Informationsplan för extraordinära händelser och andra allvarliga händelser

Transkript

1 (5) Informationsplan för extraordinära händelser och andra allvarliga händelser Antagen av: kommunfullmäktige SIG300 v c:\docume~1\jeasun~1\lokala~1\temp\mxlibdir\krisinformationsplan kf doc Senast ändrat:

2 (5) Informationsplan för extraordinära händelser och andra allvarliga händelser 1. Allmänt En stor del av kommunens hantering av en extraordinär händelse kan förväntas bestå av att möta det stora informationsbehovet, såväl intern information till anställda som extern information till drabbade, anhöriga och övriga kommuninvånare. Denna plan kompletterar därför kommunens ledningsplan för extraordinära händelser. 2. Mål Sigtuna kommuns information ska vara av sådan kvalitet att de drabbade, medier, kommuninvånare och anställda får en korrekt och aktuell bild av händelsen. Information ska ge drabbade bästa möjliga förståelse för situationen så att de kan agera därefter. 2. När planen ska användas Planen ska användas när krisledningsnämndens ordförande eller, vid förfall, dess vice ordförande har gjort bedömningen att kommunen står inför en extraordinär händelse. Planen kan även användas som ledningsstöd för att möta ett stort informationsbehov vid andra allvarliga händelser än de som definieras som extraordinära händelser (se avsnitt 3.1 och 3.2). 3. Organisation 3.1 Ansvar och ledning Vid extraordinära händelser ansvarar kommunens krissamordningsgrupp för kommunens information. Informationen följer, förutom denna plan, den inriktning för information som kan beslutas av krisledningsnämnden vid varje enskild händelse. Informationschefen utövar arbetsledning i förhållande till de personer som arbetar med kommunens information i olika funktioner. Hela eller delar av kommunens organisation för information vid extraordinära händelser kan även nyttjas för andra allvarliga händelser än extraordinära händelser. Det kan handla om en händelse som ställer en förvaltning under hårt informationstryck. Det kan också inträffa att en händelse drabbar flera olika förvaltningar och kräver samordnade informationsinsatser. Vid sådana händelser gäller ordinarie verksamhetssvar.

3 (5) 3.2 Att påkalla informationsstöd vid allvarliga händelser De verksamheter som har drabbats av en allvarlig händelse kan genom sin förvaltningschef framställa önskemål om central hjälp för att hantera informationsfrågor. Sådana önskemål ska i första hand framställas till informationschefen som i samråd med berörd förvaltningschef dimensionerar och organiserar det informationsstöd som ska lämnas. I andra hand kan framställan ske till de tjänstemän som ingår i kommunens krissamordningsgrupp eller till informationsstrategen. Det informationsstöd som lämnas står under ledning av förvaltningschefen och dennes ledningsgrupp. 3.3 Officiella talesmän Vid en extraordinär händelse utser kommunen lämpliga officiella talesmän Användandet av officiella talesmän innebär inte någon inskränkning av den grundlagsfästa meddelande- och yttrandefriheten som ger medarbetare möjlighet att till media uttala sin personliga åsikt utan att riskera att drabbas av kritik eller repressalier från sin arbetsgivare. 3.4 Funktioner och bemanning Dimensioneringen av de personella resurserna för informationshanteringen ska vara flexibel och styras av aktuellt behov. Förmåga till uthållighet ska finnas för händelser som kräver resurser även under en längre tid. Informationschefen ansvarar för bemanning och rekrytering till nödvändiga funktioner. Samråd ska ske med respektive verksamhetschef som förutsätts bidra med personella resurser. Vid en extraordinär händelse ska följande funktioner kunna bemannas. Mediaenhet. Enheten ger service åt medierna, tar emot frågor och förfrågningar, ordnar pressmeddelanden och presskonferenser. Analysenhet. Enheten ska bedöma vilken typ av information olika grupper behöver, analyserar fortlöpande händelseutvecklingen, olika aktörers insatser samt bilden av krisen i media. Upplysningscentral. Denna är en förmedlande länk mellan kommunen och allmänheten, svarar på allmänhetens frågor, informerar om kommunens beslut och åtgärder. Upplysningscentralen fångar upp informationsbehov utifrån och förmedlar till kommunens krissamordningsgrupp. Webben. Enheten ansvarar för att snabbt och kontinuerligt uppdateras vid en kris. Intern information. Enheten ansvarar för att kommunens anställda kontinuerligt får information om händelseutvecklingen. Producerande enhet. Enheten producerar texter, bilder, statistik, bakgrundsmaterial, kartor etc.

4 (5) Dokumenterande enhet. Enheten ansvarar för att viktiga beslut och informationsåtgärder noteras i kronologisk följd, sparar utgående och inkommande information. Flerspråkig service. Enheten utses att fungera som länk till modersmålslärarna och språklärare i händelse av att information måste ges på olika språk. 3.5 Listor och rutiner Larmlistor för att kalla in personer i olika funktioner ska finnas upprättade och hållas uppdaterade. Förteckning av informationskanaler samt kontaktuppgifter ska finnas upprättade och hållas uppdaterade. Uppdragsbeskrivning för de olika funktionerna vid extraordinära händelser ska finnas. Rutiner och förberedd lokal för anordnande av presskonferenser ska finnas. Efter varje inträffad extraordinär händelse eller annan allvarlig händelse ska planen utvärderas och vid behov revideras. Även om Sigtuna kommun inte drabbas av någon sådan händelse ska planen ses över en gång per mandatperiod. Informationschefen ansvarar för dessa uppgifter. Information om rutiner och tillgång till listor ska finnas tillgänglig för kommunens krissamordningsgrupp. 4. Övriga utgångspunkter 4.1 Riktlinjer I dokumentet Riktlinjer för information och kommunikation i Sigtuna kommun (KS04/ ) har fem honnörsord slagits fast. Vår information ska vara snabb, aktiv, tillgänglig, öppen och saklig. Vid extraordinära händelser och andra allvarliga händelser innebär dessa honnörsord följande. Snabb: Vid extraordinära händelser ska Sigtuna kommun kontakta medierna så snart någonting inträffat. Det innebär att kommunen kanske inte har så mycket mer att säga än att detta har hänt, vi återkommer med mer information inom kort. Aktiv: Vid extraordinära händelser ska kommunen hela tiden analysera bilden av krisen i media och agera omedelbart om faktafel föreligger. Sigtuna kommun ska hela tiden analysera vilka de vanligaste frågorna är och ge svar på dem i lämpliga kanaler. Att vara aktiv innebär också att försöka förutse informationsbehov att aktivt tänka ett steg före.

5 (5) Tillgänglig: Vid extraordinära händelser ska Sigtuna kommuns information vara lätt att hitta och lätt att förstå. Det innebär att förstasidan på används som löpsedel för krisen, och att sidan förses med länkar till andra dokument med bakgrundsmaterial, bilder, uttalanden från ansvariga, statistik etc. Det innebär också att vi är tillgängliga på telefon. Det kan också innebära att företrädare för kommunen kan behöva finnas på plats på olika ställen för att ge muntlig information. Öppen: I händelse av kris ska Sigtuna kommuns information upplevas som öppen. Det innebär att kommunen ska vara villig att ta upp nya aspekter, att vara snabb och villig att svara på frågor, att redovisa vilka överväganden vi gjort. Om kommunen haft några egna intressen som styrt besluten, ska de redovisas. Saklig: Vid extraordinära händelser ska Sigtuna kommuns information bygga på fakta. Inga spekulationer eller obekräftade uppgifter får förekomma. Det innebär att vi i varje situation lämnar ett så uttömmande svar som möjligt, men aldrig förleds att tro eller förutspå något. 4.2 Samordning av informationsflöden När en kris uppstår, uppstår ett stort informationsflöde. Sigtuna kommun ska därför. se till att samtalen hamnar rätt. Genom enkel och tydlig information om vilka uppgifter olika myndigheter har samt hur man kan kontakta dem undviker vi att få samtal som inte till hör Sigtuna kommuns ansvarsområde. ha uppsikt på frågorna. De vanligaste frågorna ska enkelt kunna besvaras genom olika kanaler, exempelvis telefonsvarare och webben. vara aktiva i förhållande till media. Människor har många frågor i händelse av kris. Kommunen ska kontinuerligt förse media med information som efterfrågas av många. På detta sätt ska behovet för den enskilde att söka information på egen på egen hand minimeras. samverka med andra myndigheter, företag och föreningar i kommunen. När flera olika aktörer är inblandade ska kommunen verka för att ansvarsområden klargörs samt att de olika aktörerna håller varandra uppdaterade. Kommunen ska i dessa sammanhang verka för att informationen ska bli entydig. Vid behov kan kommunens krissamordningsgrupp utse en person som särskilt ska arbeta för en samordnad information.