Sammanfattning Serviceförvaltningen har tagit fram en reviderad krisledningsplan med anledning av förändringar inom förvaltningen.

Transkript

1 Malmö stad Serviceförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Lars-Göran Lindh Planeringssekreterare LarsGoran.Lindh@malmo.se Tjänsteskrivelse Krisledningsplan för serviceförvaltningen SN Sammanfattning Serviceförvaltningen har tagit fram en reviderad krisledningsplan med anledning av förändringar inom förvaltningen. Förslag till beslut Servicenämnden föreslås besluta att godkänna den reviderade krisledningsplanen för servicenämnden. Beslutsunderlag Krisledningsplan för servicenämnden beslutad Tjänsteskrivelse krisledningsplan 2015 Beslutsplanering Servicenämndens arbetsutskott Servicenämnden Ärendet Med anledning av organisatoriska och personella förändringar inom serviceförvaltningen finns behov att revidera förvaltningens krisledningsplan. Till krisledningsplanen hör också följande fem bilagor, som hålls aktuella av förvaltningen: Bilaga 1: Larmlistor Bilaga 2: Ledningslokal Bilaga 3: Checklistor Bilaga 4: Behörigheter i Generalen Bilaga 5: Checklista för mediekontakter Malmö stad Bilaga 1(respektive affärsområde samt förvaltningens krisledning) uppdateras var tredje månad av förvaltningens beredskapssamordnare. Övriga bilagor uppdateras vid behov. Ansvariga Carina Tempel, servicedirektör SIGNERAD

2 Krisledningsplan SERVICEFÖRVALTNINGEN Fastställd av servicenämnden: Ansvarig: Förvaltning: Version: Carina Tempel, förvaltningsdirektör Serviceförvaltningen 1.1

3 Innehållsförteckning Krisledning inom serviceförvaltningen... 3 Vad är en kris?... 3 Det svenska krishanteringssystemets grundläggande principer... 3 Varför en krisledningsplan?... 3 När används krisledningsplanen?... 4 Anpassad krisledningsorganisation... 4 Extraordinära händelser (EOH) Fullskalig krisledningsorganisation... 4 Vilket är målet för en krisledningsinsats?... 4 Krisledningsorganisation och aktivering... 5 Serviceförvaltningens krisledningsorganisation... 5 Strategisk krisledning... 5 Stödfunktioner... 5 Operativ krisledning... 6 Aktivering av krisledningsorganisation... 6 Inlarmning... 6 Larmfunktionen Uppgifter och bemanning... 7 Förvaltningsdirektör... 7 Ansvar och uppgifter... 7 Krisledningsgrupp... 7 Befattningar... 7 Ansvar och uppgifter... 8 Stödfunktion - Kommunikation... 8 Befattningar... 8 Ansvar och uppgifter... 8 Stödfunktion - Analysstöd... 9 Befattningar... 9 Ansvar och uppgifter... 9 Stödfunktion Administrativt stöd... 9 Befattningar... 9 Ansvar och uppgifter Lokaler och utrustning Dagbok Avslut Utvärdering och revidering Bilagor Bilaga 1 Larmlistor Bilaga 2 Ledningslokal Bilaga 3 Checklistor Bilaga 4 Behörigheter i Generalen Bilaga 5 Checklistor för mediekontakter Malmö stad Krisledning inom serviceförvaltningen Malmö Stad

4 Krisledning inom serviceförvaltningen Vad är en kris? En kris är en händelse som utsätter en organisation för sådana påfrestningar att verksamheten inte kan bedrivas som vanligt. Vid en kris kan den normala ledningsorganisationen behöva ersättas med en speciell krisledningsorganisation. Exempel på krissituationer som kan inträffa och beröra serviceförvaltningen: Malmö stads stadsnät slås ut till följd av tekniska problem. Naturkatastrofer som storm eller översvämningar som i hög grad drabbar kommunens fastigheter och dess verksamhet. Omfattande eller upprepade bränder i kommunens fastigheter som leder till stora ekonomiska, personella eller verksamhetsmässiga konsekvenser. Det svenska krishanteringssystemets grundläggande principer Det finns tre viktiga principer att ta hänsyn till när det gäller hanteringen av kriser i samhället. Ansvarsprincipen den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar vid kris. Ansvarsprincipen innebär också ett ansvar för varje aktör att samverka med andra. Likhetsprincipen organisationen som hanterar krisen ska efterlikna ordinarie organisation så långt det är möjligt. Närhetsprincipen en kris ska så långt det är möjligt hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Varför en krisledningsplan? Krisledningsplanen är en i förväg överenskommen strategi för att kunna hantera kriser större som mindre. Syftet med denna krisledningsplan är att den verksamhet som förvaltningen bedriver under normala förhållanden också ska kunna bedrivas i ett krisläge. Med hjälp av denna plan ska krisledningsarbetet komma igång snabbt och på ett ordnat sätt. Den ska också lägga grunden för uthållighet vid ett utdraget krisläge. Det är dock viktigt att poängtera att en krissituation är en komplex situation som ställer stora krav på individers flexibilitet och kreativitet. Denna krisledningsplan är därför avsedd att tillämpas i den mån det är möjligt och är alltså inte tänkt att fungera som ett exakt regelverk. 3 Krisledning inom serviceförvaltningen Malmö Stad

5 När används krisledningsplanen? Denna krisledningsplan kan användas i olika krislägen hos serviceförvaltningen: Anpassad krisledningsorganisation Vid vissa störningar eller allvarliga händelser inom serviceförvaltningen bör krisledningsorganisationen anpassas efter händelsens art och omfattning. Detta kan i praktiken innebära att endast berörda delar av krisledningen aktiveras. Exempel på situationer där det kan vara aktuellt med en anpassad krisledningsorganisation: Återkommande skadegörelse och anlagda bränder i eller i anslutning till verksamhetens lokaler, som medför risk för liv och hälsa. Intensiv mediebevakning, vilken påverkar förtroendet för och driften av förvaltningens verksamhet. Ryktesspridning och/eller förtroendekris. En allvarlig händelse som drabbar någon/några av förvaltningens verksamheter. Extraordinära händelser (EOH) Fullskalig krisledningsorganisation En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen (Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap). En extraordinär händelse kräver en fullskalig krisledningsorganisation. Malmö stads centrala krisledningsorganisation beslutar om när en händelse ska betraktas som extraordinär. Serviceförvaltningens krisledningsorganisation fungerar då istället som utförare. Exempel på indikatorer på extraordinär händelse: Naturkatastrofer, t.ex. omfattande oväder. Svåra störningar i infrastrukturen. Långvarig el-, vatten- och fjärrvärmeavbrott. Epidemi/Pandemi. Vilket är målet för en krisledningsinsats? När en organisation ställs inför en kris är det viktigt att alla fokuserar sina insatser mot samma mål. Det kan handla om: Att minska konsekvenserna av inträffad händelse. Att säkerställa förtroendet för och driften av den kommunala verksamheten. Att vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer. Att ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information. När serviceförvaltningens krisledningsorganisation aktiveras ska tydliga mål formuleras för vad organisationen ska åstadkomma i just denna situation. 4 Krisledning inom serviceförvaltningen Malmö Stad

6 Krisledningsorganisation och aktivering Serviceförvaltningens krisledningsorganisation Förvaltningsnivå Strategisk ledning Förvaltningsdirektör Krisledningsgrupp Stödfunktioner Information och kommunikation Analysstöd Administrativt stöd Operativ ledning Stadsfastigheter Kommunteknik Kommuntjänster Skolrestauranger Strategisk krisledning På förvaltningsnivå är det förvaltningsdirektören som leder och fattar beslut i frågor av övergripande och strategisk karaktär såväl i krisläge som i normalläget. Till sin hjälp har förvaltningsdirektören en krisledningsgrupp. Krisledningsgruppen omfattar samma funktioner som förvaltningens ledningsgrupp gör i normalläget, vilket alltså även inkluderar förvaltningsdirektören. Krisledningsgruppen kan beroende på händelsens karaktär bestå av hela eller delar av ledningsgruppen. Förvaltningsdirektören avgör sammansättningen utifrån krisens art och omfattning. I ett krisläge ska kontinuerlig information om händelseutvecklingen ges till nämnden. Förvaltningsdirektören ansvarar för att detta sker. Stödfunktioner Tre stödfunktioner är kopplade till krisledningsgruppen. Dessa funktioner ska stödja förvaltningsdirektören och krisledningsgruppen i krisledningsarbetet: Kommunikationsstöd Analysfunktion Administrativt stöd Dessa tre stödfunktioner aktiveras alltid när denna krisledningsplan tas i bruk. 5 Krisledningsorganisation och aktivering Malmö Stad

7 Analys- och administrativa stödfunktionerna bemannas av funktionsansvarig efter samråd med krisledningsgruppen. Kommunikationsstödet ska oavsett situation alltid vara fullt bemannad. Om en situation kräver fler och större insatser än vad krisledningsgruppen och stödfunktionerna kan bistå med så kan det bli aktuellt att ta hjälp av Malmö stads centrala krisledningsorganisation. Denna nås enklast via Malmö stads larmfunktion, tel: Funktionsansvarig för respektive stödfunktion ansvarar för att samordna de kompetenser som behövs för att stödfunktionen ska kunna fungera optimalt. Arbetet ska ske förebyggande så att funktionen är redo att aktiveras vid ett skarpt läge. Operativ krisledning Affärsområdescheferna ansvarar för det operativa krisledningsarbetet i respektive del av verksamheten. Aktivering av krisledningsorganisation Förvaltningsdirektören, eller dennes ersättare, tar beslut om aktivering av krisledningsorganisationen i serviceförvaltningen. Tjänsteman i beredskap (TIB) ska alltid meddelas att krisledningsgruppen aktiverats och varför. Inlarmning Krisledningsorganisationen kallas in efter förvaltningsdirektörens direktiv enligt särskilda larmlistor som finns på sydkris.malmo.se/larmlistor. Inlarmning av krisledningsgruppen sker genom Malmö stads larmfunktion som aktiverar berörd förvaltnings/förvaltningars automatiska larmlista. Krisledningsgruppen ska vara verksam senast två timmar efter aktivering. Kommunikationsfunktionen larmas in av funktionsansvarig samtidigt som krisledningsgruppen. Övriga stödfunktioner larmas in av funktionsansvariga efter samråd i krisledningsgruppen eller efter beslut av förvaltningsdirektören. Larmfunktionen Malmö stads larmfunktion är en kontaktväg in till Malmö stads centrala krisledningsorganisation. Via larmfunktionen kan förvaltningarna begära stöd i form av krishantering. Larmfunktionen har till uppgift att larma in en krisledningsorganisation vid behov. Förvaltningens krisledningsorganisationen kan emellertid aktiveras utan hjälp av larmfunktionen, men i sådana fall bör larmfunktionen informeras om att så har skett. Larmfunktionen är bemannad dygnet runt och nås direkt på tel (Nås även alternativt via SOS Alarm 112). 6 Aktivering av krisledningsorganisation Malmö Stad

8 Uppgifter och bemanning Förvaltningsdirektör Förvaltningsdirektören utser vem som, vid en viss tidpunkt, är ställföreträdande förvaltningsdirektör. Ansvar och uppgifter Förvaltningsdirektören har det övergripande ansvaret för förvaltningens krisledning. Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i och efter ett krisläge: Beslut om att aktivera krisledning. Initiera inlarmning av krisledningsgrupp och kommunikationsfunktion. Informera nämndens ordförande - föredra lägesbild. Informera stadsdirektör och larmfunktionen. Beslut om att avsluta krisledningsorganisationen. Detaljerade checklistor presenteras i bilaga. Krisledningsgrupp Befattningar Krisledningsgruppen leds av förvaltningsdirektören eller av den vid tidpunkten utsedd ställföreträdande förvaltningsdirektör. Utöver denne ingår följande befattningar: Ekonomichef HR-chef Chef för kanslifunktionen (funktionsansvarig administrativt stöd) Affärsområdeschef, stadsfastigheter Affärsområdeschef, kommuntjänster Affärsområdeschef, kommunteknik Affärsområdeschef, skolrestauranger Kommunikationschef (funktionsansvarig för information och kommunikation) Utvecklingschef (funktionsansvarig för analysstöd) Beredskapssamordnare Säkerhetssamordnare För att garantera uthålligheten i förvaltningens krisledningsorganisation behövs ersättare. Funktionen administrativt stöd ansvarar för att utse ersättare och utarbeta schema. 7 Malmö Stad

9 Ansvar och uppgifter Krisledningsgruppen utgör förvaltningsdirektörens stöd i den strategiska ledningen av krisledningsorganisation. Nedan anges några viktiga strategiska uppgifter i ett krisläge: Fastställa mål för krisledningen. Leda och fördela arbetet inom krisledningsorganisationen. Funktionsansvariga för analys- respektive funktionen för administrativt stöd, som efter samråd med krisledningsgruppen larmar befattningar Besluta om budget för händelsen inom ramen för antagen delegation Samverka med andra aktörer i krisen. Föra dagbok/logg i Generalen. Detaljerad checklista presenteras i bilaga. Stödfunktion - Kommunikation Befattningar Kommunikationschef (funktionsansvarig) Kommunikatör Huvudansvar extern kommunikation Kommunikatör Huvudansvar intern kommunikation Ansvar och uppgifter Detta är en stödfunktion till förvaltningsdirektören och krisledningsgruppen. Funktionen ska ge följande stöd: Informera kommunväxeln samt receptioner Medie- och omvärldsanalyser. Publicera information på malmo.se. Förbereder presskonferenser pressunderlag m.m. Pressmeddelanden. Ta emot och koordinera samtal från medierna. Publicera information på Komin. Informera internt om krisledningsorganisationens uppdrag och aktiviteter. Stöd till affärsområdescheferna för intern information. Stöd till medborgarkontor i dess roll som informationscenter för medborgare att besöka eller ringa! Samordna viktiga budskap med andra aktörer. Föra dagbok/logg i Generalen. Samordning med kommunikatör i beredskap (KIB). Detaljerad checklista presenteras i bilaga. 8 Uppgifter och bemanning Malmö Stad

10 Stödfunktion - Analysstöd Befattningar Analysfunktionen leds av funktionsansvarig. Exempel på befattningar som kan ingå i funktionen är: Utvecklingschef (funktionsansvarig) Controller HR-konsult Beroende av händelsens art och omfattning kan olika kompetenser behövas. För att garantera uthålligheten i förvaltningens krisledningsorganisation behövs ersättare. Funktionen administrativt stöd ansvarar för att utse ersättare och utarbeta schema. Ansvar och uppgifter Detta är en stödfunktion till förvaltningsdirektören och krisledningsgruppen. Funktionen ska ge följande stöd: Skapa lägesbild Nuläge; vad har hänt hittills? Analyser av alternativ händelseutveckling nu, idag, imorgon, nästa vecka? Föra dagbok/logg i Generalen. Detaljerad checklista presenteras i bilaga. Stödfunktion Administrativt stöd Befattningar Funktionen administrativt stöd leds av funktionsansvarig utsedd ur krisledningsgruppen. Exempel på befattningar som kan ingå i funktionen är: Chef för kanslifunktionen (funktionsansvarig) Kontaktperson för IT och telefoni. Kontaktperson för lokalfrågor. Medarbetare från receptionen. HR-konsult. HR-assistent. Beroende av händelsens art och omfattning kan funktionen behöva kompletteras med ytterligare kompetenser/resurser. För att garantera uthålligheten i förvaltningens krisledningsorganisation behövs ersättare. Funktionen ansvarar för att utse ersättare och utarbeta schema. 9 Uppgifter och bemanning Malmö Stad

11 Ansvar och uppgifter Detta är en stödfunktion till förvaltningsdirektören och krisledningsgruppen. Funktionen ska ge följande stöd: Frigöra och iordningsställa möteslokaler för krisledningsorganisationen. Utarbeta schema för och bemanna krisledningsorganisationens stödfunktioner. Kalla in och registrera tjänstgörande personal. Organisera telefonservice i inledningsskedet besvara inkommande telefonsamtal från allmänheten. Ordna dryck, fika, mat till inkallad personal. Ge teknisk support. Anpassa sändlistor för krisens information. Kalla till avlastande samtal för personal som tjänstgjort. Föra dagbok/logg i Generalen. Detaljerad checklista presenteras i bilaga. 10 Uppgifter och bemanning Malmö Stad

12 Lokaler och utrustning Ordinarie ledningslokal och reservledningsplats för krisledning redovisas i bilaga. Här framgår också tillgången till utrustning. Dagbok Varje krisledningssituation ska dokumenteras. Detta sker genom att föra dagbok där tidpunkt, beslut och aktiviteter dokumenteras. För detta finns ett IT-baserat dagbokssystem Generalen som nås via adressen sydkris.malmo.se. I Generalen finns olika alternativ för publicering av information beroende på vilka som ska få tillgång till den. För att få åtkomst till systemet måste respektive användare ha ett användar-id och lösen. I bilaga redovisas vilka befattningar som har åtkomst till Generalen. Om Generalen av något skäl inte kan användas ska skriftlig dagbok föras. Mall för dagbok finns i bilaga. Avslut Beslut om att avsluta krisledningsorganisation fattas av förvaltningsdirektör eller dennes för tillfället utsedda ställföreträdare. Utvärdering och revidering När en krisledningsorganisation varit aktiverad ska organisationens sätt att hantera händelsen utvärderas. Utvärderingen ska göras av extern aktör. Detta utgör ett underlag för revidering av krisledningsplanen. Denna krisledningsplan ska ses över årligen. Även vid större organisatoriska eller andra förändringar som kan påverka planens innehåll skall planen genomgås. Detta ansvarar serviceförvaltningens beredskapssamordnare för. 11 Bilagor Malmö Stad

13 Bilagor Bilaga 1 Larmlistor Bilaga 2 Ledningslokal Bilaga 3 Checklistor Bilaga 4 Behörigheter i Generalen Bilaga 5 Checklistor för mediekontakter Malmö stad 12 Bilagor Malmö Stad