Handlingsplan för kris och extraordinära händelser för social- och äldreomsorgsförvaltningen

Transkript

1 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR AN 2013/322 1 (2) HANDLÄGGARE Berit Heidenfors Berit.heidenfors@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Handlingsplan för kris och extraordinära händelser för social- och äldreomsorgsförvaltningen Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden antar Handlingsplan för kris och extraordinära händelser för social- och äldreomsorgsförvaltningen såsom handlingsplan i kris för äldreomsorgsnämndens ansvarsområde. Bakgrund Enligt lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (LXO) skall varje kommun ha en handlingsplan för extraordinära händelser för varje mandatperiod. Förvaltningen ska även ha en kontinuitetsplanering för beredskap för allvarlig kris. I planeringen ingår övning. Handlingsplan för äldreomsorgsnämnden rörande extraordinär händelse antogs den 14 mars 2007 (ÄN 2006/ ). Planen reviderades under 2007 (SN 2007/ ) och 2009 (ÄN 2009/40.142). Förvaltningens synpunkter Föreliggande handlingsplan är en reviderad upplaga. Planen reviderades senast De gjorda förändringarna beror på ändringar i social- och äldreomsorgsförvaltningens ledningsstruktur. Planen innehåller de områden som bör uppmärksammas i en extraordinär händelse. Den innehåller de föreskrivna punkterna rörande ledningsfunktion, information, prioriterade områden samt kontinuitetsplanering. De områden som är de prioriterade områden överensstämmer med Socialstyrelsens riktlinjer. Vid planerade IT- och telefoniavbrott är det viktigt att ha lång framförhållning så att förvaltningen hinner planera för att rätta åtgärder vidtas. Detta räknas inte som en extraordinär händelse men kan utvecklas till en sådan. Om en sådan utveckling sker träder handlingsplanen in. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Kvalitetsenheten Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 6tr Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB social@huddinge.se

2 TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR AN 2013/322 2 (2) Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Berit Heidenfors Utvecklingsledare Bilaga Handlingsplan vid kris eller extraordinära händelser för social- och äldreomsorgsförvaltningen Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, säkerhetssamordnare Lena Vilmar

3 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN 1 (7) Handlingsplan vid kris eller extraordinära händelser för social- och äldreomsorgsförvaltningen Sammanfattning Handlingsplanen är förvaltningens plan för att hantera och leda kriser inom socialnämndens och äldreomsorgsnämndens ansvarsområden. Planen innehåller mål och inriktning vid en kris eller extraordinär händelse, prioriterad verksamhet med lägsta godtagbara nivå samt lednings- och informationsförhållanden. Syfte och mål Handlingsplanen syftar till att förbereda och underlätta samordning och information inom social- och äldreomsorgsförvaltningen när en kris eller extraordinär händelse inträffar. Förvaltningens målsättning är att upprätthålla prioriterade verksamheter och fullgöra socialtjänstens ansvar i kris samt att möjliggöra snabb återgång till normal verksamhet. Bakgrund Enligt lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting (LXO) ska varje kommun ha en handlingsplan för extraordinära händelser för varje mandatperiod. Definition En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala och innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner. En kris eller extraordinär händelse uppstår ofta hastigt, mer eller mindre oväntat och utan någon längre förvarning. Situationen kräver snabba beslut, nödvändig koordinering och koncentrerade insatser från flera instanser. Extrem väderlek kan vara en extraordinär händelse och långvarigt elavbrott, speciellt vintertid, en annan. Det beror på hur många människor som blir drabbade och vilka funktioner som blir lidande.

4 2 (7) Krishanteringssystemets principer Regeringen, länsstyrelserna och kommunerna har ett geografiskt områdesansvar på nationell, regional respektive lokal nivå. Det geografiska områdesansvaret innebär att det på varje nivå i samhället ska finnas en aktör som är ansvarig för att samordning kommer till stånd bland de inblandade aktörerna i området både inför, under och efter en kris. Kommunerna utgör stommen i krishanteringssystemet och grundläggande principer för svensk krishantering är: Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska ansvara för verksamheten även under krissituationer. Likhetsprincipen Verksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad på samma sätt under krissituationer som under normala förhållanden. Närhetsprincipen Krisen ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Kommunens ansvar Kommunen har det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp de har behov av. Detta ansvar gäller även vid kriser och extraordinära händelser och inbegriper även personer som tillfälligt vistas i kommunen. Kommunen har ansvar för att de kommunala verksamheterna fungerar med så få störningar som möjligt och att de som vistas i kommunen kan känna sig trygga. Kommunen ansvarar även för samordning av säkerhetsarbetet inom sitt eget geografiska område. Kommunallagen och övriga lagstiftning som gäller för socialtjänst och kommunal hälso- och sjukvård gäller för verksamheten även vid kris. Kommunen har ett planerings- och övningsansvar för kriser och extraordinära händelser vilket innefattar att samverka med andra aktörer och ha upparbetade informationskanaler. I varje nämnds verksamhetsansvar ligger ett ansvar för att göra risk- och sårbarhetsanalys för att tydliggöra risker och förbättringsområden inom den egna verksamheten.

5 3 (7) Kommunens krisledning Krisledningsnämnden beslutar om en händelse är extraordinär och aktiverar kommunens krisledningsgrupp som är den operativa ledningen i kommunen under händelsen. Kommunstyrelsen är Huddinge kommuns krisledningsnämnd. Krisledningsnämnden kan ta över de vanliga kommunala nämndernas och styrelsernas uppgifter och besluta om omfördelning av resurser. Krisledningsgruppen består av kommundirektör, förvaltningscheferna samt chef för servicekontoret, kansli-, kommunikations-, personal-, utvecklingsoch ekonomichef. Risk- och sårbarhetsanalyser Huddinge kommun har under åren 2006 till 2008 genomfört risk- och sårbarhetsanalyser inom tolv riskområden utifrån kommunens geografiska områdesansvar. Arbetet har genomförts med stöd av ett IT-verktyg, IBERO, som tillhandahållits av länsstyrelsen. Kommunfullmäktige har i juli 2009 utifrån genomförda analyser fattat beslut om förbättringsåtgärder inom kommunens ansvarsområde. Årlig genomgång av kommunens övergripande risk- och sårbarhetsanalys har därefter skett inklusive åtgärder. Nya analyser har genomförts utifrån smittat vatten med Cryptosporidium samt avbrott i vatten/dricksvattenförsörjning i stora delar av Huddinge. Efter beslut i kommunstyrelsen rapporteras analyserna till länsstyrelsen och till miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Social- och äldreomsorgsförvaltningen vid kris Krisberedskap och krishantering inom socialtjänsten och kommunal hälsooch sjukvård utgår från ordinarie krav på säkerhet och uthållighet och från verksamhetens planering för att kunna upprätthålla befintlig verksamhet samt hantera tillkommande uppgifter. Det finns med andra ord inga undantag för detta område verksamheten måste bedrivas och dessutom ha förmåga att hantera tillkommande uppgifter. Ansvaret att bedriva verksamhet gäller även för sådan verksamhet som kommunen genom till exempel avtal överlåtit till annan utförare. Verksamhet kan dock behöva bedrivas på en lägre nivå än ordinarie verksamhet och omprioriteringar kan bli nödvändiga. Vid en kris eller extraordinär händelse kan personer som inte annars är i behov av förvaltningens insatser få behov av dessa. Till exempel kan äldre, hemlösa och missbrukare som vanligtvis klarar sig utan stöd från samhället i en extraordinär händelse bli beroende av hjälp. Om samhället inte fungerar

6 4 (7) normalt blir därför troligen effekten att socialtjänsten kommer att få ett utökat ansvarsområde. Vid svåra olyckor eller händelser som påverkar personer som vistas i kommunen har förvaltningen ett ansvar att ordna med psykosocialt omhändertagande av drabbade. Ansvaret kallas POSOM (psykosocialt omhändertagande) och individ- och familjeomsorgen (IFO) i förvaltningen ansvarar för POSOM-organisationen. Förvaltningens ledning alternativt kommunens krisledning bedömer behovet och beslutar om att aktivera organisationen. Organisationen baseras på den ordinarie linjeorganisationen inom IFO. För mer information se Plan vid extraordinära händelser(ks 2011/ ). Ledning av social- och äldreomsorgsförvaltningen Förvaltningens chef beslutar när förvaltningens ledning vid kris ska inkallas. O m förvaltningens chef inte finns tillgänglig ersätts denna av: 1. biträdande förvaltningschef 2. verksamhetschef funktionshinder - utförare 3. verksamhetschef äldreomsorg - utförare Ledningsgruppen består av ordinarie ledningsgrupp med ersättare samt personer med vissa funktioner. Funktioner, roller och arbetssätt regleras i Plan för kris SÄF ledningsgrupp. Ledningsgruppens uppgifter är att: Övergripande leda samt samordna insatser av tillgängliga resurser samt vidta de åtgärder som behövs så att resurser kan ställas till de prioriterade verksamheternas förfogande. Organisera och ansvara för ett effektivt samband mellan olika ansvarsområden. Verkställa beslut fattade av kommunens krisledning som berör socialoch äldreomsorgsförvaltningen. Vara förbindelselänk mellan kommunens krisledning och social- och äldreomsorgsförvaltningen. Vid behov informera fackliga företrädare, framför allt skyddsombuden.

7 5 (7) Ansvara för uppföljning av vidtagna åtgärder. Informera socialnämndens och äldreomsorgsnämndens ordförande Information I Huddinge kommun är det i första hand kommunens krisledning eller av dem utsedd person som ger information till allmänheten och eller anställda. Inom social- och äldreomsorgsförvaltningen är kommunikationschef ansvarig för att leda och samordna informationsarbetet riktat till anställda, brukare, kunder och anhöriga. Tjänstgörande chefer ansvarar för information till sina medarbetare och berörda av verksamheten för vilken denne ansvarar. Krisinformationens kännetecken är snabbhet, öppenhet, korrekthet och samarbete. Se vidare i Krisinformationsplan för Huddinge kommun. Kommunikationsansvarig ska stödja förvaltningen i det interna informationsarbetet genom att: Anpassa informationsfunktionens arbete utifrån situationen. Genomföra samordnad information till anställda i social- och äldreomsorgsförvaltningen Fungera som länk till kommunikationschefen i kommunen. Det är av stor vikt att kommunikationsplanen är väl känd i organisationen så alla känner till informationsvägarna i kris. Planen skall finnas hos alla ansvariga chefer på alla nivåer såväl digitalt som i pappersform. Utbildning och övning av chefer och personal där även informationskanalerna prövas är nödvändig. Prioriterade områden inom förvaltningen Följande områden inom social- och äldreomsorgsförvaltningens verksamhetsområde är prioriterade och ska fortgå vid en kris: Boenden enligt SoL och LSS Personlig assistans Insatser i ordinärt boende inkl nattpatrull Ekonomiskt bistånd Myndighetsutövning Hälso- och sjukvård

8 6 (7) Kost Varje prioriterad verksamhet ska ha en handlingsplan uppbyggd utifrån det specifika området. Planen ska innehålla dels uppgifter om hur och på vilken nivå verksamheten ska upprätthållas vid kris. Planerna är uppbyggda utifrån funktion och varje chef inom prioriterade verksamheter är ansvarig för att en plan finns för den egna enheten. Förutom handlingsplanen ska alltid larmlistor med aktuella telefonnummer till personal och vid behov till brukare eller kunder och eller anhöriga finnas på varje enhet. Dessa ska uppdateras vid behov och minst två gånger per år. Det är viktigt att all personal känner till planerna och hur man skall agera i händelse av kris. Planerna skall finnas både digital och i pappersform i en krispärm. Krispärmen skall finnas tillgänglig på ett för personalen känt ställe på varje enhet. Ansvar för prioriterad verksamhet som utförs av annan Verksamhet inom prioriterade områden som bedrivs av annan utförare, främst inom hemtjänst och boenden som drivs på entreprenad, har ansvar att bedriva den prioriterade verksamheten även vid kris. Detta förhållande är reglerat i avtal med de flesta av de privata aktörerna och vid förnyelse av avtal strävar förvaltningen efter att alla utförare behåller sitt ansvar vid kris och även deltar i av kommunen initierade krisövningar. Förvaltningens ledning skall ha kännedom om hur andra utförare hanterar prioriterade verksamheter vid allvarligare kris. Kommunen är dock alltid ansvarig för att de som vistas i kommunen får sina behov tillgodosedda. Verksamhet som inte är prioriterad Verksamhet som inte är prioriterad skall fortgå i kris om det är möjligt men personal inom dessa verksamheter kan av ledningsgruppen omdisponeras till prioriterad verksamhet. Ansvariga chefer inom dessa verksamheter ska ha uppdaterade larmlistor på personal. Dokumentation Krisen ska dokumenteras för att underlätta lägesbild och beslutsfattande under krisen och säkerställa möjligheter till utvärdering och lärande efter krisen.

9 7 (7) Alla planer ska innefatta hur krisens förlopp ska dokumenteras. Obligatoriska uppgifter är vilka beslut som fattats, vilka som deltagit i beslutet och tidpunkt för det. Kontakter med myndigheter, organisationer, företag eller andra ska dokumenteras. Krishanteringen ska diarieföras under eget diarienummer. Ansvar, uppföljning och kontinuitetsplanering Förvaltningschef ansvarar för att utbildning och övning genomförs regelbundet i förvaltningen, dock minst en gång per år, samt att kontinuitetsplanering genomförs. Nämndernas handlingsplan vid kris uppdateras en gång per mandatperiod. Verksamhetscheferna är ansvariga för att planerna är kända i organisationen. Revidering och uppföljning av handlingsplaner ingår i ordinarie arbete med verksamhetsplanering och intern kontroll. Ansvarig för det är ansvarig chef. Ansvaret omfattar uppdatering av planerna minst en gång per år eller vid behov. Ansvaret omfattar också att vara väl informerad om gällande övergripande krisledningsplaner och handlingsplaner. All personal har ett ansvar för att hålla sig väl informerade om planer som gäller på arbetsplatsen. Larmlistor uppdateras två gånger per år, till jul- och sommarsemester.