatts med nya medarbetare. Totalt har tre nya medarbetare börjat på kansliet. Avtal har också tecknats med en ny partner för att producera vår tidning. Vi driver ett effektiviseringsprojekt som innebär en genomgång av våra processer och rutiner samt utveckling av vårt IT stöd. Vi har genomfört affärsmodelleringsseminarium för att identifiera angelägna aktiviteter som tagits med i denna verksamhetsplan. Vi kommer under 20 att genomföra en medlemsenkät för att få input från medlemmarna om vad de tycker om verksamheten och önskar få ut ytterligare av sitt medlemskap i SPF 5(17)

6 3.1 Ledning och samordning Styrelsens arbetsformer uppdateras och utvecklas löpande med fokus på strategi och vision. Inom styrelsen fastslås rollerna, vice ordförande, sekreterare samt kassör på det konstituerande styrelsemötet i anslutning till årsmötet. Detta enligt gällande stadgar. Utöver detta får ledamöterna olika ansvarsområden inom styrelsen. Det bör finnas en ansvarig i styrelsen för varje verksamhetsområde. 1. Medlem/Bas 2. Certifiering 3. Internationella kontakter (t ex, Nordnet, IPMA) 4. Konferenser 5. Kommunikation 6. Ekonomi 7. Marknadsföring 8. Strategi/Utveckling 9. Särskilda aktiviteter, som tex bokpris, årets projektledare, ordlistan. 10. Administration/IT 11. Personal 12. Sekreterare avser styrelsemötena Den som är ansvarig för ett verksamhetsområde har följande ansvar: Ta fram verksamhetsplan för det egna området Ta fram budget för det egna området Driva arbetsmöten för att hantera de frågor/aktiviter som är planerade för det egna området Agera som beställare för de av styrelsen beslutade större aktiviteter inom det egna området. Aktivt säkra att det arbetet fortskrider enligt framtagen plan. Agera sakkunnig inom det egna området i styrelsens arbete Styrelsen har möte 1 gång per månad med undantag för juli månad. Styrelsemötena är alternerande personliga samt telefonmöten enligt framtaget kalendarium. Det finns krav på att styrelseledamöterna deltar i minst 80% av styrelsemötena om inte särskilda skäl föreligger. Har man inte den tiden så bör man ställa sin plats till förfogande. 6(17)

7 Vid behov kallar ordförande till ett AU möte för att förbereda före styrelsemöte med ordförande, vice ordförande, kassör samt i vissa fall representant från kansliet. Deltagarna i AU-mötena kan även avhandla löpande operativa frågor som kansliet behöver få rådgivning eller beslut i. I de fall som det är frågor som berör de olika ansvarsområden inom styrelsen så ska ansvariga för den aktuella frågeställningen delta på AU-mötena. Minst kvartalsvis följs ekonomi upp mer ingående där värdering sker av utfall mot budget samt inför varje styrelsemöte finns en sammanställning över utfall mot budget samt ev revidering av prognos. 3.2 Aktiviteter och förslag att genomföra under 20. Det har under året och genom affärsmodelleringsseminariet kommit fram en hel del förslag till aktiviteter som kommer att genomföras under 20 för att utveckla föreningen samt skapa mer medlemsnytta. Dessa aktiviteter finns inarbetade i resp område. 4 Personal 4.1 Styrelse Styrelsen är utsedd av föreningens medlemmar och är dess högsta beslutande organ under styrelseåret. Styrelsens fokus ligger på strategi och visionsarbete för föreningen. Styrelsen arbetar även med att följa upp de aktiviteter som beslutas under året och kontrollerar hur föreningen följer lagd verksamhetsplan, budget och de mål som satts för året. Styrelsen ger direktiv och förutsättningar för verksamhetsansvarig som sedan leder och fördelar arbetet till kansliets fast anställda personal samt kontrakterade konsulter och övriga ideellt arbetande grupper inom föreningens verksamhet. 4.2 Operativ personal SPF har ett kansli med personal för att sköta föreningens löpande verksamhet och att vara kontaktytan gentemot medlemmarna Kansliet består av en verksamhetsansvarig och 4 personer. Certifieringsverksamheten består förutom kansliet av en certifieringsansvarig samt ca 25 assessorer. 7(17)

8 4.3 Volontärer Föreningen engagerar många volontärer i olika sammanhang, t ex för nätverk, för konferenserna med olika föredragshålare osv. Dessa samordnas av verksamhetsansvarig eller av denna utsedd person. 5 Verksamhetsplan 20 för resp område, detaljerade planer finns separat 5.1 Certifieringsaktiviteter Separat verksamhetsplan för certifieringsverksamheten tillsammans med budget godkänns separat. 5.2 Medlemsaktiviteter/Basverksamheten Särskilda aktiviteter för medlemsverksamheten under 20 Förtydliga medlemsformerna och fördelar/nyttan med de olika medlemskapen - Vad ger detta mig? Vi måste synas i fler sammanhang, se vidare under kommunikation Allmänt om Medlemsverksamheten Basverksamheten handlar om att ha kontroll på föreningens medlemmar och medlemskap. Medlemsavgiften är en viktig del av föreningens budget. Följande medlemskategorier finns: Enskild Gruppmedlemskap för företag Student/Pensionär Partnermedlemmar från systerföreningar Hedersmedlemmar Förutom detta kan man bli vän (egentligen inte medlem) (Svenskt Projektforums vänner) och på så sätt får man tillgång till visst medlemsmaterial, dock inte tidningen Projektvärlden eller rabatter IT-plattformen som infördes under 2011 för medlemsadministration och fakturering utvecklas kontinuerligt och i samma IT-plattform kommer också att inkludera certifieringsverksamheten fr o m våren 20. 8(17)

9 SPF kommer att satsa på att nå ut till nya medlemmar och bearbeta nya målgrupper för att få en riktigt positiv medlemsutveckling Medlemsavgifter På årsmötet 2012 inkom en motion ang medlemsavgifterna som hade fokus på att företag skulle kunna ha en enklare hantering av sina medlemmar. Det avser större Corporate medlemskap, dvs med fler än 20 medlemmar. Styrelsen kommer under 20 att ta fram ett nytt förslag för att hantera frågan på bästa sätt. Det är här viktigt att föreningen får fler medlemmar och att föreningens intäkter samtidigt ökar. I övrigt kommer styrelsen att föreslå nya medlemsavgifter på stämman 20 att besluta om att dessa skall gälla fr o m 1/7 20. Medlemsavgifterna faktureras löpande under året efterhand som dessa förfaller. Fr o m 20 kommer individuell fakturering av medlemmarna att införas. Detta har stämts av med några av de största corporate medlemsföretagen som tycker att det är en bra förändring. Det nuvarande systemet innebär mycket arbete på kansliet för att ta reda på exakt vilka personer som skall ingå i ett medlemskap och att stämma av detta med företaget som också lägger ner mycket tid på avstämningen. Detta innebär också att det är lätt att ta in nya medlemmar löpande under året Medlemsaktiviteter Ett medlemskap i Svenskt Projektforum innebär att man stöder föreningens arbete med att utveckla projekt som arbetsform samt projektledning som profession. SPF skall kunna erbjuda olika former av medlemsaktiviteter som innebär att medlemmarna skall uppleva att det är givande, utvecklande och attraktivt att vara medlem i SPF Medlemsförmåner Befintliga medlemsförmåner är 1. Rabatter på certifiering, konferenser, böcker 2. Deltagande i nätverk 3. Websändningar av olika slag i realtid eller efter olika evenemang, denna aktivitet skall utvecklas för att få fler tittare 4. Använda lokaler förmånligt 9(17)

10 5. Tidningen Projektvärlden + chef 6. Nyhetsbrev 7. Medlemsbrev 8. Tillgång till olika kommunikationskanaler De befintliga medlemserbjudandena skall utvecklas ytterligare och möjligheter till nya samarbetsavtal skall undersökas, detta kan avse rabatter av olika slag som är projektanknutet, forskningsrapporter, omvärldsbevakning osv Nätverksaktiviter Aktiviteter i befintliga nätverk som Förändringsledning, Myndighetsnätverket, Nätverket certifierade ABC, Nätverk Industri och verksamhetsstyrning av projekt. Övriga aktiviteter i Sthlm, tex bokcafé etc. Nätverksträffar i Region Väst: I väst har SPF ett samarbete med Västsvenska handelskammaren där man tillsammans anordnar nätverksträffar där intresserade inom projektområdet är välkomna att delta utan kostnad. Nätverksträffarna anordnas en gång per kvartal och inbjudan går ut via mail men även via SPF hemsida. Vi skall satsa på att utveckla fler nätverk, tex nätverk för unga, projektkontor osv Denna punkt innebär även att SPF har nätverk på annan ort än Stockholm Utveckla nya typer av nätverk som innebär betalnätverk men också att dessa kan drivas mer aktivt av nätverksledare som på något sätt får en ersättning för sitt arbete. Starta frukostseminarier ca 1 gång varje månad på ett bestämt datum, i samarbete med olika företag och organisationer. Etablera nya partnerskap, tex projektplatsen, Plan, Dataföreningen, företag, Interreg org, osv. partnerskap kan innebära t ex samarrangemang med någon/några av dessa med aktiviteter utanför Stockholm. 5.3 Konferenser 10(17)

11 5.3.1 Särskilda aktiviteter för konferenser under 20 Utveckla de olika konferenserna med innehåll och arrangemang för att få väsentligt fler deltagare. Skapa och driv fler aktiviteter med överskott enligt styrelsens beslut (fordrar någon ansvarig) Allmänt om konferenser under 20 Målet är att öka antalet besökande och medlemmar samt att ge medlemmarna möjligheter att träffas för att utbyta erfarenheter och få nya influenser i olika frågor inom projekt som arbetsform. Aktiviteter: Projektverktygsdagen ( ) Projektforum 20 (oktober 20) Nordiskt forum för stora projekt tillsammans med Chalmers Utse årets projektledarbok Årsmöte 20 För att utveckla våra konferenser till att bli än mer välbesökta och med ett innehåll som ligger i framkant för att driva projekt som arbetsform framåt inrättas under året en fokusgrupp. Konferenserna skall ha en tydlig projektorganisation och planeras i god tid före varje event. SPF utser varje år årets projektledarbok. Årets projektledarbok utses sedvanligt av en jury bestående av läsglada, projektintresserade personer. Vi utser projektledarboken i början av året efter böckerna är utgivna. Boken skall vara på svenska av svensk författare. Stötta Island i deras ägarskap av Nordnet 20 vilket genomförs i november Kommunikation Allmän beskrivning av kommunikationsaktiviteter under 20 SPF ska under 20 fortsätta med utgivning av Projektvärlden och planerar att ha 4 utgåvor per år. Utgivningen görs tillsammans med tidningen Chef som bifogas tillsammans med projektvärlden. 11(17)

12 Produktion av tidningen sker i samarbete med Alinea förlag. Tidningen är viktig av olika skäl Tydlig medlemsförmån Kanal för våra konferenser Kanal för IPMA certifieringar Tydliggör föreningens syfte och förmedlar intressanta trender Ett sätt att skapa marknadsföringsutrymme för våra partners Vi bedömer det som mycket viktigt att hela tiden arbeta med utveckling och integration av olika kommunikationsvägar, såväl digitalt som papper. SPF fortsätter med arbetet att erbjuda effektiva och tillgängliga kommunikationskanaler till våra medlemmar samt även andra som är intresserade av projekt och projektledning. SPF hemsida och närvaro i olika sociala medier har varit framgångsrikt och under 20 kommer detta arbete att fortsätta. SPF är aktiva på: LinkedIn Facebook Twitter Bambuser SPF har en anställd kommunikatör som arbetar med kommunikationsfrågorna och då särskilt de digitala. Det är synnerligen viktigt för föreningens utveckling att dessa frågor får hög prioritet och synlighet Särskilda kommunikationsaktiviteter under 20. Under 20 skall en arbetsgrupp ta fram synlighetspolicy för SPF som bl a innehåller Vilka budskap vill vi förmedla och vilka begrepp vill vi förknippas med. Förslag till att utveckla nya tjänster och produkter och ta fram regelverk för dessa. Lägga ut ordlistan öppet. För att detta skall kunna ske måste vi ha ett forum som beslutar om befintliga och nya ord. Efter ett upprop har det kommit in ett antal intresserade. Detta bör kunna startas i början av Aktiviteter som hänger ihop med andra aktivitetsområden. 12(17)

13 SPF bör satsa på att utveckla digitala nätverk, men också ha en idé och policy för hur dessa skall hanteras och administreras. Detta hänger ihop med medlemsaktiviteter. En fokusgrupp kommer att starta med fokus på att diskutera vad bör en projektledare eller projektintressent veta, vilka trender och utvecklingar sker i framtiden (kort och lång sikt). Fokusgruppen kommer även att föreslå olika teman (per nummer eller för flera nummer) för t ex tidningen och konferenserna som beslutas av styrelsen. 5.5 Marknadsföring Detta är ett mycket viktigt område som måste utvecklas med ett antal aktiviteter. Målet med marknadsföringen är att göra SPF mer känt och få ett större genomslag för de idéer och värderingar som SPF står för när det gäller projekt som arbetsform. Ansvaret och genomförandet av marknadsföring och försäljning kommer att tydliggöras och drivas enligt en väl utvecklad marknadsplan som tas fram under 20. En ansvarig på kansliet såväl som en ansvarig i styrelsen för marknadsföringen kommer att utses. Många av aktiviteterna kommer att beröra flera av våra verksamhetsområden och kommer då att samordnas Särskilda aktiviteter under marknadsföring Under denna punkt finns ett antal aktiviteter som måste planeras som ett Business Case, dvs varför aktiviteten skall genomföras, sedan hur, när, K/I och av vem. För större aktiviteter skall det finnas någon i styrelsen som äger frågan. Adressera nya målgrupper, nå ut till större grupp Bygg och anläggningsindustri Internrevisorerna EU Intereg projekt, länsstyrelse och tillväxtverket som förvaltande myndigheter Alla som är intresserade av projekt inte endast projektledare Genomför en intressentanalys, vilka intressenter är intresserade av vad? (17)

14 o Utvärdering av partners o Utvärdering av medlemmar SPF skall betraktas som det ledande forumet utgöra första val för projekt intresserade Hur profilerar vi oss? Utveckla begreppet erkänd partner Lyft fram IPMA mycket tydligare o Vi tillhandahåller certifiering som innefattar de mjuka delarna på olika nivåer. SPF företräder projektledning och projektstyrning som profession i olika sammanhang Medlemmarna skall känna att de tillhör en grupp (SPF) o Starta t ex projektkontorsnätverk som Förmedlar vad som händer, utveckling Påverkar remisser Påverkar synen på projektets roll och status 6 Ekonomi Föreningens ekonomi har utvecklats positivt under 2012 med ett överskott på kr, vilket är en avsevärd förbättring jämfört med Budget för 20 ger ett överskott på ca kr baserat på en omsättning på kr. I budgeten har inte hänsyn tagits till alla de satsningar som finns beskrivna i våra verksamhetsplaner. Grovt kan föreningens verksamhet delas in i Certifiering som står för 60% av verksamheten, konferenser för 20% och medlemsavgifter för 20%. De olika aktiviter som skall genomföras kommer att beslutas löpande av styrelsen för att inte äventyra ekonomin i föreningen. Basen för sådana beslut är alltid ett business case. 7 Övriga aktiviteter Utarbeta alt komplettera följande; 14(17)

15 Rollbeskrivningar av ingående roller i föreningen Dokumentera processer och rutiner för olika uppgifter i föreningen. Beskriva etiska regler och värderingar Regler och värderingar för styrelsearbetet Mandat för resp person inom SPF Personalpolicy SPF har startat ett projekt för att effektivisera SPF verksamhet. Projektet avser såväl utveckling av arbetssätt som IT-system. 8 Genomförande plan 15(17)

16 Nr Aktiviteter Prio Start Slut Resurser Omfattn Ansv Varför 1 Slutföra effektiviseringsprojektet inkl IT-stöd och plattform baserad på en tydlig ITstrategi. 1 Q3-12 Q2-150 tim 200 Tkr KE Punkterna 1-6 avser nödvändiga aktiviteter för att föreningen och kansliet skall fungera bra. 2 Utveckla och fastställ organisation samt ta fram rollbeskrivningar av ingående roller i föreningen 3 Personalpolicy 1 RB 4 Ta fram personalhandbok 1 RB 5 Beskriv och fastställ mandat för resp person inom SPF 1 6 Dokumentera processer och rutiner för olika uppgifter i föreningen inkl dokumentstruktur för all dokumentation. 7 Utveckla medlemsavgifterna 1 Q1-8 Regler och värderingar för styrelsearbetet 1 Q1-11 Beskriva och fastställa etiska regler och värderingar inom föreningen Q1-12 Utöka kapaciteten med fler frivilliga 2 Q1- Frukostseminarier, ett i måndaden hos olika företag/leverantörer/spf 14 Lägga ut ordlistan öppet samt skapa en referensgrupp för att godkänna nya ord 15 Initiera omstart för registrering samt delta i workshop i april. 16 Fokusgrupp för trendspaning och idéer för tidning och konferenser 17 Adressera nya målgrupper för medlem, konferenser, certifiering 2 Q1-2 Q1-2 Q2-2 Q2-2 Q2-18 Utveckla och genomföra medlemsenkät 2 Q2- Q1- Q1-9 Frukostseminarier för certifiering 1 Q1-10 Redaktionsråd för tidningen 1 Q1- Q4- Q4- Q2- Q4- Q4- Q2- Q4- Q4- Q4- Q3-10 tim 0 EN Baserat på inkomen motion 10 tim 0 RB Förutsättning för styrelsearbetet KE Sälja certifieringar 35 tim KE Skapa ett bra innehåll tidningen 20 tim 0 P-OS Hygienfaktor KE CN 50 tim 100 Tkr styr kons 50 tim Skapar möjlighet att utveckla föreningen Skapa synlighet och medlemsnytta för SPF Få fler träffar på vår web. Skapa intresse för SPF. Utveckla säljkanal för certifiering Bredda intresset för föreningen, görs löpande med låg prio 100 tim 10 Tkr För att få input från medlemmarna om deras förväntningar och önskemål 16(17)

17 19 Utveckla tidningen och dess roll som budbärare av SPF vision 20 Utveckla, tema koncept och projektmodell för att driva konferenserna 21 Ta fram synlighetsplan, marknads- och kommunikationsplan (kan ev utföras av Claes med bistånd från styrelsen) 22 Börja bearbeta tidningar, tex IDG 3 23 Samarbete med DagensPS 3 24 Skapa nya allianser, tex Cordial 3 25 Allians med Projektnäring 3 26 Allians med Internrevisorerna 3 27 Allians med Sveriges Byggindustri (BI) 3 28 Allians med Interreg 3 29 Allians med BDO 3 30 Allians med PMI 3 31 Allians med Projectplace (PP) 3 32 Allians med Svenska Standardiserings 3 Instituter (SIS) 33 Ta fram nya aktiviteter/konferenser som medför intäkter 34 Starta nya nätverk 4 35 Webbaserade nätverksmöten 4 36 Syndikerad marknadsföring av Certifiering, 4 dvs vi marknadsför Certifiering i samarbete/samverkan med leverantörer/intressenter, tex ÅF, Canea, Tieto 37 Hantering av IPMA Delta (17)