Riktlinje för kriskommunikation tillika kriskommunikationsplan

Transkript

1 KS 2018/ Riktlinje för kriskommunikation tillika kriskommunikationsplan Bakgrund Kommunikation är centralt för att hantera och minimera skadeverkan av en större samhällsstörning/ kris. En aktörs förmåga att hantera en kris påverkar förtroendet för organisationen, dess verksamhet och kapacitet. Kännetecken för att framgångsrikt hantera en kris utifrån ett kommunikativt perspektiv är erfarenhetsmässigt: tempot, samstämmigheten och trovärdigheten i kommunikationen. Utgångspunkten är att kommunikationsarbetet vid en samhällsstörning/kris ska bedrivas så vardagslikt som det är lämpligt. Nya och andra arbetssätt riskerar skapa fel och minska effektiviteten. Denna riktlinje kompletterar övrig styrning inom kommunikationsområdet. Syfte Riktlinjen ska tillsammans med övriga styrning på kommunikationsområdet medverka till att kommunikationen på bästa sätt understödjer samhällets mål för krisberedskap: Minska risken för och konsekvenserna av allvarliga störningar och olyckor. Trygga människors hälsa och personliga säkerhet. Hindra eller begränsa skador på egendom och miljö. Giltighet Riktlinjen ska användas vid händelser som riskerar att påverka kommunens förmåga att säkra samhällets skyddsvärden. Riktlinjerna kan med fördel användas i tillämpliga delar vid andra händelser som innebär en påfrestning för kommunorganisationen.

2 Aktuell lagstiftning Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544) Förvaltningslag (2017:900) Tryckfrihetsförordning (1949:105) Yttrandefrihetsgrundlag (1991:1469) Offentlighet- och sekretesslag (2009:400) Språklag (2009:600) Dataskyddsförordningen, GDPR Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 Kommunala styrdokument Kommunikationspolicy KF 132, Riktlinjer för sociala medier KS 7, Krisledningsplan KF 187, Övriga dokument Från krångelspråk till klarspråk Anvisningar för att skriva tydligt och begripligt Ansvar I kommunikationspolicy anges vad kommunikationsansvar innebär och hur det är fördelat i organisationen: Kommunikationsansvar innebär att se behov, informera och kommunicera med andra, såväl internt som externt, om vårt arbete. Det innebär också att aktivt söka och ta del av den information som behövs för att genomföra uppdraget. Kommunikationsansvaret följer verksamhetsansvaret och regleras genom reglemente, delegationsordning och verkställighet. Bestämmelser Klarlägg kommunikationsansvaret för händelsen Har händelsen mycket stor samhällspåverkan kan krisledningsnämnden ta över övriga nämnders ansvar. Kommunikationsansvar för den verksamhet som berörs följer verksamhetsansvar. 2

3 Samordna kommunens kommunikation Vid en händelse som berör flera kommunala verksamheter ansvarar den centrala kommunikationsenheten för att samordna kommunens kommunikation. Förvaltningarna ska aktivt medverka till och vid denna samordning. Kommunicera enbart säkerställd information inom kommunens ansvarsområde Motverka risk för felaktig information och ryktesspridning genom att enbart kommunicera säkerställd information. Kommunens kommunikation ska enbart omfatta områden som kommunen ansvarar för. Som kommun hänvisar vi vid behov till andra aktörer och deras information. Kommunikationsfunktionen omsätter den upprättade lägesbilden i kommunikationsinsatser. Samverka och samordna kommunikationen med andra berörda aktörer Kommunen har ett långtgående ansvar i att samverka och vid behov samordna sig med andra berörda aktörer. Vid större händelser leder centrala kommunikationsenheten den organiserade kommunikationssamverkan med andra aktörer. Sträva efter att möta omvärldens upplevelse av krisen Stävan bör vara att, inom kommunens ansvar och hänvisningsskyldighet, möta medborgarnas och andra intressenters behov av information. Medborgarens/intressenternas behov av information ska vara utgångspunkten för kommunikationsinsatserna. På lidkoping.se ska samtlig säkerställd information om händelsen och dess konsekvenser publiceras på ett samlat sätt, t ex genom sida vanligt förekommande frågor (FAQ) och kontinuerliga lägesrapporter. Övriga kommunikationskanaler hänvisar i första hand till webben. Verksamhetsansvariga ska tillsammans med Kontaktcenter tillse att ett kontinuerligt och ömsesidigt informationsflöde mellan verksamheterna skapas och upprätthålls under krisen. Vid en samhällsstörning/kris lägger vi extra vikt vid att informationen skrivs i klarspråk. Lägesuppdateringar skrivs så långt det är möjligt även på engelska. 3

4 Om det bedöms vara ändamålsenligt och möjligt tillgodoser vi behovet av översättning till de vanligaste språken som förekommer lokalt. Använd särskilda kommunikationsvägar vid behov Samtliga förvaltningskommunikatörer samt kommunikatörer vid centrala kommunikationsenheten har kompetens att hantera RAKEL (Radio Kommunikation för Effektiv Ledning) och WIS (Webbaserat Informations System) och har kunskap att hantera samhällsgemensamma informationskanaler såsom Viktigt meddelande till allmänheten, VMA och Krisinformation.se Om kommunens primära informationskanal lidkoping.se ligger nere informerar vi i första hand via Facebook. I händelse av att det inte kan förmodas finnas möjlighet till digital kommunikation under några dagar anslås information. Information anslås som minst på kommunens anslagstavla vid Nya Stadens torg samt i anslutning till Kontaktcenter i Stadshuset eller på annan plats dit verksamheten är omlokaliserad. Gör verksamhetsföreträdare tillgänglig för media Se till att talesperson/-er utses och gör dem tillgängliga för media att kontakta. Kommunikationsenheten bemannar kommunens pressnummer. Information på lidkoping.se kompletteras vid behov med pressmeddelanden och pressträffar. Tillmötesgå förfrågningar om realtidsrapportering (t ex livesändningar) av krishanteringen endast om det inte bedöms påverka kommunens förmåga att hantera händelsen negativt. Fastställ servicenivå Kommundirektören beslutar efter samråd med kommunikationschef respektive chef för Kontaktcenter om servicenivå inklusive behov av öppethållande och beredskap hos Kontaktcenter respektive kommunikationsfunktionen utöver ordinarie öppettider och kontorstider. Kommundirektören beslutar, baserat på kommunikationschefens förslag, hur bemanning av kommunikationsfunktion ska ske. Funktionen ska i första hand bemannas av den centrala kommunikationsenhetens medarbetare och förvaltningskommunikatörer. 4

5 Kommunikationschefen ansvarar därefter för arbetsledning till dess händelsen har förklarats avslutad. Följ upp kommunikationen kring händelsen Den som haft ansvar för att samordna kriskommunikationsarbetet ansvarar för att händelsen följs upp och om möjligt utvärderas på lämpligt sätt. Resultatet av uppföljningen ska diarieföras hos berörda myndigheter. 5