LEDNINGSPLAN Vid kriser och extraordinära händelser Kommunledningsförvaltningen Februari 2016

Transkript

1 LEDNINGSPLAN Vid kriser och extraordinära händelser Kommunledningsförvaltningen Februari 2016 Antagen av kommunfullmäktige

2 Innehåll INLEDNING... 3 KRISHANTERINGENS GRUNDPRINCIPER... 3 REVIDERING... 3 ORGANISATION VID KRISER... 4 KRISHANTERING I TRE LÄGEN... 4 Störning... 4 Allvarlig händelse... 4 Extraordinär händelse... 4 KRISLEDNING ANPASSNING AV ORDINARIE LEDNING... 5 Verksamhetens krisledningsgrupp... 5 Kommunens krisledningsgrupp... 5 Krisledningsnämnd... 5 UPPGIFTER FÖR KRISLEDNINGSGRUPPEN... 6 Information... 6 Service... 6 Tekniskt ledningsstöd... 6 Analys och samverkan... 6 CENTRAL STÖDFUNKTION... 7 POSOM... 7 LARMRUTINER... 8 INKALLELSE... 8 TJÄNSTEMAN I BEREDSKAP, TIB... 8 LOKALER OCH UTRUSTNING... 9 UTBILDNING OCH ÖVNING AVSLUT AVVECKLING DEBRIEFING ERFARENHETSGENOMGÅNG BILAGOR

3 Inledning Varje kommun ska enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap upprätta en plan för hantering av extraordinära händelser. Med en extraordinär händelse avses en situation som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller landsting. Ledningsplanen behandlar endast hantering av kriser i fredstid. Regeringen kan besluta om höjd beredskap om Sverige är i krigsfara enligt lagen (1996:1470) om totalförsvar och höjd beredskap. Vid höjd beredskap ska planen kompletteras med nödvändiga åtgärder. Planen beskriver övergripande hur Karlskrona kommuns krisledningsarbete fungerar vid kriser och extraordinära händelser och utgör ramarna för organisationens samlade krisberedskap. Som komplement finns kommunövergripande beredskapsplaner för specifika händelser som till exempel oljeskydd och pandemi. Det finns också verksamhetsspecifika beredskapsplaner som bidrar till att säkerställa att kommunen under alla omständigheter kan upprätthålla en acceptabel servicenivå. Krishanteringens grundprinciper Det svenska krishanteringssystemet har tre grundprinciper som styr krisberedskapen och hanteringen av kriser och extraordinära händelser. Principerna styr även krishanteringen inom Karlskrona kommun. o Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden också har det under krissituationer. o Likhetsprincipen innebär att verksamhetens organisation och lokalisering under normala förhållanden ska fungera på liknande sätt under krissituationer. o Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Revidering Ledningsplanen med tillhörande bilagor skall revideras minst en gång per mandatperiod. Säkerhetschefen ansvarar för att revideringen genomförs. 3

4 Organisation vid kriser Krishantering i tre lägen Beroende på krisens art kan allvarlighetsgraden skifta från störning, allvarlig händelse till extraordinär händelse. Det konstaterade krisläget är avgörande för vilka funktioner i organisationen som ska aktiveras. SANNOLIKHET STÖRNING ALLVARLIG HÄNDELSE EXTRAORDINÄR HÄNDELSE KONSEKVENS Störning En händelse som innebär en störning i ordinarie verksamhet hanteras inom ramen för ordinarie verksamhet i berörd förvaltning eller bolag. Allvarlig händelse En allvarlig händelse är en situation som berör flera verksamheter och kan kräva centrala bedömningar och prioritering av insatser. En allvarlig händelse kräver stöd och samordning på central nivå men krisledningsnämnden behöver inte aktiveras. Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en situation som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens krisledningsorganisation utan kräver central samordning och krisledningsnämnd. 4

5 STÖRNING ALLVARLIG HÄNDELSE EXTRAORDINÄR HÄNDELSE ANSVARIG NÄMND KOMMUNSTYRELSEN AU KRISLEDNINGSNÄMND VERKSAMHETENS KRISLEDNINGSGRUPP KOMMUNENS KRISLEDNINGSGRUPP CENTRAL STÖDFUNKTION VERKSAMHET Krisledning anpassning av ordinarie ledning Vid en kris kan den ordinarie ledningsorganisationen behöva anpassas och förstärkas för att öka krishanteringsförmågan. Beroende på typ av händelse och krav på åtgärder ska en anpassning av krisledningsorganisationen ske fortlöpande. Verksamhetens krisledningsgrupp Vid en kris ligger ledningsansvaret kvar hos den verksamhet som har ansvaret under normala förhållanden. Varje förvaltning och bolag ska ha en egen krisledningsplan/beredskapsplan som är förenlig med denna ledningsplan för att kunna tillgodose effektiv krishantering. Kommunens krisledningsgrupp Karlskrona kommuns centrala krisledningsgrupp aktiveras i de fall en kris inte kan hanteras av den drabbade verksamheten på ett tillfredställande sätt. Krisledningsgruppen leder den kommunala verksamheten och värderar vilka resurser som ska avsättas, såväl ekonomiska som personella, för att hantera händelsen. Vid allvarliga och extraordinära händelser blir krisledningsgruppen, under ledning av kommundirektören, en beredningsgrupp till kommunstyrelsens allmänna utskott alternativt till krisledningsnämnden. Den centrala krisledningsgruppen består av kommundirektören, kommunikationschefen, HRchefen, säkerhetschefen, chefen för drift- och serviceförvaltningen samt räddningschefen. Krisledningsgruppen utökas därefter med ledamöter beroende på händelsens art. Krisledningsnämnd Alla kommuner skall ha en krisledningsnämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. Krisledningsnämnden är en politiskt sammansatt grupp, som består av de personer som ingår i kommunstyrelsens allmänna utskott och dess ersättare. Vid extraordinära händelser kan krisledningsnämnden besluta att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder. Nämnden utgör den strategiska ledningen och beslutar i frågor av principiell och övergripande karaktär. Nämndens befogenheter styrs av lagen (2006:544) om extraordinära händelser samt reglementet för krisledningsnämnden som utgör styrdokument vid extraordinära händelser där lagens intention förtydligas. 5

6 Uppgifter för krisledningsgruppen Gruppens storlek och sammansättning anpassas efter händelsens art och omfattning och kan delas in i fyra övergripande uppgifter: Information, service, analys och samverkan samt tekniskt ledningsstöd. Det är ansvarig chef som ska tillse att krisledningsgruppen bemannas och anpassas efter händelsens behov av åtgärder. Vid större händelser bör en stabschef utses för att bistå ansvarig chef. TEKNISKT LEDNINGSSTÖD ANALYS, SAMVERKAN SERVICE INFORMATION Information Behovet av information är mycket stort oavsett om det är en störning, allvarlig händelse eller extraordinär händelse. Kommunikationschefen leder informationsarbetet och stöttar berörd verksamhet eller kommunens centrala krisledningsgrupp. Arbetet drivs med utgångspunkt från kriskommunikationsplanen samt kommunikationsavdelningens ordinarie rutiner och planer. Service Uppgifter inom service innefattar allmänt administrativt stöd med ansvar för både personalfrågor och uthållighet, dokumentation av händelsen samt försörjning av organisationen. I uppdraget ingår också att göra ekonomiska underlag, inköp och beställningar. Tekniskt ledningsstöd Att ha fungerande tekniskt ledningsstöd är en förutsättning för mycket av krishanteringsarbetet. Uppgifterna omfattar uppbyggnad och underhåll av ledningsstöd som telefoni, radiokommunikation (Rakel), telefax, datorer och e-post. Analys och samverkan Att analysera händelsen och samverka med andra aktörer innebär även att skapa lägesbild, bearbeta information och upprätta handlingsplaner. Identifiera problemställningar, analysera den egna verksamhetens agerande och ha det långsiktiga perspektivet är ytterligare några uppgifter. 6

7 Central stödfunktion För att underlätta och effektivisera krisledningsarbetet oavsett händelsens omfattning ska en centralt sammansatt stödfunktion kunna aktiveras. Stödets huvudsakliga uppgifter blir att hantera delar av service och tekniskt ledningsstöd och syftar till att avlasta berörd verksamhet samt bidra till en mer effektiv och uthållig krisledning. Genom att använda en stödfunktion blir bland annat dokumentationen enhetlig och uppföljningsarbetet underlättas. Är det en händelse som enbart påverkar en verksamhet ska stödfunktionen bistå ansvarig chef. Vid allvarlig eller extraordinär händelse kopplas stödfunktionen istället till kommundirektören och kommunens centrala krisledningsgrupp. Stödfunktionen bemannas i första hand av medarbetare från kanslienheten. Säkerhetschefen är ansvarig för att personer i stödfunktionen fått utbildning, övats samt har tillgång till skriftliga rutiner. Kanslichefen ansvarar för att på begäran utse personer till stödfunktionen. POSOM Kommunen har en beredskap för psykosocialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer (POSOM), det är socialchefen som har det övergripande ansvaret. I december 2015 tog kommunfullmäktige beslut om ny organisation och ansvarsfördelning för det psykosociala omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer. Det innebär att en styrgrupp för samordning skapas och att rutiner tas fram för hur det operativa arbetet ska organiseras. 7

8 Larmrutiner Inkallelse Kommundirektören säkerställer att kommunstyrelsens ordförande är informerad om händelsen och kommunstyrelsens ordförande beslutar om händelsen bedöms som extraordinär och kräver att krisledningsnämnden ska träda i funktion. Kommundirektören eller kommunstyrelsens ordförande beslutar om inkallelse av kommunens krisledningsgrupp och/eller krisledningsnämnd ska ske. Övriga kommunala verksamheter ansvarar för egna rutiner och metoder för inkallelse av den egna krisledningsorganisationen. Inträffade händelser kan inledningsvis vara svåra att avgöra om de är att betrakta som extraordinära och om de kräver en full inkallelse. Huvudregeln bör vara att hellre aktivera organisationen en gång för mycket än en gång för lite. Om händelsen efteråt visar sig vara av mindre karaktär blir inkallelsen ändå en bra övning och erfarenhet. Tjänsteman i beredskap, TiB Tjänsteman i beredskap är en första larmmottagare utanför kontorstid och syftar till att underlätta kontaktvägar, samarbete och för att snabbt komma igång med arbetet vid kriser eller extraordinära händelser. TiB gör en första bedömning av läget och informerar berörda verksamheter inom kommunen enligt särskilda larmrutiner beroende på händelse. Räddningschef i beredskap (RCB) hos Räddningstjänsten Östra Blekinge bemannar funktionen Tjänsteman i beredskap (TiB) åt Karlskrona kommun. 8

9 Lokaler och utrustning Vid kriser och extraordinära händelser finns särskilda lokaler förberedda för krisledningsorganisationen. Enligt likhetsprincipen ska organisationens lokalisering så långt det är möjligt vara på den plats som den är under normala förhållanden. Krisledningsnämnden 1. Kommunstyrelsens sessionssal 2. Affärsverken, Norra Smedjegatan (Reservkraft finns) Centrala krisledningsgruppen 1. Ruthensparre a)ellida b)freden c)enigheten 2. Lektionssalen, Brandstationen/ Vattenverket, Lyckeby (Reservkraft finns) Är flera förvaltningar i behov av samma lokaler behöver samordning ske. I vissa lokaler i Ruthensparre har kommunens centrala krisledningsgrupp företräde. Särskilda krav ställs på lokalernas lokalisering och utrustning för att kunna fungera som ledningsrum under en längre period. Ett lämpligt ledningsrum bör ha; o Tillgång till hjälpmedel för kommunikation: telefon, dator, fax, skrivare, white board och kontorsmaterial o Tryggad elförsörjning o Närhet till utrymmen för mat, hygien och vila 9

10 Utbildning och övning Förtroendevalda och personal inom Karlskrona kommuns krisledningsorganisation ska enligt lagen (2006:544) om extraordinära händelser kontinuerligt utbildas och övas för att klara de uppgifter som de ställs inför vid extraordinära händelser. Syftet med utbildning och övning i krishantering är att stärka organisationens förmåga att hantera kriser och extraordinära händelser och därmed säkerställa att kommunen under alla omständigheter upprätthåller en acceptabel kommunal servicenivå. För att få kontinuitet och sammanhang i utbildnings- och övningsverksamheten behöver kunskap och förmåga hela tiden byggas upp. Genom att öka komplexiteten över tiden stärks organisationens krishanteringsförmåga successivt. Denna uppbyggnadsperiod ska följa mandatperioden. SVÅRIGHETSGRAD KUNSKAP OCH FÖRMÅGA ÅR En verksamhets krav på innehåll och frekvens av utbildningar och övningar i krishantering varierar och måste anpassas till målgruppens ansvar och behov. Det finns flera fördelar med att samordna utbildningar och övningar både internt och med andra externa aktörer och ska göras i så stor utsträckning som möjligt. Ansvaret för utbildning och övning för kommunens centrala krisledningsgrupp och krisledningsnämnd har säkerhetschefen. Behovet av utbildningar och övningar för kommunens övriga verksamheter ska initieras av verksamhetsansvarig och planeras i samråd med säkerhetschefen. 10

11 Avslut Efter den akuta krishanteringen behövs metoder för avveckling och erfarenhetsgenomgång för att verksamheten ska kunna återgå till det normala och säkerställa att viktiga erfarenheter tas tillvara. Avveckling Vid en extraordinär händelse inleds en avvecklings- och återställningsfas då krisledningsnämnden eller kommunfullmäktige beslutar att en extraordinär händelse inte längre föreligger och behovet av krisledningsnämnd inte längre finns. Ordinarie ansvar och befogenheter återgår då till respektive nämnd och förvaltning. När beslut om avslut och återgång till normal organisation har fattats ska följande beaktas: o att avvecklingen sker successivt, framförallt kriskommunikationen o att överlämning av personal till ordinarie tjänstgöring föregås av dialog om behov av ledighet, information och/eller debriefing o att dokumentation av händelsens avslutas och diarieförs o att krishanteringsinsatsen utvärderas Debriefing Debriefing och avlastningssamtal är metoder som används för individer eller grupper som har varit utsatta för onormalt påfrestande händelser. Syftet är att reducera stressreaktioner, att påskynda återhämtningsprocessen och identifiera de personer som är i behov av ytterligare stöd. Ju tidigare åtgärder i form av psykologisk bearbetning sätts in efter en traumatisk händelse, desto lägre är risken att varaktiga psykiska besvär utvecklas. Ansvarig chef ska se till att personal får det stöd de behöver. Erfarenhetsgenomgång För att ta tillvara viktiga erfarenheter från en kris eller extraordinär händelse ska en utvärdering av krisledningsorganisationens hantering av händelsen påbörjas snarast efter den direkta krisen. Ansvaret för att erfarenheter tas tillvara har samtliga inblandade och utvärderingens omfattning avgörs av händelsens art. Vid allvarliga händelser och extraordinära händelser utser kommundirektören utvärderare. För att göra en heltäckande erfarenhetsgenomgång ska följande beaktas: o samla in materiel i form av dokument, loggbok och redovisningar o intervjua personal som har deltagit i krisledningsarbetet o samla in synpunkter från samverkande myndigheter och organisationer o gör en översyn av behov av revideringar av planer, utbildningar eller övningar o gör en ekonomisk utvärdering av händelsen 11

12 Bilagor För att säkerställa tillgången på senast uppdaterad version av bilagorna kommer de att finnas tillgängliga via Intranätet. 1. Krisledningsnämndens reglemente 2. Kriskommunikationsplanen 12