Kommunikationsplan vid kris

Transkript

1 Antagen av kommunfullmäktige 13 juni 2002, 82 Reviderad av kommunfullmäktige 13 februari 2009, 4 Reviderad kommunfullmäktige 25 oktober 2012, 145

2

3 Innehåll 1 Kommunikationsplan för Arboga kommun Krisorganisation Mål för Arboga kommuns kommunikation Ledning och organisation av informationsgruppen Informationsgrupp Informationschef Webbansvarig Servicefunktion Upplysningscentral Informationskanaler Externt Internt För samband och kommunikation med andra myndigheter Informationsplatser WIS webbaserat informationssystem Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Omvärldsbevakning 10 5 Samverkan i länet 11 6 Utvärdering och övning Utvärdering Övning Så här går larmet 13 3

4

5 1 Kommunikationsplan för Arboga kommun Arboga kommuns kommunikation i samband med en allvarlig händelse eller en extraordinär händelse ska ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och media korrekt, snabb och begriplig information. Kommunens information samordnas av informationsgruppen. Räddningstjänstens information som berör kommuninvånarna samordnas med kommunens övriga information. 1.1 Krisorganisation I Arboga kommun finns en krisledningsnämnd, krisledningsgrupp, informationsgrupp och POSOM-grupp som kan kallas samman vid en allvarlig händelse eller extraordinär händelse. Alla grupper har olika roller vid en kris eller vid en större olycka. Denna plan gäller informationsgruppens arbete. Informationsgruppen har till uppgift att samordna den information som kommunen ansvarar för och i övrigt hänvisa till relevant information. 1.2 Mål för Arboga kommuns kommunikation Vid svåra påfrestningar på samhället som en allvarlig händelse eller extraordinär händelse och höjd beredskap ska kommunens information: lämnas snabbt vara korrekt och entydig vara lättbegriplig och upprepas vara målgruppsanpassad värna de drabbades integritet hänvisa till relevanta informationskanaler 5

6 2 Ledning och organisation av informationsgruppen Kommunchefen ansvarar för ledning och samordning av den kommunala informationen, externt och internt. Kommunchef fattar också beslut om när kommunikationsplanen ska tillämpas. För ledning av information som endast omfattar räddningstjänsten svarar Västra Mälardalens Kommunalförbund. 2.1 Informationsgrupp Informationsgruppen är sammansatt av ett antal personer i kommunen med kompetens inom informationsområdet. Informationsgruppen kallas in vid allvarliga händelser. Det operativa informationsarbetet leds av en utsedd informationschef. Informationsgruppen svarar för kommunens informationsverksamhet både internt och externt. Informationsgruppen samlas i Rådhuset, personalchefens rum och ska vid behov kunna arbeta skift dygnet runt. Informationsorganisationen består av: Informationschef Webbansvarig Servicefunktion Integrationshandläggare Upplysningscentral Informationschef Informationschefen är med i krisledningsgruppen och ansvarar för att: samordna kommunens information och kommunikation analysera behovet av informationsinsatser informationen når ut enligt uppgifter som krisledningsgruppen beslutat om upplysningscentralen har rätt bemanning upplysningscentralen får den information som gruppen behöver för att informera allmänheten webbansvarig får den information hon/han behöver för att fullgöra sin uppgift personalen i telefonväxeln blir informerad regelbundet i samråd med kommunchefen avgöra om ett presscenter ska upprättas media ges en god service utvärdering sker efter avslutad händelse I vardagen ansvarar informationschefen för att kommunen finns representerad i länets krisinformationsgrupp, samordnar träffar och utbildningar för informationsgruppen och att larmlistor hålls uppdaterade. Informationschefen ansvarar för att kommunens 6

7 kommunikationsplan vid krisledning hålls aktuell. Enklare revidering kan göras utan att planen på nytt måste antas av kommunfullmäktige. Ansvarig är informationschef Webbansvarig Webbansvarig ansvarar för att: ta fram information till kommunens webbplats, intranät, WIS, kommunens kanaler på sociala medier, flygblad, pressmeddelanden och andra aktuella informationskanaler förmedla information till Sveriges Radio Västmanland (P4) under rubriken Arboga kommun informerar dokumentera kommunens informationsinsatser och beslut som rör informationsområdet bevaka den information som publiceras i media och på externa webbplatser och förmedla till informationschefen Servicefunktion Servicefunktionen ansvarar bland annat för att: ordna lokaler och eventuell utrustning för presskonferenser och presscenter förmedla medias önskemål, exempelvis om intervjuer, till informationschefen Upplysningscentral Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för den externa informationen till allmänheten. Numret till upplysningscentralen är Upplysningscentralen ska: besvara telefonförfrågningar från allmänheten hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till sjukvård och polis ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från allmänheten till informationschefen 7

8 3 Informationskanaler Externt Kommunens webbplats Kommunens officiella Facebooksida Pressmeddelanden till media Sveriges radio P4 Västmanland Upplysningscentral (upprättas efter beslut av kommunchef och informationschef) Informationsblad Informationsplatser (se punkt 3.1.4) För information på andra språk anlitas Västmanlands Tolkservice. Utanför tjänstetid kan tolkhjälp begäras via SOS Alarm Internt Intranätet e-post telefon För samband och kommunikation med andra myndigheter Telefon E-post WIS (se punkt 3.1.5) Rakel - i situationer när telefon eller datakommunikation inte fungerar Informationsplatser Vid behov sprids information även genom bland annat flygblad, radio, affischering och särskilda informationsplatser. Arboga kommuns informationsplatser är: Rådhusets entrédörr (Smedjegatan 5) Stadsbiblioteket (Kapellgatan 19) Turistbyrån på Arboga station (Centrumleden 6) Om även Medåker och Götlunda berörs av händelsen upprättas informationsplatser vid Medåkers skola samt vid Götlunda skola. Kommunen kan utse fler informationsplatser beroende på händelse WIS webbaserat informationssystem WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsindelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. WIS tillhandahålls av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Med WIS kan aktörerna dela ledningsinformation med varandra för att snabbt få en samlad lägesbild vid en kris. Arboga kommuns informationsgrupp och krisledningsgrupp har tillgång till WIS. 8

9 3.1.6 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna och informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. Kommuner har behörighet att sända informationsmeddelande vid extraordinära händelser. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Kommunchef bedömer behovet att begära sändning av viktigt meddelande till allmänheten. Kontakt tas med SOS Alarm för sändning av meddelandet. 9

10 4 Omvärldsbevakning Vid större olycka/ extraordinär händelse krävs personal som följer utvecklingen i traditionell media, sociala medier, WIS med mera och informerar krisledningsgruppen om händelseutvecklingen. Kommunchef fattar beslut om informationsgruppen ska förstärkas med extra personal för detta. 10

11 5 Samverkan i länet Vid en långvarig händelse kan samverkan inom informations- och kommunikationsområdet i första hand ske med Kungsörs och Köpings kommun. Samverkan i länet sker genom U-Sam där länsstyrelsen, länets kommuner, räddningstjänstförbund, polisen, landstinget, SOS Alarm och Sveriges Radio P4 Västmanland ingår. Varje part har rätt att sammankalla U-Sam. Syftet med U-Sam är bland annat att skapa en samlad lägesbild och säkerställa att samverkan sker mellan myndigheter och organisationer som berörs av inträffade eller av framtida bedömda störningar. En viktig uppgift är att förmedla enstämmig information till allmänhet och media via det krisinformatörsnätverk som är kopplat till U-sam. I Krisinformationsnätverket ingår representanter från länets kommuner, landstinget, polisen och räddningstjänsten. U-Sam tar inte över respektive aktörs ansvar. Parterna deltar utifrån eget ansvar eller uppdrag. Länsstyrelsen ansvarar även för ett regionalt krishanteringsråd där andra samhällsviktiga aktörer ingår. 11

12 6 Utvärdering och övning 6.1 Utvärdering Efter en händelse där kommunens informationsgrupp har varit verksam ska arbetet utvärderas och granskas. Informationschefen tar initiativ och ansvarar för att utvärderingen kommer till stånd. Exempel på utvärderingsaktiviteter: insamling av material intervjuer av egen personal och samverkande analys av genomfört arbete och eventuellt föreslå förbättringar genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar med mera 6.2 Övning Informationsgruppen ska övas och utbildas varje mandatperiod. Informationschen ansvarar för att utbildning och övning genomförs. En planering för utbildning och övning inom krishantering ska finnas för varje mandatperiod med översyn inför varje nytt kalenderår. 12

13 7 Så här går larmet Olycka inträffar: 1. Larm går till SOS Alarm AB som larmar räddningstjänsten 2. Räddningstjänsten rycker ut. Ansvaret för akut information till allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar kontakt med Sveriges Radio P4 Västmanland. 3. Räddningsledaren vidarebefordrar information om olyckan/katastrofens omfattning till SOS Alarm som i sin tur kontaktar krisledningsgruppens chef och krisledningsnämndens ordförande enligt larmlista. 4. Räddningsledaren larmar om informationsstöd behövs från krisledningsgruppen under akutskedet. Större olycka, katastrof eller extraordinär händelse som inte går genom räddningstjänsten: 1. Förvaltningschef larmar kommunchef. 2. Kommunchef samråder med informationschefen om informationsinsatsens omfattning. 3. Informationschefen sammankallar informationsgruppen i de delar som behövs för insatsen. 13