Krisledningsplan STYRDOKUMENT. Område Styrning och ledning Fastställd KF 178/11. Program Program för skydd och säkerhet Giltighetstid Tills vidare

Transkript

1 STYRDOKUMENT Krisledningsplan Område Styrning och ledning Fastställd KF 178/11 Program Program för skydd och säkerhet Giltighetstid Tills vidare Plan Riktlinje Krisledningsplan Reviderad/Uppdaterad Tjänsteföreskrift Diarienummer KS 53/10

2 2 Krisledningsplan 1. Inledning Denna plan bör tillämpas vid samhällsstörningar och extraordinära händelser som kräver samverkan mellan olika aktörer och där resurser eller information behöver samordnas. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning (eller överhängande risk för allvarlig störning) i viktiga samhällsfunktioner och som kräver brådskande insatser av kommunen. Vid en extraordinär händelse uppstår en situation som kan kännetecknas av: akut behov av beslut flera verksamhetsområden berörs stort behov av samordning av kommunala åtgärder stort informationsbehov till kommunanställda och kommuninvånare stort samverkansbehov med andra myndigheter/organisationer Händelsen kan komma att innebära fara för, eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller annan omfattande materiell skada, och kan beröra flera av kommunens förvaltningar, vilket innebär behov av ledning och samordning. Utmärkande för en extraordinär händelse är också att den utlöser stor aktivitet hos massmedia eftersom den räknas som en nyhet. Exempel på extraordinär händelse i Kramfors kommun skulle kunna vara höga flöden, omfattande snöoväder, omfattande och långvarigt elavbrott, allvarlig kemolycka eller pandemi. 1.1 Krishanteringssystemet Förutom att vi måste kunna ta hand om vardagliga olyckor måste vi också kunna klara kriser som drabbar stora delar av samhället. Tre principer är centrala i vårt krishanteringssystem: ansvarsprincipen likhetsprincipen närhetsprincipen Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en viss verksamhet under normala fredstida förhållanden, har motsvarande ansvar för verksamheten under svåra samhällsstörningar och vid extraordinära händelser. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets lokalisering och organisation så långt det är möjligt ska vara densamma såväl under normala förhållanden som under samhällsstörning eller extraordinär händelse. Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Vid samhällsstörningar som kräver samverkan kan krisledningsplanen helt eller delvis aktiveras, utan att krisledningsnämnden behöver träda i kraft. Politiska beslut tas i ordinarie nämnder.

3 3 Vid extraordinär händelse då krisledningsnämnden aktiveras, har denna mandat att överta samtliga nämnders befogenheter. Krisledningsnämnden beslutar då om vilka verksamhetsområden de behöver överta, utifrån vad situationen kräver. Kommunen har ett geografiskt områdesansvar, vilket innebär att den skall verka för att olika aktörer samverkar vid en extra-ordinär händelse och att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer samordnas inom kommunens geografiska område. 1.2 Syfte Syftet med krisledningsplanen är att säkerställa kommunens ledning av olika insatser som behövs vid samhällsstörningar och extraordinära händelser och som kommunens ordinarie organisation inte förväntas kunna klara av att hantera. Ledningsplanen skall underlätta för att ledningsarbetet snabbt ska komma igång på ett ordnat och effektivt sätt. 1.3 Mål Kommunen har god förmåga att hantera en extraordinär händelse, d v s att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa samhällsviktig verksamhet som måste upprätthållas. Övergripande mål: Kommunen skall vid samhällsstörningar verka för att gemensamma insatser vidtas för att hantera krisen. Kommunen skall då även verka för att information till allmänheten samordnas. Kommunen skall vid extraordinära händelser ha förmåga att kunna leda, samordna, prioritera och informera. Resultatmål: Inom fyra timmar skall kommunen vid en extraordinär händelse ha påbörjat samordnad ledning. 2. Larmning 2.1 Principer för larmning Samhällsstörning. Vid allvarlig händelse som medför samhällsstörning som bedöms ha längre varaktighet, eller för kommuninnevånarna större betydelse, kan kommunens krisledningsstab kallas in. Krisledningsplanen aktiveras då på initiativ av kommunchefen/stabschefen eller (i dennes frånvaro) av dennes ersättare. Extraordinär händelse. När krisledningsnämnden bedömt en händelse som extraordinär skall kommunens krisledningsstab kallas in. Vid samhällsstörning eller överhängande fara för samhällsstörning eller extraordinär händelse skall kommunchefen/stabschefen larmas (vid frånvaro larmas ersättare enligt larmlista). Denne avgör om krisledningsstaben skall kallas in.

4 4 Kommunchefen/stabschefen ansvarar för att initiera larmning till krisledningsstab, krisledningsnämnd och övriga berörda. Samråd skall därför alltid ske med kommunchefen/stabschefen innan larmning initieras (vid kommunchefens/stabschefens frånvaro sker samråd med dennes ersättare). Utifrån den bedömning som görs om krisens karaktär och omfattning kallas berörda förvaltningschefer samt eventuella stödfunktioner in för beredskap eller stabsarbete. Om en händelse inträffar eller hotar att inträffa, som medför att kommunens krisledningsorganisation, eller delar av den, träder i funktion skall kommunen ge länsstyrelsen lägesrapporter och information om händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt om vidtagna och planerade åtgärder. 2.2 Larmning - krisledningsstaben Var och en som får kännedom om en händelse eller om en överhängande fara som motiverar att krisledningsstaben bör aktiveras kontaktar omedelbart kommunchefen/stabschefen (vid frånvaro kontaktas dennes ersättare). Var och en i krisledningsstaben som får kännedom om en händelse som motiverar att krisledningsstaben bör aktiveras har ansvar att initiera krisledningsstaben och aktivera denna plan, om både kommunchefen/stabschefen och dennes ersättare är frånvarande. 2.3 Larmning krisledningsnämnden Kommunchefen/stabschefen (eller dennes ersättare) larmar krisledningsnämndens ordförande (vid frånvaro sker larmning enligt larmordningslista). Om en ledamot i krislednings-nämnden är den som först nås av larmet, kontaktar denne genast krisledningsnämndens ordförande. Krisledningsnämndens ordförande (vid frånvaro dennes ersättare) beslutar om övriga i krisledningsnämnden skall inkallas. Var och en i krisledningsnämnden som får kännedom om en händelse som motiverar att krisledningsnämnden bör aktiveras har ansvar att larma ordföranden. Vid frånvaro av både ordförande och vice ordförande har var och en i krisledningsnämnden i ansvar att initiera krisledningsorganisationen och aktivera denna plan. 2.4 Larmlista Larmlista skall finnas tillgänglig för all personal i krisledningsstaben, krisledningsnämndens ledamöter samt hos räddningstjänsten och länsstyrelsen. Den skall finnas tillgänglig i pappersform på ledningsplatsen och på reservledningsplatsen.

5 5 3. Kommunens ledning, organisation och ansvar 3.1 Krisledningsorganisation Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Stabschef Analys Information Lägesbild Dokumentation Service Kommunens krisledningsstab består av en central krisledningsgrupp som i sin tur har ett antal stödfunktioner till förfogande; analys, information, lägesbild, dokumentation och service. Krisledningsnämndens, krisledningsgruppens, stabschefens och de olika stödfunktionernas tänkta uppgifter finns beskrivna i funktionskort. Krisledningsorganisationens medlemmar finns beskrivet i ett särskilt dokument som kan ändras av kommunchefen/stabschefen. Det finns också en särskild larmlista som ska uppdateras två gånger/år, ansvarig för detta är beredskapshandläggaren. 3.2 Krisledningsnämnd Kommunstyrelsen utgör vid en extraordinär händelse kommunens krisledningsnämnd och har delegerat ansvaret att utgöra krisledningsnämnd till kommunstyrelsens arbetsutskott (KsAu). Krisledningsnämnden har det politiska ansvaret då extraordinär händelse har inträffat i kommunen. För krisledningsnämndens reglemente, se bilaga 1. Krisledningsnämndens ordförande, eller i dennes frånvaro vice ordförande, kallar in krisledningsnämnden och fattar beslut om en händelse ska bedömas som extraordinär och om krisledningsnämnden skall träda i funktion. För att krisledningsnämnden skall träda i funktion krävs dock att någon händelse bedöms som extraordinär eller hotar att bli det, det vill säga en händelse där det finns behov av skyndsamma insatser och snabba beslutsvägar. När krisledningsnämnden aktiveras skall ett formellt beslut dokumenteras. Krisledningsnämndens uppgift är att tolka kommunens roll vid en extraordinär händelse. Den skall fatta övergripande och principiellt viktiga beslut som anger ramarna för krisledningsstabens operativa arbete och avsikten med insatsen. Krisledningsnämnden ansvarar för: att fatta övergripande beslut om inriktning, samordning eller prioritering av samhällsverksamheten på kommunens verksamhetsområde

6 6 att besluta om verksamhetens mål och inriktning att företräda kommunen utåt och ge en samlad bild av läget till allmänheten i samråd med kommunikationschef och kommunchef/stabschef att besluta när åtgärderna kan få betydande ekonomiska konsekvenser att fatta beslut när viktiga samhällsfunktioner störs, när väsentliga miljövärden hotas eller förstörs eller när betydande enskilda intressen skadas att fatta beslut om om att begära stöd från samt samverkan med externa aktörer efter krav/behov att fatta principiella beslut om hjälp till enskild att besluta om resurser vid mera omfattande behov samt ställa ekonomiska resurser till förfogande 3.3 Krisledningsgruppen Kommunchefen/stabschefen beslutar om krisledningsgruppens omfattning, vilka stödfunktioner, externa experter eller andra personer som skall knytas till krisledningsgruppen. Till krisledningsgruppens förfogande står de centrala stödfunktionerna dokumentation, information, analys, lägesbild service, POSOM o s v. Uppgifter och instruktioner för dessa finns i speciella funktionskort. Avrapportering sker vid krisledningsgruppens sammanträden. Utöver dessa funktioner kan uppgiftsanpassade stödgrupper komma att utses. Krisledningsgruppens ansvar skiljer sig något vid samhällsstörning och vid extraordinär händelse. Ansvar vid samhällsstörning Krisledningsgruppen har vid samhällsstörningar i ansvar att samordna kommunens operativa verksamhet i samråd med berörda förvaltningschefer. Beslutsrätten ligger kvar i ordinarie nämnd och förvaltning. Vid samhällsstörningar ansvarar krisledningsgruppen för: att samordna ledningsarbetet planläggning och framförhållning att samordna kommunens resurser samt vidta åtgärder så att de kan ställas till förfogande samt rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis extern och intern samverkan extern och intern information enligt informationsplan svara för uppföljning av vidtagna åtgärder Kommunchefens/stabschefens ansvar vid samhällstörning: att kalla in personal till staben att sammankalla och leda stabsorienteringar att fördela arbetsuppgifter och samordna arbetet i krisledningsstaben att genomföra föredragningar

7 7 Ansvar vid extraordinär händelse Krisledningsgruppen är vid en extraordinär händelse krisledningsnämndens operativa ledningsorgan. Vid en extraordinär händelse ansvarar krisledningsgruppen för: kommunens operativa ledning verkställa fattade beslut av krisledningsnämnden utarbeta beslutsunderlag till krisledningsnämnden att samordna kommunens resurser samt vidta åtgärder så att de kan ställas till förfogande samt rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis extern och intern samverkan extern och intern information enligt informationsplan svara för uppföljning av verksamheten och av vidtagna åtgärder Kommunchefen/stabschefen utgör länken mellan krisledningsstaben och krisledningsnämnden. Kommunchefen/stabschefen bär kommunens operativa ansvar och leder insatserna inom ramen för de politiska besluten, fattade av krisledningsnämnden. Kommunchefen/stabschefens ansvar vid extraordinär händelse: att omsätta krisledningsnämndens beslut i order att leda och samordna arbetet i krisledningsstaben att besluta om och leda stabsorienteringar att genomföra föredragningar 3.4 Avlösning Krisledningsgruppen skall ges möjlighet till avlösning. Vid avlösning skall stabsgenomgång genomföras. Kommunchefen/stabschefen eller dennes ersättare sammankallar stabsmedlemmarna för stabsorientering innehållande nulägesbild samt planerad verksamhet. 4. Kommunens ledningsplats 4.1 Lokaler Krisledningsstabens ledningsplats finns i kommunstyrelsens sammanträdesrum i kommunhuset, Kramfors. Ledningsplats i reserv finns på brandstationen Kramfors. Stödfunktioner som stabsadministration (dokumentation, lägesbild, servicefunktion, analysfunktion och information) och upplysningscentral lokaliseras i utrymmen i kommhuset specificerade i särskilt dokument. 5. Dokumentation Dokumentation skall ske löpande i hela krisledningsorganisationen; krisledningsnämnden (vid extraordinär händelse), krisledningsstaben samt i respektive stödfunktion. I dagboken skall händelseförlopp och fattade beslut med mera dokumenteras. Dokumentationen skall ske i i lämpligt format och i tillämpliga delar överföras till WIS, Webbaserat InformationsSystem. Reservsystem med

8 8 blanketter skall kunna användas om datasystemet inte fungerar. Blanketter skall förvaras i den för ledningsrummet särskilt i ordningsställda beredskapslådan. 6. Ekonomi I en krissituation (både vid samhällsstörningar och extraordinära händelser) är det viktigt att hålla en strikt kontroll av ekonomiska åtaganden, som lätt kan bli mycket stora i en besvärlig situation. Vid samhällsstörningar fattas formella finansieringsbeslut av ordinarie nämnder och förvaltningschefer. Vid extraordinära händelser fattas formella finansieringsbeslut av krisledningsnämnden för de olika åtaganden som kan vara nödvändiga att göra, om dessa inte är av obetydlig omfattning. Kostnader för den kommunala krisledningens verksamhet redovisas på ett konto för att tydligt kunna följa upp beslut och åtgärder. Kommunstyrelsen avgör ersättningsbelopp. 7. Samverkan Samhällsstörningar och extraordinära händelser kännetecknas av att många aktörer är involverade och beroende av varandra. Krisledningsstaben tar initiativ till samordning av insatser från myndigheter, organisationer och företag som verkar i kommunen Räddningstjänsten, Landstinget, Länsstyrelsen, Polisen med flera. I kommunen finns ett lokalt krishanteringsråd med aktörer som kan bli viktiga samarbetsparter vid extraordinära händelser. Aktörer som är extra viktiga att ta kontakt med vid olika händelser finns listade med kontaktuppgifter i separat dokument. 8. Avveckling av krisledningsorganisationen Ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen skall gälla så långt som möjligt, med hänsyn till vad situationen tillåter. Krisledningsorganisationen skall därför avvecklas så snart som möjligt, med hänsyn till rådande förhållanden. Krisledningsnämnden skall så snart som möjligt besluta om att övertagna uppgifter skall återgå till ordinarie nämnd, med hänsyn till rådande situation. Beslutet skall återrapporteras till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kan också besluta om att avveckla krisledningsnämnden. Krislednings-nämndens arbete avslutas i samband med att beslut fattas om nämndens avveckling. Då återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden övertagit till ordinarie nämnd Samverkande aktörer skall informeras om avvecklingen så snart som möjligt. När krisledningsstaben avvecklats skall dagböcker och dokument arkiveras. Utvärdering skall påbörjas snarast. Ansvarig för att detta görs är kommunchefen och beredskapshandläggaren i samverkan.

9 9 9. Kvalitetssäkring av krisledningsplan 9.1 Ansvar för ledningsplatsens funktionalitet Kommunstyrelsen ansvarar för ledningsplatsen, reservledningsplatsen samt för lokaler och utrustning för krisledningsstabens stödfunktioner. Ledningsplatsen och reservledningsplatsen skall vara utrustade med reservkraft. Nödvändig utrustning och funktioner skall underhållas och kontrolleras. För detta ansvarar: Reservkraft Krambo testkör varannan månad och ser till att drivmedel finns Utrustning för IT IT-chefen, en gång/år Utrustning för telekommunikation telekomansvarig, en gång/år Utrustning för radiokommunikation beredskapshandläggare, en gång/år Krisledningsnämndens ordförande och vice ordförande samt de personer som ingår i den initiala krisledningsgruppen skall ha nycklar och/eller eventuella instruktioner för att alltid kunna ta sig in till ledningsplatsen och reservledningsplatsen. 9.2 Uppstart och uthållighet av krisledningsarbete Kommunen skall ha en planering för att kunna utöva samordnad ledning inom fyra timmar vid en extraordinär händelse. Krisledningsstaben och krisledningsnämnden ska säkerställa sin uthållighet. 9.3 Revidering av ledningsplan med bilagor och dokument Kommunstyrelsens arbetsutskott är ytterst ansvarig för att denna plan revideras vid behov, dock minst en gång per mandatperiod. Om eventuella brister i krisledningsplanen framkommer, vid exempelvis utvärdering av övning eller vid en samhällsstörning/extraordinär händelse, skall planen uppdateras utifrån de erfarenheter som gjorts. Kommunstyrelsen ansvarar för bilagorna Informationsplan och POSOM-plan. Kommunledningsavdelningen ansvarar för övriga dokument angivna i dokumentförteckningen i denna plan. 9.4 Kompetensutveckling Förutsättningarna för samordnad ledning är övning och utbildning, därför skall sådan verksamhet prioriteras. För att säkerställa att kompetensutveckling av krishanteringsförmågan skall pågå som en ständig fortskridande process skall förtroendevalda övas och utbildas minst vartannat år. Tjänstemän övas och utbildas minst en gång per år. Minst en ledningsövning skall genomföras per mandatperiod, enligt separat övningsplan beslutad i kommunstyrelsen.. Ansvarig för att detta genomförs är kommunchefen/stabschefen. 9.5 Förberedelser Kommunen skall göra risk- och sårbarhetsanalyser för att få en bild av vad som kan orsaka extraordinära händelser i kommunen och vilka konsekvenser en sådan händelse kan få. Genom analyserna visas också förmåga att hantera

10 10 en händelse och utifrån resultatet kan förslag till åtgärder tas fram för att stärka krishanteringsförmågan. För detta ansvarar beredskapshandläggaren. Kramfors kommun har en övergripande risk- och sårbarhetsanalys uppdaterad Dessutom har fördjupade analyser genomförts av IT-system och telekommunikationer, Höga flöden, Omfattande elavbrott, Pandemi samt Vattenavbrott. Förvaltningarna skall ha upprättade planer för samhällsstörningar och extraordinära händelser. Dessa planer skall bygga på risk- och sårbarhetsanalyserna. 10. Särskilda planer 10.1 Information Samhällsstörningar och extraordinära händelser kännetecknas ofta av mycket stort informationsbehov. I krisledningsorganisationen ingår en informationsfunktion som ansvarar för sammanställning, produktion och distribution av kommunens information till allmänhet, massmedia, personal och samverkande aktörer och myndigheter under samhällstörningar och extraordinära händelser. Kommunen har en förberedd upplysningscentral som är utrustad för kommunens informationsverksamhet. För vidare information om informationsorganisationen och dess uppgifter, se separat informationsplan Pandemiplan En eventuell pandemi ställer stora krav på personalplanering, se separat pandemiplan POSOM-plan POSOM står för psykisk och socialt omsorg och det ska finnas en sådan organisation som ska kunna träda i kraft när kommunens ordinarie resurser inte räcker till. För detta finns en samordningsgrupp med representanter från kommunen, kyrkan, räddningstjänsten, landstinget och polisen, se separat POSOM-plan.

11 11 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Krisledningsnämndens reglemente Informationsplan POSOM-plan Dokumentförteckning Samtliga dokument skall finnas i pappersform på ledningsplatsen. Ansvarig för att dokumenten uppdateras anges i respektive dokument. 1. Krisledningsorganisation 2. Checklista för start av krisledningsgruppens arbete. 3. Larmlista för krisledningsnämnd och krisledningsgrupp. 4. Larmlista för POSOM samordningsgrupp. 5. Funktionskort för de olika funktionerna. 6. Stabsgenomgång föredragningslista. 7. Kartskiss över ledningsplatsen. 8. Dagbok manuell reserv. 9. Rutiner för rapportering till länsstyrelsen samt rapporteringsmall.