Informationsplan för Valdemarsviks kommun gällande särskild händelse. Beslutad Uppdaterad

Transkript

1 Informationsplan för Valdemarsviks kommun gällande särskild händelse Beslutad Uppdaterad

2 INNEHÅLL 1. Allmänt Mål och riktlinjer Ledning och ansvarsfördelning Kommunikationsvägar

3 1. Allmänt Informationsplanen är ett dokument som beskriver hur kommunen med stöd av krisledningsstaben bedriver informationsverksamhet i samarbete med tillskapade informationsresurser vid en särskild händelse. Med särskild händelse avses större olycka, extraordinär händelse, svår påfrestning, eller höjd beredskap. Med extraordinär händelse avses händelse som avviker från det normala, och/eller innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i samhällsviktiga funktioner och därför kräver skyndsamma insatser av en kommun eller landsting. Syftet är att så snabbt som möjligt ge alla medborgare, medarbetare och andra aktörer en aktuell och korrekt bild av situationen och av Valdemarsviks kommuns hantering av händelsen. All information ska vara tydlig och anpassad till mottagarens villkor. Detta ska ge alla medborgare och andra aktörer goda förutsättningar att fatta egna beslut. 2. Mål och riktlinjer Vid särskild händelse finns det ett stort behov av information från kommunen. Informationsarbetet måste därför komma igång snabbt även om läget inte är helt klarlagt. Det är bättre att tala om att det saknas heltäckande information än att inte kommunicera alls. Kommunen ska informera om händelsen och om kommunens åtgärder parallellt med att händelsen hanteras. Detta förutsätter att chefer i sektorerna skyndsamt meddelar kommunchef och informationsansvarig om det inträffar en incident eller händelse som kan medföra stort behov av intern och extern information. Kommunen ska lämna en korrekt och aktuell information som är lätt att identifiera och verka för att allmänhetens, massmediers, myndigheters, näringslivets och organisationers behov av information tillgodoses under hela krisförloppet. Kommunen ska samordna sin information med den som lämnas av externa aktörer för att rollerna ska bli tydliga och budskapen samstämmiga. Kommunens lägesbild ligger till grund för att analysera och bedöma informationsbehovet och planera informationsinsatserna. Budskapet ska formuleras och kommuniceras utifrån lägesbilden. Alla berörda i organisationen samt andra myndigheter som kommunen samverkar med ska ha en gemensam lägesbild. Informationsinsatserna utvärderas fortlöpande. 3

4 3. Ledning och ansvarsfördelning Vid särskild händelse ansvarar kommunchef och krisledningsstab för ledning och samordning av kommunens information. Kommunens informationsansvarige har på uppdrag av krisledningsstaben eller kommunchefen att organisera kommunens informationsinsatser och leda det strategiska och operativa arbetet med krisinformationen. Krisledningsstabens informationsfunktion ansvarar för att: aktivera och bemanna informationsorganisationen analysera läget, bedöma informationsbehoven och planera kommunens krisinformation formulera kommunens budskap värdera lämpliga informationskanaler för att nå olika målgrupper (upplysningscentral, presscenter, telefonväxel, webbplatser och eventuellt radiosändningar) bevaka omvärldens rapportering om händelsen utvärdera och följa upp informationsinsatserna Skissen nedan illustrerar den organisation som träder i kraft i samband med extraordinär händelse och höjd beredskap. Då händelsen ej klassas som extraordinär träder endast organisationen från krisledningsstaben och nedåt i kraft. Organisationens mål är att genom tydlig roll- och ansvarsfördelning ge målgrupperna stöd och service. KRISLEDNINGSNÄMND KRISLEDNINGSSTAB INORMATIONSFUNKTION ALLMÄNHETEN INTERN INFORMATION MASSMEDIER SAMVERKANDE ORGANISATIONER MYNDIGHETER 4

5 Sektorer/Förvaltningar Krisledningsstaben samordnar kommunens informationsarbete. Sektorerna stödjer detta genom att fortlöpande rapportera läget inom sina verksamheter, anmäla de informationsbehov som finns och lämna faktaunderlag. Sakkunniga personer från de kommunala verksamheterna ska medverka i kommunens utåtriktade information i den omfattning som informationsfunktionen bestämmer. 4. Kommunikationsvägar Externt: RAKEL, kommunens publika webbplats Internet, Facebook, olika massmedier samt WIS för rapportering till Länsstyrelsen. Internt: RAKEL, intranätet, kommunens publika webbplats och e-post. Webbansvarig har att uppdatera sidan kontinuerligt. Telefonväxel Plats: Receptionen IT enheten Funkishuset Kommunens telefonväxel är en viktig länk mellan interna och externa personer, resurser och verksamheter och har framförallt inledningsvis en nyckelfunktion med att besvara frågor innan andra informationsfunktioner är uppbyggda. För att hålla telefonväxeln tillgänglig ska personalen i växeln i en senare fas, när upplysningscentralen är bemannad, inte besvara frågor utan vidarebefordra samtal till upplysningscentralen, krisledningsorganisationen eller presscentret om det har upprättats. Upplysningscentral Plats: Labb-rum IT enheten Funkishuset När en händelse inträffar finns möjlighet att upprätta en särskild upplysningscentral. Verksamheten är avsedd för all externinformation till allmänheten samt information riktad till medier. Upplysningscentralen: - besvarar telefonförfrågningar från allmänhet och drabbade. - ska vid frågor om eventuella skadade, sjuka, omkomna eller saknade hänvisa dessa till polis och/eller sjukvård. - ska efter beslut från informationsansvarig och krisledningsstab förmedla information till grupper med särskilda behov, till exempel på främmande språk eller till personer med läs och skrivsvårigheter. Olyckan/krisens art och omfattning avgör vilken kompetens och bemanningsstorlek som behövs. 5

6 Presscenter Plats: Funkishuset stora studion. Presscentret: - kan organisera samordnade presskonferenser med andra aktörer och företrädare för samverkande myndigheter. - förbereda för presskonferenser samt distribuera pressmeddelanden. - ställa i ordning arbetslokaler som underlättar det journalistiska arbetet. - kan vid behov få till uppgift att kalla in tolkar eller annan expertis. Publik webbplats och intranät Kommunens webbplats ska utgöra en prioriterad kommunikationskanal för krisinformation till allmänheten. E-post används för den information till kommunens anställda som ej läggs ut på kommunens webbplats. Mediekontakter Informationsansvarig är ansvarig för massmediekontakter. Informationsansvarig skriver på uppdrag av krisledningsstaben pressmeddelanden som godkänns av krisledningsstaben, publicerar dessa på webbplatsen samt ansvarar tillsammans med IT-enheten för all verksamhet i presscentret. Presskonferenser - Presskonferenser hålls på Funkishuset. - Inbjudan till presskonferens går ut till berörda medier, på publika webbplatsen och lämnas även till upplysningscentralen och växeln. Pressmeddelanden - publiceras på webbplatsen - distribueras till upplysningscentral/personer som arbetar med kontakter med allmänhet/medborgare. Anmärkning: Sveriges Radio och Sveriges Television har i händelse av allvarliga kriser ett särskilt uppdrag. Rapporteringsrutiner När en händelse inträffar rapporterar kommunens sektorer/förvaltningar till krisledningsstaben. Tidpunkter, intervall och kanaler för återkommande lägesrapporter bestäms av krisledningsstaben. Informationsansvarig ser till så att rapportering även sker till länsstyrelsen via WIS. Omvärldsbevakning och informationssamverkan Krisledningsstabens informationsfunktion följer vilka budskap som andra berörda myndigheter, kommuner, företag och organisationer ger. Den samverkar med andra aktörer för att säkerställa att samma budskap går ut och bedömer fortlöpande hur mottagarna uppfattar informationen och hur kommunen skildras i rapporteringen. 6